GUÍA DE USUARIO PARA SUBOPERADORAS DEL TELÉFONO SUPERSET 4150

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1 GUÍA DE USUARIO PARA SUBOPERADORAS DEL TELÉFONO SUPERSET 4150

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3 Contenido Introducción 1 Uso de las teclas LDN 1 Indicación de llamadas en espera 1 Uso de las teclas de Posición de retención 2 Configuración de la función No molestar en una extensión 3 Uso del acceso a llamada retenida por localizador 3 Manejo de devoluciones de llamada 4 Configuración de mensajes de aviso en una extensión 4 Configuración de desvío de llamadas en una extensión 5 Configuración de la fecha y la hora del sistema 7 Bloqueo de llamadas 7 Configuración y cancelación de llamadas de despertador 8 Registro de llamadas 10 Registro de llamadas - Administración 11 Programación de los números de marcación abreviada del sistema 12 i

4 Introducción Las funciones de esta guía se encuentran disponibles en su teléfono SUPERSET 4150, siempre que haya sido programado para ofrecer funciones mejoradas de Suboperadora. Estas funciones son adicionales a aquellas que ya están disponibles en su teléfono. Como Suboperadora, puede realizar funciones para los usuarios de otras extensiones, como por ejemplo, programar las opciones de Reenvío de llamadas, Mensajes de aviso y No molestar. Como teléfono de Suboperadora, el SUPERSET 4150 permite programar hasta tres Teclas de línea como teclas de Número de directorio publicado (LDN). También es posible programar hasta seis teclas de Línea como teclas de Posición de retención. Por lo general, una tecla de Línea se programa como tecla de Rellamada. Uso de las teclas LDN Las teclas LDN actúan como indicadores de llamadas en cola. A diferencia de las teclas de Línea, no puede usarlas para realizar llamadas ni para conversar. Cuando responde una llamada LDN, ésta se conecta de manera automática a su Línea principal o Intercom. Para contestar las llamadas LDN según el orden en que ingresan: Levante el auricular para sostener una conversación privada. Pulse ALTAVOZ para sostener una conversación con manos libres. Para elegir las llamadas LDN que desea responder: Pulse la tecla LDN de la llamada deseada. La llamada se conecta a su Línea principal. Indicación de llamadas en espera Como Suboperadora, es posible que tenga llamadas en cola esperando que las atienda. El Indicador de llamadas en espera ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla muestra la cantidad total de llamadas en cola. En el indicador de llamadas en espera sólo aparecen las llamadas que están sonando en las teclas LDN o en la tecla de Rellamada. 1

5 Uso de las teclas de Posición de retención Las teclas de POSICIÓN DE RETENCIÓN le permiten responder una llamada LDN o una llamada en su Línea principal (Intercom) sin necesidad de terminar su llamada actual. Para dejar una llamada en retención utilizando una tecla de POSICIÓN DE RETENCIÓN: Pulse una tecla de POSICIÓN DE RETENCIÓN desocupada. El indicador de Aparición de línea asociado parpadea y en la pantalla aparece la tecla variable +Retenida. Para recuperar una llamada a partir de una tecla de Posición de retención: Pulse la tecla de POSICIÓN DE RETENCIÓN. La llamada retenida se transfiere a su Línea principal y el indicador de Aparición de línea principal cambia a estable (encendido) para indicar que hay una llamada activa. El indicador de Posición de retención queda en blanco para indicar una Posición de retención vacía. Para agregar una llamada retenida a una conversación en curso: Pulse la tecla variable +Retenida para sostener una conversación privada. Seleccione una línea para sostener una conversación con manos libres y luego pulse la tecla variable +Retenida. Pulse la tecla de Posición de retención deseada. La llamada retenida se transfiere a la conversación en curso y el indicador de aparición de línea asociado cambia desde un estado parpadeante (encendido) a un estado inactivo (apagado). 2

