Manual de Beconta Win. BECONTA WIN Programa de Contabilidad Windows. Beroni Informática Pág. 1

Transcripción

1 BECONTA WIN Programa de Contabilidad Windows Beroni Informática Pág. 1

2 QUÉ ES BECONTA WIN? 4 MENÚ GENERAL DE BECONTA - WIN 5 ICONOS UTILIZADOS 6 APUNTES 9 ASIENTOS 13 Ver asientos sin apuntes 13 Ver asientos con apuntes 14 Ver asientos con apuntes descuadrados 15 Borrar asiento 16 APUNTES 16 Ver apuntes del asiento 17 Siguiente línea de apuntes 17 Anterior línea de apuntes 17 Primera página de apuntes 17 Siguiente página de apuntes 17 Anterior página de apuntes 17 Última página de apuntes 18 Contrapartida contable 18 Borrar el apunte seleccionado 18 Recuperar apuntes borrados 18 MAESTROS 19 Ver Empresas 19 Ver diarios contables 20 Ver conceptos contables 20 Ver centros de coste 20 Ver cuentas contables (por código de cuenta) 20 Ver cuentas contables (por descripción de la cuenta) 21 OPCIONES 21 Limpiar pantalla 21 Saldos de cuentas contables 22 Extractos de cuentas contables 22 Errores de traspaso 22 Imprimir 23 Salir 24 MAESTROS 25 EMPRESAS 25 CENTROS DE COSTE 32 CONCEPTOS CONTABLES 33 ASIENTOS AUTOMÁTICOS 34 USUARIOS 36 ERRORES DE TRASPASO: 38 CONSULTAS 38 Beroni Informática Pág. 2

3 EXTRACTOS DE CUENTAS 38 SALDOS DE CUENTAS 42 CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS 43 BALANCES DE SITUACIÓN 47 BALANCE DE SUMAS Y SALDOS 49 SELECCIÓN DE IMPORTES 51 SELECCIÓN DE APUNTES 53 LIBRO DIARIO 55 LIBRO MAYOR 56 CIERRE 57 REGULARIZACIÓN GRUPOS 6 Y 7 57 CIERRE Y APERTURA EJERCICIO 59 UTILIDADES 60 REINDEXAR 60 RECOMPONER LA CONTABILIDAD 62 TRASPASO DE CUENTAS CONTABLES 63 Beroni Informática Pág. 3

4 QUÉ ES BECONTA WIN? Beconta - Win es un programa de contabilidad bajo entorno Windows, pensado y diseñado para las agencias de viajes y sus particulares necesidades contables. Todas la empresas necesitan una contabilidad, y la mayoría de empresas tienen una contabilidad que es común y, que es utilizada en diferentes sectores con distintas necesidades, pero no es está una solución para las Agencias de Viajes. Estas necesitan una contabilidad especialmente, pensada y adaptada a sus necesidades, derivadas entre otros motivos por su especial sistema impositivo, recordemos que las Agencias de viajes están sujetas a dos tipos de I.V.A., régimen general y régimen especial. Beconta - Win, esta pensado y programado por y para las agencias de viajes, dado que es fruto de nuestra propia experiencia, ya que nos dedicamos desde 1987 única y exclusivamente al mundo de la Agencia de Viajes, además, contamos en nuestro equipo con profesionales de una dilatada experiencia en el sector, y también la obtenida en común con nuestros clientes. Beconta - Win le permitirá tener una contabilidad sencilla, ágil, rápida, clara, y económica. Beroni Informática Pág. 4

5 MENÚ GENERAL DE BECONTA - WIN Apuntes : Introducción, consulta, modificación de apuntes contables Maestros : Introducción de los datos necesarios para poder empezar a trabajar, (plan contable, conceptos contables, etc...) Consultas : Podrá obtener los extractos de cuentas, Balances, saldos de cuentas, etc. Cierre : Cierre y apertura de un nuevo ejercicio Utilidades : Reindexación de ficheros, traspasos de datos. Salir : Finalización y salida del programa Beconta - Win. Beroni Informática Pág. 5

6 ICONOS UTILIZADOS Este programa, como cualquiera que sea compatible con Windows y este totalmente desarrollado y completo, tiene una tecla de consulta rápida en todos los campos, a lo largo de este manual le indicaremos en cada caso la información que aparece, es la tecla de función <F2> También debe tenerse en cuenta que al ser Beconta - Win un programa totalmente ejecutable desde Windows la manera más sencilla de acceder a los menús, es moverse dentro de las ventanas, es casi imprescindible trabajar con el Mouse(ratón), por su rapidez y sencillez de manejo, además el uso de este periférico nos dará la verdadera medida de la potente herramienta que es Beconta - Win y que Beroni Informática pone en sus manos para que obtenga las más altas prestaciones que, una contabilidad puede dar a las Agencia de Viajes. Antes de empezar a trabajar, debería familiarizarse con una serie de iconos, comunes en casi todas las pantallas, y que le permitirán efectuar su trabajo mejor y más rápido : Dependiendo del campo en que estemos situados, este icono le permitirá ver por ejemplo: el número de orden de los asientos, las cuentas contables, etc..., igualmente pulsando la tecla <ENTER> podemos recuperar datos para hacer modificaciones. Con este icono puede imprimir en impresora o en pantalla los saldos de las cuenta contables. Con este icono puede imprimir en impresora o en pantalla los extractos de las cuentas contables. Con este icono puede ver los errores que existan, dependiendo de la pantalla en la que estemos trabajando. Este icono le permite borrar la información en la que este trabajando, o tenga seleccionada,(apuntes, conceptos, cuentas contables, etc...) Este icono le indicará siempre que puede imprimir en impresora o pantalla, la información que esta visualizando, por ejemplo: Un extracto cuenta. Beroni Informática Pág. 6

7 anterior. Este icono sirve para salir de la tarea que se esta realizando y volver al menú Este icono le sitúa directamente en el primer registro de la información que éste visualizando. Este icono le sitúa en el registro anterior de la información que este visualizando. Este icono le sitúa en el siguiente registro de la información que este visualizando. Este icono le sitúa el ultimo registro de la información que este visualizando. Dependiendo de la pantalla en que se encuentre situado, este icono le permite crear o modificar, los datos que se están visualizando. Este icono le permite renumerar los apuntes introducidos. Este icono sirve para, dar de alta, baja o modificar los permisos (accesos) que pueden tener los usuarios del programa. Este icono le permite visualizar los conceptos contables. Beroni Informática Pág. 7

