PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS

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1 Página 1 de 19 Revisó: Profesional Vicerrectoría Académica Profesional Planeación Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Abril 15 de 2011 Resolución. 579 OBJETIVO Describir las actividades que se deben realizar para la modificación del plan de estudios de un programa académico y, su correspondiente reporte y autorización, de ser requisito, por el Ministerio de Educación Nacional. ALCANCE Comprende desde la definición de los responsables de la elaboración de la propuesta de modificación del plan de estudios del programa, hasta el registro del plan de estudios que fue aprobado en el sistema académico; rige para los programas técnicos, tecnológicos, profesionales universitarios, especializaciones, especializaciones médico-quirúrgicas, maestrías y doctorados. NORMATIVIDAD rmatividad Externa Ley 1188 de abril 25 de 2008 (Por la cual se regula el Registro Calificado de Programas de Educación Superior y se dictan otras disposiciones). Decreto 1295 de abril 20 de 2010 del MEN (Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo de programas académicos de educación superior). Resoluciones del MEN en las cuales se definen las características especificas de calidad para los programas académicos de educación superior. rmatividad Interna Acuerdo Académico. 225 de 2010 (Por el cuál se establecen los lineamientos para la creación, modificación, reforma y extensión de los programas académicos). DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS MEN: Ministerio de Educación Nacional. PEP: Proyecto Educativo del Programa. SIA: stema de información académica. CONACES: Comisión Nacional de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior.

2 Página 2 de 19 CONSIDERACIONES Una modificación del plan de estudios se da por agrupación o movimiento de asignaturas, por disminución de créditos o por inclusión y eliminación de asignaturas (Acuerdo Académico 225 de 2010, artículo 8 y anexo 5). Los programas del área de salud deberán recopilar y elaborar los documentos que permitan verificar la relación docencia servicio, lo cuales deberán estar disponibles al momento de reportar la modificación del plan de estudios al MEN: Convenios vigentes Concepto favorable de los escenarios de práctica Certificaciones de cupos Solicitud de cambio de cupos, si se requiere. Al ser la UIS una universidad acreditada, el MEN podrá autorizar la modificación del plan de estudios de los programas académicos de pregrado, especialización, especialización médico-quirúrgica y maestría, sin necesidad de adelantar la evaluación por parte de CONACES (actividades 37 a 44). La Vicerrectoría Académica, CEDEDUIS y Planeación brindan la asesoría y el acompañamiento que las unidades académicas requieran.

3 Página 3 de 19 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO 1. Define responsables, programación de actividades y recursos. 1. Define los responsables de realizar la propuesta de modificación del plan de estudios, los cuales estarán encargados de hacer la programación de las actividades y los recursos necesarios ya sean físicos, humanos o tecnológicos. Se puede incluir la Modificación del plan de estudios de un programa académico como un proyecto del Plan de gestión. Consejo de Escuela, de Programas, o de Sede, según sea el caso 2. Elabora la propuesta Propuesta de modificación del plan de estudios 2. Elabora la propuesta de modificación del plan de estudios del programa. Acuerdo Académico. 225 de 2010 Capítulo 1 y anexo 1 Artículo 11, numerales 1 y 2 3. Estudia la propuesta en primera instancia. 3. Estudia la propuesta de modificación del plan de estudios del programa y realiza las observaciones que considere pertinentes. Consejo de Escuela, de Programas o de Sede, según sea el caso Devuelve la propuesta con observaciones? 4. Realiza ajustes a la propuesta 4. Realiza los ajustes correspondientes a partir de las observaciones recibidas. 1

4 1 Página 4 de Emite concepto favorable 5. Emite concepto favorable a la propuesta de modificación del plan de estudios del programa. Consejo de Escuela, de Programas o de Sede, según sea el caso Acta Consejo de Escuela, de Programas, o de Sede, según sea el caso Propuesta de modificación del plan de estudios 6. Estudia la propuesta en segunda instancia 6. Estudia la propuesta de modificación del plan de estudios del programa. Consejo de Facultad o de Instituto, según sea el caso Devuelve la propuesta con observaciones? 7. Realiza ajustes a la propuesta 7. Realiza los ajustes correspondientes a partir de las observaciones recibidas. 8. Emite concepto favorable 8. Emite concepto favorable a la propuesta de modificación del plan de estudios del programa. Consejo de Facultad o de Instituto, según sea el caso 2

