REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍAS I SEMESTRE 2013

Transcripción

1 REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍAS I SEMESTRE 2013 DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Oficina Asesora de Rectoría Resoluciones de Rectoría Nros. 087 y 303 de 2013

2 NORMATIVIDAD Procedimiento de Auditoría Interna Res. 111 de 2006 Plan de Auditoría 1er Sem_2013 Res. 087 y 303 de 2013

3 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA Mejoramiento Presentación y Aprobación del Plan de Auditoría Preparación de Auditorías Ejecución Retroalimentación

4 1. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA INTERNA Presentación del Plan de Auditoría Revisión y aprobación del Plan

5 2. PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS Planificación de las actividades de la Auditoría Comunicación de la Apertura Reunión de Apertura y presentación del Plan de Auditoría.

6 3. EJECUCIÓN Ejecución del Plan de Auditoría Evaluación de Hallazgos Elaboración del Informe de Auditoría

7 4. RETROALIMENTACIÓN Reunión de cierre (Presentación y entrega del informe de auditoría). Presentación de observaciones a los hallazgos (Jefe o Director de la Unidad 5 días hábiles). Evaluación y validación de los soportes.

8 5. MEJORAMIENTO Presentación del Plan de Mejoramiento (Jefe o Director de la Unidad) Observaciones al Plan (10 días hábiles) Ajustes? Manejo y seguimiento del Plan de Mejoramiento (1 Año).

9 PLAN DE AUDITORÍA I SEMESTRE DE 2013 MISIONAL GESTIÓN Escuela de Ingeniería Civil Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia Escuela de Economía y Administración Tecnología Empresarial y Gestión Empresarial Tecnología Agroindustrial y Producción Agroindustrial Bellas Artes Escuela de Bacteriología y Laboratorio Clínico Escuela de Idiomas Especializaciones Médico Quirúrgicas Escuela de Filosofía Escuela de Ingeniería Mecánica Relaciones Exteriores TELEUIS Dirección de Certificación y Gestión Documental Instituto de Lenguas Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión

10 PLAN DE AUDITORÍA I SEMESTRE DE 2013 FINANCIERO INFRAESTRUCTURA Escuela de Trabajo Social Escuela de Economía y Administración Sede UIS Barbosa Departamento de Educación Física y Deportes Sede UIS Barrancabermeja Dirección cultural Decanato Facultad Ingenierías Físicoquímicas TELEUIS Escuela de Diseño Industrial Escuela de Derecho y Ciencia Política Decanato Facultad de Ciencias División de Publicaciones Coordinación UIS Guatiguará y Bucarica (obras civiles licitaciones)

11 ACCIONES INMEDIATAS SERVICIOS DE INFORMACIÓN MNTO TECNOLÓGICO CONTRATACIÓN ACCIONES INMEDIATAS RECURSOS HUMANOS PLANTA FÍSICA DIVISIÓN FINANCIERA Se gestiona por parte de la unidad auditada y/o DCIEG ante los distintos procesos o UAA, los casos que requieren soluciones inmediatas o a corto plazo.

12 METODOLOGÍA Verificación de Registros (Sistemas de información y archivo físico) Observación Directa Entrevistas al personal de interés Aplicación de encuestas a grupos de interés

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14 Diana Castellanos Olaya Jose Alonso Caballero Márquez

15 OBJETIVOS 1. Evaluar el cumplimiento de las actividades misionales, desarrolladas en las Unidades Académicas y los programas de pregrado a distancia auditados, conforme a la normatividad aplicable. 2. Evaluar el cumplimiento de las actividades académicas desarrolladas por los profesores planta, cátedra, tutores planta, cátedra y estudiantes, en articulación con la normatividad establecida y de acuerdo con los criterios y el alcance de la auditoría. 3. Determinar el estado actual de las actividades de investigación y extensión desarrolladas en las Unidades Académicas y los programas de pregrado a distancia auditados, en armonía con lo regulado a nivel institucional en las Políticas de Investigación y Extensión y el Estatuto de Investigación. 4. Evaluar el estado actual de los procesos de gestión de la calidad académica (registro calificado, acreditación, creación y/o reforma de programas académicos), desarrollados en las Unidades Académicas y los programas de pregrado a distancia auditados, de acuerdo con la normatividad aplicable. 5. Identificar oportunidades de mejora en la gestión misional realizada por la Unidad o el programa auditado.

