Auditoría administrativa

Transcripción

1 Auditoría administrativa

2 1 Lectura No. 4 Nombre: Modelos de auditoría administrativa Contextualización En esta semana conoceremos los modelos de otros dos autores reconocidos en la descripción de lo que podría ser un procedimiento o modelo para el desarrollo de la auditoría administrativa. Las propuestas metodológicas de William P. Leonard, John W. Buckley y Robert J. Thierauf se complementan y son la esencia de la auditoría administrativa, ya que sus elementos centrales están considerados en las formas actuales de hacer auditoría en las empresas. Por eso, en esta sesión se describen sus propuestas. El propósito es que las analices y comprendas sus aportaciones, porque su estudio te permitirá desarrollar y aplicar mejor esta herramienta administrativa y entender por qué y para qué las empresas la llevan a cabo.

3 2 Introducción al Tema Con ayuda de esta lección el alumno describirá el modelo de John W. Buckley y el de Robert J. Thierauf y sus implicaciones en la organización. Qué es para Buckley una auditoría administrativa? John W. Buckley fue un miembro muy activo en la sociedad civil, de negocios y académica. Fue durante su estancia en la Universidad de California UCLA, en los años , cuando presentó una propuesta que título: Cómo enfrentarse a la auditoría administrativa ; modelo que explicamos en esta sesión. Buckley obtuvo su mayor reconocimiento por aplicar la metodología de los sistemas de información en el campo de la contabilidad. Este aporte transformó la concepción que se tenía de la auditoría como un proceso meramente contable y centrado en un área o recurso, por un modelo de auditoría basado en el análisis de las técnicas y resultados administrativos. Qué aporta a la auditoria administrativa Thierauf? En 1984, Robert J. Thierauf introduce la auditoría administrativa y la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las áreas funcionales, el ambiente de trabajo y los sistemas de información (Franklin, 2007: 9). Esto significa que una auditoría administrativa evalúa la aplicación del proceso administrativo en la organización y, para realizar esta evaluación, se apoya en la técnica del cuestionario.

4 3 Explicación Modelos de auditoría administrativa Modelo de Buckley El modelo de Buckley contempla seis fases de la auditoría administrativa; van desde entender los criterios de la administración para estructurar y efectuar la auditoría administrativa, de manera acorde con las necesidades y proyectos de la empresa, hasta la presentación del informe y la revisión posterior. Las fases que comprende el modelo son: 1. Identificación del criterio de la gerencia. En esta etapa, el auditor identifica los objetivos y planes de la gerencia, sus políticas y procedimientos de los empleados. 2. Preparación para la auditoría administrativa. Esta fase tiene tres subdivisiones para que en cada una el auditor revise un aspecto en particular, con el fin de entender la situación de la empresa: a) Introducción al medio. Consiste en estudiar y analizar la situación del área a auditar. b) Relación de los criterios establecidos para la auditoría administrativa con la situación particular de que se trate. Esto implica responder a la cuestión: son válidos los requerimientos de la organización para las condiciones en que se encuentra la organización? c) Confirmación del alcance del compromiso. El auditor puede hacer una propuesta concreta a la dirección de la organización respecto a lo que podría ser el alcance o resultados pretendidos de la auditoría. 3. Efectuar el estudio de la administración. Permite conocer a fondo el funcionamiento de la unidad auditada para descubrir posibles áreas con problemas.

5 4 4. Efectuar la auditoría administrativa a fondo. En esta fase se estudia, analiza y se trata de resolver los problemas importantes. 5. Informe sobre la auditoría administrativa. Esta fase tiene como fin presentar a la administración un informe de los descubrimientos. Se subdivide en dos etapas. a) Informe sobre el estudio administrativo. Lo realiza al auditor para presentar a la dirección la línea de acción. b) Informe sobre los resultados de la auditoría administrativa. Permite ubicar a la administración en la situación en que se encuentra la empresa. Modelo de Robert J. Thierauf En su modelo, Thierauf plantea cuatro fases. Las dos primeras le permiten al auditor conocer la estructura y situación de la empresa, así como el desempeño real de la misma en todas sus áreas. 1. Obtención de datos por medio de la aplicación de cuestionarios. Se hace un sondeo mediante la aplicación de un cuestionario a los gerentes. 2. Medición del desempeño del trabajo mediante el cuestionario de auditoría administrativa. Se analizan los resultados de los cuestionarios. 3. Presentación de las recomendaciones en pro del mejoramiento. Se hace una presentación a los directivos para discutir las recomendaciones. 4. Preparación del informe de la auditoría administrativa. El informe debe contener aspectos como el propósito y alcance de la auditoría Como puedes observar, el sustento o la base del modelo de auditoría de Thierauf es el cuestionario, pues a partir de él se obtiene la información y evidencia respecto al funcionamiento administrativo y operativo de la empresa. La influencia contable en el mismo se denota en que los resultados obtenidos de los cuestionarios deben ser medibles y cuantificables para poder establecer un parámetro numérico de comparación entre lo real y lo esperado El cuestionario debe dividirse en las áreas funcionales o estructurales de la empresa.

