GESTIÓN BÁSICA DE ALMACENAMIENTO III. Por CARLOS FELIPE VALENCIA ESPECIALISTAS EN LOGÍSTICA INTEGRAL:

Transcripción

1 GESTIÓN BÁSICA DE ALMACENAMIENTO III Por CARLOS FELIPE VALENCIA ESPECIALISTAS EN LOGÍSTICA INTEGRAL: Cadena de Valor - Diplomado en Fortalecimiento Empresarial 2013

2 CONTENIDO TEMÁTICO Planificación de la Gestión de Almacenes. Cálculo de la capacidad requerida. Costos de un almacén.

3 CÁPSULAS DE MEJORAMIENTO La complejidad no debe admirarse, debe evitarse. Las grandes ideas se expresan en palabras simples, la falta de sencillez lo estropea todo.

4 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. Las decisiones que se adopten en la planificación del almacén deberán tender por fuerza a conseguir resultados eficientes y eficaces en el diseño y organización del almacén, en su gestión, monitoreo y control, tanto en el depósito temporal de los materiales o productos como en la circulación, expedición y despacho de los mismos.

5 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. En los almacenes como en toda actividad logística, hemos de distinguir tres ciclos fundamentales: A. Ciclo de planificación estratégica. B. Ciclo de planificación táctica. C. Ciclo de planificación operacional.

6 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. La Planificación estratégica, tiene como finalidad transformar las Previsiones de Venta a largo plazo, así como los Stocks Normativos previstos, en términos de Unidades de manipulación, y espacios requeridos, (volumen de almacenaje). El objetivo de hacer un correcto dimensionamiento del almacén, así como una estimación de los recursos necesarios (espacio, equipos, personas) para una manipulación eficiente de los productos.

7 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. El punto clave, está en transformar las previsiones cuantitativas de venta y stocks, en términos de unidades de manipulación,( paquetes, bultos, pallets, contenedores, etc.), ya que estos son los conceptos que se manejan en Almacén. Obviamente esto se efectuará, teniendo en cuenta los diferentes criterios de empaque y embalaje existentes, así como los estándares de almacenaje a emplear; por ejemplo pallets de 1,00 x 1.20 mts, con un contenido de 20 cajas de 10 unidades cada una.

8 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. La planificación estratégica nos permitirá comparar los recursos disponibles con los necesarios a largo plazo, estableciendo un plan de asignación de recursos que puede ir desde la simple compra de nuevas estanterías, hasta el redimensionamiento o adquisición de nuevos almacenes.

9 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. La planificación estratégica en la Gestión de Almacenes, observa que es posible cambiar los términos y utilizar los recursos del almacenamiento y el transporte como factores que incidan sobre la demanda y ofrezcan ventajas en tiempo y lugar, lo cual supone un mejor servicio al cliente.

10 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. La interrelación que tiene el almacenamiento, dentro del sistema logístico, con la planificación y la programación de la producción, así como con el transporte y, mas allá del sistema logístico, con el área de marketing y el área financiera, se debe considerar en la planificación de la gestión de almacenes.

11 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. La Planificación táctica, tiene por finalidad, disponer de los recursos necesarios a medio/corto plazo; se materializa la adquisición o sustitución de equipos de manutención y almacenaje, así como la contratación o eventual reducción del personal fijo de almacenamiento, planes de formación, etc.

12 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. Especial importancia tiene en esta fase el desarrollo de técnicas de racionalización y eficiencia de almacenes, adaptación de flotas de transporte, así como el estudio de estándares de ejecución (tiempos operativos de procesos), de acuerdo a las tecnologías empleadas o a introducir.

13 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. La Planificación Operacional, tiene por misión conseguir un proceso eficiente y eficaz de los flujos de materiales; se ocupa de las operaciones diarias, de acuerdo a los programas de cargue y descargue previstos, y los estándares de ejecución existentes, tomando medidas a corto plazo, horas extras, asignación de recursos a trabajos específicos, turnos de trabajo, con el objeto de cumplir con los plazos previstos y servicios requeridos.

14 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. Un aspecto importante a considerar en esta planeación es el equilibrio de las capacidades operativas de los diferentes centros de actividad del almacén tales como picking, preparación de pedidos, expediciones, cargue y descargue de vehículos, etc, ya que un estrangulamiento en cualquiera de estos procesos retrasaría la entrega del producto y el servicio establecido.