16 DOCENCIA ALCANCE UNIDADES ACADÉMICAS Docentes Planta Actividad Docente Plan de Formación Comisiones (Est-Adm) Tenencias Periodo de prueba Registro y publicación de notas Docentes Cátedra Banco Elegibles Cumplimiento de actividades Estudiantes PROGRAMAS DISTANCIA Tutores Planta Actividad Docente Plan de Formación Comisiones (Est-Adm) Tenencias Periodo de prueba Registro y publicación de notas Tutores Cátedra Perfiles Proceso de Selección Cumplimiento de actividades Estudiantes

17 INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN ALCANCE UNIDADES ACADÉMICAS Actividades, proyectos de Investigación y Extensión desarrollados en la Unidad. Grupos de Investigación. PROGRAMAS DISTANCIA Actividades, proyectos de Investigación y Extensión desarrollados en el programa. Grupos de Investigación. Proyección del Programa.

18 CALIDAD ACADÉMICA ALCANCE UNIDADES ACADÉMICAS Registro Calificado. Acreditación o Renovación de la Acreditación. Creación y/o Reforma de Programas Académicos. PROGRAMAS DISTANCIA Registro Calificado. Acreditación o Renovación de la Acreditación. Creación y/o Reforma de Programas Académicos.

19 CRITERIOS Reglamento del Profesor, A.S. 063 de Reglamento Profesor de Cátedra, A.S. 068 de 2008 y A.S. 033 de Plan de Formación Docente , A.S. 015 de Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado, A.S 072 de Reglamento General de Posgrado, A.S 090 de Requisitos y procedimientos para la educación continuada, A.S. 103 de Reglamento Bonificaciones, A.S. 065 de 2003, A.S. 30 de 2004 y A.S 067 de Normatividad para el periodo de prueba del personal docente, A.S. 059 de Estrategia Organizacional para la Evaluación y Mejoramiento de la Calidad de los Procesos Académicos, A.A 100 de Lineamientos para la creación, modificación, reforma y extensión de los programas académicos, A.A 225 de Plan de Desarrollo Institucional Políticas de Investigación, A.S. 047 de Políticas de Extensión, A.S. 006 de Estatuto de Investigación, A.S. 043 de Estatuto General, A.S. 166 de 1993.

20 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS Escuela de Ingeniería Civil Escuela de Economía y Administración Tecnología Empresarial y Gestión Empresarial Tecnología Agroindustrial y Producción Agroindustrial Bellas Artes Escuela de Bacteriología y Laboratorio Clínico Escuela de Idiomas Especializaciones Médico - Quirúrgicas

21 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS REUNIÓN DE APERTURA 18 de Febrero de 2013 AUDITORÍA 25, 26 y 27 de Febrero de 2013 REUNIÓN DE CIERRE 8 de Marzo de 2013

22 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS REUNIÓN DE APERTURA 14 de Febrero de 2013 AUDITORÍA 8,11 y 12 de Marzo de 2013 REUNIÓN DE CIERRE 16 de Abril de 2013

23 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS REUNIÓN DE APERTURA 18 de Febrero de 2013 AUDITORÍA 16,17 y 18 de Abril de 2013 REUNIÓN DE CIERRE 29 de Abril de 2013

24 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS REUNIÓN DE APERTURA 18 de Febrero de 2013 AUDITORÍA 29,30 de Abril 2 de Mayo de 2013 REUNIÓN DE CIERRE 14 de Mayo de 2013

25 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS REUNIÓN DE APERTURA 18 de Febrero de 2013 AUDITORÍA 14,15 y 16 de Mayo de 2013 REUNIÓN DE CIERRE 27 de Mayo de 2013

26 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS REUNIÓN DE APERTURA 18 de Febrero de 2013 AUDITORÍA 27,28 y 29 de Mayo de 2013 REUNIÓN DE CIERRE 11 de Junio de 2013

27 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS REUNIÓN DE APERTURA 18 de Febrero de 2013 AUDITORÍA 11,12 y 13 de Junio de 2013 REUNIÓN DE CIERRE 24 de Junio de 2013

28 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS REUNIÓN DE APERTURA 7 de Junio de 2013 AUDITORÍA 24, 25, 26 y 27 de Junio de 2013 REUNIÓN DE CIERRE 9 de Julio de 2013

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30 PLAN DE AUDITORÍA I SEMESTRE DE 2013 GRUPO 1 IPRED ESCUELA DE FILOSOFÍA ESCUELA DE INGENIERÍA MECÁNICA RELACIONES EXTERIORES GRUPO 2 TELEUIS DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL INSTITUTO DE LENGUAS DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN

31 OBJETIVOS Validar el nivel de cumplimiento alcanzado por cada uno de los proyectos registrados en el módulo del Programa de Gestión Identificar las estrategias o planes de acción definidos por la Unidad para aquellos proyectos del Programa de Gestión 2012, que no se encontraron en estado finalizado. Identificar los programas y/o proyectos de gestión adicionales que adelanta la Unidad y no están registrados en el Programa de Gestión Verificar la formulación y estado de avance de los proyectos de la unidad, registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión para el año 2013.

