CÓMO UTILIZAR ESTA GUÍA RETENCIÓN DE LLAMADAS

Transcripción

1 CÓMO UTILIZAR ESTA GUÍA Esta guía proporciona instrucciones breves acerca de las funciones más usadas disponibles en el teléfono SUPERSET 401. Puede acceder a muchas de estas características utilizando las teclas de función de su teléfono. Las teclas de función del teléfono aparecen representadas por palabras en mayúsculas (por ejemplo, MENSAJE). Las instrucciones provistas para cada operación suponen de antemano que el primer paso es levantar el auricular, a menos que se indique lo contrario. Teclas de función e indicadores Tecla MENSAJE: para enviar y responder mensajes. Volumen Tono Volumen Tono Luz de mensaje: cuando parpadea, indica que hay un mensaje en espera. Cuando está encendida durante una llamada, se puede enviar un mensaje. Mensaje Tecla FLASH: para transferir llamadas y definir llamadas de conferencia e iniciar otras funciones del sistema. Tecla VOLUMEN TONO y tecla VOLUMEN TONO : para ajustar el volumen del receptor del auricular y el volumen y el tono del timbre. Tecla FLASH y Códigos de acceso a las funciones La tecla FLASH se utiliza para transferir llamadas a otros teléfonos, definir llamadas de conferencia e iniciar otras funciones del teléfono. Ciertas funciones del teléfono se activan y desactivan mediante Códigos de acceso a funciones. Para activar una función, puede levantar el auricular y marcar el código de acceso de la función correspondiente. Los códigos de acceso a las funciones son configurados por el Departamento de comunicaciones de su empresa. En la última página de esta guía encontrará una lista de las funciones que se utilizan con más frecuencia, junto a un espacio en el que puede anotar los códigos de acceso correspondientes. Comuníquese con el Departamento de comunicaciones de su empresa para obtener los Códigos de acceso de las funciones habilitadas en su sistema telefónico. Funciones no habilitadas Es posible que en esta guía aparezcan procedimientos que no se pueden realizar en su teléfono. Esto se debe a que su empresa ha seleccionado especialmente sus funciones y privilegios de llamada. Consulte al Departamento de comunicaciones de su empresa si tiene alguna pregunta. Realización de llamadas Marcar un número en el teléfono SUPERSET 401 es exactamente igual que marcar un número en cualquier otro equipo. Simplemente utilice el teclado para marcar el número, incluido cualquier código de acceso externo (por lo general, el número 9 ), si es necesario. RETENCIÓN DE LLAMADAS Retención temporal y Retención fija Una llamada queda retenida cuando pulsa la tecla FLASH. En general, la tecla FLASH se pulsa para retener una llamada antes de transferir o definir una conferencia. Si cuelga mientras la llamada se encuentra temporalmente retenida, su teléfono suena automáticamente. Cuando retiene una llamada con la tecla roja RETENER, puede colgar sin que el sistema llame de vuelta automáticamente. Puede marcar un código de acceso a una función, hacer una llamada o recibir otra llamada. Una llamada retenida de este modo se puede recuperar tanto en su extensión como en otra. Retención de una llamada Durante una llamada, pulse FLASH. La llamada queda temporalmente retenida y usted escucha el tono de marcar de transferencia. función Retención de llamada. La llamada es puesta en Retención fija. La llamada permanece en espera y usted puede hacer o recibir otras llamadas.

