Comité Asesor del Servicio de Extensión Agrícola: CASEA MANUAL DE INSTRUCCIONES UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ

Transcripción

1 UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ Servicio de Extensión Agrícola Comité Asesor del Servicio de Extensión Agrícola: CASEA MANUAL DE INSTRUCCIONES Febrero 2008

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3 Tabla de Contenido COMITÉ ASESOR DEL SERVICIO DE EXTENSIÓN AGRÍCOLA (CASEA)... 1 ITINERARIO SUGERIDO PARA LAS REUNIONES DE CADA UNIDAD PROGRAMATICA DEL COMITÉ ASESOR DEL SERVICIO DE EXTENSION AGRÍCOLA (CASEA)... 4 Instrucciones para la preparación del: FORMULARIO PE-2 DATOS PARA PREPARAR LA SITUACIÓN ACTUAL DE UN MUNICIPIO O COMUNIDAD... 7 FORMULARIO PE-2 DATOS PARA PREPARAR LA SITUACIÓN ACTUAL DE UN MUNICIPIO O COMUNIDAD... 8 Instrucciones: FORMULARIO PE-3 INFORME ANUAL DE LABOR REALIZADA EN CASEA FORMULARIO PE-3 INFORME ANUAL DE LABOR REALIZADA EN CASEA [i]

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5 Comité Asesor del Servicio de Extensión Agrícola Definición: El Comité Asesor del Servicio de Extensión Agrícola (CASEA), es el foro donde se discuten los asuntos de interés o relevancia que afectan el desarrollo integral de la unidad programática. El propósito principal es identificar las necesidades locales a través de la participación de ciudadanos que representen la diversidad de la clientela atendida por el Servicio de Extensión Agrícola (SEA), así como de representantes de agencias y otras instituciones que laboran para mejorar la calidad de vida de nuestra sociedad. Consideraciones Generales: 1. Cada unidad programática del SEA tendrá un comité asesor. 2. Fortalecerá el proceso de expresión a través del cual se identificarán problemas, necesidades y aspiraciones. 3. El Comité servirá como foro para discutir asuntos de interés para la unidad programática. 4. Facilitará el trabajo de la unidad programática para responder de manera más eficiente a la clientela. 5. Las recomendaciones que haga el Comité se tomarán en cuenta en la preparación del plan de trabajo de la unidad programática. 6. CASEA representa las cuatro áreas programáticas del SEA: Agricultura, Mercadeo y Recursos Naturales; Ciencias de la Familia y el Consumidor; Desarrollo de los Recursos de la Comunidad; Juventud y Clubes 4-H Organización del Comité El agente agrícola y la economista del hogar de la unidad programática coordinarán conjuntamente la reunión para la organización del Comité. Ambos se pondrán de acuerdo de la fecha, hora y el lugar en que se celebrará la reunión. Conjuntamente prepararán la agenda, tomando en cuenta los temas a discutir o información a brindar de acuerdo a las personas citadas para ser miembros del Comité. El día de la reunión el agente agrícola y la economista del hogar orientarán a los miembros CASEA sobre los propósitos de la reunión y la forma en que se utilizará la información recopilada en el proceso. [1]

6 El personal docente de la unidad programática orientará a los miembros del Comité sobre las cuatro áreas programáticas del SEA, la situación socioeconómica del municipio y otra información que sea relevante para establecer las prioridades del plan de trabajo de la unidad programática. El personal docente del SEA dirigirá el proceso de identificación de necesidades permitiendo la participación activa de todos los miembros del Comité. El Comité establecerá un plan de acción y dará seguimiento al mismo para el logro de metas comunes conducentes a mejorar la calidad de vida de las diferentes comunidades en la unidad programática. Composición del Comité El Comité estará compuesto por aquellos líderes que hayan demostrado interés y que conozcan o estén interesados en conocer el trabajo que se realiza en el programa educativo del SEA (las cuatro áreas programáticas deberán estar representadas). Pueden formar parte del Comité voluntarios directos e indirectos y representantes de agencias gubernamentales estatales o municipales. No habrá una directiva, no obstante en cada reunión se seleccionará una persona que servirá para dar dirección y mantener el orden de la discusión de los temas. Se recomienda que en cada reunión sea una persona diferente para propiciar la participación de todos los miembros. Reuniones del Comité El Comité se reunirá dos veces al año como mínimo. En agosto para establecer las prioridades a incorporar en el plan anual del próximo año fiscal. En abril para evaluar y dar seguimiento al trabajo realizado. En cada reunión el personal del SEA será responsable de que se produzca un documento que incluya un resumen de los asuntos de mayor importancia discutidos en la reunión. Este documento estará disponible para todos los miembros del comité. Previo a las reuniones, el personal deberá haber preparado el estudio socioeconómico de la unidad programática. Para esto deberá utilizar el formulario PE - 2 Datos para Preparar la Situación Actual de un Municipio o Comunidad (revisado febrero 2008), el cual deberá someterse cada cinco años o cuando haya cambios considerables en el municipio. [2]