6 Configuración de la función No molestar en una extensión Puede configurar o cancelar la función No molestar (DND) para otros usuarios. Para configurar o cancelar la función No molestar en una extensión: Pulse la tecla variable Estaciones. Marque el número de la extensión. Pulse la tecla variable No molestar. La parte superior derecha de la pantalla muestra si la función No molestar está activada o desactivada en la extensión. Pulse la SUPERTECLA para salir. Uso del acceso a llamada retenida por localizador Si su sistema posee equipos de localización, puede retener una llamada entrante, localizar a la persona a quien va dirigida la llamada e indicarle los dígitos que debe marcar para responder la llamada. Para localizar a una persona para que responda una llamada que está retenida en su teléfono: Retenga la llamada entrante utilizando una tecla de POSICIÓN DE RETENCIÓN que esté desocupada. Pulse la tecla variable Localizar. Marque el código de acceso Acceso del localizador a zonas específicas y luego pulse el número (de 1 a 9) de la zona de localización deseada. Localice a la persona e indíquele que marque los dígitos que aparecen en su pantalla para responder la llamada. Si la persona no puede responder la llamada, usted recibe automáticamente la llamada de vuelta. 3

7 Manejo de devoluciones de llamada Las llamadas que no reciben respuesta o que permanecen demasiado tiempo retenidas vuelven a llamar al SUPERSET Las devoluciones de llamadas se conectan automáticamente a la línea principal, excepto cuando utiliza la tecla de Rellamada para responderlas. Para contestar una llamada devuelta: Levante el auricular para sostener una conversación privada. Pulse Altavoz para sostener una conversación con manos libres. Pulse Rellamar para evitar que las llamadas devueltas ocupen su línea principal. Configuración de mensajes de aviso en una extensión Usted puede leer un mensaje de aviso que está apareciendo al mismo tiempo en otra extensión, seleccionar un mensaje para que aparezca en el teléfono o bien, programar la aparición de un mensaje. Para configurar un Mensaje de aviso: Pulse la tecla variable Estaciones. Marque el número de la extensión. Pulse la tecla variable Mens. de aviso. Busque el mensaje que desea utilizando las teclas variables Próximo Msj, Msj Anterior y/o Ver Msj No. Pulse la tecla variable Activ. Msj. Pulse la tecla variable Activ. Msj. Pulse la tecla variable Crear Msj para crear un mensaje personalizado y luego pulse la tecla variable Activ. Msj. 4

8 Para cancelar un Mensaje de aviso: Pulse la tecla variable Estaciones. Marque el número de la extensión. Pulse la tecla variable Mens. de aviso. El mensaje que se está mostrando en ese momento aparece en su pantalla. Pulse la tecla variable Desact. Msj. Configuración de desvío de llamadas en una extensión Puede configurar y cancelar el Desvío de llamadas para una extensión. Además, también puede verificar el estado del Desvío de llamadas en una extensión. Según la programación de la otra extensión, existen dos tipos de Desvío de llamadas que pueden estar disponibles: Normal y dividido. El Desvío de llamadas dividido permite redirigir las llamadas internas y externas a destinos (extensiones) diferentes. El Desvío de llamadas normal permite redirigir todas las llamadas al mismo destino. Para verificar el estado del Desvío de llamadas de una extensión: Pulse la tecla variable Estaciones. Marque el número de la extensión. Pulse la tecla variable Desviar. Su pantalla puede mostrar el mensaje NO PROGRAMADO o el estado actual del Desvío de llamadas de la extensión correspondiente. Pulse SUPERTECLA para salir. Continúe la programación según se describe en las dos secciones siguientes. 5