2 Recuperación de una llamada retenida función Recuperar llamada retenida. Usted se conecta con la llamada retenida. Recuperación de una llamada retenida en otra extensión función Recuperación de llamada retenida remota cuando esté en otra extensión. Marque el número de su extensión. Usted se conecta con la llamada retenida. CONFERENCIA Configuración de una conferencia tripartita Llame al primer participante. Espere que contesten la llamada. Pulse FLASH para retener temporalmente la primera llamada. Escuchará el tono de marcar de transferencia. Llame al siguiente participante. Espere que contesten la llamada. Pulse FLASH otra vez para formar una conferencia tripartita. Si un participante de la conferencia está ocupado o no contesta: Pulse FLASH otra vez para volver a la llamada original. Incorporación de otro participante Puede configurar una conferencia para un máximo de 5 participantes. Pulse FLASH para retener temporalmente la conferencia. Escuchará el tono de marcar de transferencia. Llame al siguiente participante. Espere que contesten la llamada. Pulse FLASH otra vez para incluir a todos los participantes que ha llamado hasta ahora. Abandono de una conferencia Los otros participantes de la conferencia permanecen conectados mutuamente. TRANSFERENCIA DE LLAMADA Transferencia de una llamada Durante una llamada, pulse FLASH para retener temporalmente una llamada. Escuchará el tono de marcar de transferencia. Marque el número de destino. Introduzca la llamada. La llamada se transfiere al número de destino. Cancelación de la transferencia de una llamada Pulse FLASH otra vez si el número de destino está ocupado o no contesta. Usted se conecta con la llamada original. LLAMADA EN ESPERA Mientras tiene una llamada en curso, puede oír el tono de acampado de operadora que indica que alguien está esperando para hablarle. Puede colgar y tomar la otra llamada o tomar la llamada en espera. Alternación de una Llamada en espera Durante una llamada, pulse FLASH para retener la llamada actual y contestar la llamada en espera. Pulse FLASH otra vez. Dependiendo de la programación de su teléfono, usted regresa a la llamada original poniendo la segunda llamada en retención o forma una llamada de conferencia tripartita. Consulte al Departamento de comunicaciones de su empresa para obtener más información.

3 DEVOLUCIÓN DE LLAMADA Puede configurar una Devolución de llamada automática si se comunica con una extensión ocupada o si nadie contesta. Si la línea está ocupada, el sistema del teléfono monitorea la línea y timbra cuando se desocupa. Si nadie contesta, usted recibe una notificación (su teléfono timbra) cuando el usuario regresa y vuelve a utilizar el teléfono. Cuando levanta el auricular, timbra la extensión que anteriormente no había contestado la llamada. También puede utilizar la función de Devolución de llamada automática cuando llama a una línea externa que se encuentra ocupada. Cuando la línea externa se desocupa, su teléfono timbra. Al levantar el auricular, el número externo se marca automáticamente. Cuando la línea está ocupada Cuando escuche tono de ocupado, ingrese el código de acceso a la función Devolución de llamada: Ocupado para configurar una Devolución automática de llamada. Si no contesta Si nadie contesta su llamada, cuelgue el auricular. Levante el auricular e ingrese el código de acceso a la función Devolución de llamadas: No responde. Ingrese el número de la extensión que no contesta. Escuchará el tono de marcar. Cuando la persona vuelva a utilizar el teléfono y cuelgue, su teléfono sonará. Cancelación de una Devolución de llamada función Borrar todas las funciones para cancelar una Devolución de llamada antes de que la contesten. Nota: Esto también cancela todas las funciones de Desvío de llamadas y No molestar que haya activado. ESTACIONAMIENTO DE LLAMADA Puede estacionar una llamada al marcar el código de acceso a la función Estacionamiento de llamada. Su teléfono no suena automáticamente cuando cuelga después de estacionar una llamada, pero no puede hacer ni recibir otras llamadas hasta que haya recuperado la llamada estacionada. Puede recuperar una llamada estacionada en su extensión con sólo levantar el auricular y puede también recuperarla en otra extensión. Estacionar una llamada Durante una llamada, pulse FLASH. La llamada queda retenida. función de Estacionamiento de llamadas. La llamada está estacionada : no puede hacer ni recibir llamadas en su extensión hasta que recupere y finalice esta llamada. Recuperación de una llamada estacionada Levante el auricular. Usted se conecta con la llamada estacionada. Recuperación de una llamada estacionada desde otra extensión En otra extensión, marque el código de acceso a la función Estacionamiento de llamada o Recepción de llamada dirigida. Marque el número de la extensión en la que está estacionada la llamada. Usted se conecta con la llamada estacionada. ESTACIONAMIENTO DE LLAMADAS: TELÉFONO DE DESTINO Estacionamiento de llamadas: Teléfono de destino le permite estacionar una llamada contestada en otro teléfono. Si una llamada estacionada no se recupera después de un período de tiempo específico, se activa un recordatorio. Estacionamiento de una llamada activa en otro teléfono Pulse TRANS/CONF para obtener tono de marcar. Marque *62 y marque la extensión del teléfono de destino. Si la llamada se estaciona con éxito, se escucha un tono de marcar, un tono de ocupado o se activa una localización. Si la llamada no se estaciona, se escucha un tono de ocupado rápido.