7 CASEA no es un comité permanente, pero su establecimiento y mantenimiento es importante para establecer las metas, necesidades y prioridades tanto al nivel de unidad programática como al nivel de isla. Al menos en una de las reuniones anuales habrá representación de la oficina regional (administrador o coordinador). Además, es conveniente la presencia ocasional de alguno(s) de los líderes de área programática. Qué se hace con la información recopilada en las reuniones CASEA? A nivel local (unidad programática) Integra esfuerzos entre el personal de la unidad programática. Sirve de guía para preparar un plan de trabajo que cumpla las necesidades de la unidad programática. A nivel isla Se cumple con un requisito del Cooperative State Research, Education, and Extension Service (CSREES) Se establecen las prioridades o necesidades a nivel de isla. Se prepara un plan de trabajo que atienda las necesidades a nivel de isla. Se utilizan mejor los recursos económicos. Se recopilan datos para el especialista sobre necesidades en su materia. Se recopilan datos para la Estación Experimental Agrícola sobre necesidades en investigación. Se pueden hacer cambios en la programación educativa frecuentemente. Resumiendo CASEA es un comité asesor que colabora en la identificación de necesidades en las cuatro áreas programáticas del SEA. Sus recomendaciones se utilizan para generar el plan de trabajo de toda la unidad programática, no las necesidades individuales de los miembros del comité. Por lo tanto, su objetivo no es programar talleres educativos para ofrecer a los miembros de CASEA; sino, recibir las recomendaciones de éstos sobre las necesidades del municipio que debe atender el SEA. [3]

8 ITINERARIO SUGERIDO PARA LAS REUNIONES DE CADA UNIDAD PROGRAMATICA DEL COMITÉ ASESOR DEL SERVICIO DE EXTENSION AGRÍC AGRÍCOLA ( OLA (CASEA) ( Fecha de la primera reunión del año fiscal Documentos a someter a la Oficina de Planificación y Evaluación luego de la primera reunión Fecha de la segunda reunión del año fiscal Documentos a someter a la Oficina Regional luego de la segunda reunión Agosto 2007 Propósito: Realizar proceso para identificar necesidades locales. Éstas se utilizarán para establecer el plan de trabajo que iniciará en octubre de Formulario PE-2 revisado Datos para preparar la Situación Actual de un Municipio. Este formulario se somete cada cinco años o cada vez que haya cambios considerables en los datos. 2. Formulario PE-3 Informe Anual de Labor Realizada en CASEA. Abril 2008 Propósito: Evaluar y dar seguimiento al plan de trabajo del año en curso. 1. Carta citando a la reunión. 2. Hoja de asistencia. 3. Programa de la reunión. 4. Minuta de la reunión. 5. Otros documentos que crea pertinentes como evidencia del trabajo realizado. Agosto 2008 Propósito: Realizar proceso para identificar necesidades locales. Éstas se utilizarán para establecer el plan de trabajo que iniciará en octubre de Formulario PE-2 revisado Datos para preparar la Situación Actual de un Municipio. Este formulario se somete cada cinco años o cada vez que haya cambios considerables en los datos. 2. Formulario PE-3 Informe Anual de Labor Realizada en CASEA. Abril 2009 Propósito: Evaluar y dar seguimiento al plan de trabajo del año en curso. 1. Carta citando a la reunión. 2. Hoja de asistencia. 3. Programa de la reunión. 4. Minuta de la reunión. 5. Otros documentos que crea pertinentes como evidencia del trabajo realizado. Agosto 2009 Propósito: Realizar proceso para identificar necesidades locales. Éstas se utilizarán para establecer el plan de trabajo que iniciará en octubre de Formulario PE-2 revisado Datos para preparar la Situación Actual de un Municipio. Este formulario se somete cada cinco años o cada vez que haya cambios considerables en los datos. Formulario PE-3 Informe Anual de Labor Realizada en CASEA. Abril 2010 Propósito: Evaluar y dar seguimiento al plan de trabajo del año en curso. 1. Carta citando a la reunión. 2. Hoja de asistencia. 3. Programa de la reunión. 4. Minuta de la reunión. 5. Otros documentos que crea pertinentes como evidencia del trabajo realizado. [4]