32 OBJETIVOS Revisar las acciones de mejora implementadas o formuladas por la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión en la actual vigencia, orientadas al cumplimiento de sus funciones misionales. Establecer la continuidad de las acciones y determinar los aspectos pendientes resultado del proceso de entrega y recibo del Acta de Informe de Gestión. Determinar el avance del Plan de Mejoramiento de Contraloría bajo responsabilidad de la Unidad. Verificar sobre la existencia de una propuesta para la formulación de Plan de Gestión 2014

33 ALCANCE GRUPO 1 Programa de Gestión 2012 de la Unidad: Evaluación de Actividades Evaluación de Indicadores Nivel de Cumplimiento Observaciones Ponderación del Programa Continuidad de los proyectos Programa de Gestión 2013: Formulación del programa Avances a la fecha de auditoría

34 ALCANCE GRUPO 2 Programa de Gestión 2013 de la Unidad: Formulación y Estado de Avance de Actividades Formulación y Estado de Avance de Indicadores Nivel de Cumplimiento Ponderación del Programa Continuidad de los proyectos no finalizados en el año 2012 Proyectos y/o actividades de la unidad: Formulación de proyectos en el BPPUIS Proyectos Adicionales de Gestión 2013 Cumplimiento Misional de la Unidad frente a la normatividad establecida

35 ALCANCE GRUPO 2 Revisión aleatoria de acciones contempladas en el Plan de Mejoramiento vigencia 2011 Actividades de seguimiento 2013 correspondientes a la evaluación y seguimiento de la caracterización del proceso de Contratación Formulación Plan de Gestión Avance Acta de Informe de Gestión 2013 Presentado por Ing. Mario Humberto Torres

36 CRITERIOS Plan de Desarrollo Institucional Acuerdo Consejo Superior N 080 de 2007 Programa Anual de Gestión 2012 Acuerdo Consejo Superior N 111 de 2011 Programa Anual de Gestión 2013 Acuerdo Consejo Superior N 092 de 2012 Proyectos registrados en el módulo Programa de Gestión Años 2012 y Página Web Institucional Proyectos registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la UIS- Página web Institucional- Intranet Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005- Subsistema Control de Gestión, componente Comunicación Pública (TELEUIS)

37 CRITERIOS Resolución N 2242 de Diciembre 6 de 2010 (Tablas de Retención Documental (Dirección de Certificación y Gestión Documental) Ley 594 de Julio 14 de 2000 Ley General de Archivo(Dirección de Certificación y Gestión Documental) Acuerdo del Consejo Académico N 107 de Julio 30 de 2004 (Inst. Lenguas) Acuerdo del Consejo Académico N 187 de Diciembre 20 de 2005 (Inst. Lenguas) Acuerdo del Consejo Académico N 021 de Febrero 12 de 2008 (Inst. Lenguas) Acuerdo del Consejo Académico N 236 de Octubre 12 de 2010 (Inst. Lenguas)

38 CRITERIOS Documentos soporte Referentes del Proceso de Planificación 2014 Proyecto Institucional Acuerdo Consejo Superior N 015 de 2000 Política de Extensión Acuerdo Consejo Superior N 006 de 2005 Política de Investigación Acuerdo Consejo Superior N 047 de 2004 Estatuto de Investigación Acuerdo Consejo Superior N 043 de 2011 Plan de Desarrollo Institucional Acuerdo Consejo Superior N 080 de 2007 Instructivo 2014

39 CRITERIOS Plan de Mejoramiento Contraloría 2013 vigencia 2011 Acta Informe de Gestión presentado por director anterior Ing. Mario Humberto Torres (Acuerdo Consejo Superior N 059 de 2007) Caracterización del proceso de Contratación CCO.01 Actividades relacionadas con la evaluación y seguimiento: control de los procesos contractuales realizados por UAA, planes de mejoramiento y acciones de mejora continua al proceso.

