Reglamento Interno para la Oficina Municipal de Relaciones Públicas

Transcripción

1 Jalapa, 20 de Julio de 2015 Reglamento Interno para la Oficina Municipal de Relaciones Públicas APROBADO POR EL HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL, SEGÚN ACTA NO MUNICIPALIDAD DE JALAPA OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS 0

2 Reglamento Interno para la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, de la Municipalidad de Jalapa. El Honorable Concejo Municipal de Jalapa, del municipio de Jalapa, departamento de Jalapa. CONSIDERANDO: Que la Constitución Política de la República de Guatemala determina la autonomía municipal y para ello faculta a las municipalidades a emitir ordenanzas y reglamentos para obtener y disponer de sus recursos. CONSIDERANDO: Que de acuerdo a lo establecido en el artículo 34 del Código Municipal, el Concejo Municipal debe emitir su propio reglamento interno de organización y funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de sus oficinas, demás disposiciones que garanticen la buena marcha de la administración municipal; adecuada a la realidad de la nación guatemalteca, la cual se caracteriza como de unidad nacional, multiétnica, pluricultural y multilingüe. POR TANTO: Con fundamento en las consideraciones y en base en lo preceptuado en la Constitución Política de la República de Guatemala, artículos 253 y 255; en el Código Municipal, Decreto No , Reformado, artículos 3, 34 y 35 inciso i), y 94. ACUERDA: PRIMERO: Aprobar el REGLAMENTO INTERNO PARA LA OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PUBLICAS, DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA el cual consta de 23 artículos, cuyo texto se tiene a la vista y ha sido leído en su totalidad durante la presente sesión. SEGUNDO: Instruir al Alcalde para que gire sus instrucciones al Secretario Municipal y al Jefe de Recursos Humanos; a efecto que se socialice para que sea conocido por todos los empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa; así como por la población del municipio, TERCERO: Ordenar el archivo del documento que contiene el Reglamento indicado como anexo de la presente acta. CUARTO: Certifíquese el presente acuerdo a donde corresponda para su conocimiento y efectos legales consiguientes. 1

3 REGLAMENTO PARA LA OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS, DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA. CAPITULO UNICO. DISPOSICIONES GENERALES: ARTÍCULO 1.- Alcance. Las disposiciones contenidas en este reglamento son de carácter interno, para el funcionamiento de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, de la Municipalidad de Jalapa. ARTÍCULO 2.- Definición. Es la dependencia municipal responsable de la comunicación social por medio de la cual el Alcalde y Concejo Municipal facilitan en forma regular, la más amplia información sobre sus actividades a las jalapanecas y los jalapanecos. Debiendo coordinar con la Oficina Municipal de Acceso a la Información Pública para mantener disponible la información que por oficio establecen los Artículos No. 10 y No. 11 de la Ley de Acceso a la Información Pública. ARTÍCULO 3.- Organización. La Oficina Municipal de Relaciones Públicas, dependerá del Alcalde Municipal, quien podrá delegar las funciones a un Director o Directora de Relaciones Públicas o al Gerente Municipal, quien dirigirá las acciones de las unidades siguientes: Secretaría; Unidad de Medios Informáticos electrónicos, Unidad de Medios tradicionales, Unidad de corresponsal o prensa. ARTÍCULO 4.- Del Director o Directora de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas. Será nombrado por Acuerdo por el Concejo Municipal en base a la terna que presente el Alcalde Municipal, según lo establecido en el Código Municipal referente al nombramiento de funcionarios. El puesto es clasificado como Personal de confianza o de libre remoción. Este puesto podrá ser cubierto por el Gerente Municipal quien a su vez será el Vocero para rendir declaraciones ante los medios de comunicación. ARTÍCULO 5.- Funciones del Director o Directora de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas. Las funciones del Director o Directora de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas se encuentran contenidas en el Manual de Organización aprobado por el Honorable Concejo Municipal, Manual de Puestos y Funciones y en el contrato de trabajo. ARTÍCULO 6.- Del Personal administrativo y Operativo de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas. El personal asignado para apoyar las actividades de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, debe ser personal permanente clasificado como de carrera, quienes por su experiencia en el ramo, realizarán sus labores en coordinación del Director o Directora de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas y en ausencia de éste por el Gerente Municipal. 2

