Tema 45 Grupos de trabajo. WorkFlow 30/05/2011

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1 Tema 45 Grups de trabaj. WrkFlw 30/05/2011 Tema 45. Herramientas de prductividad de grups de trabaj. Fluj de trabaj (WrkFlw), asciación de tareas, actres y events. Flujs reglads. Índice 1 Intrducción Flujs de trabaj Prcess de negci Especificación de ls prcess Ls sistemas de gestin de wrkflw WFMS Estad del arte Intrducción Las herramientas de trabaj en grup (GrupWare), también cncidas cm sftware de clabración, sn las aplicacines que permiten trabajar en un mism pryect a varis participantes lcalizads en estacines de trabaj separadas e intercnectadas en red. Su bjetiv es mejrar la prductividad del pryect y la calidad de ls resultads btenids. La primera aplicación de gestión de grups de trabaj ampliamente usada fue el ppular cliente Ltus Ntes en cnexión cn el servidr Ltus Dmin. Las aplicacines de trabaj en grup agrupan tres funcinalidades básicas que se interrelacinan: Cmunicación: Prprcina ls medi necesaris para que ls participantes de un mism pryect puedan intercambiar infrmación. La herramienta más frecuente es el crre electrónic, aunque hay tras cm las videcnferencias. Clabración: Permite a ls usuaris trabajar de frma cnjunta sbre un mism prblema pryect. Prveen de slucines cm cntrl de versines, aplicacines de trabaj simultáne sbre un dcument, bases de dats cmpartidas, repsitri cmún de fichers... Crdinación: Las actividades de ls usuaris se cntrlan pr la aplicación, para asegurar que se realicen en el mment adecuad: Agendas cmpartidas, herramientas de gestión del pryect (Ej: Ms prject). La herramienta de clabración más ptente sn las de fluj de trabaj que autmatizan la secuencia de accines, actividades tareas para la ejecución del pryect y cntrlan el estad de cada una de las etapas. Página 1 de 8

2 Tema 45 Grups de trabaj. WrkFlw 30/05/ Flujs de trabaj El cncept de fluj de trabaj (Wrkflw) es anterir a la infrmática. Se utiliza para mdelar actividades, pr ejempl el funcinamient de una cadena de mntaje. Las aplicacines de fluj de trabaj se basan en el análisis de prcess de rganizacines. Cn este métd, el funcinamient de una rganización se puede mdelar cm un cnjunt de prcess de negci. Cada prces de negci es una secuencia de tareas cn una finalidad cncreta, que se realizan en un tiemp y en un lugar, pr unas persnas determinadas y cnsumen uns recurss y prducen trs. La ruta de tareas realizadas dentr de un prces se denmina fluj de trabaj. Un mdel de fluj de trabaj recge la infrmación de ls elements del prces de negci: Las tareas que l cmpnen y sus relacines, ls actres participantes, recurss cnsumids y prducids... Las aplicacines de fluj de trabaj autmatizan y crdinan las tareas que cnstituyen el fluj de trabaj. Ls bjetivs de las herramientas de fluj de trabaj actuales sn: Reflejar, mecanizar ls prcess de negci. De esta frma se asegura que ls prcess se realizan según l establecid. Asigna las tareas a ls usuaris de frma autmática. Facilitar el trabaj de ls usuaris. Sirve de guía a ls usuaris y les prprcina acces rápid y fácil a ls recurss que necesitan en su trabaj (dcuments, aplicacines...) Funcinar de repsitri de cncimient. Almacena el Knw-Hw de la rganización. Independiza las actividades de las persnas que la realizan en un mment determinad. Servir cm mecanism de cntrl y seguimient del funcinamient de la rganización. Prprcina infrmación sbre ls prcess a la dirección, ayudándles a gestinarls. Facilitar ls prcess de reingeniería. Sn herramientas muy flexibles que permiten adaptar rápidamente una rganización a ls cambis. Página 2 de 8

