Guía de Extranet de Contratas/Subcontratas. Fecha Edición 07/01/2016 Versión 0.0 Editado por Externalia S.L.

Transcripción

1 Guía de Extranet de Contratas/Subcontratas Fecha Edición 07/01/2016 Versión 0.0 Editado por Externalia S.L.

2 Qué hacemos en caso de dudas, problemas, incidencias.? Soporte Técnico Atiende aquellas cuestiones relacionadas con la documentación en la aplicación egestiona Teléfono: Soporte Técnico Atiende aquellas cuestiones relacionadas con problemas técnicos o de utilización de la aplicación egestiona Teléfono: soporte@egestiona.es

3 Cómo consigo ayuda del uso de la aplicación y del modelo documental de Liteyca? Dividido en cinco Pestañas: 1. Soporte Documental: resolución de dudas relativas a la documentación. 2. Soporte Técnico: consultas relativas al uso de la aplicación. 3. Ayudas: Preguntas frecuentes, Formación continua y Mejoras Funcionales. 4. Manuales: Online, en PDF y en Power Point. 5. Software: a su disposición para descargar si lo consideran oportuno. Dentro de la aplicación Menú: CENTRO SOPORTE Menú en el que podemos encontrar diferentes funcionalidades:

4 Qué es egestiona? egestiona es una plataforma virtual, que aloja y gestiona la documentación en materia de prevención de riesgos laborales de las distintas empresas que trabajan para Liteyca, para que pueda ser gestionada y consultada de manera sencilla y permanente.

5 Aplicación solo disponible para Contratas 1º Nivel. Obligaciones Obligaciones del Contratista Principal (1º Nivel de Subcontratación): Alta de empresas (principal + subcontratadas) en egestiona Lo realiza Liteyca Resto de Funciones las realiza el Contratista Principal desde la Extranet Alta de trabajadores/equipos (incluir foto del trabajador) Asignación de subcontratas, trabajadores y equipos al centro Asignación de Puestos de Trabajo a los trabajadores Carga de documentación Solicitudes de eliminación, desactivación de Trabajadores, Empresas y Equipos Consulta en tiempo real del estado de la Coordinación con Liteyca

6 Cómo accedo a la Extranet de egestiona? Introducimos la clave de acceso (cliente, usuario y contraseña) que habremos recibido previamente por correo electrónico: egestiona 1. Entramos en gestiona.com/sub contrata El cliente es Liteyca Usuario y contraseña los recibidos en el correo electrónico

7 Accedemos a la página principal de la Extranet egestiona

8 Cómo doy de alta a mis trabajadores y a los de mis subcontratas? Para dar de alta a nuestros trabajadores vamos a la pantalla inicial y hacemos clic sobre Alta Trabajadores Pulsar este icono para dar de alta a trabajadores

9 Introduzco los datos del trabajador, sus puestos de trabajo y el tipo - Seleccionar la pestaña Nuevo e introducir los datos del trabajador (nombre, apellidos, empresa a la que pertenece, etc.). *Los campos marcados con el asterisco son obligatorios. - Nombre - Apellidos - DNI - Empresa - Tipificación Documental del Trabajador - Es obligatorio seleccionar la documentación que se pide al trabajador dependiendo del TIPO DE TRABAJADOR (TIPIFICACION) Si el trabajador es autónomo deberemos pasar su tipificación a la derecha y posteriormente Régimen General cambiarlo a la izquierda. Esto se lleva a cabo seleccionando y utilizando las flechas correspondientes. Importante introducir el DNI/NIE con: Letra mayúscula Sin Espacios Sin Guiones

10 Cómo asocio el trabajador a los Centros de Trabajo donde va a trabajar? El trabajador ya ha sido añadido. Ahora debemos asociarlo al centro donde vaya a trabajar: Seleccionamos el centro y pulsamos en guardar

11 Cómo puedo cambiar su tipo, sus puestos y los proyectos que tiene asociados, después de haber creado el trabajador? Accedo a la ficha del trabajador. Podemos cambiar los datos (Tipificación, Puestos, centros.) Subimos la foto del trabajador Cambiamos o añadimos ACREDITACIONES (Puestos de Trabajo) AL TRABAJADOR Cambiamos o asociamos al trabajador a otros centros disponibles Cambiamos o añadimos TIPIFICACIONES AL TRABAJADOR

12 Cómo adjunto la fotografía del trabajador? Accedo a la ficha del trabajador desde Alta Trabajadores o desde Coordinación / Trabajadores. Subimos la foto del trabajador con Cambiar Tras seleccionar Cambiar ), se abre la ventana inferior 1º Seleccionar archivo 2º La foto ya estaría adjuntada

13 Cómo doy de alta a mis equipos y a los de mis subcontratas? Para dar de alta a nuestros equipos vamos a la pantalla inicial y hacemos clic sobre Alta Equipos Pulsar en este Icono para dar de alta equipos

14 Introduzco los datos del equipo y selecciono el tipo de equipo - Seleccionar la pestaña Nuevo e introducir los datos del equipo/ maquinaria *Los campos marcados con el asterisco son obligatorios. - Empresa - Tipo Equipo - Descripción - Tipificación Documental del Equipo - Es obligatorio seleccionar la documentación que se pide al equipo dependiendo del TIPO DE EQUIPO (TIPIFICACION)

15 Cómo asocio el equipo a los centros donde va a trabajar? El equipo ya ha sido añadido. Ahora debemos asociarlo a los proyectos/centros donde vaya a trabajar: Seleccionamos los centros donde va a trabajar el equipo y pulsamos en guardar

