CORPORACION AMBIENTAL EMPRESARIAL CAEM-CODIGO DE ETICA PARA CONTRATISTAS. CODIGO DE ÉTICA DE LA CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL PARA CONTRATISTAS
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- Inmaculada María Victoria Revuelta Araya
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1 CODIGO DE ÉTICA DE LA CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL PARA CONTRATISTAS CONTROL INTERNO 2013
2 LA CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL en uso de sus facultades y: CONSIDERANDO Primero. Que la CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL es una Entidad sin Ánimo de Lucro de naturaleza privada. Segundo. Que la CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL comparte los principios del buen gobierno corporativo como instrumento para garantizar la transparencia de la contratación de sus relaciones con los contratistas y/o proveedores. Tercero. Que es interés de la CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL establecer principios y regulaciones expresas para el desempeño y comportamiento de los contratistas y/o proveedores de la CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL. Cuarto. Que la CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL desea establecer un instrumento que reglamente la conducta de los contratistas y/o proveedores de bienes o servicios con la CAEM. Quinto: Que los procesos de negociación y de celebración de los contratos de la CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL se someten íntegramente al derecho privado, ACUERDA Artículo 1: El Código de Ética comprende una serie de principios para garantizar la transparencia de la conducta de los contratistas y/o proveedores sin perjuicio de las disposiciones legales y estatutarias aplicables. En consecuencia, los contratistas y/o proveedores de la CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL además de lo previsto en las disposiciones contractuales, legales y reglamentarias aplicables deberán observar las siguientes:
3 DISPOSICIONES CAPÍTULO l PRINCIPIOS DE CONDUCTA DE LOS CONTRATISTAS Y/O PROVEEDORES Artículo 2. Los contratistas y/o proveedores deberán cumplir con sus obligaciones inspiradas en los siguientes valores: * Ética. * Excelencia. * Responsabilidad social y Ambiental. * Valor compartido CAPITULO ll DE LOS CONTRATISTAS El presente código de ética para contratistas y/o proveedores debe ser aplicado en todas las contrataciones de la entidad, con independencia de la modalidad de contratación a la que se recurra. Cuando se celebre un contrato que le imponga a la entidad la obligación de pagar una determinada suma de dinero deberá garantizarse el pleno cumplimiento de las disposiciones del código de ética así como las disposiciones legales que integran el régimen de inhabilidades e incompatibilidades aplicables a estas contrataciones. La detallada especificación de este régimen se presenta en secciones siguientes del presente documento. El suscriptor del presente documento manifiesta de forma libre y espontánea su aceptación sin reserva alguna de la totalidad del presente Código de Ética para Contratistas y expresamente realiza todas las declaraciones exigidas por él. La aceptación del presente Código de Ética para Contratistas podrá ser expresada por cualquier medio disponible tecnológicamente.
4 CAPITULO lll DECLARACION La adopción de un código de ética para los contratistas y suplidores de bienes y servicios, responde a la necesidad de combatir todo posible acto de corrupción contra la obligación contractual que se tenga con LA CAEM. Al promulgar este código, se establece un disuasivo adicional para detener cualquier intento de conducta contraria a la ética. Mediante esta declaración de código se establecen las normas que regirán las relaciones de toda persona natural y/o jurídica que provea o interese proveer bienes o servicios a la CAEM. La aceptación de las normas aquí establecidas es condición esencial e indispensable para que los contratistas o sus representantes legales puedan ejecutar actividades con la CAEM el cual se constatara mediante la declaración de código de ética. CAPÍTULO IV IMPEDIMENTOS, INHABILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERESES Artículo 3. Conflicto o coexistencia de intereses. Los CONTRATISTAS y/o PROVEEDORES deberán evitar que surja conflicto real de intereses, incluyendo aquellos conflictos aparentes que puedan empañar la imagen de la CAEM. Se entenderá que existe conflicto de intereses: Cuando en la decisión esté involucrado directa o indirectamente un interés dirigido a la obtención de posibles beneficios personales en favor de un colaborador, de sus parientes (dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil) o de cualquier otro tercero con el cual tenga una relación personal, o económica, que resulte incompatible con los intereses institucionales. Cuando se acepten dádivas o beneficios de cualquier clase, provenientes de terceros que tengan o puedan tener relaciones o negocios con la CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL. Cuando un colaborador se encuentre en una situación eventual de conflicto de intereses, deberá comunicar dicha circunstancia en forma inmediata a su superior inmediato, el cual comunicara esto a la CAEM y deberá abstenerse de ejecutar la decisión o actividad que genere el conflicto.