9 Fecha de la primera reunión del año fiscal Agosto 2010 Propósito: Realizar proceso para identificar necesidades locales. Éstas se utilizarán para establecer el plan de trabajo que iniciará en octubre de Agosto 2011 Propósito: Realizar proceso para identificar necesidades locales. Éstas se utilizarán para establecer el plan de trabajo que iniciará en octubre de Agosto 2012 Propósito: Realizar proceso para identificar necesidades locales. Éstas se utilizarán para establecer el plan de trabajo que iniciará en octubre de Documentos a someter a la Oficina de Planificación y Evaluación luego de la primera reunión 1. Formulario PE-2 revisado Datos para preparar la Situación Actual de un Municipio. Este formulario se somete cada cinco años o cada vez que haya cambios considerables en los datos. 2. Formulario PE-3 Informe Anual de Labor Realizada en CASEA. 1. Formulario PE-2 revisado Datos para preparar la Situación Actual de un Municipio. Este formulario se somete cada cinco años o cada vez que haya cambios considerables en los datos. 2. Formulario PE-3 Informe Anual de Labor Realizada en CASEA. 1. Formulario PE-2 revisado Datos para preparar la Situación Actual de un Municipio. Este formulario se somete cada cinco años o cada vez que haya cambios considerables en los datos. 2. Formulario PE-3 Informe Anual de Labor Realizada en CASEA. [5] Fecha de la segunda reunión del año fiscal Abril 2011 Propósito: Evaluar y dar seguimiento al plan de trabajo del año en curso. Abril 2012 Propósito: Evaluar y dar seguimiento al plan de trabajo del año en curso. Abril 2013 Propósito: Evaluar y dar seguimiento al plan de trabajo del año en curso. Documentos a someter a la Oficina Regional luego de la segunda reunión 1. Carta citando a la reunión. 2. Hoja de asistencia. 3. Programa de la reunión. 4. Minuta de la reunión. 5. Otros documentos que crea pertinentes como evidencia del trabajo realizado. 1. Carta citando a la reunión. 2. Hoja de asistencia. 3. Programa de la reunión. 4. Minuta de la reunión. 5. Otros documentos que crea pertinentes como evidencia del trabajo realizado. 1. Carta citando a la reunión. 2. Hoja de asistencia. 3. Programa de la reunión. 4. Minuta de la reunión. 5. Otros documentos que crea pertinentes como evidencia del trabajo realizado.

10 Fecha de la primera reunión del año fiscal Agosto 2013 Propósito: Realizar proceso para identificar necesidades locales. Éstas se utilizarán para establecer el plan de trabajo que iniciará en octubre de Documentos a someter a la Oficina de Planificación y Evaluación luego de la primera reunión 1. Formulario PE-2 revisado Datos para preparar la Situación Actual de un Municipio. Este formulario se somete cada cinco años o cada vez que haya cambios considerables en los datos. 2. Formulario PE-3 Informe Anual de Labor Realizada en CASEA. [6] Fecha de la segunda reunión del año fiscal Abril 2014 Propósito: Evaluar y dar seguimiento al plan de trabajo del año en curso. Documentos a someter a la Oficina Regional luego de la segunda reunión 1. Carta citando a la reunión. 2. Hoja de asistencia. 3. Programa de la reunión. 4. Minuta de la reunión. 5. Otros documentos que crea pertinentes como evidencia del trabajo realizado.

