SISTEMA DE INFORMACION PARA LA GESTION (SIG-BSC)

Transcripción

1 GOBIERNO DE CHILE SISTEMA DE INFORMACION PARA LA GESTION (SIG-BSC) Versión n 3.0 Guía a Rápida R para para Usuarios CONSULTORIA & SERVICIOS

2 INDICE 1. Módulos de la aplicación n SIG-BSC 2. Funcionalidades Principales del SIG BSC 3. Perfiles de Usuarios SIG-BSC 4. Perfiles y Roles 5. Acceso a la aplicación 6. MÓDULO Mantenedores 7. MODULO Planificación/Objetivos n/objetivos y Productos Estratégico 8. MODULO Planificación/Producto n/producto Específico 9. MODULO Planificación/Indicadores n/indicadores 10. MÓDULO Planificación/Indicadores/Formulador n/indicadores/formulador 11. MÓDULO Planificación/Actividades n/actividades 12. MÓDULO Planificación/Actividades/Costo n/actividades/costo 13. MÓDULO Control de Gestión/Avance Resultado Indicadores 14. Cálculos de Estado y Cierre de Indicadores 15. MÓDULO Control de Gestión/Avance Cronológico Actividades 16. MÓDULO Reportes/Definiciones Estratégicas (A1) 17. MÓDULO Reportes/Mapa Estratégico (BSC) 18. MÓDULO Reportes / Avance de Indicadores 19. MÓDULO Reportes/Actividades Relevantes 20. MÓDULO Mantenedores / Balanced Scorecard

3 MODULOS DE LA APLICACIÓN N SIG-BSC MODULO PLANIFICACIÓN Misión Objetivos Estratégicos Productos Estratégicos Productos Específicos Indicadores de gestión Actividades Relevantes MODULO CONTROL DE GESTIÓN Control Ejecución n de Actividades Control Ejecución n de Indicadores MODULO REPORTES Definiciones Estratégicas Mapa Estratégico Tableros de Control Mapa Estratégico Formulario H Convenio Desempeño o Colectivo Informe SIG y otros MODULO HERRAMIENTAS Manual de Usuario y guías Soporte a usuario Cambio de claves y de añosa Enlaces MODULO MANTENEDORES Balanced Scorecard Parámetros de alerta Tablas del Personal y usuarios Compromisos y Contrapartes Tablas generales

4 Funcionalidades Principales del SIG BSC El Módulo M de Planificación n permite para cada año: a Crear, registrar, modificar y visualizar las definiciones estratégicas institucionales. Crear, registrar, modificar y visualizar los indicadores de gestión, asociados a las definiciones estratégicas. Crear, registrar, modificar y visualizar la planificación n operativa de las unidades organizacionales y su asociación n con lo Indicadores de gestión n y definiciones estratégicas institucionales. El Módulo M de Control de gestión n permite para cada año: a Ingresar, modificar y visualizar el estado de avance de los resultados de los Indicadores de gestión. Ingresar, modificar y visualizar el estado de avance del cumplimiento iento de las actividades planificadas. El Módulo M de Reportes permite para cada año: a Visualizar en pantalla reportes estandarizados (H, CDC, SIG, SIG VI Etapa) y generar reportes ejecutivos o completos, dado consultas especificadas a través s de filtros dinámicos. Ver en pantalla los reportes y/o exportarlos a planillas Excel. Tableros de Control que se pueden filtrar por objetivos, productos, os, compromisos o perspectivas. Permite además s visualizar la desviación n del avance de indicadores y actividades, respecto a lo programado ado y profundizar en las causas de los efectivos de los indicadores y sus variables. Generar el Mapa Estratégico Institucional con niveles de cumplimiento por Objetivo, a la fecha. El Módulo M de Herramientas permite : Acceder al Manual de Usuario Soporte en líneal Link de interés El Módulo M de Mantenedores permite para cada año: a Administrar los parámetros para la operación n del sistema en cuanto a usuarios, tablas generales y apertura/cierre programada de módulos. m Crear Objetivos Estratégicos BSC y asociarles indicadores ya cargados previamente. Crear, modificar y visualizar diferentes compromisos y contrapartes tes y asociar indicadores de gestión n a cada uno. Administración n de envío o de s e manual o automático tico de aviso y alertas a usuarios (por perfil o responsabilidad) Configurar parámetros de cumplimiento y alertas Configurar cuentas presupuestarias, etc.