15 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. En definitiva, se trata de transformar el promedio diario previsto de una actividad (flujos de entrada y salida) en términos de hora-hombre, hora-máquina, requeridos en cada una de las diferentes fases operativas de los referidos procesos, en relación a las previsiones semanales de cada actividad.

16 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. Los instrumentos mas importantes para comprobar la calidad en la gestión de almacén se sustentan principalmente en tres conceptos: - Indicadores de gestión, por ejemplo, % de pedidos servidos en el día, tiempos de servicios cumplidos, eficiencia y eficacia en el empleo de los recursos. - Costos operativos reales en comparación con costos estándar preestablecidos. - Medidas de productividad empleadas.

17 CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA La capacidad de un almacén, se mide básicamente en términos del número de unidades físicas de almacenamiento que es capaz de albergar dentro de sus instalaciones. Las unidades de almacenamiento pueden ser: - Un producto ( lavadoras, ejes, llantas, etc ) - Un conjunto de productos configurados en un solo paquete, (cajas de 12 uds, 24 uds) - Un pallet que alberga varios productos o cajas. - Contenedores.

18 CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA Podemos decir entonces que la capacidad de un almacén puede determinarse en términos de cifras definidas en pallets, 3000 contenedores, 450 llantas, 1000 cajas de 12 uds, etc. Podemos decir también que es la cifra máxima de unidades de almacenamiento dentro de un Lay-out establecido y según las técnicas de almacenaje empleadas.

19 CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA LA CAPACIDAD REQUERIDA A CONSEGUIR DE UN ALMACÉN se basará necesariamente en el stock normativo a albergar, en primer lugar tenemos que tener en cuenta el sistema de organización empleado: - En un sistema de posición fija la previsión de espacios estará basada en unos Stocks máximos. - En un sistema de posición aleatoria la previsión estará basada en un concepto de Stocks Promedios.

20 CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA Si tenemos en cuenta, que el Stock Normativo esta compuesto por dos factores: 1- Lote promedio (stock base). 2- Stock de Seguridad. Podemos decir que en un sistema de posición fija, como quiera que tenemos que dimensionar al máximo el espacio, tomaremos como valor el Lote promedio de pedidos, más el stock de seguridad.

21 CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA Mientras que en un sistema de Posición aleatoria tomamos solamente el Stock Normativo, o sea: Pedido/2 + stock de seguridad. * El ahorro de espacio se estima entre un 20 y 25%. En la práctica el Pedido promedio, se calcula dividiendo la previsión anual de compras, a nivel de producto, entre la frecuencia de aprovisionamiento y el Stock de Seguridad, se estima en función del número de días de venta que representa. Conviene destacar que la capacidad requerida no debiera exceder el 85-90% de la capacidad disponible del Área de Almacenaje.

22 COSTOS DE ALMACENAJE Existen seis tipos de costos: 1.Costos del espacio. 2.Costos de las instalaciones. 3.Costos de manipulación. 4.Costos de posesión de stocks. 5.Costos de almacenamiento. 6.Costos ocultos.

23 1. COSTOS DEL ESPACIO DE LAS INSTALACIONES Alquileres. Amortizaciones. Impuestos. Financiación. Seguros. Mantenimiento y Reparación.

24 1. COSTOS DEL ESPACIO El costo del espacio dependerá de muchas variables, entre las principales encontramos: 1.1 Número de pedidos: Una misma demanda de productos puede atenderse haciendo pedido grandes o pequeños a los proveedores. Si se hacen muchos pedidos pequeños se ocupará menos espacio en el almacén que si se realizan pocos pedidos pero de un volumen mayor.

25 1. COSTOS DEL ESPACIO 1.2 Número de referencias en stock: Tener muchas referencias implica tener un stock mínimo de cada una de ellas. 1.3 Medios de manipulación y almacenaje empleados: El hecho de emplear un medio u otro de manipulación y almacenaje condiciona enormemente el espacio que requiere una misma mercancía. 1.4 Otros: Por ejemplo, el elegir una ubicación u otra condiciona el precio por mts2 que tendremos que pagar, el riesgo de siniestros determinará el precio de la prima, etc.

