INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN COMERCIAL LECCIONES DE OFIMÁTICA BÁSICA: MICROSOFT ACCESS QUÉ SE PRESENTA EN ESTE DOCUMENTO

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1 INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN COMERCIAL LECCIONES DE OFIMÁTICA BÁSICA: MICROSOFT ACCESS QUÉ SE PRESENTA EN ESTE DOCUMENTO El objetivo de esta sencilla guía es el de describir los procedimiento básicos en torno a la gestión de información con un programa como el MS ACCESS, pensado especialmente para la gestión de grandes bases de datos. Qué se entiende por Base de Datos. Básicamente, una base de datos es un conjunto de información relacionada con un mismo asunto o una misma finalidad. Una lista de órdenes de venta, un listín telefónico o, por ejemplo, los valores que toman diversas variables económicas para los 179 municipios de la Comunidad de Madrid. Qué se entiende por Gestionar una base de datos. Gestionar una base de datos no supone sólo crear una estructura para disponer organizadamente una determinada información. Gestionar una base de datos implica el desarrollo operativo de 2 operaciones básicas: el almacenaje organizado de información y la consulta eficiente de la misma. CÓMO SE ABORDA LA GESTIÓN DE BASES DE DATOS EN EL PROGRAMA MS ACCESS Al abordar el funcionamiento básico de un programa como el MS ACCESS deben distinguirse los siguientes conceptos básicos: Qué es una Tabla de Datos. Las tablas de datos son los elementos destinados a almacenar la información. La información se guarda en cada tabla en una estructura de filas y columnas. Cada una de las filas representa un registro individual en la tabla. Cada una de las columnas almacena un contenido informativo del registro, un campo de información. El primer concepto equívoco que debe evitarse es suponer que una base de datos contiene una sola tabla: una base de datos puede contener varias tablas de datos para cada tipo de datos de información con campos comunes entre si y particulares de cada una. Es fácil imaginar cómo una base de datos empresarial para la gestión comercial podría componerse, al menos, de dos tablas: una tabla para la gestión de ventas (clientes), y otra para la gestión de compras (proveedores). Qué es una Consulta. Una consulta es un mecanismo de MS ACCESS que permite buscar, mostrar, recuperar, actualizar o eliminar múltiples registros de una o más tablas que cumplen unas determinadas condiciones de selección. La ventaja de un programa como MS ACCESS es que, una vez diseñada una consulta, los criterios y las operaciones que la guían pueden ser almacenados para ser utilizados en otra ocasión sobre las mismas tablas. Otra gran ventaja es la del sistema de consultas propuesto por ACCESS es el carácter gráfico del interfaz de diseño, muy sencillo de manejar. Qué es un formulario. Un formulario es una plantilla predefinida por el usuario para ver, introducir o cambiar datos directamente en una tabla o más tablas de una manera sencilla. De nuevo, la ventaja de un programa como MS ACCESS es que, una vez diseñados distintos formularios, pueden utilizarse unos y otros en situaciones diversas según las necesidades. Por ejemplo, en el contexto de la gestión una base de datos comercial, deben crearse distintos formularios:

2 formulario para recoger nuevos pedidos, formulario para emitir o abonar facturas, formulario para documentar órdenes a los proveedores. Qué es un informe. Un es una plantilla predefinida para analizar los datos de una o más tablas o presentarlos de una determinada manera al imprimirlos. Nuevamente pueden crearse tantos formularios como requisitos de presentación de la información sean necesarios. En el ejemplo para la gestión de una base de datos comercial podrían ser útiles los siguientes: un formulario para impresión de facturas o albaranes a clientes, un formulario para impresión de facturas o proveedores, un formulario para listar cada año el MODELO 347 de operaciones con terceros o un formulario para editar una carta solicitando el cobro de saldos morosos. Debe tenerse absolutamente claro qué conjuntos de información van a almacenarse (tablas a considerar) y que contenido guardará cada tabla (diseño de campos para cada tabla). Este diseño preliminar debe realizarse atendiendo, no sólo a las características de la información disponible sino también a los deseos de explotación que se tengan para esa base (consultas y formularios). Al entrar por vez primera en Access debe especificarse si se desea abrir una base de datos existente o crear nueva base de datos. En este segundo caso, puede optarse por crear una Base de datos en Blanco que después será diseñada debidamente o recurrir al Asistente para Bases de Datos. Si se opta por crear una base de datos en blanco, el ACCESS solicitará el nombre y la localización de esta base. Debe entenderse que el nombre dará lugar a un conjunto de tablas, consultas, formularios e informes. ACCESO AL MS-ACCESS 1. Cómo iniciar la creación de una Base de Datos en ACCESS Diseño previo sobre el papel. Antes de entrar en el manejo del programa debe tenerse en cuenta que el primer paso para la creación de una base de datos en cualquier programa es el diseño preliminar de la misma.

