Control de Presencia. Gestión y planificación del personal

Transcripción

1 Control de Presencia Gestión y planificación del personal

2 CleanTec/ Control de Presencia Con esta funcionalidad de la aplicación se gestiona los datos de presencia de todos los empleados que llevan a cabo el servicio, la ubicación física a la que pertenecen, el control de fichaje (entrada y salida del centro), los turnos de trabajo, el horario de cada turno, el calendario laboral, las incidencias de asistencias, o las incidencias en retrasos de entradas y salidas, etc. En función de los fichajes se establece el cuadrante de personal del trabajo (previsto y ejecutado), registrando las horas de trabajo del personal, las incidencias y ausencias de estos, vacaciones, etc. Lo que permite ver tanto una previsión de horas presenciales estimadas por centro, como las horas de presencias reales después del fichaje. La forma de llevar a cabo el fichaje puede ser muy diferente en función del tipo de centro, el número de empleados presentes en el centro, la presencia por un encargado in-situ o si el trabajador sólo pertenece a un centro o a varios. De esta forma el fichaje puede ser presencial o remoto, automático o desatendido. Fichaje con SmartPhone: Fichaje con PDA: Fichaje con Reloj: Tanto el fichaje como la gestión de servicios, puede realizarse a través de Smartphones. Además si están equipados con tecnología NFC y/o GPS puede identificarse el lugar del servicio automáticamente. Con el Smartphone se identifica también la ubicación, se permite la respuesta de un cuestionario, incluso la toma de fotografías o conocer la posición del operario, y estar conectado en tiempo real con la oficina. Esta modalidad de fichaje es ideal para trabajadores de campo o empleados que visitan diferentes centros de trabajo. El encargado leerá con la PDA las personas que acuden a trabajar en cada turno, leyendo la tarjeta e identificando la fecha, el turno y el centro de trabajo. Tanto el fichaje como la gestión de servicios se pueden realizan con este dispositivo. Esta modalidad es ideal para cuando hay un encargado presente y los empleados o sólo están en un centro o se distribuyen por pocos centros. También es posible la instalación de un reloj in-situ en cada centro, cada vez que el empleado se identifica mediante su tarjeta o huella, el reloj se comunica con el servidor central de CleanTec mediante vía GRPS. Esta modalidad es ideal para empresas o empleados que registran la entrada en la misma ubicación.

3 Fichaje por Telepresencia: Esta nueva modalidad de fichaje totalmente desatendida, consiste en que el empleado al llegar al lugar de trabajo y mediante un dispositivo fijo (en este caso un teléfono) debe realizar una llamada a un número establecido (número geográfico o especial) donde marcará una extensión para registrar la entrada y la salida. Esta recogida de información es automática y dicha información se podrá contemplar en CleanTec. Ausencias o incidencias: Las ausencias de llamadas, retrasos en éstas o identificaciones incorrectas de los trabajadores también son registradas por CleanTec, generando en su caso alertas por la web, back-office, o SMS a los responsables del servicio. De este modo, estos disponen de tiempo suficiente para organizar servicios de suplencia en las situaciones que así lo requieran. Esta modalidad de fichaje es ideal para empresas con muchos trabajadores que acuden a centros de trabajo muy dispersos. Fichaje Mediante presencia remota: Fichaje con RFID en cada estancia En estos casos la presencia del empleado se realizará de forma totalmente desatendida, el empleado llevará una tarjeta o identificador que será monitorizada remotamente por GPS. El operario llevará un dispositivo GOS a partir del cual se cotejará la posición GPS del operario con la de cada centro determinado automáticamente el lugar, centro de trabajo donde se encuentra y el tiempo de empleado que está en ese centro. Se trata de una solución de fichaje en cada estancia o ubicación donde se va a llevar a cabo un servicio mediante un dispositivo de lectura que tiene el operario y un TAG pegado en cada estancia. Estas son las modalidades que CleanTec ofrece en su módulo de Gestión de personal y los diferentes dispositivos que soportan dicho software. Cada dispositivo está diseñado para realizar la tarea de fichaje diferenciando según los centros, números de empleados, la presencia de un encargado, si el trabajo pertenece a un centro o a varios o si trabajan en varios centros de trabajo muy dispersos. CleanTec es la modalidad ideal para la Gestión del personal y realizar tareas de fichaje, además dispone de un módulo de gestión del personal donde te permite gestionar todo lo relacionado con el personal de la empresa.

