UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS

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1 UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS CICLO: 01/ 2014 Nombre de la Practica: Lugar de Ejecución: Tiempo Estimado: Materia: Docentes: GUIA DE LABORATORIO #08 Gráficos. Importar y exportar datos. Utilizando bases de datos. Centro de Computo 3 horas clase Herramientas Informáticas. Felipe Acosta Santiago Campos. I. OBJETIVOS Que el estudiante: Aprenda a crear gráficos a partir de una hoja de datos en Excel. Sea capaz de intercambiar información entre Excel y otros programas. Importe datos utilizando archivos de texto. II. INTRODUCCION TEORICA GRAFICOS. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo: Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto. Posición de un gráfico. Hoja Nueva: La primera opción te permite establecer el gráfico como una Hoja nueva. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar los datos numéricos si la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar. Objeto En: Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente. Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición y con el tamaño que tú elijas. Ésta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un nuevo gráfico. IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS. Microsoft Excel 2013 es un programa de gran alcance, pero no trata de hacer todo solo. Otros programas tienen puntos complementarios fuertes: Microsoft Access 2013 es ideal para trabajar con colecciones de datos de gran tamaño, Microsoft PowerPoint 2013 permite crear presentaciones atractivas imprimir o proyectar en una pantalla, y Microsoft Word 2013 es grande para la creación de documentos de texto. Puede incluir archivos creados en otros programas en los libros de Excel o crear enlaces a los mismos. Además, si un colega utiliza un programa de base de datos u hoja de cálculo que puede escribir sus datos a un archivo de texto, hay una gran probabilidad de que usted puede traer esos datos en Excel. Definiciones. CSV: comma-separated values, son archivos de texto que representan tablas, separando columnas por comas. TXT: plain text. Archivo informático compuesto solo por texto sin formato. Base de Datos: conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. 1

2 III. MATERIALES Y EQUIPO Para la realización de la guía de práctica se requerirá lo siguiente: No. Requerimiento Cantidad 1 Guía de Laboratorio # Microsoft Office Excel Memoria USB 1 IV. PROCEDIMIENTO GRÁFICOS. La creación de gráficos en Excel es bastante similar que en Word La diferencia más notable es que en Excel creamos la tabla dentro de la hoja de cálculo, es decir que el origen de datos está presente y visible en el archivo. Vamos a digitar la siguiente tabla en una hoja de Excel: En la ficha Insertar, ahí encontraremos un grupo llamado Gráficos: Pero no podemos insertar un gráfico mientras no hayamos seleccionado el origen de datos (la tabla). Seleccionamos la tabla y luego podemos elegir alguno, o bien dar clic en la opción Gráficos recomendados: Herramientas Informáticas 2

3 En el cuadro de diálogo tenemos dos pestañas, la primera muestra los gráficos recomendados y la segunda, nos muestra todos los gráficos categorizados tal como aparecían en Word Elegimos el tipo de gráfico y pulsamos aceptar. Veremos que el gráfico se inserta como objeto flotante en la hoja de Excel: Sin embargo, podemos desplazarlo hacia una hoja especial para gráficos. Para ello, seleccionamos el gráfico y en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráfico encontramos la opción Mover gráfico: Al dar clic nos aparece el siguiente cuadro de diálogo: Podemos desplazar el gráfico a una hoja existente (como objeto) o bien desplazarlo a una hoja dedicada a gráficos. Elegiremos la primera opción y veremos el resultado: Herramientas Informáticas 3

4 Herramientas Informáticas 4

5 IMPORTAR DATOS. Muchas veces es necesario copiar datos de otros programas como Word o PowerPoint a nuestra hoja de datos en Excel. En esta ocasión importaremos una tabla y un gráfico desde Word hacia Excel Importando Tablas. Iniciamos Word 2013 y digitamos la siguiente tabla que es el libro mayor de la cuenta Caja: Luego de haberla digitado, la seleccionamos y la copiamos. Posteriormente abre Excel 2013 y se sitúa en la celda desde la cual desea iniciar el pegado y procede a importar la tabla (pegar): Por defecto, la tabla se pegará con el formato que hemos aplicado en Word En la esquina inferior derecha aparece un ícono que tiene opciones de pegado: Mantener formato de origen. Opción por defecto que permite mantener el formato original de la tabla. Coincidir con formato de destino. Que permite que se inserte la tabla coincidiendo con el formato en Excel, por tanto el formato de origen se perderá. Importando Gráficos. Ahora creamos un gráfico en Word: Herramientas Informáticas 5

