EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA METRO DE QUITO. RESOLUCIÓN No. RG-EPMMQ EL GERENTE DE LA EMPRESA METROPOLITANA METRO DE QUITO CONSIDERANDO:

Transcripción

1 RESOLUCIÓN No. RG-EPMMQ EL GERENTE DE LA EMPRESA METROPOLITANA METRO DE QUITO CONSIDERANDO: Que, conforme el Artículo 4 de la Ley Orgánica de Empresas Públicas se establece: Las empresas públicas son entidades que pertenecen al Estado en los términos que establece la Constitución de la República, personas jurídicas de derecho público, con patrimonio propio, dotadas de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa y de gestión ; Que, en el numeral 8 del Art. 11 de la Ley Orgánica de Empresas Públicas se establece que son Deberes y Atribuciones del Gerente General: Aprobar y modificar los Instructivos internos que requiera la empresa. ; Que, es necesario disponer de valores en efectivo, en la cantidad y oportunidad debida para satisfacer las necesidades y pagos urgentes de valor reducido. Que, los recursos destinados para esta clase de egresos requieren de una reglamentación que, sujetándose a las leyes vigentes permitan una ágil, oportuna, eficaz, efectiva y eficiente atención a las necesidades, así como un adecuado control. Que, es necesario establecer los procedimientos y la normativa para la aplicación del Fondo de Caja Chica, a fin de precautelar la custodia y racionalizar su manejo por parte del funcionario a cargo de su administración. RESUELVE: EXPEDIR EL SIGUIENTE INSTRUCTIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA CAPITULO I: OBJETIVO Y ALCANCE Art. 1. Concepto.- El Fondo de Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisión de cheques o transferencias.

2 Art. 2. Objetivo.- El presente Instructivo tiene por objeto regular y establecer las normas y la utilización del Fondo de Caja Chica a fin de que éste cumpla con el propósito para el cual se lo autoriza, y así permitir un rápido y eficiente manejo administrativo. El Fondo de Caja Chica servirá única y exclusivamente para cancelar pagos en efectivo, que por su monto reducido no sea factible de satisfacer mediante el proceso normal de pago a proveedores. CAPITULO II: DEFINICIONES Art. 3. Para efecto del presente Instructivo se entiende por: Administrador/Custodio del Fondo de Caja Chica.- Funcionario o empleado responsable de la custodia, administración y uso del Fondo, conforme a las disposiciones de este Instructivo. Bienes de menor cuantía: Bienes de hasta el 10%, incluido impuestos, del valor asignado para el Fondo de Caja Chica. CAPITULO III: DE LA CUANTÍA, SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN Art. 4. De la cuantía del Fondo.- El monto del Fondo de Caja Chica será hasta un monto que no excederá de US$ (QUINIENTOS 00/100 DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA); el monto será aprobado por el Gerente General de la Empresa. Art. 5. De la solicitud del Fondo.- Para la creación del Fondo de Caja Chica, el Gerente Financiero Administrativo, formulará la solicitud correspondiente al Gerente General, en la que se justificará el requerimiento de apertura del Fondo de Caja Chica, y se designará al funcionario que actuará como custodio y administrador del fondo. Art. 6. En caso de no aprobarse la solicitud del Fondo, se devolverá al área solicitante señalando las razones de la negativa. Art. 7. De la apertura del Fondo de Caja Chica.- El Fondo de Caja Chica, se transferirá de la cuenta corriente que la EP Metropolitana Metro de Quito mantiene en el Banco Central a una cuenta del Administrador del Fondo, quien debe mantenerlo en efectivo, con las seguridades apropiadas.