3 2. Descripción del entorno de MS - ACCESS Una vez creado el fichero global, el entorno de MS ACCESS se presenta según la ilustración que se muestra a continuación: Barra de título Icono del menú de control Barra de menús Barra de herramientas Ficha Informes Ficha Macros Ficha Módulos Ficha Tablas Ficha Consultas Ficha Formularios Ventana base de datos Espacio de trabajo de la aplicación Cada una de las áreas de las fichas en que se divide la base de datos almacenará los distintos elementos que se vayan creando de cada tipo. Por citar brevemente las dos áreas no mencionadas más arriba, las macros son un conjunto acciones programadas por el usuario para realizar una operación determinada o una secuencia de ellas, ayudando a automatizar tareas comunes. Los módulos, son colecciones de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad que, o bien contienen procedimientos generales que no están asociados con ningún otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos, o bien son creados por el usuario para controlar el comportamiento de los formularios e informes, y sus respuestas a las acciones de los usuarios, tal como hacer clic con el mouse en un botón de comando. GESTIÓN DE TABLAS CON MS-ACCESS 1. Crear una nueva tabla Para crear una nueva tabla accedemos a la ficha Tablas de la ventana Base de datos y pulsamos el botón Nuevo.

4 En el cuadro de diálogo Nueva tabla, seleccionamos el modo de creación entre lñas siguientes opciones: Opción Modo de ver Hoja de datos Modo de ver Diseño Asistente para tablas Vincular tablas Descripción Crea una nueva tabla en el modo Hoja de datos para introducir nuevos datos. Crea una nueva tabla en el modo Diseño para modificar el diseño de la misma. Ejecuta el Asistente para la creación de tablas. Permite vincular datos procedentes de una tabla o base de datos externa. 2. Diseño de campos de una nueva tabla El paso más lógico para la creación de una nueva tabla cuyo diseño ya hemos programado previamente es acceder al modo de diseño. En este modo encontramos, ordenadas en filas, la relación de columnas o campos de que está compuesta la tabla y por columnas, el nombre del campo, los tipos de datos y la descripción del campo. La columna Nombre de campo permite escribir o editar el nombre de cada uno de los campos de la tabla, teniendo en cuenta las convenciones de nombre de Ms. ACCESS: los