11 Universidad de Puerto Rico Recinto de Mayagüez Colegio de Ciencias Agrícolas Servicio de Extensión Agrícola Instrucciones para completar el formulario DATOS PARA PREPARAR LA SITUACIÓN ACTUAL DE UN MUNICIPIO A. La Unidad Programática deberá completar las partes A-D A del formulario PE-2 previo a la reunión con el Comité Asesor CASEA. Utilice los datos totales del municipio. Consulte los recursos necesarios: Censo Poblacional, Censo Agrícola, Informes Gubernamentales y otros. B. Utilice la información recogida en este formulario para preparar su plan de trabajo. C. Envía copia de este formulario a la Oficina de Planificación y Evaluación del SEA por conducto del Administrador o Coordinador Regional. Esta información será utilizada como insumo local para desarrollar el plan de trabajo a nivel estatal. D. Este documento se someterá cada cinco años o antes, de haber cambios en la data recopilada. Se sugiere utilizar los ciclos del Censo Poblacional y el Censo Agrícola (para la sección agrícola) En las unidades programáticas que se componen de más de un municipio se completará un formulario por cada municipio. En el caso de la reunión de CASEA, sólo se organizaría un comité que estaría compuesto por personas de los municipios o de la unidad programática. [7]

12 Universidad de Puerto Rico Formulario PE-2 Recinto Universitario de Mayagüez Rev. febrero 2008 Colegio de Ciencias Agrícolas SERVICIO DE EXTENSIÓN AGRÍCOLA DATOS PARA PREPARAR LA SITUACIÓN ACTUAL DE UN MUNICIPIO Municipio A. POBLACIÓN 1. Población total en (año) habitantes Hombres Mujeres 2. Cambios registrados con relación al Censo anterior a. Aumento habitantes % b. Disminución habitantes % 3. Distribución de la población por edad y género al 20 (año) Edad Masculino Femenino Total menores de en adelante 4. Número de habitantes por lugar de residencia a. Urbana b. Rural c. Total 5. Densidad poblacional por milla cuadrada Página 1 de 5 [8]

13 B. ECONÓMICO 1. Agricultura (año) a. Número de fincas según censo del b. Área total de las fincas cuerdas c. Número de fincas menores de 10 cuerdas Número de fincas mayores de 10 cuerdas d. Empresas agrícolas más importantes en el municipio: Cosechas Área dedicada (cuerdas) Agricultores (número) Ingreso bruto aprox. que genera ($) Pecuarias Otras empresas agrícolas potenciales en el área 2. Industria y manufactura (cinco más importantes) Número de Establecimientos Tipo/Producto Número de empleos Gerente Página 2 de 5 [9]

14 3. Turismo Facilidades básicas C. SOCIAL Hombres Mujeres Total 1. Fuerza obrera 2. Tasa de desempleo 3. Educación a. Número de centros preescolares b. Número de instituciones de educación superior c. Número de escuelas Escuelas Públicas Escuelas Privadas d. Matrícula Elemental Intermedia Superior Total e. Graduados de escuela superior f. Número de niños/jóvenes en home schooling 4. Familia a. Número total de familias b. Jefe de familia: Hombre Mujer c. Número de familias por debajo del nivel de pobreza d. Porcentaje de familias por debajo del nivel de pobreza e. Número total de madres adolescentes 5. Programas Sociales a. Participantes del Programa de Asistencia Nutricional (PAN) Número de Familias b. Número de participantes de Programa Asistencia Económica Página 3 de 5 [10]

15 c. Causas más comunes de muerte Causa Número de casos 6. Discapacitados Número de personas a. Niños b. Jóvenes c. Adultos Total 7. Mujeres que trabajan fuera 8. Maltrato de menores (casos) 9. Violencia doméstica (casos) 10. Centros de ayuda Número de centros a. Rehabilitación de drogas/alcohol b. Víctimas de maltrato c. Deambulantes d. Discapacitados e. Envejecientes 11. Viviendas Número total a. Total de unidades b. Número de residenciales públicos c. Número de comunidades especiales 12. Organizaciones que trabajan con la juventud 13. Organizaciones comunitarias Página 4 de 5 [11]

