PROCEDIMIENTO ORDEN DE PAGO MANUAL

Transcripción

1 Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección de Presupuesto Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 12 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO Describir las actividades que deben seguirse para solicitar el pago de servicios públicos, viáticos, gastos de viaje, salidas de campo y movilidad estudiantil, nóminas, cesantías, aportes de salud, pensión, riesgos profesionales (PILA), auxilio de rodamiento, pago de incentivos, bonificaciones, sentencias y conciliaciones, afiliaciones profesionales, devoluciones, pólizas de seguros, gastos legales, registros notariales, certificados, impuestos y multas, cajas menores, fondos fijos renovables, créditos condonables, reconocimiento económico a estudiantes de posgrado y jóvenes investigadores, publicación de artículos científicos en revistas internacionales, inscripción eventos académicos internacionales, suscripciones en revistas y periódicos, publicación de avisos en diarios de circulación local / departamental / nacional y todos aquellos gastos que se generan con la legalización de contratos, entre otros. ALCANCE Aplica a todos los pagos por concepto de servicios públicos, viáticos, gastos de viaje, salidas de campo y movilidad estudiantil, nóminas, cesantías, aportes de salud, pensión, riesgos profesionales (PILA), auxilio de rodamiento, pago de incentivos, bonificaciones, sentencias y conciliaciones, afiliaciones profesionales, devoluciones, pólizas de seguros, gastos legales, registros notariales, certificados, impuestos y multas, cajas menores, fondos fijos renovables, créditos condonables, reconocimiento económico a estudiantes de posgrado y jóvenes investigadores, publicación de artículos científicos en revistas internacionales, inscripción eventos académicos internacionales, suscripciones en revistas y periódicos, publicación de avisos en diarios de circulación local / departamental / nacional y todos aquellos gastos que se generan con la legalización de contratos, entre otros. NORMATIVIDAD Acuerdo 072 de 1992, por el cual se modifica el Acuerdo No. 040 de mayo 7 de 1992 y se fija el valor de los viáticos diarios que regirán para los Servidores de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 809 de 2001 de Rectoría, por la cual se aprueba el Plan de Cuentas Presupuestales de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 067 de 2003 de Consejo Superior, por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 249 de 2004 de Rectoría, por la cual se deroga la Resolución Rectoral No. 005 del 15 de septiembre de 2000 y se adoptan otras disposiciones. Resolución 1720 de 2006 de Rectoría, por la cual se aprueban los procedimientos para el reconocimiento de gastos de viaje del personal de planta y no de planta. Resolución 1030 de 2007, por la cual se modifica la definición del rubro Prácticas Docentes y Salidas de Campo en el Manual Plan de Cuentas Presupuestales.

2 Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección de Presupuesto Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 2 de 12 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 NORMATIVIDAD Acuerdo No. 071 de 2014, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander Resolución No. 22 de 2015, por la cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 2527 de 2014, por la cual se realizan delegaciones en Personal de Dirección de la Universidad Industrial de Santander, y en uso de sus atribuciones legales, reglamentarias y en especial de la prevista en el artículo 21 del Acuerdo del Consejo Superior 019 de UAA: Unidad Académica y/o Administrativa. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal): Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado. RP (Registro Presupuestal): El registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún otro fin. De acuerdo con el art. 38 del Estatuto Presupuestal: Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales expedidas deben contar también con registro presupuestal, en virtud del cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro fin. Modificación Presupuestal: Cambios necesarios al presupuesto a través de adiciones, reducciones y traslados. Apropiación Presupuestal: Partidas que aparecen en el presupuesto de gastos y señalan los topes máximos de gasto para ser comprometidos o ejecutados durante la vigencia anual correspondiente. Ejecución Presupuestal: Etapa del ciclo presupuestal en la cual se llevan a cabo decisiones y operaciones financieras que afectan las partidas presupuestales, para informar acerca de los resultados obtenidos en el transcurso y al final del proceso presupuestario. Disponibilidad Presupuestal: Existencia de apropiación o saldo no ejecutado ni comprometido en el presupuesto, suficiente para atender un nuevo gasto que se proyecte. Rubro: Código de clasificación por concepto de gasto o de ingreso. SIF: Sistema de Información Financiero

