CARACTERIZACIÓN DE PROCESO FINANCIERO

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1 Página 1 de 7 Revisó: Jefe División Financiera Aprobó Rector Fecha de aprobación Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO Administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad. Presentar información de la ejecución presupuestal anual de la Universidad, apoyar en la gestión y manejo de los ingresos y ALCANCE egresos, bienes muebles, inmuebles e intangibles y; elaborar informes financieros. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS Internos: Consejo Superior Rectoría Dirección Institucional UAA Planear: Programar y desarrollar reuniones periódicas de Grupo Primario, con el fin de hacer seguimiento a la gestión del Proceso Financiero. Identificar proyectos a desarrollar Internos: UIS. Seguimiento Institucional. UAA. Comunidad Directores de en el Plan de Gestión anual. Universitaria. Proyectos Talento Humano Estudiantes Responsables de los bienes Tesorería Inventarios Recaudos Contabilidad Presupuesto Seguimiento Institucional Ley Ordenanza Políticas/Objetivos/Acuer dos Matriz de requisitos legales. Posibles ingresos y egresos Vencimiento de Títulos Solicitud CDP Resolución o Acuerdo de modificación presupuestal Información socioeconómica de estudiantes Documentos de Recaudo, dinero en efectivo y/o cheques Documentos de contratación y soportes Nómina Listados de los bienes que ingresan a la Universidad Solicitud de préstamo y traslado de bienes Hacer: Desarrollar actividades tendientes a cumplir las políticas, objetivos, acuerdos y lineamientos Institucionales del Sistema de Gestión Integrado Realizar trámite de obtención de aportes para la UIS. Realizar la legalización, control y aseguramiento de los bienes de la Universidad y marcación de los bienes mayores. Elaborar los ajustes contables correspondientes. Realizar la recolección, revisión, ajuste y conciliación de - Controles operacionales implementados. - Proyectos suscritos en el Plan de Gestión. - Requisitos legales aplicados. - Personal capacitado para dar respuesta ante emergencias. - Matriz de requisitos legales. - Actividades ejecutadas en cumplimiento de las políticas, objetivos y lineamientos del Sistema de Gestión Integrado. - Otorgamiento de Aportes. - Inversiones. - Rendimientos a las inversiones - CDP. Comité Sostenibilidad Sistema Contable. Contabilidad Talento Humano de del Externos: Visitantes. Contratistas. Organismos de Control Externos. Entes Externos.

2 Página 2 de 7 Externos: Gobierno Nacional Gobernación de Santander Comunidad externa Entidades Financieras y Fiduciarias Denuncias de bienes robados, perdidos o deteriorados Resolución de aceptación de donaciones Boletín Diario y soportes Reporte mensual de movimientos de bienes Facturación por Venta de Servicios Registros de Liquidaciones de matrículas, nóminas, documentos de contratación y soportes. Libros Principales y Auxiliares Compromisos de pago generados por la prestación de bienes y/o servicios a terceros Ejecución Presupuestal del Fondo 8 Reporte de Recaudo y Consignaciones Información del Proceso Información de Auditorías No conformidades movimientos contables. Elaborar estados, informes y reportes contables. Control operativo y contable de los recursos provenientes del recaudo de Estampilla PRO-UIS. Realizar recaudo de dinero, trámite de pagos, cumplimiento de obligaciones. Revisar los movimientos de las cuentas en el SIF a nivel contable. Realizar seguimiento y control de los compromisos de pago vencidos. Realizar seguimiento y control de la inversión por programas del fondo 8 de Estampilla PRO-UIS. Efectuar la colocación y seguimiento de recursos temporales de liquidez Realizar Modificación presupuestal en el SIF Liquidación de matrícula de estudiantes de pregrado de programas presenciales. Ejecutar las actividades establecidas en los Programas de Gestión y Proyectos del Sistema de Gestión Integrado. Verificar: Verificar el rubro presupuestal con - Apropiación presupuestal. - Presupuesto modificado. - Comprobante de pago de matrícula. - Movimientos de cuentas. - Prestación del servicio. - Pagos efectuados. - Bienes legalizados, marcados, controlados y asegurados. - Estados, Informes y Reportes Contables - Informes de cartera vencida. - Informes de Egresos. - Informe de Ingresos. - Acciones correctivas, preventivas y de mejora. - Informe del desempeño del proceso. - Acciones aplicadas eficazmente. - Documentación del SGC actualizada según

