PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO DE LOS ESTANDARES DEL SISTEMA CERTFOR

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1 SISTEMA DE CERTIFICACIÓN CERTFOR PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO DE LOS ESTANDARES DEL SISTEMA CERTFOR Código Procedimiento: PS Versión: 01/2014 Procedimiento de Referencia: DN Elaborado por: Secretaría Ejecutiva Fecha de Emisión: Aprobado por: Secretaría Ejecutiva PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO DE LOS ESTANDARES DEL SISTEMA CERTFOR

2 PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO DE LOS ESTANDARES DEL SISTEMA CERTFOR 1. INTRODUCCIÓN El proceso de desarrollo y/o revisión de los estándares del Sistema Chileno de Certificación de Manejo Forestal Sustentable CERTFOR (Sistema CERTFOR), requiere que se cumplan una serie de etapas y acciones para garantizar que el documento normativo generado sea el resultado de un consenso, en el que las partes interesadas han podido emitir sus opiniones y comentarios, y que éstos que han sido debidamente considerados. En tal sentido, es fundamental para el proceso de estandarización conformar un Comité Técnico, cuyos miembros tengan conocimientos y experiencia en temas relacionados con la actividad forestal y que representen en forma objetiva y balanceada los diferentes intereses y visiones asociados a la certificación forestal en Chile. 2. OBJETIVO Proporcionar lineamientos para conformar un Comité Técnico, de carácter temporal, responsable del proceso de desarrollo y/o revisión de los estándares del Sistema CERTFOR y las reglas para su funcionamiento. 3. ALCANCE Este documento cubre los requerimientos que debe cumplir la Corporación CertforChile, como Organismo Estandarizador, para establecer un Comité Técnico de carácter temporal, responsable del desarrollo y/o revisión de los estándares del Sistema CERTFOR. Este documento fue emitido el 6 de enero de 2014 y está disponible para todas las partes interesadas. Su actualización será realizada por la Secretaría Ejecutiva de la Corporación CertforChile cuando corresponda. PS Página 1 de 10

3 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los siguientes documentos referenciados son indispensables para la aplicación de este procedimiento. Para todos los documentos, con o sin fecha, aplica su última edición, incluyendo cualquier enmienda. DN-01-02: Procedimiento para el Desarrollo y Revisión de los Estándares del Sistema CERTFOR. PS-02-20: Procedimientos para el Mapeo de Partes Interesadas. Guía 2 ISO/IEC: 1996, Estandarización y Actividades Relacionadas Vocabulario General. PEFC ST 1001:2010 Standard Setting Requirements. 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 5.1. Borrador inicial Documento propuesto por la Secretaría Ejecutiva de la Corporación CertforChile para iniciar el proceso de desarrollo y/o revisión de los estándares del Sistema CERTFOR por parte del Comité Técnico Borrador de trabajo Documento propuesto que está disponible para comentarios o votación dentro del Comité Técnico Borrador de consulta Documento propuesto por el Comité Técnico disponible para la consulta pública Borrador final Documento propuesto por el Comité Técnico para la aprobación formal del Consejo Superior de la Corporación CertforChile. PS Página 2 de 10

4 5.6. Consenso Acuerdo general, caracterizado por la ausencia de una oposición sostenida sobre temas sustanciales por cualquier parte interesada clave en relación con el tema en cuestión, y por un proceso que busca tener en cuenta las visiones de todas las partes interesadas y conciliar cualquier argumento que entre en conflicto. Nota: Consenso no implica necesariamente unanimidad (Guía 2 ISO/IEC) Organismo estandarizador Organismo que tiene actividades reconocidas en estandarización Parte interesada Una persona, grupo u organización involucrada activamente en el proceso de estandarización, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o conclusión del proceso Parte interesada clave Parte interesada cuya participación es crítica para los resultados del proceso de desarrollo y/o revisión de los estándares Parte interesada desventajada Parte interesada que pudiera estar financiera o de otra forma en desventaja para participar en el proceso de desarrollo y/o revisión de los estándares. 6. PROCEDIMIENTO 6.5. Sobre la decisión de comenzar el proceso de desarrollo y/o revisión de estándares El Consejo Superior de la Corporación CertforChile decidirá sobre el desarrollo y/o revisión de los estándares del Sistema CERTFOR, en base a los requerimientos establecidos por PEFC Council. PS Página 3 de 10

