ENCUESTA PARA LA REALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO A LA NORMA TÉCNICA DE EMPRESA INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Transcripción

1 frente a la Norma Técnica de Empresa. en alto grado plenamente Requisitos de Gestión Personería Jurídica Licencia de funcionamiento vigente Existe habilitación de salud Existe Licencia de educación (Si aplica) Existe concepto sanitario vigente y favorable Política de Servicio La política de servicio se encuentra documentada Se asegura dentro de la política de servicio el compromiso de la organización con el usuario de acuerdo al servicio público del bienestar familiar que presta Se encuentra comunicada y entendida dentro de la organización Se revisa para su adecuacio n continua Responsabilidad y autoridad Se tienen establecidas las responsabilidades y autoridades para prestar el servicio público de Bienestar Familiar (Planeación, seguimiento y mejora) Están comunicadas las responsabilidades dentro de la organización Planeación de la Prestación del Servicio Se encuentran identificadas las necesidades y expectativas de los interesados Existen especificaciones del servicio público de bienestar familiar que se va a prestar Se han identificado los procesos necesarios para satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios Se han establecido los recursos necesarios para satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios Están definidos los riesgos potenciales que pueda afectar los procesos y recursos para la prestación del servicio Se tienen definidas las actividades de seguimiento y medición de los procesos Existen registros de la planificación para la prestación del servicio Recursos Financieros Están identificados los costos para la prestación del servicio Se ha establecido el punto de equilibrio Existe un presupuesto Gestiona los recursos necesarios (Financieros, humanos de información e infraestructura) Se tiene planificada la revisión de las actividades establecidas con el fin de determinar la eficiencia del uso de los recursos Recursos Humanos Se determinan las necesidades de personal que se requiere para prestar el servicio público de bienestar familiar (Número, disponibilidad, tipo de relación de trabajo, funciones, responsabilidades, autoridad y objetivos a lograr) 1

2 frente a la Norma Técnica de Empresa. en alto grado plenamente Se tienen definidos las necesidades de competencia en cuanto a la educacio n, formacio n, habilidades y experiencia del personal que realice actividades de prestación del servicio de bienestar familiar. Existe un procedimiento de selección y contratación el personal acorde con la legislación vigente. Se tiene definido un plan de inducción y formación para el personal que presta el servicio de bienestar familiar. Se evalu a el desempeño del personalque presta el servicio de bienestar familiar. Recursos Físicos Se ha identificado la necesidad de infraestructura para prestar el servicio publico de bienestar familiar. (equipos, maquinaria, inmuebles, insumos, elementos de oficina, instrumentos, herramientas, dotación) Existe un plan de mantenimiento preventivo para los recursos físicos Norma sismo resistente vigente (NSR) de acuerdo al uso Decreto Accesibilidad en espacios públicos RETIE ( Reglamento técnico de instalaciones eléctricas) Se asegura el cumplimiento de especificaciones establecidas para el servicio publico de bienestar familiar a prestar Existe y se encuentra demarcada la salida de emergencia Existe y se encuentra demarcada la ruta de evacuación Esta el plan de emergencia documentado por cada unidad de servicio Están definidos los espacios para la separación y almacenamiento temporal de residuos. Documentación La política de servicio y los objetivos de la prestación de servicio están documentados Se encuentran documentados los procedimientos requeridos para la prestación del servicio Se encuentran documentados los registros requeridos para la prestación del servicio Están controlados aquellos documentos requeridos para prestar el servicio del bienestar familiar. Existe un procedimiento documentado que incluya la aprobacio n de los documentos, actualizacio n y reaprobacio n. Existe un procedimiento documentado que incluya la identificacio n de los cambios y la revisio n vigente disponibilidad en los puntos de uso de las versiones pertinentes de la documentacio n aplicable Existe un procedimiento documentado que incluya los mecanismos para asegurar la legibilidad y la fa cil identificacio n de los documentos Existe un procedimiento documentado que incluya mecanismos para asegurar la identificacio n de los documentos externos y el control de su distribucio n. Existe un procedimiento documentado que incluya la prevencio n contra el uso no adecuado de los documentos obsoletos y la identificacio n aquellos que se conservan. Control de los registros Estan controlados los registros que proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos 2