5 Página 5 de 19 2 Acta Consejo de Facultad o de Instituto, según sea el caso Acta Consejo de Escuela, de Programas, o de Sede según sea el caso Propuesta de modificación del plan de estudios 9. Remite a Planeación copias de la documentación 9. Remite a Planeación dos copias de la propuesta de modificación del plan de estudios, así como copia de las actas de los consejos donde se registró el estudio o concepto favorable de la modificación. Planeación se encargará de enviar una copia para concepto del CEDEDUIS. planeación lo considera conveniente puede solicitar concepto sobre algún o algunos elementos de la propuesta de modificación del plan de estudios a otras unidades académicas o administrativas Director de Escuela, Coordinador de Programa o de Sede, según sea el caso 10.Revisa y verifica la propuesta 10. Revisa y verifica la propuesta de modificación del plan de estudios del programa. Profesional de Planeación Director de CEDEDUIS Acuerdo Académico. 225 de Artículo 12, numerales 5 y 6 Cumple la propuesta con los requisitos? 11. Realiza ajustes a la propuesta 11. Realiza los ajustes correspondientes de acuerdo a las observaciones de Planeación y/o CEDEDUIS. 3

6 3 Página 6 de Emite concepto 12. Emite concepto debidamente sustentado sobre la viabilidad de la modificación del plan de estudios del programa. Director de Planeación B 13. Remite a Secretaría General la documentación 13. Remite a Secretaría General para su discusión por el Consejo Académico: la propuesta de modificación del plan de estudios, los conceptos de Planeación y CEDEDUIS y copia de las actas de los Consejos donde se registró el análisis o concepto favorable de la modificación del plan de estudios del programa. Director de Planeación Concepto de Planeación Concepto de CEDEDUIS Acta Consejo de Facultad o de Instituto, según sea el caso Acta Consejo de Escuela, de Programas, o de Sede según sea el caso Propuesta de modificación del plan de estudios 14. Estudia la propuesta y la documentación La propuesta es aprobada? A Pág Estudia la propuesta de modificación del plan de estudios del programa. En el acta del Consejo Académico se registran las conclusiones de la discusión y si la propuesta fue: aprobada, aprobada con condiciones, devuelta para modificaciones, o rechazada. Consejo Académico Acuerdo Académico. 225 de Artículo 12, numeral 8 4

7 4 Página 7 de 19 La propuesta es rechazada? 15. Comunica la decisión 15. Comunica a la Unidad Académica que la propuesta fue rechazada por el Consejo Académico Secretaría General Comunicación FIN 16. Realiza las modificaciones a la propuessta 16. Realiza las modificaciones correspondientes según las observaciones del Consejo Académico. 17. Verifica la realización de modificaciones 17. Verifica la realización de las modificaciones a la propuesta de modificación del plan de estudios. Profesional de Planeación Director de CEDEDUIS Se realizaron todas las modificaciones? B Pág Ajusta la propuesta 18. Ajusta la propuesta de modificación del plan de estudios de acuerdo con las observaciones de Planeación y/o CEDEDUIS. A Es aprobada con condiciones? C Pág.9 5

8 5 Página 8 de Realiza los ajustes a la propuesta 19. Realiza el ajuste a la propuesta de modificación del plan de estudios de acuerdo a las observaciones del Consejo Académico para que corresponda a lo aprobado. 20. Verifica la realización de los ajustes 20. Verifica la realización de los ajustes solicitados por el Consejo Académico. Profesional de Planeación Se atienden las observaciones del Consejo Académico? 21. Ajusta la propuesta 21. Ajusta la propuesta de modificación del plan de estudios de acuerdo con las observaciones de Planeación. 22. Remite a Secretaría General la documentación 22. Remite a Secretaría General la documentación Director de Planeación 6