4 ARTÍCULO 7.- De la Unidad de Secretaría. Es la encargada de la administración de la documentación generada en la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, debiendo principalmente, atender a visitantes, atender el teléfono, redactar documentos, archivar documentos, emitir actas, clasificar y archivar los comunicados, etc. ARTÍCULO 8.- De la Unidad de Medios Informáticos Electrónicos: Es la encargada de la administración (Planificación, Coordinación, Control y Seguimiento) de la información a través de los medios electrónicos, tales como: Facebook, Página web oficial, correos electrónicos, o cualquier otro que sea creado en el futuro. ARTÍCULO 9.- De la Unidad de Medios Informáticos Tradicionales: Es la encargada de la administración (Planificación, Coordinación, Control y Seguimiento) de la información a través de los medios tradicionales, tales como: Boletines impresos, volantes, anuncios de prensa, anuncios radiales, afiches, entre otros. ARTÍCULO 10.- De la Unidad de Corresponsal o Prensa Municipal, es la encargada de obtener la información oportuna de los trabajos que realiza la Alcaldía Municipal y sus dependencias, deberá permanecer constantemente fuera de la oficina obteniendo información. ARTÍCULO 11.- De la contratación de Medios de Comunicación. Es facultad del Alcalde Municipal realizar las contrataciones por servicios de promoción y divulgación información, en base a las asignaciones presupuestarias asignadas en el Presupuesto Anual y en el Plan Operativo Anual, debiendo dar cumplimiento a lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado. ARTÍCULO 12.- Declaraciones ante los medios de comunicación. Podrán dar declaraciones ante los medios de Comunicación, los miembros del Honorable Concejo Municipal, El Alcalde Municipal, el Director o Directora de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, el Gerente Municipal así como los Directores Municipales en base a su jurisdicción y competencia. ARTICULO 13.- Conferencias de Prensa y Comunicados Oficiales. Las convocatorias para Conferencias de Prensa y comunicados oficiales podrán ser realizadas únicamente por el Alcalde Municipal como representante legal de la Municipalidad de Jalapa, quien transmitirá la información del Concejo Municipal y de la Alcaldía misma. ARTÍCULO 14.- Boletines, volantes, anuncios en prensa u otros medios de comunicación. Podrán ser elaborados por el personal de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, sin embargo previo a su impresión, publicación o divulgación deberán ser aprobadas por el Alcalde Municipal. 3

5 ARTÍCULO 15.- Promoción y divulgación de Acuerdos Municipales. Los acuerdos municipales, ordenanzas, reglamentos u otras disposiciones establecidas por el Concejo Municipal deberán ser trasladados por el Secretario Municipal a la Oficina Municipal de Relaciones Públicas mediante certificación del punto de acta en donde se encuentre tal disposición. Mismo que debe ser entregado en un máximo de 24 horas, para que sea publicado por todos los medios disponibles y sea del conocimiento de toda la población. ARTÍCULO 16.- Publicaciones en el Diario de Centroamérica. Por competencia propia le corresponde al Secretario Municipal realizar las diligencias correspondientes para realizar las publicaciones en el diario oficial, debiendo trasladar a la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, una copia de la publicación para que ésta sea divulgada por los medios disponibles. ARTÍCULO 17.- Coordinación para eventos especiales. El personal de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas deberá coordinar con la Dirección Municipal de Planificación, Gerencia de Programas Sociales y las demás dependencias municipales para obtener información precisa y oportuna de las actividades a realizarse para que las mismas sean del conocimiento de toda la población. Debiendo hacer presencia institucional en aquellos eventos especiales tales como: inauguraciones de proyectos, celebraciones especiales, conferencias de prensa y otras actividades de relevancia y donde la Municipalidad de Jalapa preste apoyo sea financiero o de recursos materiales, infraestructura u otros. ARTÍCULO 18.- Plan Operativo Anual y formulación de Presupuesto. El Director o Directora de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, presentará ante la Dirección Municipal de Planificación y la Dirección de Administración Financiera Integral Municipal, su plan operativo anual y anteproyecto de presupuesto, para que el mismo sea incluido dentro del POA y Presupuesto Oficial, para garantizar la asignación de los recursos que en base a la disponibilidad y capacidad financiera lo permita y considerando que los mismos son provienen del programa de funcionamiento específicamente de los ingresos propios percibidos. ARTÍCULO 19.- Informe de Actividades y rendición de Cuentas. De acuerdo a las normas de control interno establecidas por la Contraloría General de Cuentas, cuatrimestralmente se deberá emitir un informe detallado de las actividades realizadas por la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, dirigiéndolo al Alcalde Municipal, quien podrá presentarlo ante el Honorable Concejo Municipal. Así mismo deberán reproducir, promocionar y divulgar la información generada en cumplimiento al Código Municipal por la Rendición de Cuentas ante el Comude y la población en general. ARTÍCULO 20.- Memoria Anual de Labores. Le corresponde al Secretario Municipal elaborar la Memoria Anual de Labores, quien deberá trasladar una copia a la Oficina Municipal de Relaciones Públicas para su reproducción, promoción y 4

6 divulgación por todos los medios disponibles a efecto de que sea conocida por toda la población en general. ARTÍCULO 21.- Capacitación al personal de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas. El Director o Directora de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, deberá requerir a la unidad de capacitación incluir temas de utilidad para fortalecer las capacidades del personal de dicha oficina, con el fin de mantener motivados al personal y para garantizar que la información sea brindada con calidad, veracidad y de forma oportuna. ARTÍCULO 22.- Casos no previstos. Los casos no previstos y las modificaciones al presente serán realizados únicamente por el Concejo Municipal, previo a ser analizado por la Comisión de Relaciones Públicas, del Concejo Municipal. ARTICULO 23. Vigencia. El Presente reglamento entrará en vigencia a partir de la notificación de la aprobación del Concejo Municipal mediante certificación del acta correspondiente, por medio del Secretario Municipal. 5

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