4 Recuperación de una llamada estacionada desde otro teléfono Pulse la tecla de función de Estacionamiento de llamada que parpadea. O BIEN Marque *22. RECEPCIÓN DE LLAMADA Su teléfono se puede programar en un grupo de recepción de llamadas. Cualquiera de las extensiones del grupo puede contestar o recibir una llamada dirigida a otra extensión dentro del mismo grupo. Para recibir llamadas dirigidas a su grupo, usted marca un código breve. Esta función permite garantizar que se respondan todas las llamadas. Respuesta a una llamada dirigida a su grupo de recepción de llamadas Si su extensión ha sido programada dentro de un grupo de recepción de llamadas, puede recibir llamadas dirigidas a cualquier otro miembro de su grupo de recepción. función de Recepción de llamadas para conectarse con la llamada. Respuesta a una llamada que no pertenece a su grupo de recepción de llamadas función de Recepción de llamadas dirigidas. Marque el número de la extensión que suena para conectarse con la llamada. ACAMPADO Si la extensión a la que llama está ocupada y desea hablar de inmediato con la persona, puede señalar que está esperando en la línea. El usuario de la extensión oye uno o dos bip que indican que hay una llamada interna en espera. Cuando cuelga el auricular, el usuario de la extensión ocupada oye timbrar su teléfono. Cuando el usuario contesta, usted se conecta a la llamada. Acampado mientras la línea está ocupada Permanezca en la línea cuando escuche tono de ocupado. Después de aproximadamente 10 segundos, el tono de ocupado cambiará levemente, indicando su llamada está acampada. NO cuelgue el auricular. Cuando el usuario conteste la llamada, su llamada se conectará. Intervención en una línea ocupada Cuando escuche tono de ocupado, ingrese el código de acceso a la función Intrusión para intervenir en la conversación. Escuchará un tono de advertencia y luego se conectará con la llamada. Con esto se forma una conferencia tripartita, entre usted, la persona a la que llamó y su interlocutor. NO MOLESTAR La función No molestar le permite programar el teléfono para que no suene cuando alguien llama. La persona que llama oirá un tono de ocupado rápido. Configuración de la función No molestar función No molestar, más 1. La función se programa en su teléfono. Cancelación de la función No molestar función Cancelar No molestar, más 2. DESVÍO DE LLAMADAS Desvío de llamadas Puede desviar las llamadas a otra extensión (o a un número externo) cuando su línea esté ocupada o cuando se encuentre lejos de su escritorio. Existen varios tipos de desvío de llamadas que se pueden activar en el sistema SX-200 ICP. Cada tipo de Desvío de llamadas se activa mediante un Código de acceso a función diferente, seguido de un código de condición, si es necesario.

5 Si la función Desvío separado de llamadas está activada en su sistema, puede desviar las llamadas internas a un número y las externas a otro (por ejemplo, puede desviar las llamadas internas a la extensión 2103 y las llamadas externas a la extensión 4671). Cuando la función Desvío separado de llamadas está activada, puede utilizar Códigos de acceso a función diferentes para las llamadas internas y externas. Consulte al Departamento de comunicaciones de su empresa para saber si esta función está activada. Si no está activada, debe desviar todas las llamadas al mismo destino. Los códigos de condición le permiten desviar llamadas en diversas circunstancias. Por ejemplo, puede querer desviar las llamadas sólo si su línea está ocupada. A continuación encontrará una lista con los códigos de condición. 1 Sígueme Se desvían todas las llamadas entrantes. 2 Ocupado Las llamadas se desvían cuando su teléfono está ocupado. 3 No responde Las llamadas se desvían cuando su teléfono no contesta. 4 Ocupado/No responde Las llamadas se desvían cuando su teléfono está ocupado o no contesta. Puede programar el Desvío de llamadas de su teléfono desde otra extensión utilizando el código de acceso a la función Desvío de llamadas: Estoy aquí. Configuración del desvío de llamadas función de Desvío de llamadas correspondiente Ingrese el código de condición deseado para Sígueme, Ocupado, No responde u Ocupado/No responde (consulte Desvío de llamadas anteriormente). Marque el número de la extensión a la cual se desviarán las llamadas. El Desvío de llamadas está activado. Desvío a un número externo Las llamadas también se pueden desviar a un número externo. función de Desvío de llamadas correspondiente Ingrese el código de condición deseado para Sígueme, Ocupado, No responde u Ocupado/No responde (consulte Desvío de llamadas anteriormente). función Marcación abreviada. Ingrese el número de Índice de marcación abreviada del número de teléfono externo al cual desea desviar las llamadas. Consulte Marcación abreviada para obtener información acerca de los Número de índice de marcación abreviada. El desvío de llamadas a un número externo se activa. Cancelación del Desvío de llamadas función de Desvío de llamadas correspondiente NO marque ningún código de condición ni número de destino. O BIEN función Borrar todas las funciones. Nota: Esto también cancela todas las funciones de Devolución de llamadas y No molestar que haya activado. El desvío actualmente activo se cancela. Configuración del Desvío de llamadas en otra extensión Puede configurar el desvío de llamadas de su propio teléfono desde otra extensión. función Desvío de llamadas: Estoy aquí. Marque el número de su extensión. Todas las llamadas dirigidas a su extensión se desviarán automáticamente a esta extensión. Cancelación del Desvío de llamadas desde otra extensión función Cancelar Desvío de llamadas: Estoy aquí en el teléfono desde el cual se activó está función. La función Desvío de llamadas: Estoy aquí se cancela. IENTO DE LLAMADA: TELÉFONO DE DESTINO RECEPCIÓN DE LLAMADA ACAMPADO NO MOLESTAR DESVÍO DE L

