CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. IMPLEMENTACIÓN MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI DEFINICIÓN DE PRODUCTOS

Transcripción

1 1. CONTROL ESTRATEGICO 1.1 AMBIENTE DE CONTROL ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS Documento con los principios y valores de la entidad construido participativamente. Se refleja en el Plan Estratégico "Al rescate de la moral y la ética pública". Se construyó partcipativamente de conformidad con lo establecido en el procedimiento para la formaulación del plan estratégico. Acto administrativo que adopta el Resolución reglamentaria No. 010 de Julio 3 de "Por la cual se documento con los prinicpios y valores de la adopta el protocolo ético de la Contraloría de Bogotá D.C.". entidad. Socialización de los principios y valores de la organización a todos los servidores. Los principios y valores han sido socializados en diferentes espacios como reuniones a nivel general y en cada dependencia. Asi mismo, se han socializado a traves de medios como Noticontrol y Outlook.

2 Manual de funciones y competencias En la entidad se cuenta con el Manual específico de funciones, requisitos y competencias, adoptado mediante Resolución Reglamentaria. Plan Institucional de formación y capacitación La entidad cuenta con el procedimiento para la planificación y ejecución de la capacitación. Anualmente, se elabora el respectivo Plan de capacitación. 1. CONTROL ESTRATEGICO 1.1 AMBIENTE DE CONTROL DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Programa de inducción realizado a los servidores vinculados a la entidad Programa de reinducción realizado en respuesta a cambios organizacionales técnicos o normativos. Programa de Bienestar De conformidad con lo establecido en el procedimiento para la vinculación de funcionarios a la Contraloría de Bogotá D.C. se efectua inducción en el puesto de trabajo e Inducción Institucional de conformidad con los temas contenidos definidos en el Manual de inducción de la entidad. En la medida que existen cambios normativos que afectan procedimientos del SGC, se modifican los procedimientos, los cuales son divulgados y socializados al interrior de cada dependencia. La entidad cuenta con el procedimiento para la elaboración, ejecución y evaluaicón del programa anual de Bienestar Social. Se cuenta con el Plan o programa de Bienestar. Plan de Incentivos Para la vigencia 2008, se incorpora en el Programa de Bienestar Social e incentivos. Selección meritocrática de cargos directivos (en las entidades en las que aplique) No aplica Sistema de evaluación del desempeño acorde con la normatividad que rige para la entidad. La entidad cuenta con el procedimiento para la evaluación del desempeño de los funcionarios en la Contraloría de Bogotá. Se adoptó el formato del sistema tipo para la evaluación del desempeño laboral, cuya implementación se iniciará a partir del 1 de febrero de 2009.

3 1. CONTROL ESTRATEGICO 1.1 AMBIENTE DE CONTROL ESTILO DE DIRECCIÓN Acuerdos de gestión suscritos y evaluados en las entidades a las que les aplica el título VIII de la Ley 909 de Evidencias que soporte el compromiso de la alta Dirección con la aplicación de las herramientas y politicas que facilietn la implementación del MECI y el SGC donde se aplique. El compromiso de la Alta Dirección se evidencia en el acta de compromiso que fue firmada en el mes de Agostos de 2008.

4 La planeación de la entidad contempla: Documento diagnostico estrategico. El diagnóstico (DOFA) fue elaborado para la formulación del plan estratégico "Al rescate de la moral y la ética pública". La misión y visión institucionales adoptadas y divulgados Objetivos institucionales Estos aspectos se incluyen en el plan estratégico, documento que fue presentado por parte del señor Contralor a toda la institución, y ha sido divulgado en medios como Noticontrol y Outlook. 1. CONTROL ESTRATEGICO 1.2 DIRECCIONAMIE NTO ESTRATÉGICO PLANES Y PROGRAMAS MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS Acciones, cronogramas, responsabilidades y metas. Definición de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes y programas. El seguimiento y evaluación se encuentra determinado en el procedimiento para la formulación del plan de actividades y sistema de Proceso de seguimiento y evaluación que medición de la gestión de la C.B.; el cual se refleja en el informe de incluya la evaluación de la satisfacción del gestión para cada proceso; la periodicidad es trimetral e incluye entre cliente y partes interesadas. otros aspectos la evaluación de la satisfacción del cliente que le corresponde al proceso de enlace con clientes. Modelo de operación por procesos de la entidad que contemple procesos caracterizados (identificación de las Las caracterizaciones de los procesos se modificaron y adoptaron interrelaciones, proveedores, insumos, mediante resolución reglamentaria 016 de septiembre 30 de actividades, clientes, productos, indicadores, normas, entre otros). Mapa de procesos. Estos aspectos se encuentran determinado en el Plan de actividades y sistema de medición de la gestión para la Contraloría de Bogotá D.C. El Mapa de procesos de la entidad se refleja en el Manual de calidad, modificado y doptado mediante resolución reglamentaria No. 014 de septiembre 24 de ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos. La estructura organizacional de la entidad se establece en el Acuerdo 24 de 2001 y su modificación reflejada en el acuerdo 205 de 2006.