3 Tema 45 Grups de trabaj. WrkFlw 30/05/ Prcess de negci Desde el punt de vista técnic, un prces de negci es un cnjunt de tareas rdenadas, pr ejempl tempralmente, que sn realizadas pr persnas de frma autmatizada. Se representa cm un fluj de trabaj. Cada una de las currencias de un prces, se denmina instancia del prces. Ls usuaris l suelen cncer cm "expediente", "tarea... Hay tres tips de prcess: Prces reglad: Prces en el que tda la secuencia de tareas, la asignación de tareas a usuaris y la ejecución de tareas autmatizadas están predeterminadas. Prces abiert n reglad: Prces en el que ls usuaris cmpetentes pueden establecer el rden de las tareas y asignarlas a usuaris de frma dinámica. Tdas ellas tienen que estar predefinidas y catalgadas. Prces semi-reglad: Prces reglad en el que se prevén excepcines que pueden alterarl dinámicamente a vluntad de usuaris cmpetentes para ell. 3.1 Especificación de ls prcess La primera fase en la implantación de cualquier herramienta de Wrkflw es analizar cada prces de negci y definir el fluj de trabaj asciad a cada un de ells. Para ell se crea un diagrama de fluj (flujgrama) para el prces y se especifican ls detalles de cada element que aparece en el flujgrama. El análisis de ls prcess debe realizarse junt a la dirección de la rganización y trabajadres experts. La mayría de ls elements que se usan para mdelar ls prcess de negci tienen una representación visual Est permite representar el fluj de trabaj visualmente en un diagrama. El bjetiv es facilitar a ls analistas y a ls usuaris entender el diagrama, ls flujs y las tareas que aparecen en él. Existe una ntación gráfica estándar para ls diagramas de fluj de trabaj, denminada Ntación de mdelad de prcess de negci. Este estándar está definid pr el cnsrci OMG Object Management Grup-, el mism que mantiene UML. Ests elements sn: Rles: Ls rles definen la capacidad de un usuari para realizar unas determinadas accines. Ls usuaris cn las mismas necesidades y funcines se agrupan en un mism rl. Un usuari puede tener un más. Página 3 de 8

4 Tema 45 Grups de trabaj. WrkFlw 30/05/2011 Tarea: Unidad mínima de trabaj que, cmbinada cn tras tareas, cnstituye un prces. Cada tarea tiene asignad uns rles que pueden ejecutarlas y uns recurss de entrada y salida. Las actividades se clasifican en: actividades autmatizadas accines sn las que realiza el mism sistema directamente llamand a tra aplicación. manuales, el sistema avisa a un usuari que debe realizar una tarea y espera a que le indiquen la finalización de la misma y semiautmatizadas las realiza parte el usuari y parte el sistema- Gráficamente se representan cm: <<Nmbre de la actividad>> <<Rles>> Regla: Cnjunt de cndicines que determinan la secuencia de tareas. Gráficamente se representa de la siguiente frma: <<Cndicines>> Si aparece cn el sign + en su interir significa la unión de ds más flujs en un sl fluj la bifurcación de un fluj en varis (Depende del sentid de ls flujs cnectads a la regla).. Fluj: Relación, definida pr reglas, entre las tareas de un prces. Aparecen gráficamente cm flechas entre las actividades. Existen tres tips de flujs: Fluj de secuencia: Indica el rden de realización entre ds tareas. Se representa cm una flecha cn línea sólida. Fluj de mensajes: Indica que un mensaje fluye entre las ds tareas participantes. Se representa cn una flecha cn línea discntinua cn un circul. Asciación: Ascia un bjet, pr ejempl un cmentari, a un element del diagrama. Página 4 de 8

5 Tema 45 Grups de trabaj. WrkFlw 30/05/2011 Event: Circunstancia externa al prces que influyen en el estad del mism. Ls events pueden ser de tip autmátic, generads pr la aplicación de tip manual. Gráficamente se representa cn un circul cn linea dble: Event El inici y el fin del flujgrama sn también events especiales. El inici es un circul simple vací y el fin un circul cn la línea gruesa. Artefacts: Sn elements que puede añadir el analista al mdel para hacerl más legible. Hay tres tips: Objets de dats: Representa el dat requerid prducid en una tarea. Se representa cm: Dats almacenads en un dcument Dats almacenads en un dcument Cmentari. Añade una infrmación extra al mdel. Aparece de la siguiente frma: Bla, bla, bla, bla... Agrupación: Sirve para indicar una especial relación entre tareas de un mdel, per n afecta al fluj. Se representa cm un rectángul cn líneas discntinuas que cntiene las tareas relacinadas. Página 5 de 8