3 Art. 8. Cuantía de los desembolsos.- El valor máximo por cada pago o desembolso no podrá sobrepasar el (10%) diez por ciento, incluido impuestos, del monto asignado como Fondo de Caja Chica. CAPITULO IV: DE LA DESIGNACIÓN, UTILIZACIÓN Y PROHIBICIONES DEL FONDO DE CAJA CHICA Art. 9. Designación de la custodia, manejo y control.- El Gerente Financiero Administrativo designará al funcionario encargado de la custodia y administración del Fondo de Caja Chica. Art. 10. Cambio de Administrador.- el Gerente Financiero Administrativo por razones justificadas, encargará la administración del Fondo a otro funcionario o empleado, para el efecto se suscribirá un Acta de Entrega Recepción que se enviará a Contabilidad, para el registro y control de Egresos y para que las reposiciones se realicen a nombre del nuevo custodio. Art. 11. Utilización del fondo.- El Fondo de Caja Chica se utilizará para pagar la adquisición de bienes y/o servicios que no tienen el carácter de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con cheques o transferencias, tales como: a. Adquisición y arreglo de cerraduras y seguridades; b. Adquisición de registros oficiales; c. Adquisición de mapas, planos, etc.; d. Adquisición de suministros o materiales, en caso de que no exista disponibilidad de aquellos, de acuerdo a lo certificado por el responsable de la bodega; e. Adquisición de útiles de aseo y limpieza. f. Adquisición de repuestos y reparaciones pequeñas para instalaciones de agua, energía eléctrica, teléfono, plomería, albañilería de los inmuebles u otras de similares características; g. Pago de documentos, formularios o solicitudes oficiales; h. Pagos efectuados que se deriven de la obtención de derechos o registros notariales, autenticación y certificación de documentos, reconocimientos de firmas, del Registro de la Propiedad, fiscales, municipales, bancarios, judiciales y otros de similar naturaleza; i. Envío de correspondencia, pago de fletes; j. Gastos judiciales de diversa índole; k. Gastos que se originen en los eventos de capacitación; l. Pago de fotocopias o reproducción de documentos que no puedan ser atendidos por el centro de copiado de la Empresa; m. Servicios de anillados, empastados, impresiones y transparencias;

4 n. El Fondo de Caja Chica podrá utilizarse para cubrir Gastos de Cafetería y refrigerios, requeridos en las reuniones de trabajo de la Gerencia o para atender a los visitantes oficiales hasta un máximo del 10% del monto del Fondo de la Caja Chica. o. Otros gastos de menor cuantía que no excedan del monto establecido en el Art. 8 de este Instructivo, y que tengan el carácter de urgentes ó imprevisibles. Art. 12. Todos los pagos realizados con cargo al Fondo de Caja Chica deben cumplir con los siguientes requisitos: Vale de Caja Chica debidamente firmado por el Administrador del Fondo y el Proveedor. Factura o Nota de Venta original, la que debe estar a nombre de la Empresa Metropolitana Metro de Quito y cumplir con todos los requisitos establecidos en la Ley de Régimen Tributario Copia del Comprobante de retención debidamente emitido y firmado por el proveedor. En todos los casos deberá detallarse en forma clara el concepto para el cual fue adquirido el bien o servicio, de manera que se pueda identificar que el gasto realizado corresponde a los objetivos del Fondo. Art. 13. Prohibiciones.- No podrá utilizarse el Fondo de Caja Chica en pagos diferentes a los especificados en el Art. anterior. No se aceptarán los justificativos que tengan fecha anterior a la última reposición CAPITULO V: DE LA REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA Art. 14. De la reposición y liquidación del Fondo de Caja Chica.- Para el correcto manejo del Fondo, la reposición se solicitará: a) Cuando se haya utilizado el 60% del Fondo de Caja Chica y, b) El día 28 del mes en curso, a efectos de que los comprobantes de venta y retenciones se contabilicen en el mismo mes, conforme lo establecido en la Ley de Régimen Tributario. Art. 15. Documentos para el trámite de reposición.- A la reposición se adjuntarán: a) Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica, mediante Memorando dirigido a la Gerencia Financiera Administrativa; b) Resumen Consolidado de Pagos y Retenciones, cuyo formato se encuentra en el Anexo 1;