5 CONTEXTO ESTRATÉGICO IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO Definición de metodología e instrumentos para adelantar el proceso de administración del riesgo adoptados por la alta dirección. Identificación de los factores internos y externos de riesgo. Riesgos identificados por proceso que pueden afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad. La metododología para adelantar el proceso de adminsitración del riesgo en la entidad se incorporó en el procedimiento para la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora continua. 1. CONTROL ESTRATEGICO 1.3 ADMINISTRACIÓ N DEL RIESGO ANÁLISIS DEL RIESGO VALORACIÓN DEL RIESGO Análisis de la probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Análisis del impacto de las consecuencias de los riesgos. Evaluación del riesgo frente a los procesos. Identificación de controles existentes para prevenir la probabilidad o mitigar el impacto de los riesgos analizados. Evaluación de controles existentes para valorar los riesgos analizados. Determinación de la valoración del riesgo frente a os procesos. Definición de acciones de control necesarias. Mapa de riesgos por procesos. Al desarrollarse en cada proceso lo establecido en el procedimiento para la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, específicamente lo contemplado en los anexos 4 y 5 se está dando cumplimiento a todos y cada uno de estos elementos. Mapa de riesgos Institucional. El Mapa de riesgos institucional corresponde al consolidado del anexo POLÍTICAS DE Definición por parte de la alta dirección de 2 acciones preventivas - plan de manejo de riesgos, en el cual se ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO las políticas para el manejo de riesgos. incorporan aspectos como: riesgos, acciones, responsables, Divulgación del mapa de riesgos indicadores, entre otros. institucional y sus políticas.

6 SUBSIST 2. CONTROL DE GESTIÓN 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL POLÍTICAS DE OPERACIÓN PROCEDIMIENTOS CONTROLES INDICADORES Políticas de operación adoptadas por proceso. Divulgación de las políticas de operación. Procedimientos a través de los cuales se desarrollan los procesos. Divulgación de los procedimientos. Controles correctivos y preventivos definidos para cada proceso o actividad. Se incorporaron en el Manual de Calidad. Resolución Reglamentaria 014 de septiembre de La divulgación del manual de calidad se efectua a través de la intranet, así mismos se están divulgando en noticontrol. Cada uno de los procesos cuenta con sus respectivos procedimientos los cuales se ubican en el listado maestro de documentos. Los procedimientos son divulgados por los directivos, jefes de oficina a todos los funcionarios de las dependencias. Los procesos misionales (Micro, Macro y Responsabilidad Fiscal) cuentan con su plan de calidad en el cual se incluyen las actividades, las varaibles a controlar, la frecuencia de control, las acicones, entre otros aspectos. Los indicadores de cada proceso se definen y registran en el plan de Indicadores definidos por proceso para actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloria de medir la eficiencia, eficacia y efectividad del Bogotá. El avance se realiza de manera trtimestral, el cual se refleja en avance y cumplimiento en la ejecución de el informe de gestión de cada proceso. los planes y programas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Los diferentes documentos que conforman el manual de Manual de operaciones adoptado y divulgadoprocedimientos son adoptados mediante resolución reglamentaria o aprobados en los diferentes comites institucionales.