5 nombres pueden tener una longitud máxima de 64 caracteres y pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios en blanco y caracteres especiales, con la excepción del punto (.), un signo de admiración ( ), un acento grave (`) y corchetes ([ ]). Además, los nombres no pueden contener espacios a la izquierda ni caracteres de control (valores ASCII desde los códigos 0 hasta 32). En la columna Tipo de datos, la opción por defecto es Texto, pero existen también otras posibilidades (numérico, memo, fecha/hora, etc.), que pueden elegirse activando la casilla correspondiente del cuadro de diálogo dispuesto a este efecto. Los tipos de datos y características de cada uno de ellos pueden resumirse como: Texto: Memo: Numérico: Fecha/Hora: Moneda: Contador /Autonumérico: Sí/No: Objeto OLE: Texto y números, como por ejemplo nombres y direcciones, números de teléfono y códigos postales de hasta 255 caracteres. Texto largo, como comentarios y explicaciones. Un campo de tipo Memo puede contener hasta caracteres. Datos numéricos con los que se realizarán cálculos matemáticos, pero no monetarios. Puede establecerse la propiedad Fechas y horas. Se ofrecen una variedad de formatos de presentación y se pueden crear formatos personalizados. Valores monetarios. No debe usarse el tipo de datos Numérico para valores monetarios pues, durante el cálculo, los números a la derecha del separador decimal podrían redondearse. El tipo de datos Monetario mantiene un número fijo de dígitos a la derecha del decimal. Números sucesivos insertados automáticamente por Ms. Access. La numeración comienza en 1. Un campo con tipo de datos Contador es una buena clave principal y es compatible con el tipo de datos Numérico y la propiedad Tamaño del campo establecida como Entero largo. Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado o campos que sólo contendrán uno de dos valores (dicotómicos). Objetos creados en otros programas usando el protocolo OLE, que se pueden vincular o incrustar en una base de datos de Ms. Access, a través de un control en un formulario o Informe. Este tipo de campo no se puede indexar. En la columna Descripción de la pantalla superior, puede escribirse opcionalmente una descripción de la información que contiene el campo. Por otro lado, a medida que definimos cada campo, un menú inferior detallan las propiedades que controlan el diseño, contenidos, máscaras de entrada, filtros... etc del mismo. El Tamaño del campo establece el tamaño máximo de datos que se pueden almacenar en un campo; si se trata de un campo Texto, por defecto se encuentra el valor 50 con un máximo de 255 caracteres. En el caso de tratarse de un campo númérico, los contenidos del Tamaño del Campo son: Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble (opción predeterminada). En general, debería usarse siempre el menor tamaño del campo posible de modo que un menor requerimiento de memoria acelere los procedimientos.

6 La propiedad Formato especifica el formato para presentar e imprimir números, fechas, horas y texto. Esta propiedad tiene también diferentes configuraciones para los diferentes tipos de datos. La propiedad Lugares decimales determina el número de cifras decimales que MS. ACCESS usa para mostrar los números. La propiedad Máscara de entrada permite especificar el formato que se utilñizará para introducir datos en un campo. Consta de caracteres literales de presentación (como paréntesis, puntos o guiones) y caracteres de máscara que especifican dónde deben introducirse los datos, qué tipo de datos están permitidos y cuántos caracteres se permiten. Esta propiedad puede crearse con el Generador de máscaras de entrada, cuyo icono se encuentra a la derecha, con el símbolo de 3 puntos (...). La propiedad Título sirve para especificar el encabezado de la columna (que representa a un campo) cuando la tabla está en el modo presentación Hoja de datos, sustituyendo al nombre asignado a la variable en el menú superior de Diseño. Las propiedades de Regla de validación y Texto de validación establecen la expresión que se evalúa cuando se agregan o cambian los datos de un campo o cuando se guarda un registro. En concreto, el Texto de Validación especifica el texto del mensaje que aparece si el campo de tabla o control no cumple con las condiciones enumeradas en Regla de validación. La propiedad Requerido y Permitir longitud cero especifican si un valor es o no obligatorio en un campo. La opción predeterminada es No, es decir, que el campo puede contener o no un valor. La opción Sí fuerza a que todas las casillas del campo señalado contengan un dato, no permitiendo registros con ausencia de contenido en ese campo. La propiedad Indexado establece un índice de campo único. Un índice es una característica de Ms. ACCESS acelera la búsqueda y la ordenación de tablas. Puede crearse un índice para un campo en la ventana Índices o también asignando el valor Sí a la propiedad Indexado del campo. Pueden crearse tantos índices como se necesite. Éstos se crean al guardar el diseño de la tabla y se actualizan automáticamente al cambiar o agregar registros. Una vez diseñada la base de datos puede salvarse con un nombre determinado, siempre y cuando se haya localizado uno o más campos como claves principales lo que puede hacerse con el menú Edición en el modo de diseño. Si se intenta cerrar una tabla antes de definir al menos un campo clave principal, Access mostrará un cuadro de diálogo informando de la conveniencia de definir uno. Si se hace clic sobre la opción Sí, el programa definirá una clave de forma automática. La opción No cerrará la tabla sin definir clave principal. 3. Introducción y consulta de datos sin Consultas ni Formularios Para introducir datos en una tabla sin utilizar un formulario específico de entrada basta seleccionar la tabla creada y pulsar el botón Abrir de la ficha de tablas disponibles y teclear los valores a introducir.