5 Perfiles de Usuarios SIG-BSC DBA DBA PSICUS PSICUS SOPORTE USUARIOS ADMINISTRADOR ADMINISTRADOR PLANIFICA MANTENEDORES MANTENEDORES MISION MISION OBJETIVOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESTRATEGICOS PRODUCTOS PRODUCTOS ESTRATEGICOS ESTRATEGICOS CENTRO DE CENTRO DE RESPONSABILIDAD RESPONSABILIDAD PRODUCTOS PRODUCTOS ESPECIFICOS ESPECIFICOS PLANIFICA META META ANUAL ANUAL PLANIFICA - INGRESA EJECUCION Supervisor Supervisor CR CR JEFE JEFE CR CR GESTOR GESTOR DEL DEL INDICADOR INDICADOR ENCARGADO ENCARGADO DE DE ACTIVIDAD ACTIVIDAD PLANIFICA PLANIFICA INDICADORES INDICADORES ACTIVIDADES ACTIVIDADES INGRESA EJECUCION PLANIFICA INGRESA EJECUCION AVANCE METAS AVANCE METAS PARCIALES PARCIALES AVANCE AVANCE REAL REAL ACTIVIDADES ACTIVIDADES METAS METAS PARCIALES PARCIALES VALIDA

6 Perfiles y Roles de Usuario Hay 3 tipos de USUARIO/A: : con los siguientes permisos: Administrador: : tiene todos los privilegios de crear, modificar y eliminar en todos los módulos m y submódulos del sistema. Supervisor: : tiene privilegios para crear modificar y eliminar indicadores y actividades que dependan de su Centro de Responsabilidad. Por defecto todos los Jefes de CR son Supervisores y se recomienda que cada CR tenga un Supervisor más. m Usuario/a: tiene acceso de lectura a todos los módulos m de Planificación, n, Control de Gestión, Reportes y Herramientas del sistema. No puede ingresar a los mantenedores. Hay 2 tipos de ROLES DE USUARIO,, con los siguientes permisos: Gestor de Indicador: : En módulo m de Planificación: n: puede crear, modificar y eliminar actividades asociadas a su indicador mientras el periodo o de planificación n este abierto y en el módulo m de Control de Gestión: puede ingresar, modificar y eliminar avances efectivos de sus indicadores mientras el módulo de control de gestión n de indicadores esté abierto. Encargado de actividad: : en el Módulo M de Control de gestión: puede ingresar, modificar y eliminar avances efectivos de sus actividades mientras el módulo m de control de gestión n de actividades esté abierto. En el Módulo M de Planificación no puede modificar las actividades asignadas a él l por el gestor.

7 ACCESO A LA APLICACION La aplicación n está en un sitio web seguro. Los usuarios acceden a ella con internet explorer 6 o superior,, a través s de una pagina de inicio, seleccionado al cliente e ingresando su nombre de usuario, su clave de acceso y el Año o de planificación n y control al que deseen ingresar.

8 MÓDULO Mantenedores Los administradores del sistema configuran previamente los Mantenedores, que son una serie de tablas con parámetros que permiten operar el sistema: Centros de Responsabilidad, Centros de costos y Personas (usuarios) Compromisos Desempeño Objetivos Estratégicos BSC Parámetros de Alertas Periodos y apertura de módulos Tablas generales (presupuesto, registros, mensajería) a) Etc.