7 Mecanismos para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía. La entidad cuenta con un procedimiento en el cual se establecen aspectos como: recepción, direccionamiento, y trámite a los diferentes peticiones, quejas, reclamos entre otros presentados por la ciudadania. Así mismo, se cuenta con un aplicativo el cual permite radicar, controlar y consultar el estado del trámite de los derechos de petición recibidos en la entidad de manera personal o a través de la página web. 2. CONTROL DE GESTIÓN 2.2 INFORMACIÓN INFORMACIÓN PRIMARIA Identificación de las fuentes de información primaria. Una de las fuentes externas de información primaria para la entidad corresponde a la cuenta reportada por los sujetos de control, la cual se encuentra debidamente reglamentada en su forma y contenido. Así mismo, existe otro tipo de información suministrada por otras entidades y organismos, la cual es utilizada como insumo para el desarrollo de los productos generados por los procesos misionales. En las localidades se han creado comités de control social, Mecanismos de consulta con distintos considerados espacios en los cuales los ciudadanos interesados en una grupos de interés para obtener información problemática social específica, precisan, con el apoyo técnico de la sobre necesidades y prioridades en la Contraloría de Bogotá, las características de una posible falla o prestación de servicios. irregularidad en la prestación de un bien o servicio a cargo de la Administración Distrital. Mecanismos para la obtención La entidad cuenta con el aplicativo SIVICOF (Sistema de Vigilancia y Control Fiscal) en el cual los sujetos de control de la entidad reportan de la cuenta, insumo fundamental para el desarrollo de los procesos información requerida para la gestión de la misionales. entidad. De otra parte, información que no es reportada a traves del aplicativo mencionado anteriormente, puede ser solicitada por parte de la Contraloria a las diferentes entidades que la producen.

8 2. CONTROL DE GESTIÓN 2.2 INFORMACIÓN INFORMACIÓN SECUNDARIA En relación con modificaciones a los documentos del SGC existe el formato de solicitud de modificación el cual puede ser presentada por Mecanismos para recibir sugerencias o cualquier funcionario de la entidad con su respectiva justificación. recomendaciones por parte de los Por su parte, existen las diferentes mesas de trababjo o reuniones en servidores. cada dependencia; en las cuales se recogen sugerencias o recomendaciones. Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad. Cada dependencia cuenta con su tabla de retención documental, debidamente aprobada; la cual establece las series, subseries, tiempo de retnción de la información, entre otros. Existen fuentes internas de información tales como: actos administrativos, manuales, informes, actas, formatos, entre otros las Fuentes internas de información (manuales, cuales en su mayoria son incorporadas en la intranet y algunas en la informes, actas, actos administrativos) página web de la entidad para su consulta. sistematizados y de fácil acceso.

9 Manejo organizado y sistematizado de la correspondencia. La entidad cuenta con el aplicativo SIGESPRO (Sistema de Gestión y Procesos y Documentos), compuesto por el módulo para administrar, gestionar y controlar la información y las actividades del proceso auditor y el módulo de gestión de correspondencia electrónica, que controla de forma eficiente y segura la consulta y trámite de la información interna y externa de la entidad con sus documentos asociados. 2. CONTROL DE GESTIÓN 2.2 INFORMACIÓN SISTS DE INFORMACIÓN Manejo organizado o sistematizado Los procesos gestión de talento humano y recursos físicos y financieros cuentan con sus respectivos procedimientos para el manejo de la información respectiva. de Se cuenta con aplicativos que apoyan el registro, administración, recursos físicos, humanos, financieros y control y consulta de la información de personal y nónima, tecnológicos. presupuesto, contabilidad, cajas menores, tesorería, recursos tecnológicos, almacén e inventarios. Actualmente, se encuentra en ejecución un proyecto para la implementación de un nuevo Sistema Integrado de Información Administrativo y Financiero. Medios tecnológicos o electrónicos disponibles (ley 962 de 2005) para la atención a las peticiones, quejas, reclamaciones o recursos. Sistema documental institucional. Se cuenta con el aplicativo para las peticiones, quejas y reclamos el cual permite consultar y controlar en tiempo real el estado del trámite de los derechos de petición recibidos en la entidad de forma personal o a través de la página web. La entidad cuenta con el instrumento archivístico esencial "Tablas de retención documental" que permiten la normalización de la documentación tanto en el archivo de gestion, central e histórico. La entidad como parte de sus recursos tecnológicos de apoyo a las áreas administrativas y financieras cuenta con aplicativos que permiten la administración y actualización permanente de la información originada de la gestión de los recursos humanos, físicos, financieros y Información sistematizada y actualizada tecnológicos, con destino al interior o a entes externos que lo referente a recursos físicos tecnológicos, requieran. humanos y financieros. Se encuentran implementados y en uso los siguientes aplicativos: SIGESPRO, SI CAPITAL y PERNO, además se encuentran mircrofilmadas las historias laborales del personal activo y retirado, asi como los documentos del archivo historico.

