CONSTRUYENDO UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS. Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública

Transcripción

1 CONSTRUYENDO UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública

2 Reforma en materia de transparencia Artículo 6 Constitucional apartado A fracción V: Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medio electrónicos disponibles la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos.

3 Archivo Lugar donde se conservan de forma ordenada los expedientes Expediente Conjunto de documentos que crean las instituciones y los servidores públicos como parte de sus responsabilidades sociales. Documento Forman parte de la columna vertebral del Estado. La base del saber. Herramienta importante para toma de decisiones. Memoria histórica.

4 El derecho de acceso a la información No se puede accesar a la información si no se genera.

5 Organizar Dar accesibilidad Preservar Documentos Acceso a la Información

6 Normatividad en Zacatecas: Reglamento del Archivo Histórico del Estado Reglamento del Archivo General del Poder Judicial Reglamento del Archivo Administrativo e Histórico del Municipio de Zacatecas Lineamientos Generales para la Organización, Administración y Custodia del Archivo de Concentración del Gobierno del Estado de Zacatecas

7 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas Artículo 9. Obligaciones de los Sujetos Obligados: o Documentar todo acto que derive del ejercicio de sus funciones o Hacer transparente su gestión mediante la difusión de la información pública que generen, resguarden o conserven. o Integrar, organizar, clasificar y manejar, con eficiencia, sus registros y archivos administrativos.

8 Capítulo octavo: Manejo de los Archivos Administrativos o Articulo 88.- Los sujetos obligados deberán preservar los documentos y expedientes en archivos administrativos organizados y actualizados, de conformidad con las disposiciones aplicables. o Articulo 89.- En los manejos de los documentos, los sujetos obligados, con base en sus atribuciones, deberán de observar los principios de disponibilidad, eficiencia, localización expedita, integridad y conservación. o Articulo 90.- Los sujetos obligados deberán de contar con un sistema de administración de archivos y elaborar los instrumentos de control y consulta que permitan la correcta y adecuada organización, descripción, localización y conservación de documentos. Lo anterior de conformidad con la normatividad aplicable.

9 La LTAIPEZ ha evitado la inexistencia de la información: La CEAIP desde el 2005 a la fecha, sólo ha recibido 4 recursos de revisión en los que los sujetos obligados declararon como inexistente la información. El Pleno de la Comisión de acuerdo a su normatividad, instruyó a los titulares de los sujetos obligados, a que ordenaran al responsable a generar el documento y lo entregarán a través de la unidad de enlace al recurrente.

10 Qué se necesita para tener un archivo organizado?

11 1. Organización de documentos. 2. Personal especializado y capacitado. 3. Normas y procedimientos específicos para su operación y para la observancia de leyes y reglamentos de carácter general. 4. Posición estratégica dentro de la organización. 5. Espacio físico, infraestructura, recursos materiales y tecnológicos para poder ofrecer un servicio. 6. Provisión de información.

12 Propuestas para la Ley General de Archivos

13 Interpretar la LGA Atribuciones Establecer directrices de observancia en los distintos órdenes de gobierno para la gestión de doctos. Emitir lineamientos que permita guiar la actividad archivística. Autonomía de gestión presupuestaria. En evaluación y capacitación permanente.

14 Homologación Ley General de Archivos Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley de Protección de Datos Personales Evita contradicciones y brinda la información a la ciudadanía.

15 Establecer quiénes serán sujetos obligados Poder Ejecutivo Poder Legislativo Poder Judicial Organismos Autónomos Partidos Políticos, etc.

16 Aprovechamientos de las nuevas tecnologías de la información Digitalización de los archivos: Documentos físico Videos Correos electrónicos Información de redes sociales

17 Sanciones para quienes no cumplan con la Ley General de Archivos. Como ejemplo: ApartirdequelaCEAIPenel año 2012 comienza a sancionar vía multa a los servidores públicos por incumplimiento a la Ley de Transparencia, esto ha servido para que los sujetos obligados mejoren sus portales de transparencia respecto a la información pública de oficio; situación por la cual, se sugiere exista en la Ley General de Archivos sanciones por el incumplimiento a la misma.

18 Evaluaciones e indicadores Contemplar evaluaciones para que la Ley se cumpla y generar indicadores para inexistencia de la información.

19 Especificar, cuándo se puede dar la inexistencia de la información: Cuando no esté dentro de las sus funciones o atribuciones de servidor públicos y por tanto no puede generar la información. Por la destrucción de documentos por baja documental (siniestros). Por la destrucción de documentos que contengan datos personales.

20 Conclusión: Lo que busca la ley de transparencia es que los ciudadanos puedan obtener documentos públicos, por lo que es necesario que éstos existan y estén organizados de tal forma que puedan ser accesibles a la ciudadanía. De nada sirve tener un archivo, si éste no tiene documentos o es imposible localizar la información que necesitamos. Si la archivística se comprende y asimila, entonces tendremos un instrumento más de rendición de cuentas y de acceso a la información adecuado.

21 Gracias!