6 Luego, para copiar el gráfico de forma exitosa debemos copiar primero la tabla de datos: Y la pegamos en una nueva hoja de datos en Excel. Ahora podemos crear el gráfico en Excel, o bien copiar el gráfico y pegarlo. Lo haremos de la segunda forma. En Word, seleccionamos el gráfico y damos Copiar. En Excel nos situamos en alguna celda vacía en la hoja donde pegamos la tabla de datos que conformará el gráfico y pegamos el gráfico. Lo que veremos será un resultado como el siguiente: Herramientas Informáticas 6

7 Como vemos, el objeto del gráfico se ha pegado pero no tiene datos para mostrar contenido. Entonces nos dirigimos a la pestaña Diseño de las herramientas del gráfico y en el grupo Datos hacemos clic en la opción Seleccionar datos. Al hacer clic en la opción nos desplegará un cuadro de diálogo para seleccionar nuestros datos: Debemos asegurarnos que nos encontremos en la hoja donde tenemos los datos que queremos q se muestren en el gráfico, Seleccionamos el rango de datos y damos clic en Aceptar. Herramientas Informáticas 7

8 Y ahora sí, nuestro gráfico muestra datos estadísticos: EXPORTAR DATOS. Por lo general, Excel se utiliza para realizar operaciones de cálculos y luego graficarlos, pero no siempre es Excel el medio por el cual estos datos se presentan al usuario. Es por ello que exportar datos de Excel a otros programas de la Suite de Office como PowerPoint y Word se vuelve un proceso útil y sencillo. Exportando tablas. En la hoja donde pegamos la tabla de Word a Excel, vamos a modificarle el formato a la misma. Posteriormente, seleccionamos las celdas que contienen la tabla y lo copiamos: En el documento de Word, en una nueva página, pegamos la tabla: Observamos que también tiene opciones de pegado, puedes probar cada una de ellas y ver la diferencia. Herramientas Informáticas 8

9 Exportando gráficos. Ahora nos colocamos en la siguiente hoja de nuestro documento de Excel. Seleccionamos el gráfico que creamos y lo copiamos. En Word 2013 lo pegamos En las opciones de pegado vemos que contamos con 5 opciones, las primeras dos son las recomendadas cuando necesitamos seguir editando los datos dentro de Word, pues insertan el gráfico y también la hoja de datos dentro del documento de Word. Las otras dos opciones hacen lo mismo pero la hoja de datos SE VINCULA al documento, por tanto el archivo en Excel debe acompañar siempre al documento de Word y se pueden tener problemas con las rutas del archivo. La última opción pega el gráfico como imagen. Es ideal cuando no necesitamos cambiar ningún dato y solo deseamos mostrarlo. IMPORTAR DATOS DESDE ARCHIVOS TXT, CSV Y BASES DE DATOS. Muchas veces es necesario migrar datos de archivos CSV o bases de datos en Access hacia Excel. El proceso para la importación de datos es relativamente sencillo. Importación de TXT y CSV. Un archivo TXT es un tipo de archivo de texto plano y simple, en él no hay posibilidades de insertar objetos como imágenes, gráficos, tablas, etc. Por ello se considera plano. Para la importación de archivos utilizaremos la Pestaña DATOS y el grupo Obtener datos externos. Herramientas Informáticas 9

10 Tenemos opciones para: Importar desde Access (Archivos ACCDB, MDB, etc). Importar desde un sitio Web (tablas en sitios web). Importar desde un archivo de texto (CSV, PRN, TXT). Importar desde otras fuentes como SQL Server, XML, etc. Utilizaremos entonces, la opción Desde texto y buscamos el archivo que queremos abrir, en este caso cursos.txt Al seleccionarlo nos aparecerá la siguiente ventana: Lo primero es el tipo de archivo que queremos abrir, al seleccionar si están delimitados o si están dados por un ancho fijo (no se distinguen columnas solo filas). Luego, podemos especificar desde qué fila deseamos iniciar la importación, así como el origen (codificación) del archivo. Y por último elegir si los datos tienen o no encabezados. Damos clic en Siguiente para avanzar al otro paso: Herramientas Informáticas 10