7 Algunos de los iconos activos en la barra superior de menú, permiten simplificar tareas simples de edición y consulta en ese momento: Icono Acción Descripción Introducir nuevo registro Sitúa el cursor al final de la tabla para introducir un nuevo registro Eliminar registro Elimina el registro en el que el cursor esté situado Modo diseño Ordenar registros Filtro por selección Filtro por formulario Buscar registro Vuelve a la pantalla de diseño de la tabla en uso Ordena ascendente o descendentemente la tabla utilizando el campo en el que esté situado el cursor Muestra sólo los registros que contienen el valor del campo en que está situado el cursor Crea una lista de selección de contenidos en el campo en que se encuentra el cursor Abre un cuadro de diálogo de busca rápida de registro Barra de desplazamiento: Permite un movimiento más rápido por los registros de la tablas GESTIÓN DE FORMULARIOS CON MS-ACCESS 1. Creación de un formulario con el Asistente Al principio puede resultar sencillo crear los primeros informes utilizando el asistente. Para ello debe seleccionarse Nuevo en la ficha de Informes y a continuación, elegir la opción Asistente para Formularios en el cuadro de diálogo del Nuevo Formulario, siguiendo a continuación los pasos siguientes: En primer lugar debe seleccionarse la tabla a utilizar en el cuadro de diálogo que aparece en la parte inferior (en nuestro ejemplo, la tabla a seleccionar será la de ventas, la única creada, por otro lado). A continuación deben seleccionarse los campos que se incluirán en el formulario. (En nuestro ejemplo incluiremos todos).

8 Una vez seleccionados los campos, el Asistente nos ofrece unos diseños preliminares entre los que podemos optar tanto para la colocación de los campos en el formulario, como para el diseño de los cuadros de texto. Diseños de formularios Diseño de apariencia de campos Por último, deberemos introducir el nombre del formulario y elegir entre abrir el modo diseño del mismo o el modo de introducción de datos. Una vez realizadas las operaciones anteriores observaremos el formulario creado. Independientemente del aspecto final del formulario, si seleccionamos el modo Vista Diseño ( )podremos detallar el aspecto y propiedades de algunos de los elementos que componen el formulario. Este diseño puede alterarse en cualquier momento posterior, independientemente de si se ha usado previamente o no para la introducción y/o edición de registros. En el modo Vista Formulario, podremos utilizar el formulario para la introducción o consulta de registros. Vista Diseño

9 Vista Formulario Vamos a modificar a modo de ejemplo algunas características para ilustrar el sencillo funcionamiento básico de este editor de formularios, ilustrando de paso, algunas opciones interesantes. Utilizaremos los menús superiores y la nueva barra de elementos de formulario que aparece en el momento en que se entra en la vista de diseño: 1. Introducir un encabezado de texto en el formulario: Abrimos el espacio del encabezado de página tirando del marco que lo limita e introducimos un texto. Para ello, seleccionamos el icono -Etiqueta del menú de herramientas. A continuación alteramos las propiedades de apariencia del texto (fuentes, rellenos, tamaños) y de los marcos y fondos del texto hasta lograr el aspecto deseado. 2. Cambiamos la disposición de los campos en el formulario y alteramos cuestiones básicas de formato de las etiquetas del campo. Para ello basta con usar los indicadores de los marcos de los objetos a desplazar.