9 MODULO Planificación/Objetivos n/objetivos y Productos Estratégico Los administradores del sistema ingresan en el sistema la Misión, los Objetivos Estratégicos y los Productos Estrat tratégicos que son definidos por el nivel directivo en Formulario A1 (definiciones Estratégicas)

10 MODULO Planificación/Producto n/producto Específico Los Productos Específicos dependen de los Productos Estratégicos y están n en manos de un Centro de Responsabilidad. Son definidos por el nivel directivo en Formulario A1 (definiciones Estratégicas) y creados en el SIG por el Administrador. Los Jefes de CR pueden solicitar al Administrador que les cree nuevos Productos Específicos que deseen controlar

11 MODULO Planificación/Indicadores n/indicadores Los Indicadores dependen de los Productos Específicos Pueden ser creados o modificados sólo s por el Jefe del CR o el Supervisor del CR Definen el tipo de indicador,, la formula de calculo, la meta anual a alcanzar y su medio de verificación Quedán en manos de un Lider o Gestor que pertenece a un Centro de Costo. El lider-gestor o el Supervisor del CR deberán n dar cuenta del avance del indicador en las fechas de control planificadas. En cada fecha de control se estima un avance proyectado que sirve de meta parcial para comparar con el avance real.

12 MÓDULO Planificación/Indicadores n/indicadores Los Indicadores dependen de los Productos Específicos Pueden ser creados o modificados sólo s por el Jefe del CR o el Supervisor del CR Definen el tipo de indicador,, la formula de cálculoc lculo,, metas parciales y meta anual a alcanzar, medio de verificación y otros parámetros Quedan en manos de un Líder o Gestor que pertenece a un Centro de Costo. El líderl der-gestor o el Supervisor del CR, deberá dar cuenta del avance del indicador en las fechas de control planificadas. En cada fecha de control se estima un avance proyectado o meta parcial para comparar con el avance real efectivo.

13 MÓDULO Planificación/Indicadores/Formulador n/indicadores/formulador En el formulador se ingresan los conceptos,, y los componentes y la formula de calculo (numerador y denominador) que definen la meta total anual de cada indicador cuantitativo (numero, % y tasa). Además s permite fijar las metas parciales hasta en 12 cortes anuales, en fechas por definir. Los indicadores cualitativos no llevan formulador: El dicotómico es solo SI o NO y el de Fecha se ingresa el día-mesd mesaño.

14 MÓDULO Planificación/Actividades n/actividades Las Actividades dependen de los Indicadores Pueden ser creados o modificados sólo s por el Lider- Gestor del Indicador o el Supervisor del CR Quedan en manos de un Encargado que pertenece a un Centro de Costo. Definen las acciones relevantes que se ejecutarán n en un período programado (fecha inicio y termino) para alcanzar la meta del indicador. Se puede presupuestar su costo (ver detalle en pagina sigte.) El encargado o el Supervisor del CR deberán n dar cuenta de la fechas reales de inicio y término t de cada actividad.

15 MÓDULO Planificación/Actividades/Costo n/actividades/costo Las Actividades pueden costearse en base a las cuentas e ítemes del presupuesto,, lo que sirve de insumo para la formulación n presupuestaria

16 MÓDULO Control de Gestión/Avance Resultado Indicadores Los Indicadores se controlan comparando el avance proyectado versus el avance real en cada fecha de control programada. Los Estados se grafican en un tablero de control de alerta tipo BSC, donde se puede filtrar por Objetivo Estratégico, compromisos y otros parámetros, profundizando en el detalle deseado para mostrar los indicadores en cada estado. El LíderL der-gestor o el Supervisor del CR deberá ir a ingresar el avance real ejecutado, en las fecha de control programadas para cada indicador. Ver detalle en pagina siguiente Podrá agregar observaciones al cumplimiento si lo estima conveniente o por el contrario si el avance reportado arroja un estado de desviación n importante respecto a lo programado.