26 2. COSTOS DE LAS INSTALACIONES Costos de las instalaciones. Son aquellos derivados de las instalaciones fijas, pueden denominarse inflexibles. Alquileres y Amortizaciones. Financiación. Mantenimiento y Reparación. (El indicador de estos costos por unidad de actividad evidentemente disminuye cuando crecen las tareas desarrolladas en el almacén.) 2. COSTOS DE LAS INSTALACIONES

27 2. COSTOS DE LAS INSTALACIONES El costo de las instalaciones depende de: 2.1 Numero de referencias en stock. 2.2 Dimensiones y volumen de la mercancía: Las mercancías muy voluminosas requieren estanterías e instalaciones más complejas. 2.3 Sistema de almacenaje: Hay sistemas de almacenaje que requieren una inversión superior a otros y por tanto, generan unos costos mayores. Hay que pensar que aunque estos sistemas tengan un costo superior a las estanterías convencionales, ahorran costos de espacio al disminuir la superficie ocupada. 2.4 Operativa para la preparación de pedidos: Si se realiza el picking en una zona a parte de la de almacenaje tendremos que invertir en estanterías especiales para está función.

28 3. COSTOS DE MANIPULACIÓN En este concepto se incluyen los recursos empleados para manipular las mercancías en el almacén. Estos recursos serán tanto los técnicos (carretillas, transpallets, rodillos, transelevadores, etc.) como humanos, e incluyen: COSTOS DE MANIPULACIÓN Personal Operativo ( sueldos, y salarios, seguridad social, vestuario, etc. Reparaciones y Mantenimiento de equipos. Financiación y amortizaciones de equipos propios. Alquileres de equipos de elevación y traslado de mercancías..

29 3. COSTOS DE MANIPULACIÓN Entre los factores que influyen en los costos de manipulación, los mas importantes son: 3.1 Número de referencias: A mayor cantidad de stock, mayor número de artículos que manipular. 3.2 Unidad de carga: La mercancía palletizada requiere menor número de manipulaciones que si se emplean unidades menores, tales como cajas. Si además los pallets salen completos, el costo de manipulación es menor que si es preciso realizar picking. 3.3 Tipo de demanda: Si los clientes hacen pedidos en una frecuencia y tamaños regulares los medios serán utilizados mas eficientemente, sin existir periodos de infrautilización de recursos. 3.4 Automatización: La automatización de un almacén reduce los costos de personal, pero incrementa los costos financieros, de reparación, amortización, alquileres, etc., de los equipos. La radiofrecuencia y otros sistemas de información reducen los recorridos necesarios y permiten mejorar la eficiencia en la utilización del personal y el equipo. Todos estos equipos aumentan la inversión requerida, y con ellos los costos asociados a esta inversión.

30 4. COSTOS DE POSESIÓN DEL STOCK Por el hecho mismo de tener mercancías en el almacén las empresas incurren en dos tipos de costos: 4.1 Inversión inmovilizada: El tener stocks en el almacén supone que tenemos una inversión inmovilizada, y por tanto, suponen un costo financiero al igual que ocurre con el resto de las inversiones que realiza la empresa. Este costo se calcula aplicando al valor medio del inventario el costo de capital.

31 4. COSTOS DE POSESIÓN DEL STOCK 4.2 Seguro de las mercancías: Primas de seguros correspondientes a cubrir los riesgos de robos, incendios, etc., de los productos almacenados. 4.3 Costos de oportunidad: Es el costo de la mejor oportunidad desechada por poseer inventario en el almacén.

32 5. COSTOS DE ALMACENAMIENTO Hacen referencia a los costos derivados de la correcta gestión de las existencias. Incluye: COSTOS DEL ALMACENAMIENTO Administración de las entradas o almacenamiento. Administración de las salidas. Control de inventarios. Costos de limpieza, servicios públicos, etc. Costos de equipo informáticos, programas, rfid, mobiliario, etc.

33 6. COSTOS OCULTOS El hecho de tener existencias en el almacén genera otra serie de costos de muy difícil cuantificación, pero de gran importancia: COSTOS OCULTOS Obsolescencia. Deterioros. Devoluciones. Averías. Agotados. Robos - Hurtos.

34 G R A C I A S!