MANUAL DE USUARIO PROGRAMA DE BECAS NACIONALES-TERCER NIVEL

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1 2014 MANUAL DE USUARIO PROGRAMA DE BECAS NACIONALES-TERCER NIVEL BENEFICIARIOS BONO DE DESARROLLO HUMANO (BDH) GERENCIA DE BECAS

2 Contenido GENERALIDADES DEL PROGRAMA... 4 OBJETIVO... 4 INICIO DE FINANCIAMIENTO DE ESTUDIOS... 5 MONTOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO... 5 RUBROS DE FINANCIAMIENTO Y LÍMITES MÁXIMOS DE CADA RUBRO... 5 MANUTENCIÓN:... 6 MANUTENCIÓN PERIODO DE NIVELACIÓN ACADÉMICA O PRE UNIVERSITARIO... 6 MANUTENCIÓN PERIODO DE ESTUDIOS DE CARRERA... 6 PASAJES:... 6 TIEMPOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Y MODALIDADES DE ESTUDIO... 6 OBTENCIÓN DE CUPO DE ESTUDIOS EN UNA INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR DEL PAÍS... 7 VALIDACIÓN DE DATOS DE LOS POSIBLES BENEFICIARIOS DE LA BECA... 7 REQUISITOS A PRESENTAR PREVIO LA FORMALIZACIÓN DE LA BECA... 9 ENTREGA DE DOCUMENTOS EN OFICINAS DEL IECE... 9 PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA FORMALIZAR EL FINANCIAMIENTO DE LA BECA... 9 CÓMO SE CALCULAN EL MONTO DE FINANCIAMIENTO DE LA BECA FIRMA DE CONTRATO PRIMER DESEMBOLSO DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PRIMER PAGO SEGUIMIENTO ACADÉMICO Y FINANCIERO: SEGUNDO Y POSTERIORES DESEMBOLSOS PERIODICIDAD DE PAGOS MANUTENCIÓN PASAJES SEGUIMIENTO ACADÉMICO SOLICITUDES DE BECARIOS EN EL TRANSCURSO DE LA VIDA DE LA BECA SOLICITUDES COMITÉ DE BECAS DEL IECE SOLICITUDES GERENTES REGIONALES DEL IECE SOLICITUDES GERENTE DE BECAS SUSPENSIÓN TEMPORAL DE BECA GERENCIA DE BECAS Página 2

3 SUSPENSIÓN DEFINITIVA DE BECA FIN DE ESTUDIOS Y FIN DE LA PARTE ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA BECA ENTREGA DE DOCUMENTOS DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LA BECA FINIQUITO DE LA BECA GERENCIA DE BECAS Página 3

4 GENERALIDADES DEL PROGRAMA OBJETIVO La beca es un financiamiento no reembolsable que tiene por objetivo financiar los estudios de tercer nivel, técnico o tecnológico superior de los/as ecuatorianos/as o extranjeros/as (con residencia permanente en el país o que porten el carné de refugiados/as) en una Institución de Educación Superior (IES) del país. El Programa de Becas Nacionales para estudios de tercer nivel mantiene habilitados nueve componentes de beca, por medio de los cuales procura solventar las necesidades académicas reflejadas por la población ecuatoriana. Los componentes de beca son: Beca para Beneficiarios del Bono de Desarrollo Humano (BDH). Beca para personas que forman parte del Grupo de Alto Rendimiento (GAR). Beca por Movilidad Territorial. Beca para personas que cursan estudios de interés público. Beca para personas que pertenecen a un Pueblo o una Nacionalidad. Beca para Deportistas de Alto Rendimiento. Beca para Personas con Discapacidad. Beca por Solidaridad. Beca para Héroes o Heroínas Nacionales o sus descendientes directos. El requisito fundamental para postular a la beca es cursar estudios en modalidad presencial. Los requisitos adicionales para postular o acceder a las becas ofertadas estarán ajustados al grupo de la población al que se pretende beneficiar con el financiamiento, por lo cual cada beca tendrá parámetros específicos a ser cumplidos por los postulantes. Estudios de tercer nivel, técnico o tecnológico superior Requisito indispensable: Estudiar en Modalidad Presencial En Instituciones de Educación Superior públicas o particulares

5 INICIO DE FINANCIAMIENTO DE ESTUDIOS El Programa de Becas Nacionales-Tercer Nivel, procura financiar estudios para personas beneficiarios directos o dependientes económicos de un beneficiario del Bono de Desarrollo Humano que vayan a iniciar su formación de educación superior en una universidad del país. El financiamiento parte desde el periodo de nivelación académica hasta la culminación de su carrera. MONTOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO La beca está constituida por un financiamiento parcial de los estudios a realizarse y define como monto máximo referencial al valor del Salario Básico Unificado (SBU) vigente al año de estudios. Se contemplará el financiamiento del periodo cursado en nivelación académica o preuniversitario y la duración de la carrera de tercer nivel, técnico o tecnológico superior, desde el primer semestre hasta el último periodo requerido para la culminación de estudios. Todos los valores a acreditarse por concepto de beca iniciarán desde la fecha en la que se adjudique la beca a favor del postulante. Adicionalmente, para aquellos estudiantes que residan en la Provincia de Galápagos y que deban movilizarse al territorio continental del Ecuador, para la realización de sus estudios de nivel técnico, tecnológico superior o tercer nivel; se financiará el rubro de pasajes por un monto máximo de 500 USD 1. RUBROS DE FINANCIAMIENTO Y LÍMITES MÁXIMOS DE CADA RUBRO Programa de Becas Nacionales Financiamiento parcial Cobertura del rubro de manutención Para residentes de la Provincia de Galápagos - Rubro de Pasajes 1 Reforma a través de Acta Nro. 53-SEG-2013 GERENCIA DE BECAS Página 5

6 MANUTENCIÓN: MANUTENCIÓN PERIODO DE NIVELACIÓN ACADÉMICA O PRE UNIVERSITARIO La beca financiará un valor máximo mensual de medio (1/2) Salario Básico Unificado (SBU) vigente durante el periodo de Nivelación Académica o Pre-Universitario MANUTENCIÓN PERIODO DE ESTUDIOS DE CARRERA La beca financiará un valor máximo mensual de un (1) Salario Básico Unificado (SBU) vigente para los estudios de carrera desde el primer semestre hasta el último periodo requerido para la culminación de estudios de tercer nivel, técnico o tecnológico superior. PASAJES: El rubro financiará el costo de un pasaje aéreo de ida (al inicio de estudios, ruta Galápagos - Ecuador) y uno de retorno (al fin de estudios, ruta Ecuador - Galápagos), en clase económica o turista para los estudiantes que residen en la provincia de Galápagos y deban movilizarse al territorio continental del Ecuador, para la realización de sus estudios de nivel técnico, tecnológico superior o tercer nivel. Este rubro está sujeto a justificación a través de las respectivas facturas originales o electrónicas a nombre del/a becario/a y presentación de los pases de abordaje originales; de no contar con los últimos, deberá presentar una certificación de viaje emitido por la aerolínea 2. TIEMPOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Y MODALIDADES DE ESTUDIO MODALIDAD DE ESTUDIOS PRESENCIAL Nivel Técnico o Tecnológico Superior Hasta 3 años Tercer Nivel Hasta 7 años 2 Reforma a través de Acta Nro. 53-SEG-2013 GERENCIA DE BECAS Página 6

7 Se podrán financiar todos los programas de estudios independientemente del área de conocimiento para tercer nivel por un tiempo máximo de 7 años y se financiará estudios de nivel técnico o tecnológico superior por un tiempo máximo de 3 años. OBTENCIÓN DE CUPO DE ESTUDIOS EN UNA INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR DEL PAÍS Todos los interesados en acceder a la Beca Bono de Desarrollo Humano, deberán haber obtenido un cupo de estudios por medio del Sistema Nacional de Nivelación y Admisión (SNNA), para lo cual deberá seguir los pasos establecidos para rendir la Examen Nacional para Educación Superior (ENES), los cuales estarán publicados en la siguiente página web (ww.snna.gob.ec) y que se detallan a continuación: 1. Ingreso a la página web del SNNA. 2. Inscripción para rendir la Examen Nacional para Educación Superior (ENES). a. Creación y registro de un usuario dentro del sistema. b. Ingreso de datos personales y académicos. 3. Acudir al recinto designado para rendir la Examen Nacional para Educación Superior (ENES) en la fecha notificada. 4. Con el puntaje obtenido en la Evaluación Nacional para la Educación Superior, postular a un cupo de estudios acorde a las preferencias ingresadas. 5. Aceptar o Rechazar el cupo de estudios designado. a. En el caso de aceptar el cupo, imprimir el comprobante remitido a su correo electrónico. b. En el caso de rechazar el cupo, pasará a la fase de re-postulación donde contará con la oportunidad de acceder a un cupo de estudios disponible. VALIDACIÓN DE DATOS DE LOS POSIBLES BENEFICIARIOS DE LA BECA Para acceder al componente de beca Bono de Desarrollo Humano, el interesado tendrá que identificarse como beneficiario del BDH al momento de rendir el Examen Nacional para Educación Superior (ENES), el IECE procederá a validar el cumplimiento de los requisitos específicos y notificará a todas las personas que cumplan con el perfil solicitado para la beca. Para la adjudicación de la beca, el IECE validará la información remitida por el Sistema Nacional de Nivelación y Admisión (SNNA) en base a los resultados obtenidos en la Examen Nacional para Educación Superior (ENES) y posteriormente remitirá esta base de datos para la validación del Ministerio de Inclusión Económica y Social. Por medio de estas dos entidades, el IECE logrará definir al listado total de personas que podrán ser beneficiados con la beca Bono de Desarrollo Humano, para cursar sus estudios de tercer nivel. En el caso de que el estudiante desee registrar su postulación a la beca de manera individual, podrá acercarse a cualquier agencia del IECE a nivel nacional para entregar la siguiente información: GERENCIA DE BECAS Página 7

8 Datos Personales: 1. Nombres y Apellidos completos 2. Número de cédula de ciudadanía Datos Académicos 1. Universidad en la que se le asignó el cupo a través del SNNA. 2. Carrera en la que se le asignó el cupo a través del SNNA. 3. Modalidad en la que se le asignó el cupo a través del SNNA. Datos del directo beneficiario del BDH (persona que cobra el BDH) 1. Nombres y Apellidos completos 2. Número de cédula de ciudadanía 3. Parentesco con el postulante. Para el registro de la postulación a la beca, el interesado debe verificar que pertenezca a un núcleo familiar de un beneficiario directo del Bono de Desarrollo Humano, segmento Madres y que se encuentre Habilitado. La información se consolidará en una base de consulta a nivel nacional, las validaciones de los datos proporcionados se realizan cada quince (15) días y el resultado será notificado directamente a su correo electrónico. Con el listado de datos validado el IECE procederá a presentar a consideración del Comité de Becas la adjudicación de la beca a favor de los estudiantes y una vez adjudicada la beca se remitirá la notificación individual a cada uno de los nuevos adjudicatarios del componente de beca. La notificación constará con la siguiente información: Notificación de Adjudicación de la beca * Listado de Requisitos a presentarse en las oficinas del IECE. * Presentación con información sobre los derechos y obligaciones como becarios * Notificación del periodo máximo para la firma del contrato GERENCIA DE BECAS Página 8

9 REQUISITOS A PRESENTAR PREVIO LA FORMALIZACIÓN DE LA BECA 3 Fotocopia o archivo digital de la cédula de ciudadanía y certificado de votación vigente del/la solicitante, en caso de haber sufragado; o, fotocopia a color o archivo digital del pasaporte, documento de identificación o carné de refugiado/a, en el caso de ser extranjeros/as. Declaración dentro del formulario formato IECE, el formato está disponible para su descarga en la página web del IECE. Certificado de no adeudar al IECE, el documento se lo puede obtener de la página web del IECE, con el ingreso de su número de cédula. Certificado de haber obtenido un cupo en una IES pública o particular a través del SNNA. Certificado conferido por la IES, y suscrito por la autoridad competente, donde se señale: estar matriculado y la asistencia regular a clases. Certificado bancario con el número y tipo de cuenta personal en el Ecuador (o del apoderado de ser el caso). Fotocopia de la planilla de servicio básico del último mes.de manera excepcional para los/as adjudicatarios/as que justifiquen que no pueden presentar el documento, el analista de becas encargado deberá confirmar los datos de residencia con una visita física. Foto tamaño carnet. Pertenecer al grupo poblacional beneficiario del bono de desarrollo humano. ENTREGA DE DOCUMENTOS EN OFICINAS DEL IECE El/aadjudicatario/a deberá entregar el listado total de requisitos solicitados y detallados en el título anterior, previo la firma de su contrato de financiamiento. PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA FORMALIZAR EL FINANCIAMIENTO DE LA BECA CONTRATO DE BECA PRIMER PAGO 3 Reforma a través de Acta Nro. 26-SEG-2014 GERENCIA DE BECAS Página 9

10 CÓMO SE CALCULAN EL MONTO DE FINANCIAMIENTO DE LA BECA El cálculo toma como insumo la información otorgada por la Institución de Educación Superior (IES), donde consta el periodo de estudios que cada becario deberá cursar previo la obtención de su título, por lo cual es fundamental que el becario acuda a la firma del contrato con el documento emitido por la universidad donde conste las fechas desde y hasta cuando cursará estudios de nivelación académica y de carrera, en lo posible el certificado deberá contar con la fecha exacta de inicio y finalización de clases. Con esta información el analista procederá a realizar el cálculo de los valores a reconocerse por concepto de beca para cada uno de los periodos de estudio, acorde al Salario Básico Unificado vigente del año en curso. FIRMA DE CONTRATO Con la proyección de valores a reconocerse para el periodo de estudios a realizarse en el año en curso y una vez presentados los documentos habilitantes de firma de contrato, se procederá con la firma de su contrato de financiamiento. Se debe recordar que si no se ha entregado la documentación completa, la firma del contrato de financiamiento se postergará hasta que la documentación se haya completado satisfactoriamente. PRIMER DESEMBOLSO DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PRIMER PAGO El documento que habilita al pago del primer desembolso (1er pago del 1er trimestre) es: - La firma del contrato de financiamiento GERENCIA DE BECAS Página 10

11 SEGUIMIENTO ACADÉMICO Y FINANCIERO: SEGUNDO Y POSTERIORES DESEMBOLSOS Presentación trimestral de certificado de asistencia regular a clases, emitido por la Institución de Educación Superior donde esta cursando estudios Presentación al final de cada periodo académico del certificado de pase de semestre/año y el certificado notas obtenidas por medio del cual se acredite un promedio acumulado de 8/10 o su equivalente PERIODICIDAD DE PAGOS MANUTENCIÓN Los pagos se realizan de manera trimestral, cada 3 meses calendario, de acuerdo a la periodicidad establecida con el becario al momento de la suscripción de su contrato. El/a becario/a debe tomar en cuenta cuáles son las fechas programadas para sus pagos de tal forma que remita con la debida anticipación a su analista los documentos de seguimiento académico correspondientes. PASAJES Los pagos se efectuarán uno al inicio de los estudios y otro al fin de los estudios con la presentación de las cotizaciones de pasajes en alguna aerolínea del país. SEGUIMIENTO ACADÉMICO El/a becario/a debe presentar obligatoriamente su récord académico oficial una vez que la universidad lo emita al final de cada período de estudios, con esto su analista verificará el desempeño académico del becario. Se debe recordar que el becario debe cumplir con sus estudios en los tiempos establecidos en el contrato de financiamiento, en este sentido, se deberá notificar de cualquier alteración en la programación de estudios inmediatamente después de conocido el hecho para establecer los procesos administrativos correspondientes con respecto a la beca. GERENCIA DE BECAS Página 11

12 SOLICITUDES DE BECARIOS EN EL TRANSCURSO DE LA VIDA DE LA BECA Todo becario podrá elevar una solicitud dirigida al Comité de Becas y Ayudas Económicas del IECE, al Gerente Regional o a la Gerencia de Becas, la misma que debe ser entregada al analista para la revisión del caso y la documentación correspondiente; las siguientes solicitudes para que sean conocidas y resueltas en el pleno del mismo: SOLICITUDES COMITÉ DE BECAS DEL IECE DESISTIMIENTO, ABANDONO, SUSPENSIÓN DEFINITIVA O TEMPORAL E INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES Solicitud firmada Documentos de respaldo de la solicitud planteada SOLICITUDES GERENTES REGIONALES DEL IECE Resolver las solicitudes de los adjudicatarios, exceptuando casos de cambios de universidad o financiamiento. Resolver las solicitudes de los/as becarios/as referentes a cambio de rubros que no afecten el presupuesto, diferimiento del inicio del periodo de compensación sin financiamiento adicional y otras presentadas por los/as becarios/as; SOLICITUDES GERENTE DE BECAS Resolver las solicitudes de cambio de universidad y financiamiento. SUSPENSIÓN TEMPORAL DE BECA En caso de que el becario incurra en incumplimiento de sus obligaciones, el área responsable de Becas del IECE, pondrá los mismos en conocimiento del Comité de Becas. La suspensión temporal de la beca implica, suspensión de los desembolsos en los casos de: - Enfermedad, incapacidad mental o física que impida al becario/a de manera temporal, la continuación de sus actividades educativas, debidamente justificadas, máximo por un (1) período académico. GERENCIA DE BECAS Página 12

13 - Privación de la libertad, que impida al becario de manera temporal, la continuación de sus actividades educativas, debidamente justificadas, máximo por un (1) período académico. - Por perdida injustificada de una materia, crédito, semestre o año académico. - Por no acreditar un promedio acumulado mínimo de 8.00/10.00 o su equivalente. - Una vez sucedido el hecho, el becario deberá informar al IECE, en un plazo no mayor al requerido para el siguiente desembolso, caso contrario la becas quedará suspendida de manera definitiva. Una vez suspendida la causa por la cual se suspendió de manera temporal la ejecución de la beca, el becario deberá informar al IECE, para continuar percibiendo el beneficio de la misma. SUSPENSIÓN DEFINITIVA DE BECA Se dará por incurrir en las siguientes causales: - Abandono de estudios, entendido como inasistencia injustificada por (1) periodo académico, el mismo que no ha sido subsanado, antes del inicio del nuevo periodo de estudios. - Expulsión de la Institución de Educación Superior. - Comprobación de la entrega de documentos falsificados o adulterados. - Por pérdida injustificada por segunda ocasión, de una materia, crédito, semestre o año académico. - Por no acreditar por segunda ocasión, un promedio acumulado mínimo de 8/10 o su equivalente. - Enfermedad, fallecimiento, incapacidad mental o física que impida al becario/a, la continuación de sus actividades académicas en forma definitiva, debidamente justificada y comprobada por los mecanismos que estime pertinentes el Comité de Becas, las cuales impidan al becario/a continuar sus estudios. - Renuncia de manera justificada a la beca concedida, previo análisis y resolución del Comité de Becas del IECE, el cual podrá exonerar de la prohibición de aplicar a otro programa de beca del Gobierno Nacional. FIN DE ESTUDIOS Y FIN DE LA PARTE ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA BECA Financiamiento de manutención: Entregar el reporte final de notas acumuladas En el caso de financiamiento de pasajes: Facturas del pasaje y comprobante de abordaje GERENCIA DE BECAS Página 13

14 ENTREGA DE DOCUMENTOS DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS El becario debe presentar obligatoriamente los siguientes documentos: - Copia del récord de notas final que indique el número de créditos y las notas correspondientes - En el caso de haber financiado el rubro de pasajes se deberá presentar lo siguiente: facturas originales o electrónicas a nombre del/a becario/a y presentación de los pases de abordaje originales; de no contar con los últimos, deberá presentar una certificación de viaje emitido por la aerolínea. LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LA BECA La liquidación financiera consiste en un balance final de cuentas en donde se analizan los montos entregados al becario y los justificativos que se hayan presentado con respecto a los pagos recibidos. Si el resultado de este cálculo arroja un valor negativo, se puede realizar un desembolso al becario para reembolsar aquellos valores que estando debidamente justificados deben acreditarse a su favor por el periodo de estudios cursado. Si el resultado de este cálculo arroja un valor positivo, se debe realizar la restitución de valores al IECE, al no haberse justificado debidamente. Si el resultado de este cálculo no arroja ni un valor positivo ni negativo, es decir, es igual a cero, significa que los valores desembolsados por concepto de beca y los justificativos otorgados del seguimiento académico satisfacen las obligaciones asumidas por el IECE y por el Becario en el periodo de estudios cursado. FINIQUITO DE LA BECA La beca se entiende como finiquitada una vez que el becario ha cumplido con todas las obligaciones académicas y financieras que conforman la beca, el proceso se formaliza con la firma de una Acta de Finiquito, por medio de la que se da constancia de la liquidación financiera efectuada.. GERENCIA DE BECAS Página 14