4 CleanTec/ Gestión del personal La aplicación puede integrar la siguiente funcionalidad avanzada mediante la adquisición del módulo que maneja un maestro de empleados con los datos necesarios de cada uno y relacionado con los siguientes registros: - Gestión de altas y bajas de contratos (computo de la antigüedad) - Gestión de las categorías/convenios del empleado; y en función de la Categoría, saber aspectos como el número de días máximo a trabajar por año, el número de vacaciones etc - Horario, turno o cuadrante: de forma que un empelado puede tener un horario fijo especificado previamente en la aplicación, un turno de trabajo (mañana,tarde ) o que el horario varíe en función del cuadrante. - Gestión de las vacaciones, registrando el control de los días y fechas disfrutados por los empleados. - Gestión de las Bajas (Permisos, enfermedad, maternidad etc ) - Gestión de incidencias (faltas, retrasos ) - Gestión de Amonestaciones (Notificaciones ) El módulo ofrece la capacidad de gestionar los turnos de trabajo, pudiendo asignar a cada turno a las diferentes zonas, y poder indicar un número máximo y mínimo de operarios, para cada zona y turno. Esta configuración puede ser variada en función de la época del año, lo que permite indicar que en verano, o en días festivos, el número de personas necesarias sea mayor o menor. El programa permite calcular los cuadrantes de los empleados para un periodo y zona determinados; a partir de una serie de parámetros, fines de semana, festivos, etc., y calcular y asignar las vacaciones, para un periodo determinado; debiéndose calcular antes del cuadrante, o bien en el momento de Calcular el Cuadrante, si no se han asignado las Vacaciones, se calcularán en ese momento. Posteriormente desde una pantalla similar a la del cuadrante de limpieza, se ve el Cuadrante de los Empleados, mostrándose en este los Turnos, Vacaciones, Bajas, Incidencias, etc. y se podrían modificar fácilmente; teniendo la información siempre disponible y en una única pantalla. Por ejemplo, se podría indicar que un empleado se coge un día libre desde dicha pantalla de cuadrante, y el programa informaría si queremos asignar el Turno a otro empleado, o si el Turno queda por debajo del número mínimo de empleados. Con todo esto, se dispondría de una óptima gestión integral de Personal, sin incluir la información relativa al cálculo de los recibos de nóminas y seguros sociales para lo que se han desarrollado diferentes conectores opcionales con los diferentes ERPs de nóminas del mercado.

5 También dispone de otras funcionalidades como: Envío de informes automáticos: Explotación de datos: CleanTec dispone de la opción del envío automático tanto de informes como de cubos Olap para optimizar los procesos. Estos informes y cubos se pueden programar para ser enviados a una o a varias personas, a una dirección génerica de correos y pueden incluir todos los datos de fichaje que se desee, tanto asistencias como inasistencias y vacaciones. Además los informes y cubos pueden ser programados para mandarse de forma automática, sin necesidad de intervención de usuarios, tantas veces como se requiera, por ejemplo al finalizar cada turno, al final del día, semanlmente, mensualmente, etc CleanTec se puede configurar para mandar estos daros a una dirección en concreto, dejando ahí el fichero con los datos en el formato requerido (csv, xml, xls, etc ) para su posterior cargar en otros programas de gestión. La exploración de datos es accesible desde cualquier navegador web y se consigue a través del software Bussines Intelligence Reportec y nos permite lo siguiente: - Consulta de diferentes informes. - Automatización de informes. - Gestor y repositorio de informes. - Diseñador de informes. - Plantillas prediseñadas (Cubos Olap, Grid dinámico, informes basado en Office) - Integración con Dashboard. - Exportación a ficheros Excel, pdf, xml o similares. Los informes estándar pueden ser configurados según las necesidades del cliente, incluir gráficas y datos consolidados, además dentro del entorno web se incluye una gestión de ficheros para intercambiar de forma segura con el cliente, tales como informes, actas de reuniones, facturas etc Aquí vemos un ejemplo del personal presente a la hora de ejecutar el informe/cubo. Se ven los % de los fichajes de ayer (el número más pequeño) y los de hoy (el número más grande) % de lecturas de relojes por día y por reloj (vemos dos reflejados) Ejemplo de personal presente por turno y ubicación.

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