DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA: CONCEPTOS BÁSICOS AUTOR: JAVIER INDARTE SALINAS

2 INTRODUCCIÓN CONTENIDO 1. LA EMPRESA COMO SISTEMA 2. LOS TIPOS DE DECISIONES Y LOS TIPOS DE INFORMACIONES 3. EL CONCEPTO DE SISTEMA INFORMATIVO 4. LA DEFINICIÓN DEL SISTEMA INFORMATIVO Y SUS FASES 1. LA EMPRESA COMO SISTEMA La empresa no es un ente aislado y separado de la realidad sino que tiene su propia entidad y sus propios fines. Como tal, está formada por un conjunto de subsistemas, cada uno de ellos con su propia identidad y finalidad. Entre los varios subsistemas que conviven, cabe citar el subsistema de costes, el informativo, etc. Toda la finalidad de la organización administrativa se centra en éste último. Podemos definir el sistema informativo de una empresa como el conjunto de procedimientos que captando datos, tanto del interior como del exterior, los transforma en informaciones que sean válidas para tomar decisiones.

3 2. LOS TIPOS DE DECISIONES Y LOS TIPOS DE INFORMACIONES INTERIOR DATOS PROCEDIMIENTOS INFORMACIONES EXTERIOR La distinción entre dato e información no siempre es clara. Así podremos afirmar que un dato es información según sea útil, o no, para tomar una decisión. Por tanto, todo dato es una información en sí mismo y, a su vez, toda información puede ser un dato para un nivel superior. En la estructura organizativa de una empresa, se pueden distinguir tres niveles: EL NIVEL TECNOLÓGICO: Este nivel está directamente influenciado por el producto final y por la tecnología que se aplica en la producción del mismo. Es decir, depende del nivel de tecnología que se aplica en el proceso productivo. No es lo mismo producir corchos para botellas que componentes electrónicos para ordenadores. EL NIVEL OPERATIVO: Una vez conocida la tecnología del producto, será necesario definir como va a ser el proceso productivo del mismo y las distintas fases de dicho proceso. El grado de complejidad del proceso de producción definirá el nivel operativo de la empresa. Las fases de fabricación de un tapón de corcho, son menos y de menor complejidad que la fabricación de un chip electrónico.

4 EL NIVEL INFORMATIVO: Consiste en definir que informaciones son necesarias para llevar a cabo el proceso productivo y en arbitrar los correspondientes canales de información. Este nivel sólo es posible cuando los niveles anteriores son de tipo medio-alto y están perfectamente definidos. Los dos primeros niveles marcan la pauta para definir el tercero. En general, empresas que aplican un bajo nivel de tecnología y de complejidad a su proceso productivo, tienen unas necesidades escasas de información y, en consecuencia, su sistema informativo es rudimentario y desorganizado. En este tipo de empresas, las decisiones a tomar no son de gran complejidad ni requieren demasiada exactitud. Por el contrario, si los dos primeros niveles son altos, nos encontramos ante un tipo de empresa que necesita información exacta y fiable, además de rápida. La consecuencia es que el sistema informativo será complejo y debe responder a necesidades muy concretas CLASES DE INFORMACIONES En general, una información sólo es válida cuando con ella se pueda tomar una decisión que nos permita dirigir con eficacia. Así, en una empresa se toman decisiones de dos tipos: Decisiones inmediatas o de gestión. Decisiones a largo plazo o estratégicas.

5 3. EL CONCEPTO DE SISTEMA INFORMATIVO En consecuencia, según sea el tipo de decisiones así deberá ser el tipo de las informaciones que genere el Sistema Informativo de la empresa. Nunca las informaciones se deben de generar por qué sí. Tienen que tener una finalidad y servir para algo concreto. No será mejor sistema aquel que produzca más informaciones sino el que genere las adecuadas a cada situación y decisión a tomar. Las informaciones se pueden clasificar en: Informaciones inmediatas: son aquellas que sirven para la gestión diaria de las diferentes áreas de la empresa (compras, almacenes, producción, ventas, tesorería, etc.). Se utilizan continuamente y responde al funcionamiento cotidiano de la empresa. Informaciones de reflexión o acumuladas: se utilizan para trazar los planes de la empresa y su horizonte temporal es considerablemente mayor que el de las informaciones inmediatas. Este tipo de informaciones se generan, habitualmente, mediante la contabilidad. No sirven para tomar decisiones porque recogen lo que ha pasado, no lo que está pasando. Las informaciones inmediatas permiten tomar las decisiones de gestión de la empresa. También reciben el nombre de decisiones inmediatas o a corto plazo. El otro tipo de decisiones, las de reflexión o acumuladas, permiten tomar decisiones estratégicas o a largo plazo. Un aspecto que no se suele considerar, a la hora de enumerar las informaciones, es la cantidad. Se intenta que la calidad de la información sea la mejor posible, pero en ocasiones se cae en el error de combinar, la misma

6 información, un número de veces muy elevado (especialmente desde que se dispone de medios informáticos para realizarlo). Lo anterior da lugar a un exceso de información que no puede ser utilizada adecuadamente. Este exceso distorsiona el fin último de la información, que es facilitar la toma de decisiones en la empresa. En general, sea cual sea la clase de información que se maneja (para decisiones a corto o a largo plazo), la calidad de la misma y su finalidad son las dos cualidades principales que ésta debe tener. 4. LA DEFINICIÓN DEL SISTEMA INFORMATIVO Y SUS FASES La empresa debe optimizar sus recursos, en el aspecto administrativo, para disponer de las mejores informaciones y tomar las decisiones más adecuadas en cada momento. Para llevar a cabo esto, debe contar con una organización administrativa que le permita realizarlo. Un proceso de organización administrativa de la empresa no se realiza sin dar una serie de pasos. La cantidad de datos, informaciones, documentos, tareas y puestos de trabajo que se manejan obliga a realizar las tareas de reorganización siguiendo una secuencia lógica. Esta secuencia se puede plasmar en: Definición del sistema informativo. Definición de las necesidades del sistema informativo. Preparar un boceto con la solución adoptada para facilitar su comprensión a los afectados. Desarrollo de un modelo informático. Desarrollo de los procesos administrativos necesarios. Ejecución del proceso de puesta en marcha de la solución adoptada.

7 Cuando se lleva a cabo un proceso de reorganización administrativa de la empresa es importante desarrollarlo siguiendo la secuencia anterior ya que, en la mayoría de los casos, se tiende a implantar un modelo informático y adaptar los procesos de la empresa a él. Esto conlleva a que la organización de una empresa se vea saturada de informaciones que no necesita y/o que en los procesos administrativos que ejecuta, aparezcan duplicidades de trabajos. La secuencia anterior no es el único camino para realizar un proceso de reorganización de los procedimientos administrativos de la empresa, pero es una guía válida y constatada, en numerosas ocasiones, en la realidad.