16 Cómo envío a Liteyca la documentación que me solicita? Para cargar la documentación de mi empresa, trabajadores, centros de trabajo y equipos vamos a la pantalla inicial y hacemos clic sobre Enviar Doc. Pendiente Pulsar en este Icono para enviar Doc. Pendiente

17 Listado de TODA la documentación pendiente de enviar a Liteyca de mi empresa y de toda mi cadena de subcontratación Los tipos de documentación Empresa Trabajador Equipo Empresa en Centro Trabajador en CT TC2: Documento de Reconocimiento Automático por OCR Un único fichero sirve Para todos los trabajadores Pulsar Botón Derecho en Columnas para exportar listado a Excel. Filtrar en campos azules Para enviar un documento pulsar en el icono de la Hoja de Papel

18 Indicaremos Vigencias del Documento y Anexaremos el Fichero 1. Indicamos las Fechas de Vigencia del Documento (si no coinciden con las fechas por defecto) 2. En Adjuntar fichero hacemos clic en Examinar y buscamos el documento en nuestro ordenador (como cuando lo adjuntas a un ). 3. Pulsamos en enviar documento para mandarlo a Liteyca Estas pestañas permiten ver la evolución de este documento Comprobar el tamaño máx. permitido Pulsar para enviar el fichero adjunto

19 Iconos de Gestión de Envío de Documentación (OCR, Pendientes Autorizar) Pulsar este Icono para consultar los documentos enviados a Liteyca y todavía no revisados. Desde aquí se puede modificar los documentos enviados Pulsar este Icono para enviar el TC2. Documento que se analizará de forma automática por OCR. Solo es necesario subir un fichero para todos los trabajadores de la empresa IMPORTANTE: Una vez el documento haya sido revisado por Liteyca podrá: Autorizar el documento y se archivará dentro de la ficha de la empresa (PESTAÑA ENVIO). Rechazar el documento, si no es correcto, será devuelto al estado de Enviar Doc. Pendiente. El usuario recibirá un en el que se le informe del motivo del rechazo (el motivo también podrá ser consultado en la pestaña Trazabilidad de cada documento

20 Cómo consulto el estado documental mío y de mis subcontratas? 1. Para ver la documentación, usar la barra de herramientas superior: COORDINACIÓN > EMPRESAS.

21 Del listado de empresas pulso sobre la que quiera consultar/gestionar Gestionar Gestionar Elementos Elementos 2. Hacemos click encima de la empresa para poder acceder a la ficha de la empresa y a su DOCUMENTACIÓN 3. Pulsando en estos iconos, puedo SOLICITAR a Liteyca la desactivación o eliminación de una empresa. Tendré que indicar los motivos de la petición Informativo

22 La ficha de la empresa se compone de Pestañas de Información Una vez dentro de la carpeta de la empresa seleccionada encontraremos unas pestañas a través de las cuales nos podremos mover según la información que deseemos consultar DPR. Documentación Pendiente de Recibir de Liteyca (Rojo = NO OK, Verde = OK) DPE. Documentación Pendiente de Enviar a Liteyca (Rojo = NO OK, Verde = OK)

23 Desde la pestaña de trabajadores de la empresa podemos crear/modificar o gestionar su asociación a los centros Pulsando en el trabajador podré acceder a la ficha del trabajador Pestaña para gestionar los trabajadores en los Centros Pulsando en estos iconos, puedo SOLICITAR a Liteyca la desactivación o eliminación de un trabajador. Tendré que indicar los motivos de la petición Pulsando en este icono PODRE CREAR UN NUEVO TRABAJADOR Informativo

24 Pestaña de Centros: Puedo gestionar la empresa en los Centros Pulsando en el nombre del centro podré acceder a la ficha del centro Pulsando en este icono, puedo SOLICITAR a Liteyca la desasociación de la empresa en el Centro seleccionado. Tendré que indicar los motivos de la petición.

25 Consultar de forma estructurada toda la documentación recibida de Liteyca RECEPCIÓN Documentación que he recibido, tengo pendiente o ha caducado de Liteyca (plantillas, anexos ) relacionada con el cada tipo de elemento Centro/Proyecto Empresa Trabajador RRHH Equipos Pulso en estos iconos para acceder a la ficha del documento o al propio fichero(s) recibidos 1º Selecciono el estado del documento (Pestañas inferiores) 2º Elijo el tipo de elemento (Pestañas Laterales)

26 Consultar de forma estructurada la documentación de envío a Liteyca ENVIO Documentación que tengo pendiente de autorizar por Liteyca, doc. Pendiente de enviar, enviada y autorizada por Liteyca y documentación caducada (histórico) relacionada con el cada tipo de elemento Centro/Proyecto Empresa Trabajador RRHH Equipos Pulso en estos iconos para acceder a la ventana desde la que adjunto el documento a enviar 1º Selecciono el estado del documento (Pestañas inferiores) 2º Elijo el tipo de elemento (Pestañas Laterales)

27 Cómo puedo conocer el estado de Control de s de los trabajadores de mi cadena de subcontratación en cada uno de los proyectos? Consultar Consulta Estado Estado Pulso en éste icono para acceder a la información de cada trabajador a nivel de Control de s

28 Cómo puedo conocer el estado de Control de y puestos de los trabajadores de mi empresa y de los de mis subcontratas en el centro? Obtengo la confirmación del estado de control de accesos y los documentos que impiden el acceso y los documentos que son válidos Busco a los trabajadores según los filtros y obtengo los siguientes datos: - CA. Control de s. X No cumple. Pulso y obtengo los documentos pendientes. Icono Visto Verde. Cumple. Pulso y veo los documentos válidos