10 3. Cambiamos el orden de tabulación para la entrada de datos. Para ello seleccionamos la opción del menú principal superior Ver - Orden de Tabulación y nos servimos del menú desplegado para diseñar el orden correcto (colocando con el ratón los campos en el orden deseado). 4. Convertimos en Cuadro Combinado el campo de Mes. Para ello marcamos el área blanca del campo mes, accedemos con el menú contextual a la opción Cambiar a y seleccionamos Cuadro Combinado. Una vez hecho esto, accedemos a las propiedades de este cuadro de lista y no aseguramos de que el Origen de Control sea el campo MES, el Tipo de Origen de la Fila sea Lista de Valores y tecleamos en Origen de la Fila cada uno de los meses del año entre comillas y separados por punto y coma. 5. Sustituimos el campo de Establecimiento para crear un Cuadro de Lista, más cómodo para la selección. Para ello, una vez borrado el campo de Establecimiento, seleccionamos

11 de la barra de herramienta el elemento - Cuadro de Lista marcando después sobre el formulario el área a ocupar por este cuadro. En este momento aprovechamos el asistente de Access para responder a las siguientes preguntas: Origen del cuadro de opciones: Escribiré los valores que desee Lista de valores: Teclear los valores de la lista (los 4 centros en nuestro caso) Utilidad de la selección: Almacenar el valor en el campo correspondiente (establecimiento, en nuestro caso) Especificar el nombre para la etiqueta del cuadro 6. Hacemos lo mismo con el campo de Tipo de Ventas 7. Creamos un campo nuevo SI/NO destinado a almacenar si se ha satisfecho la factura o NO. Primero añadimos el nuevo campo al diseño de la base. A continuación, en el diseño del formulario situamos el nuevo campo que se mostrará como un botón de opción. 8. Pueden crearse grupos de opción externos elegimos el elemento - Grupo de Opciones y rellenamos los campos del asistente correspondiente: Etiquetas para cada opción Opción predeterminada SI/NO Valores asignados a cada etiqueta Campo en el que almacenar la respuesta Aspecto del botón de selección en el cuadro de valores GESTIÓN DE CONSULTAS CON MS ACCESS 1. Creación de una consulta de selección Las consultas más habituales que se realizan sobre una o varias tablas de MS-ACCES son las llamadas consultas de selección. Las consultas de selección recuperan datos de una o más tablas usando los criterios que se especifiquen y, a continuación, los muestra en el orden deseado. Aparte de las consultas de selección existen otros tipos cuyo carácter se resume brevemente en la siguiente tabla: Consultas de selección: Consultas de acciones: Consultas de tabla de referencias cruzadas: Consultas de parámetros Consultas específicas de Plantean preguntas acerca de los datos almacenados en sus tablas y devuelven una hoja dinámica de respuestas, que contiene el resultado de la consulta, sin cambiar los datos. Una vez que está visible la hoja dinámica de respuestas es posible ver y modificar los datos en las tablas subyacentes. Cambian o mueven los datos. Se trata de consultas de datos añadidos, de eliminación, de creación de tabla y de actualización. Calculan los totales de resumen a partir de los valores para cada fila y columna. Amplían la flexibilidad de otras consultas pidiéndole que introduzca ciertos criterios cada vez que se ejecuta la consulta. Sólo pueden crearse escribiendo una instrucción del SQL en el

12 SQL modo de presentación SQL. Las consultas de unión, de paso a través y de definición de datos son de este tipo. Al solicitar la creación de una nueva consulta en modo Diseño, será necesario especificar la o las tablas o consultas en la que están contenidos los datos que alimentarán la consulta que va a diseñarse: Selección de tabla para consulta En cualquier momento, utilizando el menú Mostrar Tabla, es posible incorporar tablas a la consulta aunque en nuestro ejemplo estemos utilizando sólo una única tabla. Es importante señalar que, en el caso en que se quisiera utilizar una consulta sobre el contenido de varias tablas simultáneamente, dichas tablas deben estar unidas por un campo común que ligue los registros de una y otra, generalmente uno de los constituidos en clave principal. Una vez especificadas las tablas que consultaremos accedemos al área de trabajo que se muestra a continuación: Tabla de diseño de consultas El funcionamiento de esta área es sencillo. Cada columna de la tabla inferior está destinada a recoger un criterio de consulta: es decir, un contenido (campo) a mostrar, o una condición de selección sobre los registros ejecutado sobre algunos de los campos de las tablas.