9 Para programar o cambiar el Desvío de llamadas en una extensión: Verifique el estado del Desvío de llamadas en la extensión. Pulse la tecla variable Cambiar. Pulse la tecla variable correspondiente para el tipo de Desvío de llamadas que necesita. Pulse la tecla variable Interna o Externa. (Este paso no es necesario cuando realiza un Desvío de llamadas normal.) Ingrese el número de la extensión a la que desea desviar las llamadas. Pulse la tecla variable No. Actual si el número que aparece en la pantalla es el número al que desea desviar las llamadas. Pulse la tecla variable Guardar/Act o Guardar/Des. (La tecla variable Guardar/Des está disponible sólo para el Desvío de llamadas dividido.) Pulse SUPERTECLA para salir (no es necesario en el Desvío de llamadas normal). Configure el otro tipo de Desvío de llamadas y pulse SUPERTECLA para salir. Para activar o desactivar el Desvío de llamadas: Verifique el estado del Desvío de llamadas en la extensión. Para Desvío de llamadas dividido: pulse las teclas variables Dsv Int Act o Dsv Ext Act o las teclas variables Dsv Int Des o Dsv Ext Des. Para Desvío de llamadas normal: pulse la tecla variable Activ. DSVs o Desact. DSVs. Pulse SUPERTECLA para salir. Desactive el otro tipo de Desvío de llamadas y pulse SUPERTECLA para salir (en el Desvío de llamadas dividido). 6

10 Configuración de la fecha y la hora del sistema Puede cambiar la fecha y la hora que aparece en los teléfonos SUPERSET con pantalla. La hora puede aparecer en formato de 12 ó 24 horas, según la programación del sistema. Para ajustar la hora del sistema: Pulse la SUPERTECLA. Pulse la tecla variable Más tres veces. Pulse la tecla variable Hora. Ingrese la hora en el formato indicado. Pulse las teclas variables AM o PM (si es necesario). Pulse la tecla variable Guardar. Para ajustar la fecha del sistema: Pulse la SUPERTECLA. Pulse la tecla variable Más tres veces. Pulse la tecla variable Fecha. Ingrese la fecha en el formato indicado. Pulse la tecla variable Guardar. Bloqueo de llamadas El Bloqueo de llamadas evita que los huéspedes realicen llamadas a otras habitaciones. Para activar o desactivar el Bloqueo de llamadas: Pulse la tecla BLOQUEAR LLAMADA. El bloqueo de llamadas está activado cuando la tecla BLOQUEAR LLAMADA está encendida. 7

11 Configuración y cancelación de llamadas de despertador Tanto usted como el huésped pueden configurar, cambiar y cancelar las llamadas de despertador que suenan en el teléfono de una habitación a una hora predeterminada. Si la programación del sistema lo permite, puede configurar varias llamadas de despertador (hasta 3 en un período de 24 horas) que se repiten diariamente. También puede configurar las llamadas de despertador para que suenen en su propio teléfono a una hora específica, por ejemplo, antes de una cita o una reunión. Para configurar una llamada de despertador para un huésped: Pulse la SUPERTECLA. Pulse la tecla variable Estaciones. Marque el número de extensión del teléfono que recibirá la llamada de despertador. Especifique el formato a.m. o p.m. presionando las teclas variables AM/PM. Si se equivoca, utilice la tecla. Pulse Despertador. En la pantalla aparece Temporizador 1 y, si están disponibles, Temporizador 2, Temporizador 3, Respaldo y Misma hora. Pulse Respaldo para volver a la pantalla anterior y Misma hora para restablecer un temporizador a la hora ingresada previamente. Marque la hora deseada en formato de 12 horas (por ejemplo: 01:45). Si se equivoca, utilice la tecla. Especifique el formato a.m. o p.m. presionando las teclas variables AM/PM. Pulse Diariamente (si está disponible) para repetir la llamada de despertador todos los días. Pulse Guardar. Repita el mismo procedimiento con los Temporizadores 2 y 3 para configurar llamadas de despertador adicionales para los huéspedes. Para configurar una llamada de despertador personal: Repita el procedimiento anterior y cuando se le solicite, pulse la tecla variable Personal. Pulse la tecla variable Diariamente/Personal para que la llamada de despertador se repita todos los días o Una vez/personal para que la llamada se realice sólo un día. Pulse Guardar. 8

12 Para configurar una llamada de despertador personal: Repita el procedimiento anterior y cuando se le solicite, seleccione el Temporizador que desea cambiar e ingrese una nueva hora. 9

