PROCEDIMIENTO GESTIÓN MANTENIMIENTO EQUIPOS DE TECNOLOGÍA DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA REGISTRAL

Transcripción

1 Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN. Definir las actividades del procedimiento de Gestión mantenimiento equipos de tecnología, en lo referente al mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de tecnología que brindan el soporte técnico para la efectiva prestación del servicio registral, con el fin de hacer un mantenimiento, preventivo, que permita la operación normal de negocio sin traumatismos por fallas en los equipos; para garantizar la guarda de la fe pública en nombre del Estado y de la Superintendencia de Notariado y Registro; para beneficio de la Sociedad en General. El procedimiento de Gestión mantenimiento equipos de tecnología, se realiza en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, ubicada en círculo registral de la ciudad, donde al ciudadano se le brinda el acceso al servicio público registral con oportunidad, efectividad, transparencia, seguridad y cobertura. Los clientes son todos los funcionarios que operan equipos de tecnología para la prestación del servicio, los Registradores de Instrumentos Públicos y la Secretaría General y la Oficina de Informática de la SNR; como clientes externos están todos los proveedores de servicios de mantenimiento que pueden ser objeto de contratación.. ALCANCE: Inicia: Elaboración del plan de mantenimiento de los equipos de tecnología Qué hace?: Elaborar plan de mantenimiento de los equipos de tecnología de la Oficina de Registro. Remitir plan de mantenimiento a la secretaría General y a la Oficina de Informática de la SNR. Realizar el mantenimiento de los equipos de tecnología. Generar informe de mantenimiento discriminando estado actual de los equipos. Generar propuesta de reposición de equipos de tecnología. Termina: Informe de mantenimiento de equipos de tecnología y con el requerimiento de reposición de equipos. 2. RESPONSABLES: 2.1. Responsable estratégico: Registrador de instrumentos públicos 2.2. Responsable operativo: profesional universitario asignado del área de sistemas.

2 Página:2 3. DEFINICIONES: Plan de mantenimiento: Documento que contiene el análisis, evaluación, estado actual de los equipos, fechas de mantenimiento preventivo y correctivo y cronograma de mantenimiento de todos los equipos de tecnología de la Oficina de registro Equipos de tecnología: son los equipos que soportan el sistema de información registral, entre otros, los computadores, impresoras, Fax y el sistema de información registral (Sistema integral de información registral, folio magnético o sistema manual). Mantenimiento preventivo: mantenimiento que obedece a una planeación del mantenimiento anticipado de los equipos, dado el uso y edad de los mismos. Mantenimiento correctivo: mantenimiento que se genera por el deterioro físico del equipo Reposición de equipos: El mantenimiento preventivo y correctivo genera la información sobre el estado actual de los equipos y su efectivo uso. Hay equipos que por su uso y edad son susceptibles de ser cambiados por equipos nuevos. Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento. Histogramas: para mostrar edades y comportamiento de los equipos Hojas de cálculo: para registrar información sobre los equipos Hojas de cálculo: para registrar la información del procedimiento PHVA Planear: planear los recursos logísticos, financieros y humanos del procedimiento. Planear el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de tecnología.

3 Página:3 Hacer: Elaborar plan de mantenimiento de los equipos de tecnología de la Oficina de Registro. Remitir plan de mantenimiento a la secretaría General y a la Oficina de Informática de la SNR. Realizar el mantenimiento de los equipos de tecnología. Generar informe de mantenimiento discriminando estado actual de los equipos. Generar propuesta de reposición de equipos de tecnología. Verificar: verificar plan de mantenimiento y su efectiva aplicación. Actuar: Definir estrategias para hacer mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos o en su defecto solicitar la reposición de equipos por obsolescencia. 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.