6 MENSAJES Si alguien le dejó un mensaje con al Operadora, la luz de mensaje de su teléfono parpadeará. Simplemente pulse la tecla MENSAJE para llamar a la operadora y recibir su mensaje. Una persona en otra extensión también puede dejarle un mensaje para que usted llame. Si lo hace, la luz de mensaje de su teléfono parpadeará. Pulse MENSAJE para llamar automáticamente a la extensión que le dejó el mensaje. Envío de mensajes cuando el teléfono está Ocupado/No contesta Cuando escuche tono de ocupado o si nadie contesta, pulse MENSAJE. La luz de mensaje de su teléfono debe estar encendida mientras hace una llamada. Se deja un mensaje de Devolución de llamada en la extensión ocupada o que no contesta. Respuesta a un mensaje en espera Pulse MENSAJE si la luz de mensaje en su teléfono desocupado está parpadeando. Suena la extensión de la persona que le dejó el mensaje. Pulse MENSAJE nuevamente si la línea está ocupada o no contesta. De este modo, dejará un mensaje de Devolución de llamada en la extensión de la persona que llamó y se apagará la luz de mensaje de su teléfono. RECORDATORIO Puede configurar un recordatorio programado para que su teléfono suene a una hora determinada. Esta función resulta útil cuando desea recordar que debe asistir a una reunión, hacer una llamada, etc. Configuración de un Recordatorio programado función Recordatorio programado. Marque la hora de 4 dígitos en formato de 24 horas (por ejemplo, 1430 para 2:30 p.m.) El recordatorio programado se activa para sonar a la hora especificada. Qué hacer cuando suena el Recordatorio Si su teléfono está ocupado, el recordatorio sonará cuando cuelgue el auricular. Levante el auricular y cuélguelo cuando escuche que suena el recordatorio. El teléfono deja de sonar. Cancelación de un Recordatorio antes de que suene función Recordatorio programado. Marque El recordatorio programado se cancela. CÓDIGO DE CUENTA Los códigos de cuenta se utilizan en situaciones en que es necesario cargar el costo de una llamada a una cuenta específica, o a un cliente o proyecto, etc. En algunos casos, puede ser necesario ingresar un código de cuenta al realizar llamadas externas. Ingreso de un Código de cuenta antes de una llamada función Código de cuenta. Ingrese el código de cuenta. Escuchará el tono de marcar. Marque el número incluyendo el código de acceso a la línea externa, si es necesario. LLAMADAS DE INTERCOMUNICACIÓN Qué es una Llamada de intercomunicación Una llamada de Intercomunicación es una llamada entre dos extensiones, que puede localizar o sonar en la extensión a la que llama. Alternación entre una llamada de intercomunicación con timbre y una llamada de intercomunicación con localización Haga una llamada. Marque *48.