13 Campo que se desea mostrar o filtrar Tabla a la que pertenece el campo Orden para mostrar la información de ese campo Mostrar o no el contenido del campo Criterios de filtro de registros En el ejemplo que se muestra a continuación, se pide que, sobre la tabla de ventas, se muestre el Número de Registro de aquellas operaciones que: 1. se han realizado en el establecimiento de Alcobendas 2. Y Tengan un % de descuento superior al 2% 3. O la cantidad de descuento en pesetas sea superior a 100 el icono iniciará la consulta. 2. El generador de expresiones Visto lo anterior, puede entenderse que lo único complejo de las consultas será, obviamente, conocer la sintaxis para generar los criterios de selección de registros en cada caso. Para ayudarnos en esta tarea, existe un generador de expresiones que puede utilizarse pulsando el icono - Generar del menú superior. Aspecto del Generador de Expresiones

14 Una expresión es una combinación de símbolos (identificadores, operadores y valores) que produce un resultado. Las expresiones no sólo son útiles como criterios de consulta sino que, en general, son un componente fundamental de numerosas operaciones en Microsoft Access. Por ejemplo, podríamos usar la expresión utilizada en la consulta (= [Miles Pesetas ] * 1000*[Descuento]) para el control ( objeto para presentar datos o realizar una acción) de un formulario o de un informe de modo que se mostrase automáticamente el resultado del producto de las ventas por el descuento. Las operaciones más comunes para las que se utilizan las expresiones son: Generar un control calculado en un informe o formulario Establecer una regla de validación para un campo Establecer el valor predeterminado de un campo Generar un criterio de consulta o filtro en una consulta de selección Crear un campo calculado en una consulta de actualización Establecer una condición para realizar una acción en una macro Especificar argumentos para funciones, instrucciones y métodos de procedimientos de Visual Basic Editar una consulta SQL (lenguaje utilizado para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales) Para la construcción de una expresión completa, el generador se divide en tres secciones: En la sección superior se encuentra al área en la que se genera la expresión. No es necesario utilizar la sección inferior para crear los elementos de la expresión, si se conoce la sintaxis puede escribirse componentes de la expresión directamente en este cuadro. En la sección intermedia del generador hay botones que corresponden a los operadores más comunes. El resto estará accesible en la parte inferior del generador, en la carpeta de Operadores En la sección inferior del generador hay tres cuadros:

15 El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos de la base de datos activa, las funciones incorporadas y las definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes. El cuadro intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. El manejo del generador de expresiones es más sencillo de lo que parece pero exige conocer la sintaxis de los principales operadores y funciones. 3. Consultas de actualización Las consultas de actualización permiten realizar cambios globales a un grupo de registros de una o más tablas según una serie de criterios múltiples. Su funcionamiento es básicamente similar al de la consulta de selección. Para ejecutar una consulta de este tipo debe especificarse la opción Consulta - Consulta de Actualización en el menú principal superior. Access añadirá entonces al menú de consulta, la nueva fila Actualizar a, donde deberá especificarse la expresión de actualización a poner en marcha. El icono iniciará la consulta pero antes de realizar la actualización, puede ser interesante ver una lista de los registros que se actualizarán (no el valor actualizado sino los registros que sufrirán la actualización), para lo cual puede pulsarse el icono. En el ejemplo que se muestra a continuación, la consulta reemplazaría el valor del campo Miles Pesetas, por ese mismo valor multiplicado por mil. Ejemplo de consulta de actualización

