- PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE PROVEEDORES, COMPRAS Y RECEPCIÓN DE PRODUCTOS. RecarSur, S.A. COPIA CONTROLADA Nº 00. Revisión:

Transcripción

1 RecarSur, S.A. Hoja 1 de COMPRAS Y RECEPCIÓN DE PRODUCTOS COPIA CONTROLADA Nº 00

2 Hoja 2 de 8 REGISTRO DE APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DESARROLLADO POR: Íñigo Ruiz García REVISADO POR JEFATURA DE CALIDAD: José Escamilla FECHA: FIRMA: FECHA: FIRMA: 10/02/2004 APROBADO POR LA DIRECCIÓN: Natalia Alcón Jiménez RECIBIDO POR: FECHA: FIRMA: FECHA: FIRMA: REGISTRO DE MODIFICACIONES Revisión Fecha Modificación

3 Hoja 3 de 8 ÍNDICE GENERAL I. PORTADA 1 II. REGISTRO DE APROBACIÓN, DISTRIBUCIÓN Y EDICIONES 2 III. ÍNDICE GENERAL 3 1. OBJETO 4 2. DEPARTAMENTOS AFECTADOS 4 3. REFERENCIAS 4 4. FORMATOS 4 5. REGISTROS 4 6. DESARROLLO Evaluación de Proveedores Proceso de Compras Recepción de Productos Control de los Bienes del Cliente Almacenamiento 8 7. DIAGRAMA DEL PROCESO 8

4 Hoja 4 de 8 1. OBJETO Este Procedimiento describe los requisitos que deben cumplir los proveedores de productos y/o servicios de RecarSur así como las operaciones a seguir para la compra y recepción de productos y/o servicios. 2. DEPARTAMENTOS AFECTADOS En el proceso de compras intervienen todos los Departamentos de la empresa. 3. REFERENCIAS Norma UNE-EN ISO 9000:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Norma UNE-EN ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. Manual de la Calidad de RecarSur, S.A.. Documento Lista de Proveedores Evaluados. 4. FORMATOS Formato Lista de Proveedores Evaluados. Formato Orden de Compra. Formato Pedido de Compra. Formato Petición de Oferta. 5. REGISTROS Lista de Proveedores Evaluados. Responsabilidad del Director de Calidad. Órdenes de Compra. Responsabilidad de Administración. Pedidos de Compra. Responsabilidad de Administración. Peticiones de Oferta. Responsabilidad de Administración.

5 Hoja 5 de 8 6. DESARROLLO 6.1 Evaluación de Proveedores RecarSur realiza las compras a proveedores que están homologados. Los criterios para su homologación son: a) Proveedores con Certificado de Producto o con Certificado de Sistema de Gestión de Calidad: Todos estos proveedores quedarán automáticamente dados de alta en la Lista de Proveedores Evaluados. b) Proveedores sin los criterios establecidos en el apartado anterior: En el caso de ser proveedores históricos se les evaluará en función de los últimos pedidos servidos. Considerando los siguientes parámetros: - Información técnica adecuada. - Rapidez en los plazos. - Nº de rechazos de recepción. - Quejas de Clientes. En el caso de ser un nuevo proveedor se les realizará una visita a sus instalaciones y/o se le demandará la cumplimentación de un cuestionario a definir por la empresa según el producto a comprar o el volumen del pedido. c) En casos especiales, ya por que el producto sea de poca entidad comercial o por ser proveedor único del producto, se podrá prescindir de lo descrito en los apartados a) y b). A los proveedores descritos en el apartado a) se les controlará que el certificado del que disponen está actualizado y que pertenece al producto que suministra.

6 Hoja 6 de 8 A los proveedores descritos en el apartado b) periódicamente se les efectuará una evaluación basándose en los pedidos servidos. Esta evaluación será coordinada por el Director de Calidad, quien definirá los parámetros o criterios para la reevaluación de cada uno de los proveedores. Si a través de las distintas reevaluaciones se detectaran graves incidencias, podría suponer la pérdida de dicha homologación. Todo lo relacionado con la Homologación de Proveedores será responsabilidad del Director de Calidad, incluyendo el registro. 6.2 Proceso de compras RecarSur controla el proceso de las actividades relacionadas con la comunicación a los proveedores de los requisitos de los productos a adquirir, a través tanto de pedidos formales de compra, como por otros medios más informales, como faxes, , e incluso verbales y telefónicos. En todo caso aún en pedidos verbales o telefónicos, la empresa utilizará el Formato de Pedido como documento de los requisitos requeridos. Cuando se detecta la necesidad de comprar algún producto, el responsable de Departamento indica a Administración los requisitos de dicho producto en una Orden de Compra según el formato correspondiente. En esta orden se incluyen todos los datos aplicables para asegurar la correcta identificación del producto a comprar. Una vez cumplimentada la Orden de Compra, Administración redacta el documento de pedido para lo que, dependiendo del tipo de producto a comprar, puede realizar peticiones de ofertas según el Formato de Petición de Ofertas, las cuales serán revisadas por la Directora en el momento de la aprobación del pedido. El documento de petición de producto debe ser revisado y aprobado por la Directora, firmándolo como prueba de su aprobación. Una vez aprobada el Pedido, es enviado al proveedor.

7 Hoja 7 de 8 Administración, mantiene registro durante tres años de las órdenes de compras, peticiones de ofertas, pedidos y albaranes de entrada. 6.3 Recepción de Productos A la recepción del Producto, el personal de Producción que recibe la mercancía, comprueba que lo indicado en el albarán de entrega coincide con la mercancía físicamente recibida. Firma sobre el albarán como prueba de esta comprobación y da de alta la recepción. Por parte de Administración se comprueba que el albarán se corresponde con lo solicitado en la orden de compra. Al margen de la verificación descrita en este apartado, se procede a realizar las inspecciones oportunas de los productos recibidos, para asegurar que cumplen los requisitos especificados. Tras las inspecciones, se identifican los productos con tres tipos de etiquetas: Amarilla para identificar los productos pendientes de ser inspeccionados. Roja para los productos que deben ser rechazados. Verde para indicar que puede ser empleada por Producción Control de los bienes del Cliente Una vez identificado el Pedido al que corresponden, a los productos propiedad del Cliente (extintores) se les realizará una inspección para detectar posibles defectos, en el caso de que las hubiese, se le comunicará al mismo para su conocimiento a través del Director de Calidad, quedando registro en una Comunicación de No Conformidad y Acción Correctiva.

8 Hoja 8 de 8 Seguidamente se anexan a los extintores sus correspondientes órdenes de trabajo definidas por las operaciones que haya que realizarles según el pedido del Cliente. 6.4 Almacenamiento Cada producto se situará en el área de almacenamiento que tiene asignada dentro de la empresa. Aquellos que necesiten un almacenamiento especial debido a sus características se les asignará un lugar que cumpla con las condiciones indicadas por el proveedor. 7. DIAGRAMA DEL PROCESO NO DETECCIÓN DE LA NECESIDAD ORDEN DE COMPRA ELABORACIÓN DEL PEDIDO APROBACIÓN DEL PEDIDO SI RECEPCIÓN DEL PRODUCTO ADMNON DIR IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO RECIBIDO COMPROBACIÓN DE ORDEN DE COMPRA INSPECCIÓN DEL PRODUCTO RECIBIDO ALMACENAMIENTO DEL PRODUCTO ADMNON : Personal de RecarSur, S.A ADMON: Administración DIR: Directora