Procedimiento para el Manejo de la Correspondencia

Transcripción

1 Fecha de emisión: 06/03/2015 Versión N. 1 Página: 1 de 6 Procedimiento para el Manejo de la Correspondencia Elaboró Revisó Lic. Leticia Carrillo Ramírez Técnica Aprobó Lic. Isis Nayelli Ibarra Ledesma Auxiliar en Evaluación y Mejora Continua Prof. Salvador Medina Quiroz Director General

2 Página 2 de 6 1. OBJETIVO Controlar la gestión de documentos y el manejo de impresa y del correo electrónico. 2. ALCANCE Aplica a todas las áreas y Departamentos del Instituto. 3. POLÍTICAS 3.1 La impresa y del correo electrónico, de entrada y de salida, debe registrarse en el módulo de Control de Correspondencia. 3.2 Toda la debe ser jerarquizada conforme a tabla de Niveles de prioridad de de entrada. 3.3 En los casos en que la tenga un nivel prioritario se hace entrega inmediatamente a la dirección para su pronta resolución. 3.4 En los casos que la documentación sea turnada a otra área o departamento, se enviará a través de un Memorándum, con anexo de copia del documento original. 3.5 Será responsabilidad del Área o Departamento a la que se turne la documentación, dar respuesta en los términos y plazos indicados. 3.6 Será responsabilidad de la encargada de la, recibir, archivar y resguardar los acuses de recibido. 3.7 Al terminar de atender el trámite requerido en la recibida, el documento junto con su respuesta y otros documentos se almacenarán en el área de archivo. 4. MARCO NORMATIVO 4.1 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado De Colima. 4.2 Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. 4.3 Ley sobre el uso de medios electrónicos y firma electrónica para el estado de colima art 14 y TÉRMINOS/ DEFINICIONES Acuse: Acción y efecto de acusar recibo, sellar o firmar de recibido un documento. Correspondencia de entrada: documento que llega de diferentes dependencias Módulo de Control de Correspondencia: lugar donde se registran los documentos de impresa y digital, de entrada y salida. Niveles de prioridad: Clasificación de la documentación de de entrada para priorizar su atención.

3 Página 3 de 6 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Auxiliar técnica Director General administrativo Inicio 1 Recepción de de entrada La correspondenci a es electrónica? Sí 2 Recepción correo electrónico No 3 Registro de de entrada 4 Jerarquizar documentos Gestión de de entrada Revisión y atención de Respuesta a 8 Archivar acuse de recibido Fin

4 Página 4 de 6 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secuencia de fases / Descripción de Actividades Referencias Auxiliar administrativo técnica Inicio 1. Recepción de de entrada 1.1 Se recibe la documentación impresa. 1.2 Se firma y sella de recibido en el acuse de quien remite. 1.3 La es electrónica? 1.4 Sí. Pasa a la fase 2. No. Pasa a la fase Recepción correo electrónico 2.1 En el caso del correo electrónico oficial se imprime el correo y se pasa a firma y sello de recibido. 3. Registro de de entrada 3.1 Ingresa a Módulo de Control de Correspondencia 3.2 Clasifica. 3.3 Registra los siguientes datos: Número de oficio, circular o memorándum (no aplica en caso de correos) Nombre de quien remite Institución de procedencia Asunto Fecha de recibido 3.4 Organiza los documentos por prioridad. Aquellos marcados como urgentes, se entregan de manera inmediata a secretaria técnica para la atención correspondiente. 3.5 El total de la recibida se entrega a secretaria técnica a las 15:00 horas diariamente. 4. Jerarquizar Documentos 4.1 Clasificar de entrada según tabla de Nivel de prioridad de de entrada, asimismo recibe documentos para firma del Director General. 4.2 Organizar de entrada y documentos para firma del Director General por Áreas y Departamentos. Correspondencia de entrada con firma y sello de recibido Reporte de (electrónico)

5 Página 5 de 6 Responsable Secuencia de fases / Descripción de Actividades Referencias técnica Director General 5 Gestión de de entrada 5.1 Realizar las siguientes acciones conforme a prioridad: Prioridad uno: Informar inmediatamente al Director General para dar respuesta a petición o requerimiento de información. Aplica para oficios, circulares y memorándums. Prioridad dos: Agendar el evento, comunicarlo a Director General y confirmar asistencia. Aplica sólo a invitaciones. Prioridad tres: Entregar a Director General para su conocimiento. y difusión al interior del Instituto. Aplica para convocatorias y publicidad. 6. Revisión y atención de 6.1 Recibe documentos para su firma asimismo la recibida. 6.2 Revisa y da instrucciones para tratamiento de la de entrada. 6.3 Atiende de entrada. En caso de ser requerido, turna los documentos para su respuesta: 7. Respuesta a 7.1 Elaborar memorándum con indicaciones de atención del Director General. 7.2 Entrega a secretaria técnica para firma del Director General 7.3 Entregar al responsable del Área o Departamento a la cual se turna el documento. 7.4 Recabar firma de acuse de recibido 7.5 Mantener documento en espera hasta concluida la tarea asignada. 8. Archivar acuse de recibido 8.1 Recibir respuesta de tarea asignada que evidencie la atención al documento turnado. 8.2 Archiva los documentos por departamento y áreas Fin Memorándum Carpetas en archivo activo

6 Página 6 de 6 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo N/A N/A Correspondencia de entrada con firma y sello de recibido Reporte de (electrónico) 3 años 3 años N/A Memorándum 3 años N/A Carpetas en archivo activo 3 años 9. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 1 06/03/2015 Cambio Prof por Profr en el nombre del ISENCO para todo el documento. Según reforma del Congreso del Estado de Colima en Fe de erratas el 15 de Nov. de 2014; Núm. 52. Pág /12/2014 Inicia su uso.