17 MÓDULO Control de Gestión/Avance Resultado Indicadores Para ingresar el avance de los indicadores se debe ingresar en cada fecha de control programada los valores efectivos ejecutados de los conceptos que componen la formula de cálculo del indicador Con esto se calcula el efectivo del período de control, el % de avance respecto de la meta parcial y el % avance respecto de la meta total anual. Esto permite saber cuanto es el avance acumulado, el saldo y el estado de cada indicador, lo que se verá reflejado en los reportes que alimentan los informes de gestión n y que permiten levantar acciones correctivas que permitan remontar los resultados para alcanzar las metas presupuestadas.

18 Cálculos de Estado y Cierre de Indicadores CONCEPTOS DIAS DE TOLERANCIA: : es la cantidad de días d corridos previos y posteriores a la fecha de control que tiene un gestor para ingresar avances parciales a sus s indicadores. Este parámetro es común n para todos los indicadores y es definido solo por el Administrador en el Modulo Mantenedores/Períodos odos y cierres/cierre programado. ESTADO DEL CONTROL: : es el estado de alerta o de cierre que tiene el Indicador en cada c fecha de control parcial. ESTADO DEL INDICADOR: : es el estado de alerta o de cierre que tiene el Indicador a la fecha de hoy. Corresponde al estado que se muestra en la columna Avance Acumulado y que se muestra en todos los reportes. Y es igual al estado del último Control vencido. CONTROL VENCIDO: : es el último control que está vencido, ya que la fecha de este control más s los días d de tolerancia es menor o igual a la fecha de hoy. O sea, es pasado. p Por lo tanto los datos que fueron ingresados en este control corresponden en al último avance oficial que tiene el indicador registrado y por lo tanto se asume como el Estado del Indicador que se muestra en la columna avance acumulado. CONTROL VIGENTE: : es el control siguiente al control vencido, y está activo o abierto para que los gestores puedan ingresar datos de avance, ya que la fecha a de este control más m s los días de tolerancia es mayor a la fecha de hoy. Los gestores podrán n ingresar información n en este control y calcular el estado de este control, pero este no se reflejará en el Estado del Indicador, sino hasta X días d de tolerancias antes de su vencimiento. Los gestores podrán modificar los datos en este control solo hasta X días d de tolerancia después s de su vencimiento. CONTROLES FUTUROS: : son los controles posteriores al Control Vigente y los gestores podrán n ingresar datos pero estos no serán n considerados en el cálculo c de los estados sino hasta que pasen a ser controles vencidos.

19 Cálculos de Estado y Cierre de Indicadores

20 Cálculos de Estado y Cierre de Indicadores PROCESOS DE CÁLCULO C MANUAL: Cuando un gestor ingresa avances de ejecución n efectiva de indicadores y presiona el botón n calcular se calcularán n los resultados de avance efectivo y el % de cumplimiento de cada control parcial que tenga datos ingresados, además s se copiará en la columna de avance acumulado el valor del último control vencido, siempre y cuando la fecha de hoy esté dentro de los días d de tolerancia antes y después s del vencimiento del indicador. En caso contrario se guardarán n en la base de datos pero no se reflejarán n en la columna avance acumulado hasta que entre en el período de tolerancia. PROCESO DE CÁLCULO C AUTOMÁTICO: TICO: El sistema revisa periódicamente la fecha del control vigente de todos los indicadores y procede a cerrar aquellos controles que q sobrepasen la fecha de hoy incluyendo los días d de tolerancia (se bloquea para que los datos pasados no puedan n ser modificados por ningún n usuario/a en el futuro) convirtiéndolos ndolos en controles vencidos. (Sólo los administradores y supervisores pueden abrir controles cerrados). Al cerrar el control el sistema copia los datos ingresados por los gestores y los replica en la columna de avance e acumulado, modificando con ello el estado del indicador. Si el control que vence no tiene datos, el sistema asume los mismos datos del control anterior, como en el ejemplo de la siguiente slide. En el ejemplo se puede ver que los estados de los controles son distintos a pesar que contienen la misma informaci formación. Esto se debe a que la meta parcial esperada de los controles es diferente para cada uno. El sistema NO COPIA EL ESTADO DEL CONTROL ANTERIOR, SOLAMENTE LOS DATOS.