7 DIRECTORIO Acceso al Directorio Marque *65. Ingrese el nombre o la extensión de la persona a la que desea llamar utilizando el teclado. Nota: Sólo las extensiones que poseen un buzón de voz se pueden marcar a través del Directorio. APERTURA DE PUERTA La Apertura de puerta le permite operar la apertura de puerta de un tercero. Por ejemplo, si alguien necesita ingresar al edificio de un tercero, suenan una o más extensiones designadas y al contestarlas, el usuario de la extensión puede marcar un código de acceso a la función que abre la puerta. Utilización de la Apertura de puerta Marque *66. MONITOREO DE LLAMADAS Esta función le permite monitorear la conversación telefónica del usuario de otra extensión, a sabiendas o no del usuario. Si su sistema está programado para notificar a los usuarios acerca del monitoreo, se escuchará un bip cuando comience el monitoreo. Los usuarios que tengan un teléfono con pantalla también verán su nombre y número de extensión mientras dure la llamada. Cuando monitoree una llamada, podrá escuchar la conversación, pero no podrá hablar con ninguna de las personas ni ellas podrán escucharlo. Sin embargo, puede unirse a la conversación formando una conferencia tripartita. Condiciones: El sistema se puede programar para rechazar el monitoreo de cualquiera o todas las extensiones. Se puede monitorear a un usuario sólo desde una extensión a la vez. Si intenta monitorear a alguien que ya está siendo monitoreado, recibirá un tono de ocupado. Si el usuario pone la llamada en espera, transfiere o termina la llamada, usted se desconectará y terminará la sesión de monitoreo. Observe que el sistema se puede programar para permitir que el monitoreo continúe cuando la llamada está en espera. No podrá realizar ni recibir llamadas mientras realice un monitoreo. Todo aquel que llame a su teléfono cuando esté realizando un monitoreo recibirá un tono de ocupado. La persona que llama puede dejar una devolución automática de llamada, pero no podrá acampar ni anular su sesión de monitoreo. Si desea realizar una llamada saliente, primero debe cancelar la sesión de monitoreo. Para monitorear una llamada: Levante el auricular. función de Monitoreo de llamadas, luego el número de la extensión que desea monitorear. Si el usuario no está en el teléfono, escuchará un tono de ocupado. Pulse TRANS/CONF para formar una conferencia tripartita con el usuario y la otra persona. Cuelgue para terminar la sesión de monitoreo. Nota: Si desea continuar con el monitoreo una vez que salga de la conferencia, debe volver a configurarlo. MARCACIÓN ABREVIADA Los números que marca con más frecuencia se pueden almacenar en el sistema del teléfono. La función Marcación abreviada le permite acceder a dichos números. Cuando marca el código de acceso a la Marcación abreviada y el número de índica, el sistema marca automáticamente el número almacenado. Utilización de un número de Marcación abreviada función Marcación abreviada. Marque el número de índice de marcación abreviada deseado. El número almacenado se marca automáticamente. RECORDATORIO CÓDIGO DE CUENTA INTERCOMUNICACIÓN DIRECTORIO APERTURA DE PUERTA MARCACIÓN A

8 LISTA DE NÚMEROS DE ÍNDICE DE MARCACIÓN ABREVIADA Utilice la tabla siguiente para registrar los números de índice de los números de teléfono que marca frecuentemente y que almacenó en el sistema. Número de índice Número almacenado CÓDIGOS DE ACCESO A LAS FUNCIONES Los códigos de acceso a las funciones se utilizan para activar funciones del sistema en el teléfono SUPERSET 401. En general, para activar una función, puede levantar el auricular y marcar el código de acceso de la función correspondiente. Los códigos de acceso a las funciones son configurados por el Departamento de comunicaciones de su empresa. Puede utilizar la tabla siguiente para mantener un registro de los códigos de acceso a las funciones que se utilizan con más frecuencia en su teléfono. Función Recuperación de llamada retenida Recuperación de llamada retenida remota Monitoreo de llamadas Estacionamiento de llamada Estacionamiento de llamada: Teléfono de destino Captura de llamada Código de acceso Lista de códigos de acceso a las funciones Recepción de llamadas dirigidas Función Código de acceso Borrar todas las funciones No molestar Acceso al Código de cuenta Apertura de puerta Marcación abreviada Acceso a línea externa Devolución de llamada: Ocupado Llamadas de intercomunicación Intrusión No responde Anuncio Desvío de llamadas: Todas las llamadas Sólo internas Sólo externas Directorio Recordatorio programado Demostración de tonos Estoy aquí Cancelar Estoy aquí Retención de llamadas, Marca registrada de MITEL Networks Corporation Copyright 2004, MITEL Networks Corporation Todos los derechos reservados