8 Este icono le permite visualizar los centros de coste. Este icono sirve para puntear en pantalla los asientos que tiene introducidos en contabilidad. Este icono sirve para visualizar en pantalla los acumulados mensuales de las cuentas contables. Este icono le permite visualizar las fechas, asientos y apuntes de los últimos traspasos efectuados. Este icono sirve para cancelar lo que este visualizando en ese momento. Este icono le permite confirmar los datos de la selección que haya efectuado. El programa procede a iniciar la tarea con los datos que usted haya tecleado. Este icono, le aparecerá siempre que vaya a imprimir algún dato. Da una visión previa de lo que imprimirá posteriormente. Con este icono puede imprimir en impresora. Este icono, le permitirá visualizar los asientos relacionados con la selección que haya efectuado. Beroni Informática Pág. 8

9 APUNTES PULSAR AQUÍ Mediante esta opción podrá introducir apuntes. También es posible acceder a otras pantallas, visualización de apuntes, extractos de cuentas contables, saldos de cuentas, borrar e imprimir asientos y apuntes, consultar errores de traspaso, etc.. Empresa Pulsando con el Mouse(ratón), en este botón, podrá visualizar las empresas y ejercicios que tiene dados de alta. Para recuperar cualquiera de los datos que aparecen en esta pantalla, deberá moverse con las flechas del teclado o bien con el Mouse (ratón). Una vez situado en el dato deseado pulse la tecla<enter> del teclado, o bien, el botón derecho de Mouse(ratón). Diario Beroni Informática Pág. 9

10 Debe indicar aquí el numero de diario con el que desea trabajar. El programa por defecto le sitúa en el diario numero 1. Pulsando la tecla de función <F2> podrá visualizar los diarios existentes en su contabilidad. Nº Asiento En este campo daremos de alta los asientos contables, si lo deja en blanco, pulsando la tecla <ENTER>, el programa,automáticamente, le asignará un número de asiento. Si quiere modificar algún asiento que ya tenga introducido, pulse la tecla de función <F2> para visualizarlos, seleccione con las fechas del teclado el asiento a modificar, pulse la tecla <ENTER> o el botón derecho del Mouse(ratón) para recuperarlo. Fecha Indique la fecha del nuevo asiento. Con esta opción puede modificar la fecha errónea de algún asiento, recupere el asiento, según el apartado anterior, y teclee la fecha correcta. Documento Campo para indicar el documento que va a contabilizar. Normalmente será un numero de referencia, número de cheque, factura o abreviación de la operación que desea realizar. Descripción Puede efectuar un breve comentario referente al documento, al asiento o al apunte que va a gravar. Este icono nos da acceso a la siguiente pantalla. Beroni Informática Pág. 10

11 En la pantalla anterior, nos permite efectuar una amplia descripción del apunte, efectuar comentarios sobre el mismo, indicar anomalías, etc. Es de texto libre, y deberá confirmar o cancelar todo lo escrito. Cuando recuperemos un asiento que tenga observaciones, nos aparecerá el icono activado, es decir veremos la carpeta abierta. A continuación de la carpeta de observaciones, encontramos un cuadro que nos indicará si el asiento que estamos visualizando esta descuadrado. Si esta cuadrado, aparece en blanco, si esta descuadrado la indica de la siguiente forma. Cuenta Contable Lugar destinado a teclear el numero de cuenta contable. Pulsando la tecla de función <F2> le aparece en pantalla el plan contable, introducido anteriormente, seleccione la cuenta deseada con las flechas del teclado y pulse la tecla <ENTER> o el botón derecho del Mouse (ratón) para recuperarla. En el caso en que la cuenta no estuviera creada, puede darla de alta directamente en esta opción sin necesidad de ir a maestros del plan contable. Debe Deberá indicar el importe que desee cargar en la cuenta contable que haya seleccionado. Puede dejarse en blanco, dando paso al siguiente campo de Haber. En el caso de indicar Beroni Informática Pág. 11

12 un importe en este campo y pulsar la tecla < ENTER >, el programa le sitúa el cursor en el siguiente campo. Haber Deberá indicar el importe que desee abonar en la cuenta contable que haya seleccionado. Puede dejarse en blanco, dando paso al siguiente campo. Si intenta situarse en el Debe, teniendo un importe en el Haber, el programa no le deja y le da el siguiente mensaje: primero ha de poner 0 en el Haber. Concepto Deberá indicar el código del concepto que desee. Puede dejarlo en blanco y teclear en el siguiente campo la descripción. Tiene la posibilidad de pulsar la tecla de función <F2> y le aparecerán los conceptos que tenga creados, para recuperar cualquiera de los datos que aparecen en esta pantalla deberá moverse con las fechas del teclado, una vez seleccionado pulse la tecla <ENTER> o bien el botón derecho del Mouse(ratón). Descripción En este apartado podrá ampliar el concepto que desee incluir en el apunte, si ha indicado algún código en el campo anterior, le aparecerá el texto que tenga usted definido, y, que podrá completar, para ello pulse la tecla < FIN >, le desplazara el cursor al final del texto escrito y podrá ampliarlo. Centro de Coste Deberá teclear el centro de coste del apunte, por ejemplo la sucursal que produce el asiento, o cualquier otro que tenga usted dado de alta. Tiene la opción de pulsar la tecla de función < F2 > le aparecerán los centros de coste que tenga creados. Total Asiento Este campo le informa de la suma de las columnas de Debe y de Haber. Descuadre Le informa, del importe del descuadre que tiene en el asiento. Durante el proceso de alta de apuntes, le ira indicando en cada momento el importe de la diferencia existente entre Debe y Haber. Apuntes Le indica la cantidad de apuntes que componen el asiento que esta visualizando. Total Cuenta Beroni Informática Pág. 12