5 Parágrafo 1. De manera particular se entiende que existe conflicto o coexistencia de intereses cuando estén involucradas en la decisión las personas jurídicas que controlen, estén subordinadas o pertenezcan al mismo grupo empresarial de la persona que da lugar a una inhabilidad, de conformidad con los criterios de control establecidos en la ley 222 de 1995 o aquellas personas jurídicas en las cuales los contratistas y/o proveedores (dentro del tercer grado de consanguinidad; segundo de afinidad o único civil) participen como asesores u ostenten una posición dominante en la adopción o aplicación de sus decisiones. Parágrafo 2. En todo caso, el máximo órgano social podrá autorizar la operación cuando el acto no perjudique los intereses de la compañía. Artículo 4. Inhabilidades e incompatibilidades. Se aplicarán a los CONTRATISTAS Y/O PROVEEDORES las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la ley. Cuando se presenten los supuestos de hecho que dan lugar a inhabilidades o incompatibilidades legales en relación con los contratos que la CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL haya de celebrar con CONTRATISTAS Y/O PROVEEDORES (PN Y/O PJ), la persona que dé lugar a ellas deberá informar a la CAEM para que ésta decida si el contrato u orden de compra o servicio puede o no ser celebrado. No podrán ingresar como contratistas y/o proveedores, ni ser vinculados por contrato u órdenes de compra /servicio, los cónyuges, compañeros permanentes o parientes (dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil) de los colaboradores de la CAEM. Artículo 5. Protección de la información confidencial: La información confidencial incluye aquella referida al manejo de los asuntos propios de la CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL y cuya revelación o mal uso pueda derivar perjuicios para ella, para sus administradores, funcionarios, clientes o para cualquier tercero con los cuales establezca relaciones. Los contratistas y/o proveedores deberán proteger adecuadamente y no revelar, aun después de terminada su contrato y/o orden de compra o servicio, la información confidencial, que incluye tanto la protección de documentos confidenciales como abstenerse de revelar información confidencial a terceros no autorizados. Igualmente, deberán abstenerse de usarla para su propio provecho o el de terceros.
6 CAPÍTULO V RELACIONES CON LOS CLIENTES, AUTORIDADES DE CONTROL Y TERCEROS INTERESADOS Artículo 6. Sistema de sugerencias, quejas y reclamos. La CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL adoptará o utilizará los canales de la CCB para implementar un sistema de sugerencias, quejas y reclamos en el cual sus clientes externos puedan manifestar sus inconformidades con los productos y/o servicios de la entidad. El sistema garantizará una solución oportuna y satisfactoria al cliente y optimizará los procesos para hacerlos más eficientes. Artículo 7. Contratación objetiva de proveedores de bienes y servicios. La CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL garantizará la elección y contratación objetiva, y responsable de los proveedores de los bienes y servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la entidad. Artículo 8. Suministro de información a terceros interesados. La CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL adoptará mecanismos, incluyendo medios virtuales, para asegurar que los terceros interesados cuenten con la información de la entidad que resulte relevante y pertinente para su condición. CAPÍTULO VI RELACIONES CON LA COMUNIDAD Artículo 9. Política de Transparencia. La CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL es una organización inspirada en principios éticos que actúa con integridad y transparencia. La CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL promoverá entre sus contratistas y/o proveedores los valores y exigirá el conocimiento y práctica de principios éticos a sus proveedores. Artículo 10. Política Ambiental. La CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL propiciará una administración ambiental sana a su interior y ayudará a controlar el impacto de sus actividades, productos y servicios sobre el medio ambiente. La CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL velará por el cumplimiento de los principios de planeación, prevención, uso eficiente de recursos y de educación en su manejo ambiental.