3 Página 3 de 7 la solicitud y asignación de CDP Medir el desempeño del proceso mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento. Reportar semestralmente los resultados (indicadores y cumplimiento de actividades) de los proyectos del Plan de Gestión. Evaluar el seguimiento al desarrollo de las actividades del proceso a través de reuniones de Grupo Primario. Actuar: Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Mejorar continuamente el proceso mediante la revisión continua de los procedimientos documentos para así identificar oportunidades de mejora Mejorar continuamente el Sistema de Información Financiero a través de diferentes desarrollos los cuales permiten mejorar la calidad de la información para la toma de decisiones del Proceso. requerimientos Proceso. del

4 Página 4 de 7 RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores) Recursos Físicos Equipos de Oficina. Sistema Modular de Archivo. Lector de Código de barras PSC. Instrumento de marcación. Líder del Proceso: Jefe División Financiera Colaboradores: Jefes de Sección. Profesionales de Apoyo. Auxiliares Administrativos. Beneficiario: Información oportuna, clara y veraz. Ver Hoja de Vida de Indicadores Software SIF. Sistema de Inventarios (Web) Módulo de Planta Física. Label Wizard (Stickers). De la organización Acuerdo del Consejo Superior No. 071 de Por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander. Resolución No. 809 de Plan de Cuentas Presupuestales. Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2015, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo del Consejo Superior No. 050 de 2015, por el cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS. Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS.

5 Página 5 de 7 RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores) Legales y reglamentarios Ver Listado Maestro de Documentos Externos. Ver Matriz de Interrelación de requisitos MDI.01 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO REGISTROS DEL PROCESO DOCUMENTOS DE REFERENCIA Reuniones periódicas con los Jefes de Sección para monitorear el avance del proceso, resolver inconvenientes e inquietudes. Reuniones Grupo Primario Monitoreo periódico de la información financiera y contable consignada en el SIF. Seguimiento a encuestas de satisfacción. Seguimiento a indicadores. Seguimiento acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora. Auditorías internas. Ver Listado Maestro de Registros Ver Listado Maestro de Documentos Internos

6 Página 6 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Diciembre 04 de 2007 Creación del documento 02 Agosto 29 de 2008 En los requisitos se modificó la ISO9001:2000 por la NTC-GP1000: Septiembre 11 de 2008 En los requisitos de la organización se incluyó el Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS, aprobado recientemente 04 Julio 30 de 2010 Cambio del término NTC GP1000:2004, por Ver Matriz de interrelación de requisitos MDI Abril 08 de 2015 Clasificación de los proveedores y beneficiarios internos y externos, se ajustan las actividades según el ciclo PHVA, y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental. Modificación de la actividad referente a realizar el seguimiento a los recursos recibidos de la Gobernación de Santander provenientes del recaudo de Estampilla PRO-UIS. Inclusión de proyectos como proveedores de las actividades referentes a verificar el rubro presupuestal con la solicitud y asignación de CDP, y realizar Modificación presupuestal en el SIF. Inclusión del Subproceso de Tesorería como beneficiario de la actividad referente a Liquidación de matrícula de estudiantes de pregrado de programas presenciales. Cambio de recaudos por Subproceso de Recaudos en las actividades: Revisar los movimientos de las cuentas en el SIF a nivel contable, elaborar los ajustes contables correspondientes, realizar la recolección, revisión, ajuste y conciliación de movimientos contables, y elaborar estados, informes y reportes contables. Inclusión de la siguiente normatividad: Acuerdo del Consejo Superior No. 071 de Por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 022 de Por la cual se reglamenta el estatuto de contratación de la universidad industrial de Santander

7 Página 7 de 7 06 Noviembre 10 de 2016 Revisión y ajuste de los Proveedores, Entradas, Actividades, Salidas y Beneficiarios del Proceso Financiero. Inclusión en la Normatividad de los Acuerdos del Consejo Superior No. 034 de 2015, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander y No. 050 de 2015, por el cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander.

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