13 Registro de llamadas El registro de llamadas permite rastrear los nombres (si están disponibles) y los números de teléfono de todas las llamadas entrantes o sólo de aquellas que no contestó. Para programar el registro de llamadas entrantes de su teléfono: Pulse la SUPERTECLA. Pulse la tecla variable Registro de llamadas. Pulse la tecla variable Llamadas perdidas o Todas las llamadas. Pulse la tecla variable Interna para registrar llamadas sólo de otras extensiones, Externa para registrar sólo llamadas externas o Ambas para registrar tanto las llamadas internas como las externas. Para desactivar el registro de llamadas: Pulse la tecla variable Registro de llamadas. Pulse la tecla variable Desactivar. Para ver el registro de llamadas: Pulse la tecla variable Llamantes para ver la cantidad de llamadas nuevas y antiguas. Pulse la tecla variable Llamadas nuevas o Llamadas antiguas para ver los detalles de las llamadas. Si hay más de una llamada registrada, utilice las teclas variables Siguiente y Anterior para ver el resto. Para devolver una llamada registrada: Ponga en pantalla la llamada que desea devolver. - Si es una llamada interna, pulse la tecla variable Llamar. - Si es una llamada externa, marque 9 y pulse la tecla variable Llamar. - Si es una llamada de larga distancia, marque 91 y pulse la tecla variable Llamar. Puede marcar hasta tres dígitos antes de pulsar Llamar. 10

14 Para borrar llamadas del registro de llamadas Ponga en pantalla la llamada que desea borrar Pulse la tecla variable Borrar para borrar sólo la llamada que aparece en la pantalla o la tecla variable Borrar todo para borrar todas las llamadas nuevas y antiguas. Pulse Confirmar para validar su solicitud. Registro de llamadas - Administración El sistema posee espacio para almacenar un total de 2000 registros de llamadas. Como suboperadora, usted puede supervisar el uso del registro de llamadas y borrarlo si necesita más espacio. También puede desactivar el registro de llamadas de una extensión para conservar espacio mientras un usuario se encuentra fuera de la oficina. Para ver la cantidad de registros de llamadas en uso en el sistema: Pulse la tecla variable Más tres veces. Pulse la tecla variable Registro llam. Para ver y borrar, si lo desea, los registros de llamadas del usuario de una extensión: Pulse la tecla variable Estaciones. Marque el número de la extensión. Pulse la tecla variable Registro de llamadas. La pantalla muestra si el registro de llamadas está activado y la cantidad de registros nuevos y antiguos. (Opcional) Pulse la tecla variable Borrar todo, Borrar nuevo o Borrar antiguo. Para desactivar el registro de llamadas de una extensión: Pulse la tecla variable Estaciones. Marque el número de la extensión. Pulse la tecla variable Registro de llamadas. Pulse la tecla variable Desactivar registros. 11

15 Programación de los números de marcación abreviada del sistema La marcación abreviada permite que los usuarios de la extensión llamen a un número de teléfono o ingresen un código de acceso a una función marcando un número de índice de tres dígitos. Usted puede programar estos números desde su SUPERSET Para programar un número de Marcación abreviada del sistema: Pulse la tecla variable Más. Pulse la tecla variable Tecla de función. Pulse la tecla variable Sistema. Ingrese el número de Índice de marcación abreviada. Pulse la tecla variable Intro. Ingrese el número de teléfono o el código de acceso de la función que desea almacenar. (Consulte más adelante la información acerca de cómo ingresar códigos para hacer pausas y otras funciones especiales.) Pulse la tecla Poner Priv. para evitar que el número aparezca en la pantalla mientras lo marca (opcional). Pulse la tecla variable Guardar. Pulse la SUPERTECLA para salir. Los siguientes códigos se pueden insertar en el número de marcación abreviada: *3 = espera que el usuario inserte dígitos manualmente (2 dígitos) ** = DTMF dígito * # = DTMF dígito # *9= pausa de 1 segundo *1= pausa de 5 segundos. Ejemplo: Un número típico de asistencia para el directorio externo es (código de área) ; el código de área se marca de manualmente. El número que debería almacenar es 91*