9 Página 9 de 19 6 C 23. Elabora Acuerdo de aprobación 23. Elabora el Acuerdo de aprobación de la modificación del plan de estudios del programa académico. Secretaría General Acuerdo del Consejo Académico Acta del Consejo Académico Concepto de Planeación Concepto de CEDEDUIS Acta Consejo de Facultad o de Instituto, según sea el caso Acta Consejo de Escuela, de Programas, o de Sede según sea el caso Propuesta de modificación del plan de estudios 24. Pide el diligenciamiento del formulario y la información necesaria 24. Pide el diligenciamiento del formulario establecido para reportar la modificación del plan de estudios y la información necesaria para respaldarla. Profesional de la Vicerrectoría Académica Acuerdo Académico. 225 de 2010, artículo 12, numeral Diligencia el formulario y recopila la información. 25. Diligencia el formulario establecido para reportar la modificación del plan de estudios, con base en la propuesta de modificación del plan de estudios, y recopila la información. 7

10 7 Página 10 de Revisa la información para reportar la Modificación del plan de estudios 26. Revisa que la información esté completa, así cómo el correcto diligenciamiento del formulario para reportar la modificación del plan de estudios. Profesional de la Vicerrectoría Académica Es correcto el diligenciamiento del formulario y/o la información está completa? 27. Corrige los formatos y/o completa la información 27. Corrige el formulario de acuerdo con las observaciones de la Vicerrectoría Académica y/o completa la información. 28. Registra la información en el sistema de información del MEN 28. Registra la información en el sistema de información del MEN. Profesional de la Vicerrectoría Académica 29. Reporta la modificación del plan de estudios 29. Reporta la modificación del plan de estudios del programa académico al MEN. 8

11 8 Página 11 de Revisa la información remitida 30. Revisa la información remitida para la modificación del plan de estudios. MEN Devuelve, el MEN, la modificación del plan de estudios por falta de completitud en la información? D Pág Analiza la solicitud y la remite a la Unidad Académica 31. Analiza las observaciones de la devolución y las remite a la Unidad Académica, junto con las orientaciones y el procedimiento a seguir para atender las observaciones. 32. Elabora el documento de respuesta a la devolución por completitud. 32. Elabora documento dando respuesta a las observaciones del MEN. Documento de respuesta a la devolución por completitud 9

12 9 Página 12 de Revisa y verifica el documento de respuesta a la devolución por completitud 33. Revisa y verifica que el documento de respuesta a la devolución por completitud atienda las observaciones del MEN. Según el procedimiento establecido en la actividad 31 Se da respuesta a las observaciones del MEN? 34. Ajusta el documento de respuesta a la devolución por completitud. 34. Ajusta el documento de respuesta a la devolución por completitud de acuerdo con las observaciones 35. Envía documento de respuesta a la devolución por completitud. 35. Envía el documento de respuesta a la devolución por completitud al MEN. 36. Estudia si se requiere aprobación 36. Estudia si la modificación del plan de estudios requiere aprobación MEN Decreto de 2010, artículo 42 D Requiere autorización del MEN la modificación del plan de estudios? E Pág.18 10

13 10 Página 13 de Estudia la modificación del plan de estudios 37. Estudia la modificación del plan de estudios y determina si requiere información complementaria para hacer la evaluación. CONACES Requiere información complementaria para hacer la evaluación? F Pág Solicita información complementaria 38. Solicita información complementaria. MEN 39. Analiza la solicitud y la remite a la Unidad Académica 39. Analiza la solicitud de información complementaria y la remite a la Unidad Académica, junto con las orientaciones y el procedimiento a seguir. 40. Elabora el documento de respuesta a solicitud de información complementaria. 40. Elabora documento dando respuesta a la solicitud de información complementaria. Documento de respuesta a solicitud de información complementaria 11