5 6.6. Disposiciones generales para la conformación del Comité Técnico La Corporación CertforChile deberá establecer un Comité Técnico, de carácter temporal, responsable del desarrollo y/o revisión de los estándares del Sistema CERTFOR. El Comité Técnico deberá: a) Estar accesible a las personas y organizaciones afectadas directa y materialmente por el proceso de estandarización. b) Tener una representación equilibrada entre las distintas categorías de partes interesadas relevantes al alcance y ámbito geográfico de los estándares. c) Tener un proceso de toma de decisiones que garantice que los intereses particulares en cuestión no dominen ni sean dominados en el proceso de estandarización. d) Incluir personas interesadas y organizaciones con experiencia relevante en la materia a tratar de los estándares, aquellos que son materialmente afectados por los estándares y aquellos que pueden influenciar la implementación de los estándares. Las personas y organizaciones materialmente afectadas por los estándares deberán representar un segmento significativo de los miembros del comité Mapeo de las partes interesadas El Organismo Estandarizador identificará las partes interesadas clave para los objetivos de desarrollo y/o revisión de los estándares. Esta identificación se hará mediante una metodología de Mapeo de Partes Interesadas (documento de referencia: PS-02-20: Procedimiento para el Mapeo de Partes Interesadas). Se identificarán las partes interesadas clave y desventajadas determinando las restricciones para su participación y las formas para darles acceso a las diferentes etapas del proceso de desarrollo y/o revisión de los estándares. PS Página 4 de 10

6 6.8. Invitación a las partes interesadas y selección del Comité Técnico Al inicio del proceso de desarrollo y/o revisión de los estándares del Sistema CERTFOR, la Corporación CertforChile hará un llamado público para que las distintas partes interesadas nominen a su(s) representante(s) para conformar el Comité Técnico, el que estará formado por 10 miembros representantes de los diversos intereses asociados a los estándares. Este llamado se realizará con la suficiente anticipación para lograr que las distintas partes interesadas nominen a sus representantes. El plazo para recibir nominaciones será de seis semanas. La invitación a partes interesadas clave y desventajadas, se hará de forma que se asegure que la información llegue a sus destinatarios en un formato comprensible. La selección de los integrantes del Comité Técnico se basará en las nominaciones recibidas. El Consejo Superior de la Corporación CertforChile será el encargado de la aceptación y denegación de las nominaciones, y deberá justificar su decisión en relación a los requerimientos de representación balanceada del Comité Técnico, tanto con respecto a las categorías de partes interesadas, como a su representación geográfica y condición social. También se considerarán los recursos disponibles para el desarrollo y/o revisión de los estándares. Se entenderá por representación balanceada la participación de al menos un representante de cada categoría de interés identificada como resultado del Mapeo de Partes Interesadas (documento de referencia: PS-02-20: Procedimiento para el Mapeo de Partes Interesadas). El plazo para la revisión de solicitudes será de dos semanas y los resultados del proceso se harán públicos en el sitio web de la Corporación CertforChile ( Una vez seleccionado el Comité Técnico, se requerirá que todos los miembros del comité firmen una carta de compromiso con los términos de referencia del proceso (ver Anexo), incluyendo el alcance de las actividades a realizar y las normas para construir el consenso. PS Página 5 de 10

7 6.9. Participación voluntaria La participación en el proceso de desarrollo y/o revisión de los estándares es voluntaria, y no está limitada por ningún aspecto Desarrollo de un Borrador de Consulta por el Comité Técnico El trabajo del Comité Técnico deberá estar organizado de una manera abierta y transparente, asegurando que: a) Los borradores de trabajo estén disponibles para todos los miembros del Comité Técnico. El Comité Técnico iniciará su tarea sobre la base de un Borrador Inicial, documento a preparar por la Secretaría Ejecutiva de la Corporación CertforChile, que tendrá como base un análisis de las temáticas relevantes presentes en estándares internacionales seleccionados. b) Todos los miembros del Comité Técnico tengan la oportunidad de contribuir al desarrollo y/o revisión de los estándares, y presentar comentarios a los borradores de trabajo. Para esto, la tarea del Comité Técnico será coordinada permanentemente por la Secretaría Ejecutiva de la Corporación CertforChile, la que además gestionará la logística y agenda de todas las reuniones. c) Los comentarios y visiones presentadas por cualquier miembro del Comité Técnico sean debidamente considerados, y su resolución y los cambios propuestos queden registrados. La Secretaría Ejecutiva de la Corporación CertforChile mantendrá registros de todas las reuniones y los hará disponibles para apoyar la discusión y toma de decisiones. d) Se prepare un Borrador de Consulta preliminar que será sometido a pruebas piloto, si aplican, y con posteriores mejoras quede disponible para la consulta pública. e) El Comité Técnico nomine un presidente para el periodo de duración del desarrollo y/o revisión de los estándares, quien será el vínculo entre el Consejo Superior de la Corporación CertforChile y el Comité Técnico. PS Página 6 de 10