3 frente a la Norma Técnica de Empresa. en alto grado plenamente Estan controlados los registros que proporcionan evidencia de la eficaz prestación del servicio Existe un procedimiento documentado para la recopilación, identificacio n, consolidación, procesamiento y almacenamiento de los registros Esta establecido el responsable en el almacenamiento de la información asi como el tiempo de retención de la información, el personal con acceso, el método para recuperar, la forma de protección y disposición final de la información. Esta identificado el personal que debe conocer la información y el medio como se comunica Existe un espacio/dispositivo con condiciones que garanticen la seguridad y estado optimo de la documentación Propiedad del Usuario Están definidos mecanismos de seguridad para la información confidencial del usuario que eviten el acceso no autorizado o la divulgación de esta información Compras Se identifican los requisitos de los productos / servicios a comprar / contratar Están establecidos los criterios para la evaluación, selección, y reevaluación de proveedores La organización evalúa y selecciona sus proveedores en función del cumplimiento de los criterios establecidos Se tienen establecidas actividades de inspección o aquellas necesarias para asegurar el cumplimiento de las especificaciones del producto o servicio adquirido Están definidas las acciones a tomar cuando el producto o el servicio no cumplen con las especificaciones Se mantienen registros de las actividades anteriores Gestión Ambiental Existe un plan de manejo ambiental Se identifican y evalúan el cumplimiento de los requisitos legales ambientales que le aplican a la organización Operación - Prestación del servicio publico de bienestar familiar Se tiene implementado la planificación del servicio publico de bienestar familiar a prestar La organización presta el servicio publico de bienestar familiar que le corresponde UNIDADES DE SERVICIO Están definidas las responsabilidades de la unidad de servicio respecto a la prestación del servicio Se proporcionan las especificaciones del servicio publico de bienestar familiar a las unidades de servicio Existe un conducto regular de comunicación entre la organización y la unidad de servicio Continuidad de la prestación del servicio Existe un valoración de los riesgos potenciales que pueda afectar los procesos y recursos para la prestación del servicio Se desarrollan planes para asegurar la continuidad en la prestación del servicio publico de bienestar familiar y la gestión de un incidente 3

4 frente a la Norma Técnica de Empresa. en alto grado plenamente La organización tiene definida la responsabilidad, autoridad y competencia necesaria del personal que da respuesta para atender el incidente y restablecer la prestación del servicio después de una interrupción. Asegura la organización la competencia del personal que atiene incidentes Esta definido, documentado y difundido un plan de gestión el cual contiene: propósito, actividades a realizar, responsables del desarrollo de actividades, recursos, tiempos para el desarrollo de actividades, datos de contacto, indicadores para la atención del incidente. Esta definido, documentado y difundido un plan de continuidad el cual contiene: propósito, actividades a realizar, responsables del desarrollo de actividades, recursos, tiempos para el desarrollo de actividades, datos de contacto, indicadores para mantener y reestablecer actividades en caso de una interrupción del servicio. El plan de gestión y el plan de continuidad de la prestación del servicio publico de bienestar familiar esta disponible, comprensible y se revisa y actualiza una vez al año Se garantiza que colaboradores y usuarios conocen procedimientos para identificar e informar sobre los posibles riesgos Existen recursos para apoyar los planes, procesos y procedimientos para manejar un incidente Se garantiza una revisión posterior al incidente Se mantiene registros de las actividades anteriores que evidencien las condiciones de la prestación del servicio publico de bienestar familiar durante y después del incidente Seguimiento y medición Existen mecanismos de atención de peticiones, quejas y reclamos Existen mecanismos de evaluación del cumplimiento de estándares de resultados Se hace seguimiento de la percepción del cliente respecto al cumplimiento del servicio de bienestar prestado. Se llevan a cabo a intervalos planificados las auditorías internas incluyendo las unidades de servicio para determinar si la organización esta prestando el servicio de bienestar según lo planeado La organización recopila y analiza la información relacionada con la prestación del servicio para determinar si el servicio de bienestar prestado es coherente con lo planeado(resultados de seguimiento a la satisfacción del usuario, resultados de auditorias, evaluación de personal, evaluación de proveedores, no conformidades, indicadores de gestión, otros.) La organización revisa periódicamente el desempeño de la organización y sus unidades de servicio respecto a la prestación del servicio de bienestar familiar Existen registros de las revisiones hechas por parte de la organización Mejoramiento Se identifican las no conformidades actuales y potenciales a la hora de prestar el servicio público de bienestar familiar. Se evalúan las causas de las no conformidades actuales y potenciales. Se toman las acciones preventivas para eliminar las causas de las no conformidades actuales y potenciales Se toman las acciones correctivas para eliminar las causas de las no conformidades actuales y potenciales 4

5 frente a la Norma Técnica de Empresa. en alto grado plenamente Se evalúa el resultado de las acciones tomadas para eliminar las causas de las no conformidades actuales y potenciales Se comunican las acciones tomadas OBSERVACIONES 5