Establecer un procedimiento que defina los pasos a seguir para realizar la compra de bienes y servicios en la empresa Centro Motors S.A.
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- Fernando Hidalgo Calderón
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1 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer un procedimiento que defina los pasos a seguir para realizar la compra de bienes y servicios en la empresa Centro Motors S.A. 2. ALCANCE Este procedimiento explica todos los pasos a seguir para realizar la compra de bienes y servicios en la empresa Centro Motors S.A. 3. DEFINICIONES Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio. Ejemplo: Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto o prestador de un servicio o información. 4. CONTENIDO Evaluación y selección de proveedores Todos los proveedores nuevos de Centro Motors S.A. diligencian el formato Información de proveedores (FT -CP-01), en el cual se registran datos como la identificación de la empresa, información tributaria, clientes principales, referencias bancarias y demás considerados como necesarios. Cada proceso es el encargado de enviar este formato al proveedor por , correo, fax y se solicita, diligenciarlo correctamente y hacerlo llegar a vuelta junto con los documentos anexos requeridos. Cuando la información es recibida, el responsable de cada uno de los procesos revisa que el formato este completo y correctamente diligenciado, para luego ser enviado al Jefe Adm. Y Financiero encargado de verificar la veracidad de los documentos. Después de evaluado el proveedor, se clasifica en: APROBÓ: Cuando la documentación suministrada por el proveedor a ser evaluado esta completa y es veraz, el Jefe Adm. Y Financiero determina que esta en condiciones para que sea considerado como un proveedor de la empresa.
2 2 de 7 Nota: Si el proveedor suministra información incompleta el responsable de de cada proceso debe solicitar nuevamente completar su documentación para ser considerado como un proveedor de la empresa. NO APROBÓ: Cuando la Información de un proveedor no es correcta, esta incompleta o no es veraz, el Jefe Adm. Y Financiero no lo aprueba como un proveedor para la empresa. La aprobación de un proveedor se evidencia por medio de la firma Jefe Adm. Y Financiero en el formato Información de proveedores (FT-CP-01) en la casilla aprobado por. Cada jefe de proceso identifica los proveedores críticos, los cuales corresponden a los que se les realizan compras permanentemente según el servicio o producto que suministran y los incluyen en el Listado Maestro de Proveedores (FT-CP-02). Cada jefe de proceso controla el desempeño de los proveedores aprobados semestralmente haciendo una Reevaluación de proveedores (FT-CP-). Para ello se han establecido una escala de evaluación de 1 a 5, siendo 1 la más baja y 5 la más alta calificación. Los aspectos tenidos en cuenta para la reevaluación son: Precio y forma de pago: Se evalúan aspectos como precios competitivos, plazos concedidos para pagos y descuentos por pago anticipado o de contado. Cumplimiento: Se evalúan aspectos como la calidad del producto, cumplimiento de la fecha de entrega y entrega de cantidades solicitadas. Servicio: Se evalúan aspectos como atención a quejas, reclamos o devoluciones; respuesta a pedidos urgentes, respuesta a información técnica solicitada y garantías ofrecidas.
3 3 de 7 Después de ser evaluado se clasifica en tres niveles de acuerdo a: Si la suma de las calificaciones esta entre 35 y 50 puntos el proveedor presenta un desempeño excelente y es aprobado. Si la suma de las calificaciones esta entre 30 y 35 el proveedor es aprobado pero se hace seguimiento a su desempeño. Si la suma de las calificaciones esta entre 10 y 30 puntos el proveedor presenta un desempeño malo y es rechazado. Cada proceso envía el formato de Reevaluación de Proveedores (FT -CP-) al responsable de otras compras (Jefe Adm. y Financiero), quien informa los resultados de la reevaluación a los proveedores que considere conveniente, según los resultados obtenidos. El formato de Reevaluación de Proveedores (FT -CP-) es archivado en un Az con el resto de documentación del proveedor. Compra de bienes y servicios Cuando se presenta la necesidad de comprar un bien o un servicio en Centro Motors S.A. el departamento que solicita diligencia el formato Orden de compra (FT-CP-04), este contiene la fecha de solicitud, fecha de entrega requerida, el nombre y apellidos del solicitante, el departamento al que pertenece, razón o justificación de la compra, los datos del proveedor seleccionado ( nombre, NIT o cedula, dirección y teléfono), forma de pago si es de contado o crédito, plazo para pagar 30, 60 o 90 días, una descripción clara del bien o bienes a comprar, precios, cantidad requerida, firma del jefe de departamento, de quien aprueba y firma de visto bueno de la auditoria. Nota: Cuando se requiere comprar un producto o un servicio nuevo que nunca se había comprado se solicitan como mínimo dos cotizaciones. Todas las órdenes de compra las aprueba el Gerente General; en caso de no estar este para su aprobación esta la realizara el jefe Adm y financiero, según las políticas de otras compras establecidas por la empresa.
4 4 de 7 En casos de emergencia y cuando el bien o servicio que se debe adquirir lo tiene disponible exclusivamente un proveedor no aprobado, la compra a dicho proveedor se realiza con la aprobación del Gerente General. La recepción de los bienes comprados la realiza el solicitante de la compra quien verifica que lo enviado por el proveedor coincida con lo facturado y con lo solicitado en la Orden de compra (FT-CP-04) en cantidad, precio y descripción. Si lo enviado es satisfactorio el solicitante de la compra firma la orden de compra con un una nota de recibido a satisfacción y la entrega a caja para su pago, previa revisión de la auditoria de otras compras quien lo ratifica con su firma o visto bueno en dicho formato; Los faltantes o inconsistencias que se presenten durante la verificación se registran en la orden de compra y el solicitante hace seguimiento hasta que supere el inconveniente. Cuando este ha sido solucionado lo registra en la orden de compra y finalmente la entrega a caja para la realización del pago. NOTA: Las compras por caja menor no son consideradas como criticas (no necesitan la utilización del formato Orden de Compra) debido al monto de dinero y eventualidad. Solo se diligenciara el formato de Orden de compra para los bienes y servicios solicitados por el proceso de mantenimiento de Infraestructura. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Caracterización Proceso de Compras (CR-CP-01). 6. REGISTROS RELACIONADOS Información de proveedores (FT-CP-01). Listado maestro de proveedores aprobados (FT-CP-02). Reevaluación de proveedores (FT-CP-). Orden de compra (FT-CP-04).
5 5 de 7 7. ANEXOS Evaluación y selección de proveedores INICIO Enviar formato información de proveedores y solicitar diligenciamiento. Revisar y verificar información suministrada. Enviar información al Jefe Adm. Y Financiero Seleccionar y aprobar proveedores. Rechazar proveedor. Incluir proveedores en Listado de proveedores. Reevaluar proveedores Aprobo? Rechazar proveedor y excluir del listado. Mantener proveedores en Listado de proveedores. FIN
6 6 de 7 Compra de bienes y servicios INICIO Diligenciar Orden de Compra. Revisar Orden de Compra. Aprobar Orden de Compra. Recibir y verificar bienes comprados. FIN Políticas de compra Los contratos y acuerdos de compra superiores a $ de cualquier naturaleza que comprometan a Centro Motors S.A. son autorizados por la Junta de Socios. Los contratos y acuerdos de compra entre $ y $ de cualquier naturaleza que comprometan a Centro Motors S.A. son autorizados por el Gerente General, previa evaluación de la Junta de Socios. Los contratos y acuerdos de compra inferiores a $ de cualquier naturaleza que comprometan a Centro Motors S.A. son autorizados por el Jefe Adm. y Financiero, previa evaluación del Gerente General.
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