40 Eje Gestión COMPONENTES EJE DE GESTIÓN Proyectos Evaluados 2012 Logros Adicionales Continuidad Proyectos Proyectos Formulados 2013 BPPI

41 AGENDA Nombre de la Unidad Información relacionada con el lugar, fecha, hora y persona encargada de atender la Auditoría Información Proyectos Información de contacto

42 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS GRUPO I IPRED Proyectos 2012: 9 Proyectos 2013: 7 Escuela de Filosofía Proyectos 2012: 5 Proyectos 2013: 6 Escuela de Ingeniería Mecánica Relaciones Proyectos 2012: Exteriores 5 Proyectos 2013: 5 Proyectos 2012: 6 Proyectos 2013: 8

43 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS GRUPO I REUNIÓN DE APERTURA 15 de Febrero de 2013 AUDITORÍA 25 y 26 de Febrero de 2013 REMISIÓN INFORME 18 de Marzo de 2013

44 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS GRUPO I REUNIÓN DE APERTURA 15 de Febrero de 2013 AUDITORÍA 6 y 7 de Marzo de 2013 REMISIÓN INFORME 13 de Abril de 2013

45 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS GRUPO I REUNIÓN DE APERTURA 15 de Febrero de 2013 AUDITORÍA 14 y 15 de Marzo de 2013 REMISIÓN INFORME 11 de Abril de 2013

46 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS GRUPO I REUNIÓN DE APERTURA 15 de Febrero de 2013 AUDITORÍA 15 y 16 de Abril de 2013 REMISIÓN INFORME 07 de Mayo de 2013

47 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS GRUPO 2 TELEUIS Dirección de Certificación y Gestión Documental Instituto de Lenguas Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión

48 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS GRUPO 2 REUNIÓN DE APERTURA 3 de Mayo de 2013 AUDITORÍA 14 y 15 de Mayo de 2013 REMISIÓN INFORME 31 de Mayo de 2013

49 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS GRUPO 2 REUNIÓN DE APERTURA 3 de Mayo de 2013 AUDITORÍA 19 y 20 de Junio de 2013 REMISIÓN INFORME 5 de Julio de 2013

50 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS GRUPO 2 REUNIÓN DE APERTURA 3 de Mayo de 2013 AUDITORÍA 27 y 28 de Junio de 2013 REMISIÓN INFORME 17 de Julio de 2013

51 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS GRUPO 2 REUNIÓN DE APERTURA 8 de Agosto de 2013 AUDITORÍA 13 de Agosto de 2013

52 Gloria Isabel Román Pinilla Profesional Equipo Auditor Financiero Jolman Leandro Chavarro Martínez Auxiliar Administrativo

53 OBJETIVOS Determinar la conformidad de la gestión financiera realizada por la unidad con los criterios y alcance de auditoría. Evaluar la actividad financiera realizada por la unidad para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la normatividad aplicable y vigente. Identificar oportunidades de mejora en la gestión financiera realizada por la Unidad auditada.

54 ALCANCE CONVENIOS Y/O CONTRATOS SUSCRITOS CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES AUDITORÍA FINANCIERA MOVIMIENTO PRESUPUESTAL Y DE EFECTIVO Presupuesto Ingresos Egresos GESTIÓN DE CARTERA Cuentas Por Cobrar Cartera Vencida Seguimiento Cartera Vencida

55 CRITERIOS Proceso Financiero (Presupuesto, Tesorería) Procedimiento Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Menor a 50 SMLMV - PC0.01. Versión 7. Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero MFI.01. Versión 8. Manual Plan de Cuentas Presupuestales MFI.03. Versión 12. Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera UIS MFI.04. Versión 2. Normatividad de Austeridad en el Gasto Público Sistema de Información Financiero UIS

56 MAPA DE PROCESOS SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO

57 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS ESCUELA DE TRABAJO SOCIAL Febrero 14 Febrero 25 y 26 Auditoría Marzo 12 Reunión de cierre Reunión de apertura

58 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS ESCUELA DE ECONOMÍA Y ADMINISTRACIÓN Febrero 14 Marzo 13 y 14 Auditoría Abril 16 Reunión de cierre Reunión de apertura

59 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS DIRECCIÓN CULTURAL Febrero 14 Abril 17 y 18 Auditoría Abril 30 Reunión de cierre Reunión de apertura

60 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS TELEUIS Febrero 14 Mayo 14 y 15 Auditoría Mayo 31 Reunión de cierre Reunión de apertura