14 11 Página 14 de Revisa y verifica el documento de respuesta a la solicitud de información complementaria 41. Revisa y verifica el documento de respuesta a la solicitud de información complementaria. Según el procedimiento establecido en la actividad 39 Se da respuesta a los requerimientos de CONACES? 42. Ajusta el documento de respuesta a solicitud de información complementaria 42. Ajusta el documento de respuesta a solicitud de información complementaria de acuerdo con los requerimientos 43. Envía documento de respuesta a la solicitud de información complementaria 43. Envía el documento de respuesta a la solicitud de información complementaria al MEN. F 44. Evalúa las condiciones de calidad 44. Evalúa que el programa cumpla con las condiciones de calidad. CONACES 45. Emite resolución 45. Emite resolución que autoriza o no la modificación del plan de estudios del programa. MEN 12

15 12 Página 15 de 19 Resolución del MEN 46. Remite resolución a la Unidad Académica 46. Remite resolución a la Unidad Académica, Decanatura o Dirección del IPRED, y Planeación. Autorizaron la modificación del plan de estudios? E Pág Estudia la resolución Se interpondrá recurso de reposición? G Pág Estudia la resolución que no autoriza la modificación del plan de estudios y se decide el procedimiento a seguir Decano o subdirector académico del Instituto, según sea el caso 48. Elabora recurso de reposición 48. Elabora recurso de reposición. Recurso de reposición 13

16 13 Página 16 de Revisa el recurso de reposición 49. Revisa que el recurso de reposición de respuesta a las causas que generaron la emisión de una resolución que no autoriza la modificación del plan de estudios. Según el procedimiento establecido en la actividad 47 El recurso de reposición da respuesta a la resolución que no autorizó la Modificación del plan de estudios? 50. Ajusta el recurso de reposición 50. Ajusta el recurso de reposición de acuerdo con las observaciones 51. Remite recurso de reposición 51. Remite recurso de reposición al MEN. 52. Estudia el recurso de reposición y emite concepto 52. Estudia el recurso de reposición y emite concepto. CONACES 14

17 14 Página 17 de 19 Aprueba la modificación del plan de estudios G 53. tifica que la modificación no fue autorizada 53. tifica a la Unidad Académica y a la Dirección de admisiones y Registro Académico que la modificación del plan de estudios no fue autorizada por el MEN. FIN 54. Emite resolución 54. Emite resolución que autoriza la modificación del plan de estudios. MEN Resolución del MEN 55. Remite resolución a la Unidad Académica 55. Remite resolución a la Unidad Académica, Decanatura o Dirección del IPRED, y Planeación. 15

18 15 Página 18 de 19 E 56. Autoriza registrar en el SIA la modificación del plan de estudios 56. Autoriza a la Dirección de Admisiones y Registro Académico para registrar en el SIA la modificación del plan de estudios del programa, quedando habilitado como insumo para el Proceso de Formación 57. Registra el plan de estudios aprobado en el sistema 57. Registra el plan de estudios que fue aprobado en el sistema. Dirección de Admisiones y Registro Académico FIN

19 Página 19 de 19 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Abril 15 de 2011 Creación del Documento 02 Febrero 06 de 2015 Se ajustó la descripción de la actividad 12, lo cual implico cambiar...modificación del plan del programa por...modificación del plan de estudios del programa. Se ajustó la descripción de la actividad 13, lo cual implico cambiar...modificación del plan del programa por...modificación del plan de estudios del programa. Se corrigió la descripción de la actividad 39, lo cual implicó cambiar Analiza las observaciones de la devolución y las remite a la Unidad Académica, junto con las orientaciones y el procedimiento a seguir para atender las observaciones por Analiza la solicitud de información complementaria y la remite a la Unidad Académica, junto con las orientaciones y el procedimiento a seguir. Se corrigió la descripción de la actividad 40, lo cual implicó cambiar Elabora documento dando respuesta a las observaciones del MEN por Elabora documento dando respuesta a la solicitud de información complementaria.