4 Página:4 ACTIVIDAD ESENCIAL Elaborar plan de mantenimie nto de equipos de tecnología de la Oficina de registro. DESCRIPCIÓN. CÓMO? Descripción de actividades: Elaborar plan de mantenimiento de equipos de tecnología de la Oficina de Registro: Con base en los históricos, en los mantenimientos realizados, en las edades de los equipos, en el uso y en el estado actual, se procede a elaborar anticipadamente un plan de mantenimiento de los equipos. Contiene: tipo de equipo, edad, estado actual, uso, último mantenimiento, cronograma de mantenimiento, costos e importancia para la prestación del servicio. Incluye el software que opera en la Oficina de Registro (mantenimiento y nuevos desarrollos para funcionalidades). Hacer el plan de mantenimiento en el primer bimestre del año para ser enviado al nivel central y tenga aplicación para la formulación del presupuesto para la vigencia siguiente. Remitir plan de mantenimiento de equipos de tecnología al nivel central: Remitir a la Secretaría General, a la Superintendencia delegada para el Registro y a la Oficina Asesora de Planeación, en el primer bimestre del año. Recibir plan de mantenimiento, priorizar y hacer concertación con el Registrador. El documento final de plan de mantenimiento con sus costos es tenido en cuenta para la formulación del presupuesto para la vigencia siguiente. Responsable: Registrador de Instrumentos públicos y profesional universitario asignado del Área de Sistemas. Conocimiento: sobre los equipos de la oficina Valor agregado: prevenir el deterioro de los equipos Recursos esenciales: Equipos de oficina. Normatividad: Políticas de mantenimiento de equipos. Herramientas de control: Verificar estado actual de los equipos y su uso. Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): manual.

5 Página:5 Realizar mantenimie nto a los equipos de tecnología Descripción de actividades: Aprobación del presupuesto de la entidad: Con la aprobación del presupuesto de la SNR, una vez es ley de la Repúblicas, se hace la desagregación del presupuesto de la vigencia con base en el techo presupuestal aprobado, no siempre lo solicitado es lo aprobado. Es posible que se tenga que hacer nueva distribución de egresos según el techo presupuestal asignado, para éste caso a Gastos de Funcionamiento. Se revisa, actualiza, prioriza y se asigna el presupuesto a la Oficina de Registro, para proceder a hacer la contratación del mantenimiento de los equipos según plan. Se informa al Registrador la situación presupuestal para la modificación o no del plan de mantenimiento. Ver ley de presupuesto de la vigencia Realizar el mantenimiento de los equipos de tecnología. Con base en el plan de mantenimiento, en el presupuesto asignado y en el sistema de contratación definido por el nivel central, se procede a generar el proceso de contratación. Ver plan de mantenimiento de equipos de tecnología y procedimiento de contratación del la SNR Generar informe de mantenimiento: discriminando estado actual de los equipos y según el caso, generar propuesta de reposición de equipos de tecnología según el estado actual y su importancia en la prestación del servicio registral. Argumentar vida útil de los equipos y su uso efectivo Generar y actualizar información para la elaboración del nuevo plan de mantenimiento para la vigencia siguiente. Mantenimiento de equipos que se realiza en centro de computo Tener siempre el antivirus actualizado Comprobar que todos los dispositivos funcionan correctamente Liberador de espacio en disco Limpieza y mantenimiento del Internet explorer Limpieza del arranque de windows Eliminación de spywares, troyanos y cockies Mantenimiento y limpieza del registro de windows Desfragmentación de discos duros

6 Página:6 Eliminación de archivos TMP - archivos temporales BAK - OLD LOG -. CHK copias de seguridad de archivos que han sido actualizados. Archivos con las terminaciones.bmp,.jpg,.gif,.tif y.pcx. mp3 - Eliminar Cookies - Eliminar Archivos - Borrar Historial Ver documento de mantenimiento de equipos mediante contrato SNR- con empresas que prestan la mesa de ayuda. Responsable: Registrador de Instrumentos públicos y profesional universitario asignado del área de sistemas. Conocimiento: estado actual de los equipos y su uso. Valor agregado: Garantizar mantenimiento preventivo y operación efectiva de los equipos. Recursos esenciales: Equipos de oficina. Normatividad: Ley de presupuesto de la vigencia. Herramientas de control: verificar plan y recursos asignados para la efectiva contratación Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): manual. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos asociados: Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Política de calidad. Plan para el logro de objetivos de calidad.

7 Página:7 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Ley de presupuesto de la vigencia. Plan de mantenimiento de equipos de tecnología 6. NOTAS DE CAMBIO. Versión Naturaleza del cambio 1 Ajuste del procedimiento 2 Aportes y ajustes Medellín Zona Sur y estandarización de procesos de todas las Orip 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Código Nombre Elaboro: Aportes Medellín Zona Sur: Fecha: (*) Julio 6 de 2011 (**) Septiembre 12 de 2011 Reviso: Coordinadores Administrativos Orip`s Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Grupo Calidad - MECI Fecha: Septiembre 26 de 2011 Aprobó: Registradores principales de las Orip`s de Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Grupo Calidad - MECI Fecha: Octubre15 de 2011