16 14. Medios masivos de comunicación existentes en el municipio Número a. Emisoras de radio b. Estaciones de televisión c. Periódicos locales d. Otros D. FACTORES AMBIENTALES 1. Fuentes más importantes de abasto de agua 2. Fuentes de contaminación 3. Cuenta tu municipio con un programa de reciclaje? 4. Cuenta el municipio con un lugar para disponer de los desperdicios sólidos diarios? 5. El municipio tiene plan de ordenamiento territorial 6. El municipio tiene reservas agrícolas o naturales Sí No Cuáles? Enumere o mencione Sí No Página 5 de 5 [12]

17 Universidad de Puerto Rico Recinto de Mayagüez Colegio de Ciencias Agrícolas Servicio de Extensión Agrícola INFORME ANUAL DE LABOR REALIZADA EN CASEA Formulario PE-3 (Debe recibirse en la Oficina de Planificación y Evaluación OPE antes del 30 de septiembre de cada año) Nombre de la Unidad Programática Año fiscal Nombre de los miembros del Comité y área programática, agencia o grupo que representa. Fecha de las reuniones realizadas Resumen (NO MINUTA) de la labor realizada en cada reunión Las minutas se enviarán a las oficinas regionales. Procedimiento utilizado para identificar las necesidades locales Necesidades identificadas por CASEA Prioridades a ser atendidas en el plan de trabajo (que iniciará en octubre de ese año) por área programática Luego de producir la lista de necesidades locales identificadas en CASEA, se evaluarán las mismas con el propósito de establecer las prioridades que serán atendidas en el plan de trabajo local del SEA. Las prioridades deberán ser establecidas de acuerdo a los recursos disponibles y a la capacidad del SEA en sus áreas educativas. Deberán considerar, además, los datos sociodemográficos del municipio recopilados en el documento Datos para Preparar la Situación Actual de un Municipio y otros datos que hayan sido recopilados en otros ejercicios en las áreas programáticas. La información recopilada en la sección VI será enviada a los especialistas por la Oficina de Planificación y Evaluación, según la materia que tenga a cargo. La información recopilada en la sección VII será enviada a la Estación Experimental Agrícola por la Oficina de Planificación y Evaluación. NOTA: Se enviará un solo informe por unidad programática a la Oficina de Planificación y Evaluación del SEA. [13]

18 Universidad de Puerto Rico Formulario PE-3 Recinto de Mayagüez Colegio de Ciencias Agrícolas Servicio de Extensión Agrícola INFORME ANUAL DE LABOR REALIZADA EN CASEA Nombre de la Unidad Programática Año fiscal I. Nombre de los Miembros del Comité Área Programática, Agencia o Grupo que representa II. Fecha de la Primera Reunión: Resumen de la Labor Realizada Página 1 de 4 [14]

19 III. Fecha de la Segunda Reunión: Resumen de la Labor Realizada IV. Descripción del procedimiento utilizado para identificar las necesidades locales V. Necesidades identificadas por CASEA Página 2 de 4 [15]

20 VI. Prioridades a ser atendidas en el Plan de Trabajo por Área Programática Ciencias de la Familia y el Consumidor Materia técnica bajo la Breve descripción de la necesidad y la situación cual será atendida en el Plan de Trabajo Juventud y Clubes 4-H 4 Breve descripción de la necesidad y la situación Materia técnica bajo la cual será atendida en el Plan de Trabajo Desarrollo de los Recursos de la Comunidad Materia técnica bajo la Breve descripción de la necesidad y la situación cual será atendida en el Plan de Trabajo Agricultura, Mercadeo y Recursos Naturales Materia técnica bajo la Breve descripción de la necesidad y la situación cual será atendida en el Plan de Trabajo Página 3 de 4 [16]

21 VII. Necesidades de Investigación Empresa Página 4 de 4 [17]