10 2. CONTROL DE GESTIÓN 2.3 COMUNICACIÓN PUBLICA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Política de comunicación institucional definida : proceso de comunicación entre la dirección de la entidad y los demás servidores y entre los responsables de procesos. Cada uno de los procesos del SGC dentro de su caracterización del proceso cuenta con la matriz de responsabilidad y comunicación; en la cual se establece claramente los aspectos y documentos que se comunican, a quién se comunican, el medio de comunicación y el respectivo registro de la comuncación. Asi mismo, la entidad cuenta con los comites institucionales en los cuales se analiza información y se toman las decisiones del caso, resultados que deben ser socializados con todos los funcionarios de la entidad. De otra parte, se determinaron las políticas de comunicación interna, las cuales fueron adoptadas mediante resolución reglamentaria No. 015 de 2008.

11 Política de comunicación institucional La entidad tiene establecidas sus políticas de comunicación tantio a definida Proceso de comunicación entre la nivel interno como externo, las cuales se incorporan en el manual de entidad y los ciudadanos, grupos de interes. políticas, adoptado mediante resolución reglamentaria 015 de CONTROL DE GESTIÓN 2.3 COMUNICACIÓN PUBLICA COMUNICACIÓN INFORMATIVA La entidad cuenta con el procedimiento para la formulación del plan de actividades y sistema de medición de la gestión; en el cual se establece la necesidad de evaluar la gestión por proceso y a nivel de la institución; evaluación que se refleja en los informes de gestión Informes de resultados de gestión de la entida proceso los cuales tienen una periodicidad trimestral y son analizados y revisados en Comité de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad. Por su parte, con los resultados correspondientes a cada vigencia se efectúa la revisión por la dirección. Información sobre programas, proyectos obras, contratos y adminisrración de los recursos. La información sobre proyectos se registra en las fichas EBI-D y en aplicativo SEGPLAN. Lo relacionados con contratos de suministro de bienes y servicios y los de obra se encuentran en la Relación Mensual de Contratos Suscritos que se publica en cartelera, en la intranet y en la página Web Institucional. Adicionalmente hacemos parte del portal Contratación Estatal, donde publicamos pre-pliegos, pliegos y contratos adjudicados en ejecución. Rendición anual de cuentas con La entidad tiene programado realizar rendición de cuentas al finalizar la II fase del PAD, en cada una de las localidades. la Así mismo, comunica a la ciudadanía y demás grupos de interes el intervención de los distintos grupos de resultados de los informes producto de la evaluación de la gstión en el interes, veedurias y ciudadanía. manejo de los recursoso públicos por parte de las entidaddes del distrito, para lo cual utiliza diferentes medios tales como: Prensa, radio, Televisión, Página WEB. La entidad a través de la página WEB, tiene publicado el trámite que Publicación de los trámites y formularios deben seguir los ciudadanos para presentar derechos de petición ante oficiales a través de medios tecnólogicos o la Contraloría. De igual forma se cuenta con el procedimiento y el electrónicos (Ley 962/05) respectivo aplicativo para la recepción y tramite de los derechos de petición.