6 5 Planeación de la empresa: Esta área del cuestionario debe preguntar respecto de la visión general y objetivos, los planes, estrategias y programas, políticas, procedimientos y normas de la organización. Contabilidad y finanzas: Comprende la visión general contable y financiera de la empresa. Mercadotecnia: Trata de identificar la visión general del área de mercadotecnia. Investigación, desarrollo e ingeniería: En este apartado se trata de conocer cuáles son las expectativas de la organización. Producción: Aquí se cuestiona sobre el nivel ideal de producción y el manejo de los niveles de inventario por compras y producto terminado. Personal: En este apartado se descubre qué tan planificada está la mano de obra, cómo son las relaciones laborales, sueldos, prestaciones, capacitación y desarrollo. Ambiente de trabajo y elemento humano: Implica identificar el ambiente de trabajo, las relaciones interpersonales y los sistemas de control. Sistema de información: Finalmente, en este apartado se revisa la infraestructura con la que se cuenta para operar y controlar la información.

7 6 Conclusión Los modelos de algunos autores reconocidos en la materia son los de John W. Buckley, quien afirma que el objetivo de ésta es apreciar a la organización, las técnicas y los resultados administrativos con miras a mejorarlos. Éste distingue dos situaciones en la que las empresas deciden llevar a cabo la auditoría administrativa: el ad hoc (para solucionar un problema) y el ex natura rerum (por prevención). Vimos en esta semana que, independientemente de lo que motive emprender, un proceso de auditoría se sigue seis fases para realizarla. Por su parte, Robert J. Thierauf plantea que el objetivo de la auditoría administrativa es evaluar la capacidad de los administradores, de donde se parte del cumplimiento de los objetivos organizacionales, de su planeación, dirección y control. Su modelo tiene una marcada influencia de la auditoría contable y se apoya en el uso de cuestionarios para determinar la situación de la empresa. En esta semana se destaca la finalidad o propósito de los modelos de auditoría que proponen y su aportación a la auditoría administrativa.

8 7 Para aprender más Sabes qué es lo que aporta el modelo de Buckley? El modelo de Buckley aporta principalmente una herramienta de la auditoría administrativa para descubrir o conocer la situación de una empresa. Sin embargo, aún está lejos de ser una método que contemple la esencia de lo que actualmente se conoce como metodología de la auditoría administrativa; ya que no considera los aspectos de análisis e interpretación que por experiencia y conocimiento aporta auditor y sólo se basa en los resultados que arroja el cuestionario. (S/A).Maestría en Pymes. Diferentes modelos de Auditoria Administrativa. Consulado el 04 de Abril del 2012,de:

9 8 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual a través de un resumen reforzarás los temas de esta sesión. Procura extraer las partes más importantes. Puedes realizarlo en cualquier programa, al final tendrás que guardarlo como PDF, con la finalidad de que no existan modificaciones y así subirlo a la plataforma de la asignatura. Recuerda que esta actividad te ayudará a obtener los elementos esenciales, para que al momento de que una auditoria sepas distinguir los modelos. Esta actividad representa el 5% de tu calificación final y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales 3 puntos Referencias bibliográficas 7 puntos Ortografía y redacción 10 puntos Introducción 25 puntos Contenido 55 puntos Total: 100

10 9 Bibliografía Arens, A. (2007). Auditoría: un enfoque integral. México: Pearson Prentice Hall. Franklin, E. B. (2007). Auditoría administrativa: gestión estratégica del cambio. México: Pearson Prentice Hall. Mendivil, V. M. (2010). Elementos de auditoría. México: Cengage Learning.