11 Aquí nos pregunta cuál o cuáles son los separadores de columna dentro del archivo, en nuestro caso elegiremos la barra (Alt + 124). También nos pregunta por el calificador de texto, es decir qué caracteres delimitan texto con espacios. Avanzamos al paso siguiente: Herramientas Informáticas 11

12 En este paso podemos establecer el formato de cada columna según el tipo de dato que deseamos se muestre en ella, así como saltarnos una o varias columnas de la importación. Estableceremos para Fecha_Registro el tipo de dato Fecha en formato Día Mes Año, los demás los dejamos como General. Y damos clic en finalizar. Como último paso, debemos seleccionar a dónde queremos que se peguen los datos; elegiremos en Hoja de Cálculo nueva y damos aceptar: Como podemos ver, los datos se insertaron en una nueva hoja ordenada por filas y columnas. Realizaremos el mismo proceso para la importación del archivo CSV, teniendo cuidado de elegir las comas como separador y esta vez insertando la tabla en la misma hoja donde se importó el TXT. El resultado será como el siguiente: Herramientas Informáticas 12

13 Importación de Bases de Datos con Access. Para importar una base de datos en Access, damos clic en el botón Desde Access, buscamos el archivo (BIBLIOTECA.ACCDB) y lo seleccionamos. Posteriormente, nos aparecerá una ventana para seleccionar cuáles tablas deseamos que se importen (Esto solo aparecerá si la base de datos tiene más de una tabla): Seleccionamos únicamente las tablas Libros, Préstamos y Usuario En la siguiente ventana elegiremos que queremos que la importación se realice como tabla y en una hoja nueva, el resultado será UNA HOJA DE CÁLCULO POR TABLA IMPORTADA. Herramientas Informáticas 13

14 EXPORTAR A CSV. Para exportar o guardar un archivo como CSV nos vamos a Archivo, Guardar Como y desplegamos la lista hasta encontrar el tipo de archivo CSV (delimitado por comas) (*.csv). NOTA: Al exportar un libro de Excel a CSV debemos tener en cuenta que: ANTES DE GUARDAR EL ARCHIVO COMO CSV ASEGURESE DE HABERLO GUARDADO COMO LIBRO DE EXCEL, YA QUE PUEDE PERDER INFORMACIÓN. SOLO ES POSIBLE IMPORTAR UNA HOJA DE CÁLCULO POR ARCHIVO. EL ARCHIVO NO CONTENDRÁ OBJETOS COMO TABLAS, IMÁGENES O DIAGRAMAS, ESOS OBJETOS SE PERDERÁN. V. INVESTIGACION COMPLEMENTARIA 1. Utilice el archivo Multas.csv para importar la tabla y los datos que contiene de esta forma: Si se fija la columna Estatos y Total_Pagar($) se encuentran vacías, para llenarlas deberá seguir estas premisas: ESTATUS: Si la edad de la persona es mayor o igual a 18, entonces colocar Mayor de Edad, caso contrario colocar Menor de Edad. TOTAL_PAGAR($): Si la persona es mayor de edad, el cálculo del total a pagar será la multiplicación de la cantidad de multas por el valor unitario; caso contrario, a la multiplicación se le sumará 12.5 por ser menor de edad. Para finalizar deberá generar un gráfico que muestre los nombres y el total a pagar en él en una hoja de gráficos: Herramientas Informáticas 14

15 Deberá copiar el gráfico a un documento de Word donde los datos del mismo aun sean editables. 2. Utilice el archivo autos.accdb para importar datos a Excel de la siguiente forma (en el mismo libro de Excel del ejercicio anterior): En una hoja: En otra hoja: Guarde el archivo y posteriormente exporte cada una de las dos hojas generadas anteriormente a un archivo CSV. Deberá enviar a su docente el archivo Excel que contiene las hojas de datos, el documento de Word del ejercicio 1 y el archivo CSV. VI. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y ELECTRÓNICAS Curtis D. Frye. Plain & Simple Microsoft Excel O Reilly Media, Inc. Chapter 14 Sharing Excel data with other programs. Mark Dodge Microsoft Office + Excel expert, Craig Stinson Microsoft Excel + Windows expert. Inside Out Microsoft Excel Published by Microsoft Press A Division of Microsoft Corporation. One Microsoft Way. Part 6: Creating charts. Fundamentos de Excel Herramientas Informáticas 15