PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN INTEGRADO COMPRAS Y CONTROL DE PROVEEDORES

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1 Rev.06 Pág. 1 de 6 INDICE 1 HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS 2 2 OBJETIVO 3 3 ALCANCE 3 4 REFERENCIAS 3 5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4 6 REGISTROS 6 7 ANEXO 6 Elaborado por: Aprobado por: Firma Nombre / Cargo Carlos Valdebenito N. Encargado de Gestión Carlos Concha B. Gerente General Fecha

2 Rev.06 Pág. 2 de 6 1 Hoja de Control de Cambios Rev. Párrafo Modificación realizada : Documento inicial : Se incorpora concepto Empresas de Buses de Hualpén, todas las páginas, Mejora : Mejora y Cambio Norma 9001: : Mejora en los criterios de selección, evaluación y calificación de proveedores Se incorpora la reevaluación de proveedores : Se incorporan consideraciones de Aspectos Ambientales e identificación y evaluación de Peligros y Riesgos en la etapa de selección y evaluación de proveedores : Se ingresa el concepto de proveedor, producto, servicio crítico.

3 Rev.06 Pág. 3 de 6 2 Objetivo Establecer la metodología, en Empresas de Buses Hualpén, para las compras de productos o servicios, selección, evaluación y calificación de proveedores. 3 Alcance Este procedimiento aplica a las compras de productos o servicios que se realicen en Empresas de Buses Hualpén. 4 Referencias Este procedimiento cumple con: Sección 7, punto 7.4 Compras del Manual Integrado Calidad, Medioambiente, Seguridad y Salud Ocupacional. Cláusula 7.4. Compras de la Norma NCh - ISO 9001:2008. Cláusula Control Operacional de la Norma NCh - ISO 14001:2004. Cláusula Control Operacional de la Norma OHSAS 18001: Terminología 1. Producto: Se define como todo elemento, repuestos, materiales, u otros necesarios para la operación de la empresa. 2. Evaluación: Examen de la capacidad de un proveedor para satisfacer requisitos especificados. 3. Calificación: Proceso por de demostrar si un proveedor es capaz de cumplir son los requisitos especificados. 4. Selección: Etapa previa al inicio del proceso de compra mediante se logra la validación o aprobación de algunos proveedores. 5. Proveedor: Organización o persona que suministra un producto o servicio a la empresa. 6. Productos Críticos: Son aquellos productos que interviene directamente en la calidad del proceso 7. Servicio Críticos: Son aquellos servicios que intervienen directamente en la calidad del proceso 8. Proveedor Crítico: Organización o persona que proporciona un producto o servicio críticos 9. Proveedor Habitual: Organización o persona que proporciona un producto o servicio y destaca por precios especiales, formas de pago, buena calidad del producto, cumplimiento en las fechas de entrega y posee movimiento comercial durante los últimos 12 meses

4 Rev.06 Pág. 4 de Proveedor Ocasional: Organización o persona que proporciona un producto servicio específico u ocasional o se presenta como alternativa por un alza de precios de los proveedores habituales. 11. Orden de Compra: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso entre la empresa y el proveedor, tiene como objetivo respaldar los actos de compra o contratación, respecto de la solicitud final de productos o servicios. 12. Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimientos periódica. 13. E.P.P.: Elementos de Protección Personal. 5 Descripción del Procedimiento 5.1 Compras de Productos o Servicios La necesidad de compra de productos (repuestos, materiales, insumos), ocurre por 2 conceptos: Por reposición de stock de productos de Bodega Por necesidad puntual de compra de las áreas. Cuando la necesidad de compra ocurre por reposición de stock, el encargado de bodega solicita la compra de repuestos vía , al encargado de adquisiciones quien posteriormente da inicio al proceso de compra. En este mail se indica, descripción del producto, código y cantidad que se solicita. Cuando la necesidad de compra es puntual de un área de la empresa, se solicita la compra en forma verbal, escrita o mail, luego la unidad de compra genera la Orden de Compra, solicita la firma al área respectiva y posteriormente es enviada al proveedor. La inversión en servicios, productos y otros de gran envergadura son analizados por la Gerencia General y quien se designe para ello, desde un punto de vista estratégico, por lo cual la compra de ellos tiene un comportamiento que es particular para cada caso. Para la compra de combustibles, no es necesario generar orden de compra, se utiliza el sistema de carga mediante tarjeta o guía de despacho, lo cual fue previamente autorizado. La carga de combustible se realiza en distribuidores autorizados por Empresas de Buses Hualpen El proceso de compra se detalla en instructivo PGI-BH IT 01 Proceso de Compra

5 Rev.06 Pág. 5 de Selección de proveedores Para la selección de proveedores se utilizará uno o más de los siguientes criterios: 1. Formas y/o Plazos de Pago 2. Relación Comercial Histórica 3. Tiempo de Entrega de Pedidos 4. Servicio de Post Venta 5. Estándares de SySO Medio Ambiente De acuerdo a los criterios definidos, para la selección del proveedor se utilizará el formulario PGI-BH F-03 Selección Proveedor, en el cual se establece una evaluación inicial incorporando criterios relacionados con la calidad, la seguridad y el medioambiente. Para un proveedor con igual servicio será elegido el de mayor puntaje, en los casos en que los puntajes sean iguales se dará prioridad de acuerdo al ítem de mayor importancia considerado por el evaluador, quedando reflejado en el capo de observaciones del formulario. Aquellos proveedores seleccionados serán incorporados en el formulario PGI-BH F- 01 Lista General de Proveedores. 5.3 Evaluación y Calificación de Proveedores La Evaluación y Calificación de proveedores se realiza una vez al año. Se evaluarán y calificarán aquellos proveedores incorporados en el formulario PGI-BH F- 02 Evaluación y Calificación de Proveedores. Una vez obtenido el puntaje final se evalúa la categoría del proveedor (CR-PE-RP o DP), las categorías de calificación se describen como sigue: Cumple requisito (CR): Son proveedores que se encuentran evaluados en la escala del [mayor o igual que 29] Proveedor Estable (PE): Son proveedores que se encuentran evaluados en la escala del [mayor o igual que 21 - menor o igual que 28] Re-Evaluar Proveedor (RP): Son proveedores que se encuentran evaluados en la escala del [mayor o igual que 11 - menor o igual que 20] Descartar al Proveedor (DP): Son proveedores que se encuentran evaluados en la escala del [mayor o igual que 0 - menor o igual que 10], descartables de la lista general de proveedores, excepto si son proveedores únicos los que son analizados caso a caso por el gerente general. Una vez aplicada la evaluación y calificación de proveedores, el Sub-gerente de Administración y Finanzas, emite un informe indicando los proveedores que están en la

6 Rev.06 Pág. 6 de 6 escala [mayor o igual que 11 - menor o igual que 20] y aquellos que se encuentren bajo este intervalo. La acción a seguir para los proveedores que están en esta escala son las siguientes: a. Comprometer al proveedor para que corrija sus debilidades y reevaluar su desempeño aplicando formulario PGI-BH F- 02 Evaluación y Calificación de Proveedores en un periodo de 6 meses. b. Descartar al proveedor de la Lista General de Proveedores. 6 Registros PGI-BH F- 01 Lista General de Proveedores PGI-BH F- 02 Evaluación y Calificación de Proveedores PGI-BH F- 03 Selección Proveedor 7 Anexo No se consideran