6 Tema 45 Grups de trabaj. WrkFlw 30/05/2011 Un ejempl de flujgrama de un prces de negci sería el siguiente, que representa un análisis de requisits utilizand prttips: Inici Desarrll prttip Analista Nuevs requisits Evaluación del prttip Cliente Fin plaz N Aceptad? El analista tiene un mes de plaz para desarrllar un prttip válid Sí Página 6 de 8

7 Tema 45 Grups de trabaj. WrkFlw 30/05/ Ls sistemas de gestin de wrkflw WFMS- Se pueden definir cm un sistema de infrmación (SI) que tma cm entrada la descripción frmal de un prces de negci y realiza la crdinación de su ejecución delegand sus tareas a aplicacines persnas. El sistema se cmpne de ds cmpnentes básics: El mdeladr de fluj de trabaj. Que permite a ls administradres y analistas definir ls prcess. Se determina el fluj de trabaj del prces, se detallan las tareas, ls rles asignads... El mtr de Wrkflw. Es el cmpnente de ejecución de flujs de trabaj. Mantiene la ejecución de una instancia del fluj de trabaj y prvee de cmunicación, a través de interfaces definids, cn ls usuaris finales y tras aplicacines. Un mdel básic del mism sería: Pueden existir diferentes cnexines entre el WFMS y su entrn: 1. Cn el mdeladr: Permite a ls analistas de prcess intrducir la definición de un prces de negci. La mayría de ls WFMS permiten definir gráficamente el fluj de trabaj asciad a un prces de negci y especificar las características de cada element que l cmpne. Est facilita el trabaj, per cnviene que el WFMS permita intrducir códig ejecutable en ciertas tareas, para permitir una mayr flexibilidad y ptencia al sistema. Página 7 de 8

8 Tema 45 Grups de trabaj. WrkFlw 30/05/ Cn ls usuaris: Permite a ls usuaris y sistemas autrizads a iniciar la ejecución de una instancia de un prces de negci e interactuar cn ells. El cntrl del fluj de ejecución se realiza almacenand un cnjunt de variables de estad de la instancia. Según la interacción de la instancia cn el exterir, ésta va variand su estad. Es decir, fluye dentr del wrkflw. 3. Cn tras aplicación: El WFMS puede realizar llamadas a trs sistemas de infrmación para que realicen las tarea autmatizadas. Pr ejempl, si hay que enviar un sms a un trabajadr para avisarl de alg, el WFMS llamará al prgrama de enví de sms. 4. Cn ls administradres: Ls WFMS permiten administrar la ejecución de ls wkflws. Permite mnitrizar el funcinamient de la rganización. Est se cnsigue guardand infrmación de auditria sbre la ejecución de las instancias de ls prcess. De esta frma, pr ejempl, un directiv puede cncer el histrial de la actividad de un trabajadr cnsultand el WFMS. Una característica fundamental de un WFMS es la crrecta integración cn ls sistemas de infrmación actuales que frman parte de cualquier rganización, cm Bases de Dats, Gestión Dcumental, Mensajería, ERP... Muchs wrkflws relacinan la instancia de un prces de negci cn un expediente. Cuand se inicia la ejecución de un prces de negci, se crea un expediente. Este expediente circula dentr del fluj de negci variand su estad y va almacenand tda la infrmación prducida en cada tarea (Usuari asignada a la tarea, fecha de asignación, fichers adjuntads...). 5 Estad del arte Cm indique anterirmente, para el mdelad gráfic del Wrkflw existe un estándar de ntación la ntación para el mdelad de prcess de negci. En cambi para la descripción autmatizada de prcess n existen estándares ampliamente aceptads, aunque se trabaja en ell. Existen más de 10 grups que desarrllan estándares de Wrkflw para la industria. Pr ejempl, Wfmc Cnsrci para la gestión de wrkflw-. Cm lenguajes de mdelad más usads encntrams: BPEL Bussiness Prcess Executin Language XPDL XML Prcess Definitin Language Ambs lenguajes XML. Existen multitud de herramientas pen-surce y cmerciales para implementas sistemas de gestión de Wrkflw. A nivel empresarial, ls sistemas de wrflw se ejecutan sbre tres tips de platafrmas J2EE,.NET (Micrsft Wrkflw) y la platafrma de IBM Ntes (el anterir Ltus Ntes). Página 8 de 8