16 4. Consulta de eliminación Una consulta de elimina suprime uno o un grupo de registros de una o más tablas. El funcionamiento básico es el mismo que el indicado en los epígrafes previos. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros. Debe considerarse, aunque no se haya tratado explícitamente el tema, la posibilidad de eliminar registros en cascada. Esta operación permite eliminar los registros de un conjunto de tablas relacionados con otra principal realizando la eliminación exclusivamente en la tabla principal. 5. Relación entre tablas para consultas con más de una tabla El poder de las consultas es tanto más evidente cuando más se tienda a combinar datos de más una tabla o consulta. Por ejemplo, puede ser necesario ver la información del registro de ventas de una operación y el estado de sus pagos. Para ver esta información se necesitan datos de las tablas Ventas y Gestión de Cobros. Cuando se agrega más de una tabla o consulta a una consulta, es necesario asegurarse de que sus listas de campos están relacionadas entre sí con una línea de combinación de forma que Microsoft Access pueda saber cómo vincular la información. Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). Si las tablas de una consulta no estuvieran combinadas unas con otras, MS- Access no sabe qué registros están asociados entre sí, por lo que al exigir un determinado criterio de consulta presenta todas las combinaciones de registros entre las dos tablas (producto cruzado o producto Cartesiano). Por tanto, si cada tabla tiene 10 registros, el resultado de la consulta contendrá 100 registros (10X10). No obstante, si no se han creado relaciones, Microsoft Access crea combinaciones de forma automática si se agregan dos tablas a una consulta y cada una de las tablas tiene un campo con el mismo tipo de datos o con un tipo de datos compatible y si uno de los campos combinados es una clave principal. Aspecto de las relaciones entre dos tablas Las relaciones pueden crearse con anterioridad a la ejecución utilizando el icono - Relaciones o directamente en el momento de la consulta. Aunque no entraremos con detalle en los elementos que componen la Ventana de Relaciones, si conviene aclarar los conceptos mínimos: En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

17 La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A. En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (tabla de unión) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas de las Tablas A y B. Se llama integridad referencial a la propiedad de una relación que impide agregar registros a una tabla relacionada cuando no existe un registro asociado en la tabla principal, realizar cambios en los valores de la tabla principal que pudieran deparar registros huérfanos en la tabla relacionada o eliminar registros de la tabla principal cuando no existen registros relacionados coincidentes en la tabla relacionada. La integridad referencial tenía que tener alguna ventaja y esta es la de permitir la actualización y eliminación de registros en cascada una vez que se actualizan y/o eliminan de la tabla principal. Una vez combinadas las tablas y agregados campos de ambas tablas a la cuadrícula de diseño en la Vista Diseño de una consulta, la combinación predeterminada indica a la consulta que busque los valores coincidentes en los campos combinados, lo que se denomina combinación interna en la terminología de bases de datos: Cuando encuentra coincidencias, combina esos dos registros y los presenta como uno solo en el resultado de la consulta. Si una tabla o consulta no tiene un registro coincidente en la otra tabla o consulta, ninguno de los registros aparece en el resultado de la consulta. Si desea que la consulta seleccione todos los registros de una tabla o consulta con independencia de si existen registros coincidentes en la otra tabla o consulta, puede cambiar el tipo de combinación. El tipo de combinación puede alterarse en la Venta de Relaciones activando las propiedades de la relación de que se trate. 6. Ejemplo de consulta de actualización con dos tablas

18 La consulta que se muestra en la siguiente ilustración rellena una tabla de Gestión de Cobros con contenidos de la tabla de Ventas u operaciones a partir de contenidos de los mismos. Esta segunda tabla (Gestión de Cobros) está sólo constituida por la fecha de venta y el número de registro de venta. La consulta de actualización que se propone, calcula el total devengado aplicando el descuento a la cantidad vendida, calcula la fecha de facturación y los días transcurridos desde su devengo. 7. Ejemplo de consulta de referencia cruzada Para generar una especie de tabla dinámica con subtotales según criterios puede elaborarse una consulta de referencias cruzadas. La creación de consultas con referencias cruzadas es sencilla, como en el caso del excel, tenemos que definir el campo que ocupará filas y columnas así como el valor a representar en el interior de las celdas. En la ilustración siguiente se muestra un ejemplo de este tipo de consulta: