FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

Transcripción

1 Planeación. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Planeación: Implica seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de toma de decisiones, esto es, de la elección de cursos de acción futuros a partir de diversas alternativas. Función administrativa que implica tomar decisiones en forma sistemática acerca de las metas y actividades que un individuo, un grupo, una unidad de trabajo o toda la organización perseguirán en lo futuro.

2 Ventajas de la planeación! Tipos de planes! Por su amplitud! Estratégicos! Tacticos! Operativos! Por su marco temporal! Largo plazo! Corto plazo

3 Tipos de planes! Por su especificidad! Direccionales! Específicos! Por su frecuencia de uso! De uso único! Permanentes PLANEACIÓN (TÍPICA)! Tipos de planes: 1) Propósito o misiones 2) Objetivos y metas 3) Estrategias 4) Políticas 5) Procedimientos 6) Reglas 7) Programas 8) Presupuestos

4 Propósito o misión! Se define la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta Koontz! Es la finalidad que explica la existencia de una organización. La misión da respuesta a la pregunta: Cuál es nuestra razón de ser? Algunas tienen un sentido más amplio, pues buscan contribuir al mundo de manera única y agregando valor Certo y Peter. Propósito o misión Representa la razón fundamental de la existencia del negocio Peter Senge. a quién satisface? (GRUPOS DE CLIENTES) qué satisface? (NECESIDAD DEL CLIENTE) cómo se satisfacen las necesidades del cliente? (HABILIDADES DISTINTIVAS)

5 Objetivos y metas Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole Koontz Es el blanco hacia el que se orientan los esfuerzos que lleva a cabo una organización Certo y Peter. Establecen que es lo que se va a lograr y cuando serán alcanzados los resultados, pero no establecen cómo serán logrados James Brian Quinn. Estrategia! La determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento. Koontz La pauta o plan que integra los objetivos, las políticas y la secuencia de acciones principales de una organización en un todo coherente James Brian Quinn

6 Políticas Forman parte de los planes en el sentido en que consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de desiciones Procedimientos Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consiste en secuencia cronológica de acciones requeridas. Son guía de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.

7 Reglas Se exponen acciones u omisiones e s p e c í f i c a s, n o s u j e t a s a l a discrecionalidad de cada persona Programas Son un conjunto de metas políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por implementar y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado; habitualmente se apoyan en presupuestos.

8 Presupuestos Es una formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. Podría llamarse un programa en cifras. Pasos de la planeación 1) Atención a las oportunidades 2) Establecimiento de objetivos 3) Desarrollo de premisas 4) Determinación de cursos alternativos 5) Evaluación de cursos alternativos 6) Selección de un curso alternativo 7) Formulación de planes derivados 8) Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestación.

9 Administración Estratégica Estrategia! Del griego strategos que se refiere a un general militar y combina las palabras! Stratos: el ejército! Ago: dirigir! El origen del concepto es militar! Según la Real Academia Española:! Arte de dirigir las operaciones militares

10 ! Para quien no sabe adónde va, ningún viento es favorable.! Resulta difícil tener éxito si uno no sabe qué pretende.! Sin una idea clara de la meta, es improbable que sus acciones sean las más acertadas. No podemos continuar con el Modelo de Planeación Tradicional: Desempeño Camino basado en buscar el futuro El futuro Que inventamos El futuro Que aceptamos Pasado Presente Extrapolación Tradicional del Pasado

11 Administración Estratégica Es un proceso continuado, reiterativo y transfuncional dirigido a mantener a una organización en su conjunto acoplado de manera apropiada con el ambiente en el que se desenvuelve. Certo y Peter. Dirección Estratégica! Es el arte y la ciencia de formular, implantar y evaluar las decisiones a través de las funciones que permitan a una empresa lograr los objetivos. Fred R. David.

12 Los tres pasos del proceso Formulación de la estrategia Implementación Evuluación Formulación de la Estrategia Misión y Visión Oportunidades y Amenazas Debilidades y Fortalezas Obejetivos de largo plazo o Estratégico Estrategias Alternativas Seleción de la Estrategia

13 Implementación de la Estrategia Objetivos Anuales / Operativos Políticas Capital Humano Asignación de Recursos Liderazgo y manejo del cambio Qué es ejecutar la Estrategia?! Cuando todas las personas, de todos los niveles, todos los días, toman decisiones, actúan y trabajan para lograr la Estrategia (visión, misión, objetivos y metas) de la Organización

14 Evaluación de la Estrategia Revisión de Factores internos Revisión de Factores externos Medición del rendimiento Toma de acciones correctivas Balance entre Diseño y Ejecución Círculo de Deming, Kaizen o Mejora continua Planeación: 25% del tiempo P Hacer: Ejecutar la estrategia Verificar: se realizó lo planeado? Actuar: cómo mejorar la próxima vez? A V H

15 Importancia de la Estrategia! La estrategia es importante porque existe un vínculo comprobado entre las opciones estratégicas de una empresa y su desempeño en el largo plazo.! Las compañías exitosas diseñan su estrategia, su estructura y sus procesos para satisfacer las demandas de su entorno y aprovechar sus capacidades y habilidades centrales para alcanzar la ventaja competitiva. Kluyver. Importancia de la Estrategia! La empresa define su futuro (PROACTIVIDAD)! Aprovecha las oportunidades y evita las amenazas! Incrementa la productividad de los empleados! Reduce la resistencia al cambio! Comprende mejor la relación desempeño y recompensa

16 Posicionamiento Competitivo Único! Es la esencia de la estrategia! Obliga a establecer qué hacer y qué no hacer! Una buena estrategia genera barreras contra la imitación! Con esto se consigue una ventaja competitiva sustentable. El fin último de la ESTRATEGIA ES: CREAR VALOR Si no se renueva se erosionan!

17 Cómo formular una ESTRATEGIA! Donde estamos ahora?! Hacia donde vamos?! Cómo llegamos hasta allí? La Misión, la Visión, los Valores, las Metas y los Objetivos

18 Misión o Propósito Es la finalidad que explica la existencia de una organización. La misión da respuesta a la pregunta: Cuál es nuestra razón de ser? Algunas tienen un sentido más amplio, pues buscan contribuir al mundo de manera única y agregando valor Certo y Peter. Cuál es nuestro negocio? Misión o Propósito Representa la razón fundamental de la existencia del negocio Peter Senge. A quién satisface? Qué satisface? Cómo se satisfacen las necesidades del cliente?

19 Visión Es una imagen del futuro que deseamos crear, descrita en tiempo presente, como si sucediera ahora... muestra adonde queremos ir y cómo seremos cuando lleguemos ahí. Peter Senge. Resume los valores y aspiraciones de la empresa en términos muy genéricos, sin hacer planteamientos específicos sobre las estrategias utilizadas para que se haga realidad Valores Los valores describen el modo en el que nos proponemos operar día a día, mientras perseguimos nuestra visión. Peter Senge.

20 Objetivos Es el blanco hacia el que se orientan los esfuerzos que lleva a cabo una organización Certo y Peter. Establecen que es lo que se va a lograr y cuando serán alcanzados los resultados, pero no establecen cómo serán logrados James Brian Quinn. EVALUACIÓN DE ESTRATEGIAS

21 EVALUACIÓN DE RESULTADOS! El paso final en el proceso de la administración estratégica es la evaluación de resultados.! Qué tan eficaces han sido nuestras estrategias?! Cuál ha sido el grado de eficiencia con el que se implemento la estrategia?! Es necesario hacerles ajustes y, en caso afirmativo, cuáles se requerirán? Herramientas para la Evaluación! Revisión de estándares.! Aplicación de mediciones.! Hacer comparaciones.! Evaluación de acciones.! Generar correcciones.

22 TECNICAS DE PLANIFICACION! Análisis del Entorno.! Pronósticos.(cuantitavos-cualitativos)! Benchmarking.! Presupuestos.! Programación.(Gráfica de Gantt)! Análisis Punto de equilibrio.! Teoría de colas.! Teoría de la probabilidad.! Simulación.! Administración de proyectos.! Administración del Tiempo. PRONOSTICOS Método de predicción de la forma como las variables afectarán el futuro! CUALITATIVOS! Análisis de razones financieras.! Análisis de Estados financieros.! Análisis del entorno! Valoración del riesgo! Estimaciones! Opinión del Experto! CUANTITATIVOS:! Estadísticas.! SPSS.! Razones financieras.! Cuadros comparativos.! Estimaciones.! Inflaciones.! Valuaciones Inventarios.! Estados financieros.

23 BENCHAMARKING! Proceso de comparar las mejores prácticas y tecnologías de la organización con las otras compañías.! Internet! Comparación de índices! Revistas especializadas! Entrevistas con especialistas! Observar el entorno PRESUPUESTO! Relaciona el control anticipado de eventos financieros tomando como bases hechos pasados! Existen presupuestos de ingresos, egresos, activos, producción.

24 PROGRAMACIÓN Lista de actividades necesarias a realizar manteniendo un control de responsables y tiempos! Diagrama de programación: muestra lo real y lo planificado a lo largo de un periodo.! Diagrama de Carga: desarrollo de trabajos por áreas, o productos.! Diseño de redes (pert): para proyectos muy grandes.! Fluxoramas: muestran las operaciones en forma de símbolos.! Programación lineal: técnica matemática que permite resolver problemas de asignación de recursos. PUNTO DE EQUILBRIO Técnica que identifica el punto en que los ingresos es necesario para cubrir los costos! Aplicación de fórmula PE: CF PV-CV Costos fijos: Precio de venta: Costos Variables: 28.00

25 ! T E O R I A D E COLAS! TEORIA DE PROBABILIDADES Técnica que muestra el balance entre el costo de tener una fila de espera, frente al costo de servicio necesario para mantener dicha fila. Uso de la estadística para analizar patrones predecibles y reducir el riesgo en los planes futuros ADMINISTRACION DEL TIEMPO! Enliste sus objetivos.! Clasifique sus objetivos de acuerdo a su importancia.! Anote actividades necesarias para alcanzar objetivos.! Asigne prioridades para llegar a cada objetivo.! Programe sus actividades de acuerdo con las prioridades establecidas.

26 ! SIMULACIÓN! AD. DE PROYECTOS Modelos de fenómenos del mundo real que incluyen una o más variables que pueden ser manipulados con el fin de evaluar su impacto. Consiste en que todas las actividades de un proyecto se realicen a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con todas las especificaciones