13 Le informa del total de Debe y de Haber de la cuenta contable con la que está trabajando en ese momento. Saldo Importe del saldo actual de la cuenta contable con la que está trabajando en ese momento. Posterior al campo informativo del saldo puede observar que existe otro campo resaltado, el cual le indica el título de la cuenta contable. Apuntes Este campo le informa de la cantidad de apuntes que tiene creados en un asiento. ASIENTOS Ver asientos sin apuntes VER ASIENTOS (SIN APUNTES) POR NÚM. DE ASIENTO : ^V VER ASIENTOS (SIN APUNTES) POR FECHA DEL ASIENTO : ^F VER ASIENTOS (SIN APUNTES) POR NÚM. DE DOCUMENTO ^Z Estas tres opciones nos dan acceso a una pantalla, a continuación impresa, igual para los tres casos, pero con criterio de ordenación diferente.según el que usted haya seleccionado, obtendrá los asientos ordenados por el numero de asiento, por la fecha del asiento o por el numero de documento. Para recuperar algún asiento puede moverse con las flechas del teclado o bien con el Mouse(ratón), una vez seleccionando el asiento pulse la techa<enter> o el botón derecho del morse(ratón). Beroni Informática Pág. 13

14 Ver asientos con apuntes VER ASIENTOS (CON APUNTES) POR NÚM. DE ASIENTO : VER ASIENTOS (CON APUNTES) POR FECHA DEL ASIENTO : ^H VER ASIENTOS (CON APUNTES) POR NÚM. DE DOCUMENTO Estas tres opciones nos dan acceso a una triple pantalla, a continuación impresa, igual para los tres casos, pero con un criterio diferente de ordenación según usted haya seleccionado. Puede ver que las pantallas están relacionadas entre si. La primera, izquierda y superior, le marca el numero y la fecha del asiento, esta pantalla es la que le da la referencia constante de los datos que visualiza en la pantalla lateral. La segunda pantalla, lateral derecho superior, le informará de los datos del asiento completo, suma total de debe y de haber, concepto genérico, etc. La tercera pantalla, parte inferior le informara de los apuntes que componen el asiento que tenga seleccionado, según cambie en la segunda pantalla los asientos, los apuntes de la tercera pantalla también variaran. En estas pantallas puede moverse con las flechas del teclado, si desea recuperar algún dato, una vez seleccionado pulse la tecla <ENTER> o el botón derecho del Mouse(ratón).. Beroni Informática Pág. 14

15 Ver asientos con apuntes descuadrados Esta opción le sirve para ver, recuperar y poder rectificar los asientos que estén descuadrados, en pantalla similar a la anterior y con las mismas formas de moverse por ella, le muestra además un campo con el importe del descuadre existente. Para recuperar cualquiera de los datos que aparecen en esta pantalla, deberá moverse con las flechas del teclado o bien con el Mouse. Seleccione el dato deseado y pulse la tecla <ENTER> o el botón derecho del Mouse(ratón). Beroni Informática Pág. 15

16 Borrar asiento Con esta opción el programa le permite eliminar todo un asiento, siempre le pide la confirmación de esta orden, mediante una pantalla en la que debe aceptar o cancelar. Para borrar cualquier dato siempre ha de tenerlo visualizado en pantalla. APUNTES Beroni Informática Pág. 16

17 Antes de empezar en esta sección le recordamos que : Para recuperar cualquiera de los datos que aparecen en las pantallas aquí descritas, deberá moverse con las flechas del teclado, seleccionar el dato deseado, pulsando la tecla <ENTER> o bien el botón derecho del Mouse(ratón) Ver apuntes del asiento Esta opción le muestra una pantalla con los apuntes del asiento que usted haya seleccionado. Puede ir directamente a esta pantalla pulsando las teclas <Control> y Q. Siguiente línea de apuntes Con esta opción podrá ver los apuntes siguientes que no aparecen en pantalla, sirve para ir hacia adelante en los apuntes del asiento de uno en uno. Puede ir directamente a esta pantalla pulsando las teclas <Control> y S. Anterior línea de apuntes Con esta opción podrá ver los apuntes anteriores que no aparecen en pantalla, sirve para ir hacia atrás en los apuntes del asiento de uno en uno. Puede ir directamente a esta pantalla pulsando las teclas <Control> y A. Primera página de apuntes Con esta opción podrá ir a la primera pagina de apuntes. Cuando un asiento tiene varias paginas de apuntes y desee ir a la primera, o ir a los primeros apuntes de un asiento. Puede ir directamente con las teclas de función <Control> e < INICIO >. Siguiente página de apuntes Esta opción le permite avanzar página a página en los apuntes de un asiento. Hay un acceso rápido con las teclas < Control > y la tecla de < AVPAG >. Anterior página de apuntes Esta opción le permite retroceder página a página en los apuntes de un asiento. Hay un acceso rápido con las teclas < Control > y la tecla de < REPAG >: Beroni Informática Pág. 17

18 Última página de apuntes Accederá, con esta opción, a la ultima pagina de apuntes del asiento seleccionado. Hay un acceso rápido con las teclas < Control > y la tecla < FIN >. Contrapartida contable Aquí podrá efectuar automáticamente la contrapartida contable, solo deberá indicarle el numero de la cuenta y después seleccionar esta opción, o bien con el acceso rápido, pulsando las teclas < Control > y C. Debe tener en cuenta que solo efectúa la contrapartida del ultimo apunte, no de todo el asiento, con lo que el importe, concepto y centro de coste son idénticos al apunte anterior, pero con la diferencia de situar el importe en debe o haber para compensar el asiento. Borrar el apunte seleccionado Con esta opción, podrá borrar un apunte concreto del asiento que tenga visualizado en pantalla. Existe un acceso rápido con las teclas < Control > y la letra R. Estos apuntes borrados son guardados en el archivo de apuntes, con una marca que hace que no se tenga en cuenta a en el momento de efectuar cualquier consulta o listado en contabilidad, de esta manera, si por error borramos algún apunte que no ha de ser borrado, podemos recuperarlo con la opción de detallamos a continuación. Recuperar apuntes borrados Cuando usted borra apuntes de un asiento, uno, varios o todos, el programa guarda estos apuntes borrados en un fichero, y le da la posibilidad de recuperarlos mediante esta opción. Primero debe seleccionar el asiento en el cual desea recuperar el apunte borrado anteriormente, después debe acceder a esta opción, y el programa le da acceso a una pantalla en la que le muestra todos los apuntes del asiento que usted ha seleccionado. Beroni Informática Pág. 18

19 En el margen izquierdo podrá ver una columna en la que algunos apuntes tienen un recuadro negro. Este recuadro negro es lo que le indica que estos apuntes han sido borrados y no son tenidos en cuenta para nada por el programa de contabilidad. Deberá seleccionar el que desee recuperar y pulsar < ENTER >, automáticamente le recupera el apunte seleccionado y podrá comprobar que si accede de nuevo a esta opción, el recuadro de color negro ha cambiado su estado. Solo podrá acceder a esta pantalla si existe algún apunte borrado, si no existe ningún apunte borrado el sistema le advierte de esta circunstancia y no le permite acceder a esta pantalla. Solo podrá recuperar un apunte si tiene abierto el asiento que le corresponde. En la parte superior de la pantalla que le muestra los apuntes del asiento seleccionado, le indica en que asiento esta situado. Es decir que usted primero deberá seleccionar el asiento y desde esta pantalla acceder a la opción de Recuperar apuntes borrados. Hay un acceso rápido mediante la combinación de las teclas < Control > B, siempre que tenga el asiento visualizado. MAESTROS Para visualizar cualquiera de los datos que aparecen en esta pantalla, deberá moverse con las flechas del teclado, con las teclas de acceso rápido <Control> y la letra que aparece a la derecha de la pantalla o bien con el Mouse(ratón). Ver Empresas Le da acceso a una pantalla informativa sobre las empresas que tiene dadas de alta y los ejercicios correspondientes. Para visualizar cualquiera de los datos que aparecen en esta Beroni Informática Pág. 19

20 pantalla, deberá moverse con las flechas del teclado o bien con el Mouse(ratón). Existe un acceso rápido con las teclas < Control > y E Ver diarios contables Esta opción le permite ver los diferentes diarios que tenga abiertos, así como la descripción de cada uno de ellos. Existe una combinación de teclas de acceso rápido con las teclas < Control > y la letra I. Ver conceptos contables Con esta opción, usted podrá ver los conceptos contables que tiene dados de alta, así como las abreviaturas que aparecerán en el diario, cuando marque el código del concepto y la definición completa del mismo. Existe una combinación de teclas de acceso rápido con las teclas < Control > y la letra K Ver centros de coste Con esta opción podrá ver los centros de coste que tiene dados de alta, así como la descripción abreviada y ampliada de cada centro. Existe una combinación de teclas para un acceso rápido con la tecla < Control > y la tecla de la letra T. Ver cuentas contables (por código de cuenta) Beroni Informática Pág. 20

21 Esta opción le permite visualizar las cuentas del plan general contable que tenga dadas de alta, ordenadas por el código de cuenta contable. Existe un acceso rápido con las teclas < Control > y la letra G. Ver cuentas contables (por descripción de la cuenta) Esta opción le permite ver las cuentas contables que tenga dadas de alta, ordenadas por la descripción asignada a cada cuenta. Existe unas teclas de acceso rápido con las teclas < Control > y J. OPCIONES Apartado que nos permite efectuar diferentes tareas, algunas de las cuales pueden efectuarse con los iconos que están en la parte inferior de la pantalla, y con un acceso rápido mediante una combinación de la tecla de < Control >y las letras que hay al final de cada opción. Limpiar pantalla Esta opción le guarda los apuntes que tenga en pantalla y le sitúa el cursor a punto de iniciar un nuevo asiento contable, es decir en el numero de apunte. Existe una combinación rápida mediante la tecla < Control > y la letra N. Es si se dan de alta asientos desde contabilidad, ya que al finalizar un asiento y con la combinación rápida se vuelve al inicio de un nuevo asiento. Beroni Informática Pág. 21

22 Saldos de cuentas contables Le permite acceder a la pantalla de petición de saldos, igual que el icono que se muestra, desde esta pantalla podrá pedir saldos contables de las cuentas que desee, este apartado se amplia en el menú de consultas. Existe un acceso rápido con la combinación de teclas < Control > y la letra D Extractos de cuentas contables Con esta opción o el icono correspondiente le da acceso a la pantalla en la que puede solicitar extractos de cuentas contables. Existe un acceso rápido con las teclas < Control > y la letra X. Errores de traspaso Este apartado le da acceso a la pantalla de los errores que se puedan haber producido en el traspaso de los apuntes contables generados automáticamente o manualmente desde nuestro programa de gestión Retailer, al programa de contabilidad. Los posibles errores son de varios tipos, cuentas que no existen, conceptos inexistentes, etc. Estos errores de traspaso se pueden corregir, de tres manera muy similares :. Situándonos en el error que queremos corregir y recuperándolo, nos dará acceso a la pantalla de apuntes con el asiento que hemos seleccionado, y desde aquí podrá modificar el motivo de error(la cuenta contable, o el concepto), si la cuenta no existiese el programa le pregunta si la desea dar de alta, si la respuesta es afirmativa podrá acceder a la pantalla de maestros correspondiente, para dar de alta esta cuenta. En el caso de que existieran más errores debido a que esta cuenta no estuviera dada de alta, el programa inmediatamente le modifica todos los errores que se hubieran producido por este motivo, y por lo tanto borra del fichero de errores todos los ya arreglados. Si solo fuese un error del código de la cuenta, podrá cambiar este código Beroni Informática Pág. 22

23 de cuenta y el error desaparecerá si el nuevo código asignado es correcto. En el caso de los conceptos contables la operativa es la misma. La segunda opción seria, recuperar el apunte desde la pantalla de apuntes, indicando al programa el numero de apunte, automáticamente el programa nos recupera el apunte y procedemos a modificarlo. La operativa desde que el apunte ha sido recuperado es la misma que hemos comentado en el punto anterior. Los errores producidos por no estar dado de alta el concepto contable o la cuenta contable, quedarán modificados en el momento en que usted los dé de alta en la opción de maestros. El programa le avisará en todo momento que ha procedido a cambiar los códigos inexistentes en los errores de traspaso. Existe la posibilidad de imprimir los errores generados en el traspaso de datos mediante la opción de errores de traspaso en la opción que aparece en el menú de maestros,del menú general de BECONTAW. Existe un acceso rápido a estos apuntes de error con las teclas < Control > y V, así mismo pueden recuperarse a través del icono indicado. Imprimir Al salir del apartado de apuntes, siempre que hayamos modificado, o dado de alta cualquier apunte el programa nos da la opción de imprimir los apuntes modificados o los que se han dado de alta, tendrá que confirmar o cancelar en la siguiente pantalla la impresión de los mismos. Observe que le indica que ha sido dado de alta o modificado algún apunte, pero le indica que imprimirá todo el asiento. La impresión anterior nos la facilita el programa automáticamente. Si usted desea imprimir un apunte, mediante esta opción, puede hacerlo pulsando el icono arriba indicado, o mediante un acceso rápido con las teclas < Control > y la letra M Al solicitar al programa que le imprima, éste le informa que no ha modificado ningún asiento mediante la pantalla siguiente: Beroni Informática Pág. 23

24 Al aceptar, le da acceso a la pantalla abajo indicada. El programa ordena los asientos por numero, y le da la opción de visualizarlos en pantalla o imprimirlos en impresora. Salir Con esta opción le pasa al menú general de BECONTA - WIN. Existe un acceso rápido con las teclas < control > y la letra L. También es posible ejecutar esta opción con el icono correspondiente. Beroni Informática Pág. 24

25 MAESTROS Esta opción nos permitirá dar de alta los diferentes códigos contables necesarios para trabajar en contabilidad. Es decir un fichero maestro es el fichero donde el ordenador guarda la información de cada código o grupo de códigos, los cuales necesitará posteriormente en las diferentes opciones y pantallas del programa. EMPRESAS En este fichero maestro daremos de alta la o las empresas que desee tener. Tenga en cuenta que la principal empresa será la número 1. Por ejemplo: se crea la empresa 1 para el ejercicio 1996, creamos la empresa 1 para el ejercicio 1997, siempre es la misma empresa pero cambia el ejercicio. Beroni Informática Pág. 25

26 Cod. empresa : Debe indicar el código de la empresa que se va a dar de alta. (Siempre será la número 1) Ejercicio : Indique el ejercicio que corresponda y que desee dar de alta. (Generalmente será el año en curso) Una vez cumplimentados todos los campos el programa da acceso a otra pantalla, la siguiente representada, en la que usted podrá observar lo siguiente: Automáticamente, el programa le muestra el código de la nueva empresa que esta creando, el ejercicio y el directorio en el que el programa va a guardar los datos de esta nueva empresa y ejercicio. Usted deberá cumplimentar siguientes datos : Beroni Informática Pág. 26

27 Código de la empresa y ejercicio del cual copiaremos los datos para poder gestionar la contabilidad de esta nueva empresa y ejercicio. Datos como cuentas y conceptos contables, diarios, balances, etc. El programa nos indicara el directorio desde el que copiara los datos citados. Deberá confirmar los datos con el icono de OK,el programa procederá a efectuar la apertura de un nuevo ejercicio y empresa, confirmándole, cuando esté finalizado este proceso, mediante una pantalla en la cual deberá aceptar el proceso, y regresando el programa a la pantalla anterior y que deberá cumplimentar los siguientes datos: Nom. Empresa : Indique el nombre de la empresa que esta dando de alta. C.I.F. : Numero de identificación fiscal de la empresa. Mes inicio ejerc. : Seleccione el mes en el que desea se inicie el ejercicio de esta empresa(generalmente es Enero) Mes Cerrado : Elija de las opciones desplegables el mes que va ha cerrar este ejercicio. Directorio : El sistema le indica el directorio creado para la contabilidad de la empresa que acaba de crear. Cada uno de los iconos que aparecen al pie son los habituales y le permiten efectuar cada uno las funciones habituales. DIARIOS Cuando active esta opción el programa le mostrará la siguiente pantalla: Beroni Informática Pág. 27

28 Deberá indicar el código de diario que desee asignar y el nombre del mismo. Tiene la posibilidad de pulsar la tecla de función < F2 > y aparecerán las distintas opciones que tenga creadas, para recuperar cualquiera de los datos que aparecen en esta pantalla, deberá moverse con las flechas del teclado o bien con el Mouse, seleccione el dato deseado, pulse la tecla <ENTER> o el botón derecho del Mouse(ratón), con esta opción podrá modificar o dar de baja cualquier diario que tenga abierto. Los diferentes iconos que aparecen al pie de la pantalla, tienen el uso habitual. Utilidades también presentes en el apartado de opciones del menú. CUENTAS CONTABLES Podrá dar de alta, consultar, modificar, borrar o comprobar los errores existentes en las cuentas contables con las que ha de trabajar. El programa tiene pre- instaladas las cuentas obligatorias del Plan General Contable a nivel tres, cuentas de mayor obligatorias, según el R.D.1643/1990 de 20 de Diciembre. La pantalla para dar de alta las cuentas contables se dividen en varias secciones que a continuación se detallan. Beroni Informática Pág. 28

29 En este apartado, aparecen una serie de botones que significan los grupos contables, podrá dar de alta o baja las cuentas contables y sus diferente niveles (de Mayor o de Trabajo). Puede visualizar una determinada cuenta tecleándola en el recuadro denominado cta. contable, o bien pulsar la tecla de función <F2>. Con el botón Empresa podrá visualizar las empresas existentes y seleccionar la empresa y ejercicio que desee ver su plan general contable, el programa le informa en que empresa se halla en el recuadro siguiente resaltado. La segunda sección, a continuación reflejada, le muestra las cuentas contables que usted haya elegido y las correspondientes anteriores y posteriores. En esta pantalla puede moverse con las flechas del teclado o con la barra de desplazamiento lateral. Para recuperar cualquiera de los datos que aparecen en esta sección, debe seleccionar la cuenta deseado y pulsar la tecla <ENTER> o bien el botón derecho del Mouse(ratón).En la siguiente pantalla le aparecerá el desglose del grupo a todos los niveles existentes. Este apartado, le ayudará a comprobar que los diferentes niveles que ha de introducir sean correctos y correlativos. Beroni Informática Pág. 29

30 Apartado operativo para efectuar las altas y / o modificaciones de cuentas contables. Si introduce una cuenta que no existe le pregunta si la desea dar de alta, si confirma, el programa busca si tiene cuentas que sean de mayor y se las muestra ordenadas en la sección anterior. Le muestra el nivel de la cuenta, dejando en este campo el cursor y permitiéndole modificarlo o confirmarlo y pasando al siguiente campo de Tipo de cuenta, el programa le indica si es una cuenta de Trabajo o de Mayor, tipo que deberá modificarse si no fuese correcto. Aceptado este campo el curso se sitúa en Descripción, debe indicar el nombre de la cuenta que esta creando. Confirme o modifique la Cuenta de Mayor de la que depende esta nueva cuenta. Si usted pulsa < ENTER > le desplaza, al principio de esta sección, pudiendo dar de alta nuevas cuentas contables. Si usted desea dar de baja una cuenta, deberá recuperarla, pulse el icono de borrar que hay situado inmediatamente después del campo de cuenta de mayor, en el centro de la imagen de esta sección. Los diferentes iconos, al pie de la pantalla, tienen el uso común de todas las pantallas, utilidades que también están presentes en el apartado de opciones del menú de esta pantalla.dado que tienen una presentación diferente a continuación se lo detallamos. Visualizar el plan contable: Esta visualización se efectúa a través de cuatro pantallas que nos indican las cuentas según al nivel solicitado, cada una de ellas se activa haciendo un CLIC con el Mouse(ratón) en cualquier parte de la pantalla que quiera activar, se pueden maximizar, cambiar los márgenes, moverse con las flechas de las barras laterales y al pie. Deberá activar cada cuenta desde el primer al ultimo nivel, es decir si usted desea ver una cuenta de nivel 6, deberá activar primero la de nivel 1, después la correspondiente al nivel 2, la de mayor correspondiente de nivel 3 y entonces tendrá la de nivel 4 o más que podrá consultar. Esta pantalla también le informa del total de Debe y de Haber que tiene cada cuenta, aunque sea de mayor, mes a mes. Beroni Informática Pág. 30

31 Este icono le permite borrar total o parcialmente el Plan General Contable, al pulsar este icono el programa le muestra la siguiente pantalla: Beroni Informática Pág. 31

32 En esta pantalla deberá elegir el grupo donde están las cuentas que desea borrar, e indicar el nivel desde - hasta el que desea borrar, por ejemplo: Si desea borrar todas las cuentas del grupo 4 del nivel 6, deberá indicar desde el nivel 6 hasta el nivel 6. Deberá confirmar esta opción mediante el icono correspondiente. En este icono funciona como en todas las opciones, es decir buscar los errores en el plan contable y ejecuta la coherencia, si falta alguna cuenta, si hay errores de niveles, si faltan cuentas de mayor, etc. Al pulsar este icono, le pregunta si desea efectuar esta opción y si su respuesta es afirmativa y existen errores de cualquier tipo en el plan contable, le informa en una pantalla en la que le indica la cuenta, y el error que ha detectado. Para recuperar cualquiera de los datos que aparecen en esta pantalla, deberá moverse con las flechas del teclado, seleccione el dato deseado, y pulse la tecla <ENTER> o el botón derecho del Mouse (ratón). CENTROS DE COSTE Deberá asignar los diferentes centros de coste que tenga en su empresa, o que desee contemplar en su contabilidad. Beroni Informática Pág. 32

33 En esta pantalla deberá teclear el código del centro de coste, la descripción y la descripción abreviada, mediante la tecla de función < F2 > podrá consultar los códigos ya existentes. También podrá efectuar diferentes operaciones mediante los iconos al pie reseñados. En la barra de menús existe el menú de Maestros, podrá pedir al programa que le muestre en pantalla los datos que tenga dados de alta, por diferentes criterios de ordenación. El menú de opciones le permitirá efectuar las mismas opciones que los iconos al pie distribuidos. Ejemplo:Deberá dar de alta las diferentes sucursales que la empresa tenga y con los mismos dígitos, A, B, C o bien 1, 2 etc. Así mismo se deberá asignar un centro de coste a la oficina de Administración, Z CONCEPTOS CONTABLES Opción para dar de alta los diferentes conceptos contables necesarios en contabilidad. El programa tiene predefinidos unos conceptos contables que son necesarios para el funcionamiento de Beconta - Win al estar conexionado con nuestro programa de gestión integrada para Agencias de Viajes, Retailer. Además podrá dar de alta los conceptos que usted desee. Beroni Informática Pág. 33

34 En esta pantalla deberá teclear el código del concepto contable, la descripción y la descripción abreviada. Mediante la tecla de función < F2 > podrá consultar los códigos ya existentes. También podrá efectuar diferentes operaciones mediante los iconos al pie reseñados. En la barra de menús existe el menú de Maestros, podrá visualizar en pantalla los datos que tenga dados de alta ordenados por diferentes criterios, que le muestra el menú desplegable. El menú de opciones le permitirá efectuar las mismas opciones que los iconos al pie indicados. ASIENTOS AUTOMÁTICOS Con esta opción podrá predefinir los asientos que tenga que introducir cada mes que, las cuentas contables sean, iguales pero los importes diferentes, de manera que con un código, se efectúe todo un asiento. En esta opción deberá dar de alta el asiento con las cuentas contables que usted desee y con los importes correspondientes, estos datos deberá indicarlos en la siguiente pantalla en la que debe asignar un numero de línea, la cuenta contable, el importe, si es Debe o Haber, el código del concepto contable, la descripción y si desea ampliar la descripción base que tenga en los ficheros maestros y el centro de coste( aparecen tres campos más que no son activos ). Es recomendable no numerar las líneas seguidas, es decir 1, 2, 3, si no dejando números sin asignar, es decir 1, 5, 10, etc. Con esta manera de proceder, siempre podrá intercalar nuevas líneas. Todos estos datos deberá grabarlos en la parte inferior de la pantalla, apareciendo reflejados en la parte superior según usted los vaya tecleando, después de indicar si el apunte es de Debe o de Haber, para pasar a los diferentes campos, pulse la tecla del tabulador. Beroni Informática Pág. 34

35 Desde esta pantalla directamente, usted puede borrar o renumerar los asientos predeterminados. El funcionamiento de estos asientos automáticos es muy sencillo, simplemente deberá teclear el símbolo de final de interrogación? en el campo de cuenta contable del primer apunte de un nuevo asiento, si el asiento ya tiene apuntes no le permitirá añadir un asiento automático, pero si podrá, después de insertar un asiento contable automático, teclear los campos de este asiento y dar de alta más apuntes contables dentro del mismo. Al teclear el símbolo de final de interrogación? y confirmar que desea un asiento automático y pulsar la tecla <ENTER>le aparece la siguiente pantalla : Beroni Informática Pág. 35

36 USUARIOS Maestro en el que daremos de alta los posibles usuarios de este programa, y las acciones que pueden ejecutar. Cada empleado debe tener un código de usuario. El funcionamiento de los iconos es el usual, excepto el de Permisos, que le dará acceso a la siguiente pantalla: Beroni Informática Pág. 36

37 En esta pantalla deberá elegir los permisos y las prohibiciones de acceso a las diferentes opciones que tendrá el código y la clave de acceso que este dando de alta, o bien modificar algunos permisos existentes. Esto le permite por ejemplo, impedir que todo los empleados que tengan acceso a contabilidad también tengan acceso a los balances o cuentas de resultados de la empresa, sino que solo algunos puedan acceder a los datos más confidenciales Tiene la opción de copiar los permisos de una a otra clave de acceso, para ello deberá pulsar el icono de copiar y accede a la pantalla siguiente : Beroni Informática Pág. 37

38 En esta pantalla deberá indicar primero el código del empleado - origen y en el segundo campo el código del empleado - destino, quedaran con iguales permisos los dos códigos, posteriormente podrá modificar las opciones hasta dejarlas como usted desee. ERRORES DE TRASPASO: Deberá utilizar esta opción para imprimir los posibles errores de traspaso que se hayan producido y que deberán ser arreglados. Al elegir esta opción accede a la pantalla de impresión. Puede visualizar los errores de traspaso mediante la opción existente en el menú de apuntes. CONSULTAS Utilidad que le permite obtener la información que desee de su contabilidad por diferentes conceptos y presentaciones,(balances. extractos, cuentas de perdidas y ganancias, diario general, etc.). Esta información se configura según sus necesidades, el programa predefinidos balances de situación a nivel cuatro, según el plan contable oficial, Real Decreto1643/1990 de 20 de Diciembre EXTRACTOS DE CUENTAS Opción por la que puede solicitar extractos contables de una o varias cuentas, con diferentes criterios de selección de los apuntes a incluir en el extracto solicitado. Al seleccionar esta opción le muestra la siguiente pantalla : Beroni Informática Pág. 38

39 Debe indicar la primera y la última cuenta contable de las que desea el extracto, si solo fuese de una cuenta debe indicar la misma cuenta en los dos campos. El período que quiera el extracto, serán ambas fechas inclusive. Debe indicar el tipo de extracto que desea, el programa por defecto le indica el tipo cuenta contable, que le facilitara la información cuenta a cuenta de las que usted haya solicitado. Sí usted solicita la información por concepto contable, le mostrara la información seleccionada por el concepto contable. Si usted opta por el tipo de centros de coste, le mostrara en pantalla los extractos de los diferentes centros de coste relacionados con las cuentas solicitadas. La información que usted haya solicitado puede guardarla en el portapapeles de WINDOWS para posteriormente efectuar diferentes operaciones con esta información, si así los desea deberá activar la casilla correspondiente. La información que desee de las cuentas que haya señalado anteriormente, podrá filtrarla también por conceptos contables, centros de coste y códigos de punteo. Sí usted desea los apuntes efectuados en unas determinadas cuentas contables y cuyo concepto contable sea también uno determinado, deberá seleccionar estos conceptos según se indica en el cuadro siguiente, también puede pedir los movimientos de unas determinadas cuentas y que el punteo sea uno determinado, por ejemplo un asterisco, o una letra o conjunto de letras, etc. Beroni Informática Pág. 39

40 * Selección de un solo código: La forma de proceder será : - Desmarcar el botón Todos de la parte superior del icono que desee, de esta manera quedan eliminados todos los códigos correspondiente a esta categoría. - Pulse el icono inferior y nos aparecerá en pantalla un cuadro donde podrá seleccionar, moviendo el cursor con las flechas del teclado, haga Clic con el botón derecho del Mouse (ratón). Aparecerá un asterisco * en los seleccionados. * Selección de varios códigos: - Pulsar el icono correspondiente y nos aparecerá en pantalla un cuadro donde deberá borrar, moviendo el cursor con las flechas, pulse una vez en el botón derecho del Mouse (ratón), desaparecerá el asterisco * en los no seleccionados. También deberá indicar si desea todos los apuntes, el programa por defecto así lo selecciona, o bien todos los apuntes sin puntear. Esto tiene especial importancia al efectuar el cuadre de una cuenta, por ejemplo bancos, ya que podrá averiguar los movimientos que aún no han sido punteados y de esta manera cuadrar la cuenta. Si desea efectuar el punteo de cuentas automáticamente a través de la pantalla, deberá seleccionar en esta opción la o las cuentas que desea puntear, y solicitar sólo los apuntes que no estén punteados. Esta información se presenta en pantalla mediante tres ventanas relacionadas, como muestra la siguiente pantalla, de manera que puede elegir en una pantalla un dato concreto, las siguientes pantallas variaran para ofrecerle los datos relacionados con el que usted haya seleccionado. Estas tres ventanas, pueden variarse de tamaño, mostrando más o menos información, dependiendo del tamaño de la ventana correspondiente, la información que no aparezca en pantalla se hará visible al moverse por la misma mediante las barras de desplazamiento correspondiente. Beroni Informática Pág. 40

41 La ventana de cuentas contables, tiene varias columnas con diferentes saldos, que pueden o no coincidir en el importe, cada uno de ellos representa: Saldo: Saldo de los movimientos correspondientes a la selección o periodo seleccionado por usted. Saldo hasta: Saldo desde el inicio del ejercicio hasta la ultima fecha por usted seleccionada. Saldo actual: Saldo de la cuenta en la actualidad, independientemente de la fecha que se haya seleccionado, con todos los movimientos existentes en la cuenta contable. La ventana de apuntes contables contiene un campo que es modificable desde esta opción y es el de punt., este campo sirve para puntear los movimientos de una cuenta, con diferentes formas de punteo, por ejemplo numerando los apuntes, mediante cualquier símbolo que se desee, letras o números, signos ortográficos, etc. Es recomendable plantearse la forma de puntear las diferentes cuentas, dado que el programa nos da la posibilidad de efectuar una selección de apuntes de las cuentas contables por los códigos de punteo, con lo que todos los apuntes que tengan en común el código de punteo que usted seleccione nos aparecerán en pantalla o impresos. En la pantalla de asiento contable existen los campos de Emp, F Modif., y Hora, son campos informativos que indican el código de empleado que esta trabajando en ese momento, la fecha y la hora. Para salir de esta pantalla pulse la tecla <ESC> una vez Beroni Informática Pág. 41

42 finalizada la selección puede imprimir con el icono correspondiente, en impresora o pantalla. SALDOS DE CUENTAS La consulta de saldos de cuentas nos permite ver los saldos de las cuentas seleccionadas según los criterios que usted haya definido en la siguiente pantalla: Debe indicar la primera y ultima cuenta que desee consultar, en el caso de dejar estos campos en blanco el programa interpreta que quiere imprimir todas las cuentas contables. En el siguiente campo debe indicar el/los nivel/es de la/s cuenta/s que desea visualizar o imprimir; las cuentas de trabajo son las de nivel 6, las cuentas de mayor son las que van desde el nivel 1 hasta el nivel 5, o bien todas las cuentas a todo los niveles. Igualmente puede seleccionar el listado por totales de Debe, Haber o Saldo, de la cuenta seleccionada. Si quisiera efectuar cualquier exportación de los datos obtenidos, puede indicarle que le efectúe una copia de los datos en el portapapeles de Windows, para ello deberá marcar el campo de Guardar en Portapapeles. Hay dos maneras diferentes para que el programa le presente la información: Beroni Informática Pág. 42

43 Saldos de cuentas : Le indicará mes a mes el saldo de las cuentas elegidas por usted y en el nivel seleccionado, teniendo en cuenta solo los movimientos del mes que le indica, sin arrastrar los saldos del mes anterior. Acumulados de cuentas : Le indicara mes a mes el saldo de las cuentas elegidas por usted y en el nivel seleccionado, teniendo en cuenta los movimientos hasta el mes que le indica, arrastrando los saldos de los meses anteriores. Ejemplo: Si tiene una cuenta con los siguientes movimientos en diferentes meses: Enero ; Febrero ; Marzo ; Abril etc. En la primera opción le daría la información como se muestra en la línea superior. Con la segunda opción, la información sería : Enero ; Febrero ; Marzo ; Abril etc. Los iconos al pie de pantalla cumplen la función habitual, acceso a las cuentas contables, a la pantalla de extractos contables, imprimir y salir. CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS Opción que le permite obtener la cuenta de perdidas y ganancias seleccionada según la siguiente pantalla: Beroni Informática Pág. 43

44 Puede obtener diferentes cuentas de perdidas y ganancias, ajustadas a las necesidades de su empresa. Cada una de las cuentas de perdidas y ganancias debe tener un nombre que será indicado en el campo Código, siendo posible consultar los códigos existentes mediante la tecla de función <F2>. Si no existiese el código que teclee, el programa le preguntará si desea dar de alta un nuevo código, podrá dar de alta una nueva cuenta de perdidas y ganancias configurándola como Usted desee obtener la información. Tiene la posibilidad también de no crear toda una nueva cuenta de pérdidas y ganancias, si no que partiendo de una cuenta ya creada, modificarla, y de esta manera crear una nueva. Para esto deberá introducir en el campo código el nombre de la cuenta de perdidas y ganancias original, pulse el botón duplicar, pidiéndole el programa confirmación de esta duplicación, y confirmándole que se ha efectuado la duplicidad correctamente. Si desea cambiar algún dato de esta nueva cuenta de perdidas y ganancias, o de cualquier otra, deberá escribir el nombre de la cuenta de perdidas y ganancias que desee modificar en el campo código, y mediante el botón de configurar podrá modificar lo que desee, si en vez de modificar desea borrar o dar de baja totalmente una determinada configuración solo deberá pulsar el botón de Borrar. Si usted entra en la configuración de una cuenta de perdidas y ganancias, el programa le muestra la siguiente pantalla, dividida en dos ventanas : La primera es el resultado de lo que usted vaya especificando en la parte inferior, y de lo ya configurado. Beroni Informática Pág. 44

45 En la segunda es en la que usted deberá configurar las líneas que compongan la cuenta de perdidas y ganancias, o modificar las ya existentes. Línea : Primero debe indicar el número de línea, es recomendable que no sean números correlativos, si no que exista un intervalo entre ellas. Cuando imprima la cuenta de perdidas y ganancias, los números de líneas no aparecen. Es conveniente hacerlo así, por que si usted desea posteriormente dar de alta una línea nueva, entre dos ya existentes, solo será necesario que le asigne uno de los números intermedios, y posteriormente al finalizar la inserción de líneas efectúe la opción de renumerar, el programa le renumera automáticamente las líneas, dejando la numeración entre líneas de cinco en cinco unidades. Ejemplo : Si usted después de haber dado de alta toda la cuenta de explotación, añade una nueva cuenta contable a su plan contable, deberá añadirla también a las diferentes cuentas de resultados, si esta nueva cuenta va situada entre las cuentas situadas en las líneas 90 y 95 solo deberá dar de alta esta nueva cuenta con la línea numero 94 y esta se situara entre la 90 y la 95. Tipo : Indique el tipo de línea que desee aparezca en la configuración. Recuerde que puede pulsar la tecla de función < F2 > y aparecerán las distintas opciones que tenga dadas de alta, para recuperar cualquiera de los datos que aparecen en esta pantalla, deberá seleccionar con las flechas del teclado el dato, y pulsar la tecla <ENTER> o el botón derecho del Mouse(ratón). Ejemplo : Si desea imprimir una línea con un texto que usted desee aparezca en la línea que esta definiendo deberá indicar en Tipo TE, seleccionando según se indica o bien tecleando directamente el tipo que desee, y escribiendo el texto que desee en descripción, o si desea que en la línea aparezca el código de una cuenta tecleara CU o seleccionará con el Mouse este tipo de línea y posteriormente deberá indicar el código de la cuenta que desee aparezca en la línea. Cta. Contable : Debe teclear la cuenta contable que desee aparezca en la línea que esta definiendo. Solo le permite acceder a este campo si en Tipo ha indicado CU. Tiene la posibilidad de pulsar la tecla de función < F2 > y aparecerán las cuentas contables que tiene creadas, para recuperar cualquiera de los datos que aparecen en esta Beroni Informática Pág. 45