3 Página 3 de Cuando se trate de autorizar el pago de una cuenta y se presenta una ausencia temporal o definitiva del ordenador del gasto del Centro de Costo, dicha cuenta podrá ser autorizada por el Superior Jerárquico inmediato disponible. 2. Para dar inicio al procedimiento se debe anexar a la Orden de Pago Manual los siguientes documentos soporte según corresponda: Servicios públicos: recibos de pago originales Nóminas: listado de las nóminas y si corresponde a contratación externa las facturas. Cesantías parciales y Fondo de Cesantía según Ley 50: Resolución Cesantías Definitivas: Resolución y soporte de Liquidación de cesantías Aportes de salud y riesgos profesionales de estudiantes: formatos respectivos. Afiliaciones profesionales: factura. CONSIDERACIONES Devoluciones: recibos de pagos y acta de liquidación de convenios. Conciliaciones y sentencias: copia de la sentencia o acto administrativo respectivo. Pago de pólizas de seguros: factura o documento equivalente, copia de la Póliza, en caso de pagos parciales, especificar el valor y número de pagos a realizar. Cajas menores y fondos fijos, para la legalización presenta el arqueo, facturas, recibos y comprobantes de cheque. Si corresponde a inicio de la vigencia no requiere soporte. Viáticos o gastos de viaje, pago de estampillas, publicación en la gaceta, no se requieren documentos soporte. Transporte urbano y los gastos que se generen por el desplazamiento en el sector rural para el desarrollo de proyectos de investigación, se requiere relación de viajes firmada por quien realiza el pago y la fotocopia del documento soporte oficial (Factura, recibo de caja, tirilla del pasaje) Servicios personales o demás contribuciones inherentes a las nóminas se entrega: resolución o carta de Vicerrectoría, autorizando el trámite de pago. Auxilio de rodamiento: Cuenta de cobro junto con el listado planilla de recorridos avalado por el Ordenador del Gasto. Créditos condonables: Carta de autorización del Ordenador de Gasto de la Unidad Académico Administrativa y resolución, constancia del pago realizado por salud del periodo en que se efectuó el servicio.

4 Página 4 de 12 PILA, no presenta documento soporte. CONSIDERACIONES Bonificaciones, se entrega resolución avalada por el Vicerrector Administrativo. Reconocimiento económico a estudiantes de posgrado y jóvenes investigadores UIS a través de pagos parciales: resolución expedida por el Vicerrector de Investigación especificando el monto y número de pagos a realizar. Publicación de artículos científicos en revistas internacionales: orden de pago a nombre del Profesor que solicita la publicación para su posterior legalización ante la Sección de Tesorería. Inscripciones y Suscripciones: carta del Ordenador de Gasto de la Unidad Académico Administrativa autorizando el trámite de pago y factura original. En el caso de las Suscripciones, se debe solicitar la expedición de la factura a nombre de la UIS para su posterior legalización ante la Sección de Tesorería. Nota: Para el caso de devoluciones por concepto de: matrículas, inscripción a cursos de extensión, descuentos mal liquidados, entre otros, la orden de pago es generada por la Sección de Tesorería, la Coordinación de Sede o el IPRED según corresponda. Cuando se solicite un pago en el cual se deban anexar recibos, facturación, cuentas de cobro, estos documentos deben ser originales. Las ordenes de pago deben estar firmadas por el(los) ordenador(es) del gasto autorizado(s). El valor de los gastos de viaje no deben superar los viáticos establecidos en los Acuerdo del Consejo Superior No. 072 de 1992 y No. 033 de En caso que los gastos superen los valores establecidos en dichos acuerdos, se requiere autorización del Vicerrector Administrativo.

5 Página 5 de 12 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Identifica la novedad de pago 1. Una vez identificada la novedad de pago, se deben preparar los documentos de soporte necesarios para cada caso según lo mencionado en las consideraciones del presente procedimiento. Secretaria de la UAA Encargado 2. Verifica disponibilidad presupuestal y solicita CDP 2. Verifica en el SIF que exista disponibilidad presupuestal para los rubros que se quieren afectar y solicita CDP. Secretaria de la UAA Enargado 3. Solicitud de CDP 3. Se lleva a cabo el Procedimiento Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Sección de Presupuesto Procedimiento Solicitud de CDP 4. Una vez asignado el CDP se procede a elaborar la orden de pago manual en el SIF, donde registra: 4. Elabora orden de pago manual UAA y/o Proyectos que genera el compromiso Tipo y documento de identificación del proveedor Valor a pagar Observación (descripción del bien o servicio y Ciudad) Concepto del pago Observaciones del concepto del pago Condiciones de garantía Número de CDP Fecha de inicio y terminación de la actividad Secretaria de la UAA Encargado 1 Verifica plan de pagos y graba la orden en el SIF.

6 Página 6 de 12 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 Asigna número de orden de pago manual y RP El SIF automáticamente asigna número de orden de pago manual y número de registro presupuestal (RP), generándose de ésta forma el compromiso como tal. 5. Imprime orden de pago manual 5. Una vez se adquiere el compromiso, imprime orden de pago manual para que sea firmada por el ordenador del gasto. Secretaria de la UAA Encargado Orden de pago manual 6. Revisa y firma 6. Revisa y autoriza con su firma en la orden de pago manual, la ejecución del gasto. Director o Jefe UAA / Ordenador de Gasto 7. Procede a darle cumplimiento a la orden de pago manual 8. Envía documentos soporte de pago Orden de pago manual Documentos soporte 2 7. Cumplidos los requisitos exigidos para el trámite de pago se procede a darle cumplimiento. Se entiende por cumplimiento el ingreso en el SIF del número del documento soporte (facturas, recibo, cuenta de cobro, pólizas, Acto Administrativo, planilla visada por la División de Recursos Humanos, etc.) afectando la ejecución presupuestal y contable Envía a la Sección de Presupuesto la orden de pago manual junto con los originales y copias de los documentos soporte mencionados para cada caso. Nota 1: Los documentos soporte que justifican el pago de los viáticos y los gastos de viaje, deben reposar en el archivo de la UAA del respectivo Ordenador de Gasto que los autoriza para efectos de revisiones por parte de las instancias de control tanto internas como externas. Secretaria de la UAA Encargado Secretaria de la UAA Encargado

7 Página 7 de 12 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 9. Realiza el recibido 9. Recibe orden de pago manual y documentos soportes y consulta en el SIF el tipo clase de dcto, número de orden, identificación y nombre del ordenador del gasto y registra la orden de pago manual. Auxiliar Presupuesto 10. Verifica firmas, CDP(s), rubros, valores, Soportes, fechas 10. Verifica información Auxiliar Presupuesto que cumplan con los requisitos establecidos. 2 Presenta inconsistencias? Si 11. Registra la devolución de la orden de pago manual No 1 pág Si se presentan inconsistencias, registra en el SIF la devolución de la orden de pago manual, consulta el tipo o clase de dcto, número de orden, identificación y nombre del ordenador del gasto y registra la devolución de la orden de pago manual. Auxiliar Presupuesto Comprobante de devolución 12. Entrega documentos 12. Entrega una relación de las cuentas devueltas, comprobante de devolución, órdenes de pago manual y documentos soportes, al Jefe de la Sección de Presupuesto para su revisión. Auxiliar Presupuesto Relación de cuentas devueltas Comprobante de devolución Ordenes de pago manual y documentos soporte 1

8 Página 8 de 12 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Revisión aleatoria de las ordenes de pago manual devueltas 13. Revisa de forma aleatoria las órdenes de pago manual y los motivos de devolución para evitar que se lleguen a presentar devoluciones no justificadas. Jefe Sección de Presupuesto Errores en la devolución? No Si 14. Devuelve las cuentas para su corrección 2 pág Si se presentan errores en la devolución, entrega órdenes de pago manual y comprobantes de devolución al auxiliar de Presupuesto para que realice las respectivas correcciones. Jefe Sección de Presupuesto Devuelve documentos a la UAA y/o proyecto 15. Devuelve a la UAA y/o proyecto, los siguientes documentos: órdenes de pago manual, documentos soportes y comprobante de devolución, con el objeto que realice las respectivas modificaciones. Auxiliar Presupuesto Ordenes de pago manual y documentos soporte Comprobante de devolución 16. Analiza y corrige inconsistencias 3 pág Analiza, corrige inconsistencias y envía nuevamente a la Sección de Presupuesto. Secretaria de UAA Encargado Envía documentos a Tesorería 17. Si no encuentra inconsistencias envía orden de pago manual y documentos soporte a la Sección de Tesorería para trámite de pago. Auxiliar Presupuesto 3

9 Página 9 de 12 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 Orden de pago manual Documentos soporte 18. Realiza el recibido 18. Recibe orden de pago manual y documentos soportes y consulta en el SIF el tipo clase de dcto, número de orden, identificación y nombre del ordenador del gasto y registra la orden de pago manual. Auxiliar de Tesorería 19. Revisa descuentos y retenciones 19. Revisa los descuentos y retenciones de Ley a que haya lugar. Auxiliar de Tesorería Inconsistencias? No 4 pág. 9 Si 20. Devuelve documentos a la UAA y/o Proyecto 20. En caso de encontrar inconsistencias devuelve los documentos a la Sección de Presupuesto para que sean entregados a la UAA y/o proyecto. Auxiliar de Tesorería Orden de pago manual Documentos soporte 21. Registra la devolución de la orden de pago 21. Recibe los documentos devueltos por la Sección de Tesorería y registra en el SIF la devolución de la orden de pago manual, consulta el tipo clase de dcto, número de orden, identificación y nombre del ordenador del gasto y registra la devolución de la orden de pago manual. Auxiliar Presupuesto 4