61 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS ESCUELA DE DERECHO Y CIENCIA POLÍTICA Febrero 14 Junio 4 y 5 Auditoría Junio 28 Reunión de cierre Reunión de apertura

62 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS DIVISIÓN DE PUBLICACIONES Febrero 14 Junio 12 y 13 Auditoría Junio 25 Reunión de cierre Reunión de apertura

63 Jorge Eliécer Vidal Rodríguez Profesional Equipo Auditor Sistemas Leydy Johana Cerón Chaparro Auxiliar Eje de Sistemas e Infraestructura Física y Tecnológica

64 OBJETIVOS 1. Evaluar el estado de la infraestructura física y recursos tecnológicos de apoyo a las actividades misionales de la Universidad por la unidad auditada. 2. Evaluar cumplimiento de Normas en Seguridad y Salud Ocupacional en las áreas auditadas, en las unidades seleccionadas que les aplique. 3. Identificar avances y oportunidades de mejora en la gestión y control de los componentes auditados en la unidad.

65 ALCANCE DE LA AUDITORÍA (1) Está definido para cubrir los siguientes componentes: 1. INFRAESTRUCTURA FÍSICA (Muestra Aleatoria) Áreas de oficinas Laboratorios Talleres Redes eléctrica y de datos. Administración y disponibilidad de recursos para el soporte de la infraestructura de la unidad. 2. RECURSOS TECNOLÓGICOS Equipos de laboratorio Computadores otros

66 ALCANCE DE LA AUDITORÍA (2) Está definido para cubrir los siguientes componentes: 3. CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD EN SYSO Áreas administrativas Áreas académicas Laboratorios Talleres 4. OBRAS CIVILES (Diferentes a Licitaciones); sólo aplica para la Coordinación de Bucarica y Guatiguará.

67 ELEMENTOS A AUDITAR: INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA Mantenimiento Preventivo y correctivo (Equipos) Planta Física (Estado, seguridad física en oficinas y laboratorios) Mobiliario (Oficinas y Laboratorios) Red de telecomunicaciones (datos, telefónica) Red eléctrica Documentación (planes de mantenimiento)

68 CRITERIOS DE AUDITORÍA (NORMATIVIDAD) Manual y Reglamento de Contratación de la UIS (AS 019/2005 y Res. 809/2005). Procedimientos, Normas y Reglamentos establecidos en los procesos del Sistema de Gestión Integrado de la UIS (Procesos Contratación, Planeación Institucional y Subproceso SYSO). Sistema de Información Financiero UIS Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad Industrial de Santander BPPIUIS. Plan de Gestión Institucional.

69 UNIDADES A AUDITAR: Sede UIS Barbosa Departamento de Educación Física y Deportes Sede UIS Barrancabermeja Decanato Facultad de Ingenierías Fisicoquímicas Escuela de Diseño Industrial Decanato Facultad de Ciencias Coordinación UIS Guatiguará y Bucarica

70 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS SEDE UIS BARBOSA Reunión de Apertura Jueves Febrero 21 Ejecución Auditoría Jueves, Viernes Febrero 21 y 22 Reunión de Cierre Viernes Marzo 8

71 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS Departamento de Educación Física y Deportes REUNIÓN APERTURA Miércoles Febrero 13 EJECUCIÓN AUDITORÍA Marzo 4 y 5 REUNIÓN DE CIERRE Viernes Marzo 15

72 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS Sede UIS Barrancabermeja REUNIÓN DE APERTURA Lunes Abril 15 Ejecución Auditoría Abril 16 y 17 REUNIÓN DE CIERRE Lunes ABRIL 29

73 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS Decanato Facultad de Ingenierías Fisicoquímicas REUNIÓN DE APERTURA Miércoles Febrero 13 Ejecución Auditoría Mayo 14 y 15 REUNIÓN DE CIERRE Lunes Mayo 20

74 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS Escuela de Diseño Industrial REUNIÓN DE APERTURA Miércoles Febrero 13 Ejecución Auditoría Mayo 22 y 23 REUNIÓN DE CIERRE Jueves Junio 6

75 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS Decanato Facultad de Ciencias REUNIÓN DE APERTURA Miércoles Febrero 13 EJECUCIÓN AUDITORÍA Mayo 30 y 31 REUNIÓN DE CIERRE Miércoles JUNIO 19

76 CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS Coordinación UIS Guatiguará y Bucarica

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