8 6.11. Desarrollo de un Borrador Final por el Comité Técnico Una vez finalizadas las pruebas piloto, si aplican, y el periodo de consulta pública, el Comité Técnico se reunirá para incorporar los comentarios y elaborar el Borrador Final para aprobación por parte del Consejo Superior de CertforChile. Las actividades contempladas incluyen: a) Análisis de las observaciones recibidas de la consulta pública. b) Elaboración del Borrador Final. c) Presentación del Borrador Final al Consejo Superior Construcción de consenso La decisión del Comité Técnico de recomendar, tanto el Borrador de Consulta como el Borrador Final de un estándar, para su aprobación formal por parte del Consejo Superior de la Corporación CertforChile, deberá ser tomada con una mayoría mínima del 70%, con un quórum mínimo de cuatro quintos. Para construir el consenso, el Comité Técnico puede utilizar los siguientes medios para identificar si existe oposición: a) Una reunión presencial donde haya un voto verbal si/no o una votación alzando la mano por el voto si/no; una declaración de consenso del Presidente del Comité, donde no hay voces disidentes o manos alzadas (votos); un proceso de votación formal, etc. b) Una conferencia telefónica donde haya una votación verbal si/no. c) Una reunión vía donde se provea a los miembros una solicitud de aprobación u objeción, la cual debe ser respondida en forma escrita (proxy para el voto). d) Combinaciones de las anteriores. En el caso de un voto negativo que represente una oposición sostenida a cualquier parte importante de los intereses involucrados en un tema de fondo, se resolverá mediante los siguientes mecanismos: PS Página 7 de 10

9 a) Discusión y negociación sobre un tema en disputa dentro del Comité Técnico con el objetivo de encontrar un compromiso. b) Negociación directa entre las partes interesadas que presentan la objeción y las partes interesadas con diferente visión sobre el tema en disputa para así encontrar un compromiso. c) Procedimiento de resolución de disputas: Cuando el Comité Técnico no pueda llegar a un acuerdo en algunos temas, se organizará un grupo de trabajo específico con el fin de tener más información para una buena toma de decisión. 7. COORDINACIÓN CON EL CONSEJO SUPERIOR DE LA CORPORACIÓN CERTFORCHILE El Presidente del Comité Técnico deberá informar al Consejo Superior de la Corporación CertforChile sobre el estado de avance del proceso de desarrollo y/o revisión de los estándares. El Consejo Superior se reunirá cada vez que sea necesaria la aprobación de un documento relacionado con el proceso de estandarización; en particular, el Borrador de Consulta y el Borrador Final de un estándar del Sistema CERTFOR. Estas reuniones serán la instancia para realizar observaciones a los documentos presentados por el Comité Técnico. El Comité Técnico deberá considerar las observaciones realizadas por el Consejo Superior, aplicando sus propios mecanismos de construcción de consenso para modificar los documentos si fuera necesario. La decisión del Consejo Superior de aprobar un documento deberá ser tomada con una mayoría mínima de 70%, con un quórum mínimo de dos tercios. PS Página 8 de 10

10 ANEXO Términos de Referencia para los Miembros del Comité Técnico El objetivo del Comité Técnico es desarrollar y/o revisar los estándares del Sistema CERTFOR, los que serán sometidos a una consulta pública y posteriormente aprobados por el Consejo Superior de la Corporación CertforChile. A continuación se presentan los términos de referencia para el desempeño de los miembros del Comité Técnico en el proceso de estandarización. 1. Contraparte El Consejo Superior de la Corporación CertforChile es el organismo que controla los resultados del trabajo realizado por el Comité Técnico. La Secretaría Ejecutiva de la Corporación CertforChile es la contraparte técnica y administrativa del Comité Técnico para el desarrollo de las actividades cubiertas por estos términos de referencia. El Secretario Ejecutivo de la Corporación CertforChile será el representante y contraparte oficial del Consejo Superior ante el Comité Técnico. 2. Responsabilidades Para el cumplimiento de los objetivos planteados en el presente documento, los miembros del Comité Técnico deberán asistir aproximadamente a 20 reuniones de trabajo, las que tendrán una duración estimada de 4 horas cada una, a realizarse durante un periodo de 10 meses. En dichas reuniones harán sus aportes técnicos para la elaboración de los estándares del Sistema CERTFOR. Las reuniones se realizarán en las oficinas de la Corporación CertforChile, ubicadas en Bucarest 046, Providencia, Santiago. Eventualmente, algunas reuniones se podrían realizar en distintas ciudades del país. Los miembros del Comité Técnico no podrán enviar reemplazantes a las reuniones y las ausencias deberán justificarse de manera escrita con al menos un día de anticipación a la Secretaría Ejecutiva de la Corporación CertforChile. PS Página 9 de 10

11 3. Compromiso Los miembros del Comité Técnico se comprometen a respetar las normas para la construcción de consenso definidas en el presente documento. 4. Financiamiento La Corporación CertforChile financiará todos los gastos de traslado y alojamiento que tengan los miembros del Comité Técnico para asistir a las reuniones. Los miembros que lo soliciten y requieran asistencia financiera, recibirán un viatico de $ 150 mil por reunión a la que asistan. PS Página 10 de 10