7 CAPÍTULO VII ADMINISTRACIÓN ADECUADA DE LOS CONFLICTOS Artículo 11. Resolución de conflictos. La CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL promoverá la adopción de sistemas eficientes de administración de sus controversias, bajo los siguientes principios: Sistema de manejo de controversias internas. Adoptar sistemas internos que faciliten la prevención de los conflictos y, en caso de surgir éstos, que permitan un tratamiento más efectivo y eficiente de las soluciones, mejorando el conocimiento y acercamiento de los contratistas y/o proveedores de la CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL. Sistemas para la administración de conflictos con los terceros. Adoptar sistemas por medio de los cuales los administradores fijen políticas, criterios, instancias y procedimientos claros para que los contratistas y/o proveedores inconformes tengan respuesta oportuna a sus reclamaciones o quejas y que permitan solucionar las controversias que lleguen a surgir mediante mecanismos alternos. Artículo 12. Dudas de interpretación. Las diferencias que surjan con ocasión de la aplicación del presente Código serán resueltas por la CAEM. Artículo 13. Vigencia. El presente Código recoge los principios de gobierno corporativo que la CORPORACIÓN AMBIENTAL EMPRESARIAL ha venido desarrollando y aplicando. Sus disposiciones rigen a partir de su adopción. CAPITULO VIIl OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDAD ETICA DE TODA PERSONA NATURAL O JURIDICA QUE PROVEA SERVICIOS Y/O BIENES A LA CAEM Todo contratista mostrara un trato profesional y respetuoso para con los funcionarios y empleados y exigirá lo mismo de estos en todo momento. Todo contratista y/o proveedor deberá observar los principios más altos de excelencia y honestidad que cobijan a su profesión además de las normas o cánones de ética que pertenecen a su profesión y oficio. Todo contratista presentara su cotización de bienes o servicios fundamentada en precios justos y una expectativa real en cuanto al término que hará de pautarse para
8 la entrega de bienes o prestación de servicios considerando la calidad de estos su experiencia preparación y conocimientos técnicos. Todo contratista y/o proveedor se comprometerá a entregar los bienes o prestar sus servicios conforme a los términos y las condiciones pactadas y a garantizar la calidad de los bienes y servicios. En el caso de servicios profesionales y consultivos no proveerá servicio alguno sin que se le haya otorgado el contrato correspondiente y/o orden de compra y/o servicios. El contratista y/o proveedor se comprometerá a cobrar por los bienes que entrego o los servicios que presto mediante la presentación de una factura o cuenta de cobro sea el caso Persona Natural y Persona Jurídica en la que certifique que los bienes se entregaron dentro del tiempo límite establecido y/o que los servicios fueron prestados en su totalidad. Todo contratista y/o proveedor cumplirá con el deber de informar cualquier eventualidad durante todas las etapas de contratación y ejecución del contrato. Ello incluye entre otros aspectos toda información de cualquier hecho que pudiera conllevar alguna violación a este código. No. ACTUALIZACION FECHA ELABORÓ APROBÓ REVISÓ NO. 1: Se modificó el Lesly Tatiana Fabiola Fabiola código de ética de 2013 Diaz Devia. Suarez Sanz. Suarez Sanz. colaboradores con el fin de reglamentar uno para los contratistas y/o proveedores que contratan con la CAEM. Uno de los objetivos de esta reglamentación concierne en la aceptación de las normas establecidas anteriormente para contribuir a la transparencia, probidad e integridad en los procesos de contratación para el suministro de bienes o servicios.
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