10 Página 10 de 12 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4 Comprobante de devolución 5 pág Activa la cuenta 22. Si no se presentan inconsistencias activa en el SIF la cuenta para que sea autorizada por el ordenador del gasto. Auxiliar Tesorería 23. Autoriza cuenta 23. Ingresa al SIF y autoriza el pago. Director o Jefe de la UAA y/o Proyecto 24. Realiza el giro 24. Una vez autorizada la cuenta, realiza el giro correspondiente a través de transferencia electrónica o cheque. Auxiliar Tesorería 25. Egresos 25. Se lleva a cabo el Procedimiento de Egresos. División Financiera Procedimiento Egresos FIN

11 Página 11 de 12 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento 2 Diciembre 04 de 2007 Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos. Inclusión del alcance, normatividad, definiciones y consideraciones. Inclusión del procedimiento de Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Inclusión de las actividades requeridas para dar cumplimiento al pago. Cambio en la instancia de entrega de los documentos por parte de las UAA para el tramite del pago. Inclusión de actividades relacionadas con la activación y autorización de cuentas. 3 4 Noviembre 19 de 2009 Septiembre 11 de 2012 Se incluye las actividades 12,13,14 y 15 en relación a la revisión aleatoria sobre las ordenes de pago manual devueltas que realiza el Jefe de la Sección de Presupuesto, antes de ser entregadas a la UAA. Complemento de los responsables en las actividades. Modificación de la consideración de los conceptos por transporte urbano y los gastos que se generen por el desplazamiento en el sector rural para el desarrollo de proyectos de investigación, quedando de la siguiente manera: En los casos de viáticos o gastos de viaje, pago de estampillas, publicación en la gaceta, transporte urbano y los gastos que se generen por el desplazamiento en el sector rural para el desarrollo de proyectos de investigación, no se requieren documentos soporte. 5 Abril 11 de 2014 Inclusión en el Objetivo y Alcance de: créditos condonables, becas posgrado, auxiliaturas estudiantiles, auxilio de rodamiento, pago de incentivos, PILA, bonificaciones. Inclusión de la Normatividad: Acuerdo 072 de 1992, Resolución 868 de 2008, Resolución 2323 de 2008.

12 Página 12 de 12 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 5 Abril 11 de 2014 Modificación de las consideraciones del procedimiento haciendo claridad en la presentación de documentos soportes para los casos de transporte urbano, auxilio de rodamiento, PILA y bonificaciones; y aclaración en referencia a: Cuando se trate de autorizar el pago de una cuenta y se presenta una ausencia temporal o definitiva del ordenador del gasto del Centro de Costo, dicha cuenta podrá ser autorizada por el Superior Jerárquico inmediato disponible. Se complementaron las actividades 1, 4, 6, 7 y 8 según revisión realizada por los líderes del Proceso y subproceso. Inclusión de la Nota 1 en la Actividad 8: Los documentos soporte que justifican el pago de los viáticos y los gastos de viaje, deben reposar en el archivo de la UAA del respectivo Ordenador de Gasto que los autoriza para efectos de revisiones por parte de las instancias de control tanto internas como externas. 6 Febrero 25 de 2015 Modificación de objetivo y alcance así: servicios públicos, viáticos, gastos de viaje, salidas de campo y movilidad estudiantil, nóminas, cesantías, aportes de salud, pensión, riesgos profesionales (PILA), auxilio de rodamiento, pago de incentivos, bonificaciones, sentencias y conciliaciones, afiliaciones profesionales, devoluciones, pólizas de seguros, gastos legales, registros notariales, certificados, impuestos y multas, cajas menores, fondos fijos renovables, créditos condonables, reconocimiento económico a estudiantes de posgrado y jóvenes investigadores, publicación de artículos científicos en revistas internacionales, inscripción eventos académicos internacionales, suscripciones en revistas y periódicos, publicación de avisos en diarios de circulación local / departamental / nacional y todos aquellos gastos que se generan con la legalización de contratos, entre otros. Inclusión de Normatividad: Acuerdo No. 071 de 2014, Resolución No de 2014, Resolución No. 22 de 2015 y Resolución No de Inclusión de notas aclaratorias en las consideraciones del Procedimiento.