12 2. CONTROL DE GESTIÓN 2.3 COMUNICACIÓN PUBLICA MEDIOS DE COMUNICACIÓN En las localidades del Distrito la entidad cuenta con los Comités locales de Control Social, en los cuales participa la Contraloría Medios de comunicación entre la entidad, conjuntamente con ciudadanos, veedurias y demás organizaciones cliente, grupos de interés y organismos de ciudadanas. control. Así mismo, se cuenta con espacios o actividades de participación con la ciudadanía, tales como: Audiencias públicas, foros, paneles, conversatorios, reuniones ciudadanas. Area de atención al usuario que facilite el En cada una de las localidades del Distrito se cuenta con un espacio acceso a la información sobre los servicios de atención a los ciudadanos. que ofrece la entidad. Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad. Dentro de los medios de acceso a la información la entidad cuenta con los siguientes: Página WEB, Carteleras, Periódico, publicaciones, intranet. Publicación a través de medios electrónicos En la página WEB de la entidad, se publica información específica de (página web), de leyes, decretos, actos la entidad, como: datos generales de la entidad, normas, informes administrativos, o documentos de interés generados en desarrollo de nuestras funciones, pronunciamientos, público. publicaciones, comunicados, noticias, entre otros.

13 3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3.1 AUTOEVALUACI ÓN Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación. AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL AUTOEVALUACIÓN GESTIÓN DE Herramienta de autoevaluación de control definida. Herramienta de autoevaluación de gestión definida. Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de autoevaluación. Una de las activiaddes realizadas por la Oficina de Control Interno frente a la sensibilización del autoconrol y autoevaluación, se viene realizando a través de noticontrol y en las diversas visitas que se efectuan en las dependencias. De otra parte, en las reuniones de mesa de trabajo efectuadas en las dependencias se realizan activiades de autoevaluación y autocontrol. Una vez determinados los putos de control en cada uno de los procedimientos, la entidad establece como herramienta para la autoevaluación de los controles, la verificación de la conveniencia de los mismos, actividad que se realiza y cuyos resultados se incorporan en el informe de gestión de cada proceso; lo anterior se incorpora en el procedimiento de plan de actividades y sistema de medición de gestión de la Contraloria. La herramienta de autoevaluación de gestión implementada en la entidad corresponde al informe de gestión de los procesos, los cuales se presentan de manera periódica. En el cual se incluye el resultado de las actividades e indicadores, seguimiento a otros planes institucionales, desarrollo de acciones correctivas, preventivas y de mejora; entre otros. Formulando de igual forma acciones a las desviaciones si se presentan. Una de las actividades realizadas por la Oficina de Control Interno frente a la sensibilización del autoconrol y autoevaluación, se viene realizando a través de noticontrol y en las diversas visitas que se efectuan en las dependencias. De otra parte, en las reuniones de mesa de trabajo efectuadas en las dependencias se realizan activiades de autoevaluación y autocontrol.

14 3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENT E EVALUACIÓN DEL SIST DE CONTROL Informe ejecutivo anual de control interno. INTERNO AUDITORÍA INTERNA Procedimiento de Auditoria Interna. Programa de auditorias. La oficina de control interno efectua la evaluación al sistema de control interno de la entidad y presenta el respectivo informe ejecutivo anual de control interno. La entidad cuenta con el procedimiento para desarrollar las auditorias internas, el cual hace parte del procedimiento para evaluaciones independientes, que hace parte del proceso de Evaluación y control. En desarrollo del procedimiento de evaluaciones independendientes se determinan los programas de auditoria a desarrollar o ejecutar. 3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento institucional Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento por procesos La entidad cuenta con el procedimiento para la implementacion de acciones correctivas, preventivas y de mejora; en el cual se incluye el anexo 1 Acciones correctivas - plan de mejoramiento. El mencionado anexo se diligencia por proceso y su consolidación conforma el plan de mejoramiento institucional, sobre el cual la oficina de control interno efectua la respectiva verificación. La entidad cuenta con el procedimiento para la implementacion de acciones correctivas, preventivas y de mejora; en el cual se incluye el anexo 1 Acciones correctivas - plan de mejoramiento. El mencionado anexo o plan de mejoramiento debe ser diligenciado por proceso y frente al cual se efectua el respectivo seguimiento trimestral PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento individual. Mediante Resolución Reglamentaia No. 013 de 2007 se adoptó transitoriamente el Sistema Tipo para la Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de Carrera Administrativa en la Contraloría de Bogotá, D.C., el cual será aplicado a partir de la vigencia De otra parte, la Dirección de Talento Humano ha efectuado consulta frente al tema al DASC.