5 c) Vale de Caja Chica, cuyo formato consta en el Anexo 2. d) Las facturas o Notas de Venta originales que sustenten el gasto indicado en el Vale de Caja Chica; e) Las copias de los comprobantes de retención de impuestos en estricto orden de su uso. Aquellas facturas o recibos que no cumplan con lo dispuesto en el presente Instructivo, serán devueltos al responsable del manejo del Fondo para que realice las aclaraciones, ampliaciones y/o rectificaciones en el término máximo de 8 días; caso contrario, no serán consideradas para su reposición y contabilización. Contabilidad verificará la legalidad y veracidad de la documentación entregada. Art. 16. Tesorería informará al Administrador del Fondo de Caja Chica, de las reposiciones realizadas. CAPITULO VII: DEL CONTROL Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA Art. 17. Arqueos sorpresivos.- Para asegurar el uso adecuado de los recursos del Fondo, se realizarán arqueos de forma periódica y sorpresiva. El resultado del arqueo se registrará en un Acta, en la que se incluirán las novedades u observaciones detectadas y sugerencias para lograr el adecuado manejo del Fondo. El formato del acta de Arqueo se encuentra en el Anexo 3. Art. 18. El Administrador del Fondo cubrirá con sus propios recursos las diferencias generadas por: a) Documentos que no cumplan con los requisitos contemplado en el Instructivo de Comprobantes de Venta y Retención emitido por el Servicio de Rentas Internas (SRI.); b) Diferencias en las retenciones de impuestos; c) La omisión u olvido de las Retenciones de Impuestos. Cuando estos valores no sean cubiertos por el Administrador del Fondo, la Gerencia Financiera- Administrativa informará por escrito a Contabilidad para que estos valores sean descontados de los haberes del funcionario. Art. 19. El incumplimiento de las disposiciones de este Instructivo, será considerado como falta grave; y consecuentemente se aplicará lo dispuesto en el Instructivo Interno de Trabajo.

6 Art. 20. El Gerente Financiero Administrativo, realizará el análisis del uso del Fondo de Caja Chica y determinará de manera sustentada, la necesidad de liquidar el Fondo. Art. 21. La presente Resolución entrará en vigencia a partir de la fecha de suscripción. Comuníquese, dado en Quito, a 29 de junio de Edgar Jácome Zambrano GERENTE GENERAL

7 ANEXO 1 RESUMEN CONSOLIDADO DE PAGOS Y RETENCIONES FECHA: FECHA PROVEEDOR # FACTURA CONCEPTO No VALE Valor Factura CAJA CHICA 12% 0% IVA 12% SERV. 10% TOTAL FACTURA # RETENCIÓN Retención IVA Retención Fuente Total Ret Total a pagar $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - CUSTODIO FONDO CAJA CHICA REVISADO APROBADO

8 ANEXO 2 VALE DE CAJA CHICA # FECHA: VALOR: BENEFICIARIO RUC POR CONCEPTO DE: TIPO COMPROBANTE: PARTIDA PRESUPUESTARIA: # COMPROBANTE: CUSTODIO DEL FONDO RECIBI CONFORME NOMBRE: NOMBRE: # CEDULA:

9 ANEXO 3 EMPRESA PUBLICA METROPOLITANA METRO DE QUITO ARQUEO DE CAJA CHICA FECHA MONTO ASIGNADO RESPONSABLE DEL FONDO RESPONSABLE ARQUEO HORA EFECTIVO CANTIDAD DESCRIPCION CANT. TOTAL SUBTOTAL EFECTIVO COMPROBANTES DE VENTA FACTURA BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR SUBTOTAL COMPROBANTES DE VENTA No COMPROBANTES DE RETENCION BENEFICIARIO VALOR SUBTOTAL RETENCIONES RESUMEN EFECTIVO COMPROBANTES DE VENTA RETENCIONES TOTAL SUSTENTOS FONDO DIFERENCIA (f) CUSTODIO (f) RESPONSABLE ARQUEO