21 Cálculos de Estado y Cierre de Indicadores En el caso de que el control que vence no tenga datos y además s sea el primer control del indicador, el sistema completa todos los campos vacíos con ceros. El sistema sólo s considera como avance acumulado los valores del control vencido aunque estos sean ceros y aunque se hayan ingresado avances en el control vigente y/o en los futuros, como se ve en el siguiente ejemplo: Los controles que no vencen siguen siendo controles vigentes y este stán n abiertos. Cuando el control vigente es el primer control de indicador, el sistema considera al indicador en el estado por Iniciar Ejecución,, hasta que este control venza, ahí calcula el estado en función n de los datos ingresados. CAMBIO DE LOS DIAS DE TOLERANCIA: Cuando el Administrador cambia los Días D de Tolerancia en el mantenedor el sistema recalcula cual es el nuevo control vencido y vigente y debe abrir y/o cerrar controles según n sea el caso y, por lo tanto, recalcula el estado de los indicadores dores sobre la base de estos cambios.

22 MÓDULO Control de Gestión/Avance Cronológico Actividades Las Actividades se controlan por su ejecución n real dentro del período inicio y termino programado. Los Estados se grafican en un tablero de alerta,, donde se puede profundizar según n capas de detalle de las actividades en ese estado. El encargado o el Supervisor del CR deberá ingresar la fechas reales de inicio y términot de cada actividad y podrá eliminar aquellas que ya no se realizarán n y agregar observaciones.

23 MÓDULO Reportes/Definiciones Estratégicas (A1) El reporte de Definiciones Estratégicas permite generar en html o word el Formulario A1 a partir de los datos ingresados en el sistema y con el formato que entrega DIPRES.

24 MÓDULO Reportes/Mapa Estratégico (BSC) Permite generar el Mapa que muestra el cumplimiento numérico y visual (barras de cumplimiento tipo semáforo) de todos los Objetivos Estratégicos BSC, a la última fecha de control. Además s este reporte permite profundizar o desagregar por niveles de Centro de Responsabilidad, Centro de Costo y gestor o funcionario, filtrar por perspectiva y generar reportes detallados de los indicadores que están asociados a cada Objetivo.

25 MÓDULO Reportes / Avance de Indicadores El sistema permite generar una serie de reportes de los Indicadores y sus avances efectivos según n varios filtros dinámicos (Objetivos Estratégicos, compromisos, CR, etc.). Los reportes pueden ser tipo (formatos exigidos en los requisitos técnicos para el H, CDC, SIG o ejecutivo) o dinámicos (completos, históricos, tableros de control de estados de alerta tipo BSC) que generan un reporte en html o excel con los campos más s importantes de la relación n productos e indicadores y su estado de avance a la fecha del reporte.

26 MÓDULO Reportes/Actividades Relevantes El reporte de Actividades Relevantes se puede generar a través s de varios filtros dinámicos, que al ser seleccionados genera un reporte en html o excel con los campos más m s importantes de la relación n productos, indicadores y actividades y su estado de ejecución n a la fecha del reporte.

27 MÓDULO Mantenedores / Balanced Scorecard El módulo m de BSC permite asociar los Objetivos del Formulario A1 o de Gestión n Interna como Objetivos BSC, o se pueden crear nuevos. Posteriormente se pueden asociar indicadores previamente cargados en el sistema, con ponderación n de aporte. A los Objetivos BSC se les asocia una perspectiva BSC (clientes, procesos, etc.). Se pueden crear y editar tantas perspectivas como el administrador requiera, además s permite cambiar la jerarquía a que ocupará en el Mapa Estratégico.