GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO Serie Descripción Años extremos Volumen Ubicación física. a Diciembre de Octubre de 2012 a Diciembre de 2012

Transcripción

1 Área de identificación Fecha de elaboración: 22 de Octubre de 2013 Órgano Responsable: Nombre del responsable y cargo: Ing. Jesús Antonio Sanz-Polo Gabilondo, Subdirector de Auditoria a Inversiones Físicas Domicilio: Periférico sur 4124, 8tvo. Piso, Col. Exhacienda de Anzaldo, C.P , Delegación Álvaro Obregón Teléfono: , IP Correo electrónico: jesus.sanz@ife.org.mx Área generadora: Auditoria a Inversiones Físicas Sección: 10. Control y Auditoria de Actividades Públicas 10.3 Auditorias Auditoria a los Trabajos de Construcción y Agosto de Expedientes Zafiro ll, 8tvo. Piso, Servicios de Supervisión del Inmueble para la Junta Local Ejecutiva en el Estado de Baja California Sur, Primera Fase. a Diciembre de 2012 bodega 2, anaquel no. 3, Auditorias Auditoria a los Trabajos de Construcción y Servicios de Supervisión del Inmueble para la Junta Local Ejecutiva en el Estado de Guanajuato, Primera Fase Auditorias Auditoria a los Trabajos de Construcción y Servicios de Supervisión del Inmueble para la Junta Local Ejecutiva en el Estado de Hidalgo, Primera Fase Auditorias Auditoria a los Trabajos de Construcción y Servicios de Supervisión del Inmueble para la Junta Local Ejecutiva en el Estado de Baja California Sur, Segunda Fase. Octubre de 2012 a Diciembre de 2012 Octubre de 2012 a Diciembre de 2012 Febrero de 2013 a Abril de Expedientes Zafiro ll, 8tvo. Piso, bodega 2, anaquel no. 3,. 14 Expedientes Zafiro ll, 8tvo. Piso, bodega 2, anaquel no. 3,. 6 Expedientes Zafiro ll, 8tvo. Piso, Oficina Ing. Jesús Antonio Sanz-Polo, Contraloría General. 1

2 10.3 Auditorias Auditoria a los Trabajos de Construcción y Mayo de Expedientes Zafiro ll, 8tvo. Piso, Servicios de Supervisión del Inmueble para la a Oficina Ing. Jesús Antonio Junta Local Ejecutiva en el Estado de Julio de 2013 Sanz-Polo, Contraloría Guanajuato, Segunda Fase General Auditorias Auditoria a los Servicios Relacionados con la Julio de Expediente Zafiro ll, 8tvo. Piso, Obra Pública, consistente en el Proyecto a Oficina Ing. Jesús Antonio Ejecutivo del Inmueble para la Junta Local Ejecutiva en el Estado de Sonora Octubre de 2013 Sanz-Polo, General. Contraloría 2

3 Área de identificación Fecha de elaboración: 24 de Octubre de 2013 Órgano Responsable: Nombre del responsable y cargo: L.C. Gabriela Catalina Legorreta Arróyave, Directora de Auditoría a Órganos Desconcentrados y Relaciones Institucionales Domicilio: Periférico Sur 4124, Col. Ex hacienda de Anzaldo, C.P , Del. Álvaro Obregón Teléfono: Correo electrónico: gabriela.legorreta@ife.org.mx Área generadora: Dirección de Auditoría a Órganos Desconcentrados y Relaciones Institucionales Sección: Auditorías Auditorías Financieras a Órganos Desconcentrados, verificando los rubros de Recursos Humanos, Financieros y Humanos Expedientes Archivo de la Contraloría General, 8vo piso, en los libreros 1ubidacdo en el archivo de la DAODRI, 2 y 3 que se encuentran dentro del área de Auditoría. 3

4 Área de identificación Fecha de elaboración: 29 octubre de 2013 Órgano Responsable: Nombre del responsable y cargo: Lic. José Buenaventura Quiroz Rosales, Subdirector de Seguimiento de Auditorías Domicilio: Periférico Sur 4124, Col. Ex hacienda de Anzaldo, C.P , Delegación Álvaro Obregón Teléfono: Correo electrónico: jose.quiroz@ife.org.mx Área generadora: Dirección de Auditoría de Desempeño y Especiales Sección: 10 Control y Auditoría de Actividades Públicas 10.3 Auditorías Documentales derivadas de la realización de las auditorías Especiales y/o evaluaciones practicadas expedientes Zafiro II, 8 Piso, ; Archivero # 1 (General) niveles 1, 2 y 3; Archivero # 3 ( Auditorías Especiales), niveles 1, 2, 3, 4, 5 y Auditorías Documentales derivadas de la realización de las auditorías de Desempeño y/o evaluaciones practicadas expedientes Zafiro II, 8 Piso, ; Archivero # 1 (General) niveles 1, 2 y 3; Archivero # 3 ( Auditorías Especiales), niveles 1, 2, 3, 4, 5 y 6. 4

5 10.3 Auditorías Documentales del seguimiento y registro sobre la atención de las observaciones-acciones determinadas en las auditorías practicadas, así como de las que se derivan de la ejecución de las revisiones y/o evaluaciones de seguimiento expedientes Zafiro II, 8 Piso, ; Archivero # 1 (General) niveles 1, 2 y 3; Archivero # 3 ( Auditorías Especiales), niveles 1, 2, 3, 4, 5 y 6. 5

6 Área de identificación Fecha de elaboración: 31 de octubre de Órgano Responsable: Nombre del responsable y cargo: Julio Zoravilla Petrikowski, Subdirector de Auditoría a Oficinas Centrales Domicilio: Periférico Sur 4124, Col. Ex hacienda de Anzaldo, C.P , Delegación Álvaro Obregón Teléfono: Correo electrónico: julio.zoravilla@ife.org.mx Área generadora: Dirección de Auditoría a Oficinas Centrales / Auditoría a Oficinas Centrales Sección: Auditorías Evaluación del Sistema de Contabilidad del IFE; así como, el Febrero Zafiro II 8 piso, Área cumplimiento de las disposiciones normativas en materia de Julio 2013 Expedientes Jefatura de Departamento Contabilidad Gubernamental. JGAM, Librero (1) Auditorías Evaluación del Presupuesto ejercido en la Partida Patentes, Regalías y Otros y concepto 3300 Servicios Profesionales, Científicos, Técnicos y Otros Servicios Auditorías Evaluación de los recursos registrados como Pasivos derivado de las operaciones financieras realizadas por el Instituto Federal Electoral. Febrero 2013 Mayo 2013 Junio 2013 Octubre Auditorías Evaluación del Informe del Avance de Gestión Financiera Julio 2013 Octubre Auditorías Evaluación del presupuesto ejercido en los Capítulos 4000 Transferencias, Asignaciones, Subsidios y Otras Ayudas, así como, 5000 Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles. Julio 2013 Octubre Expedientes 11 Expedientes 8 Expedientes 7 Expedientes Zafiro II 8 piso, Área Jefatura de Departamento YDJ, Librero (1). Zafiro II 8 piso, Área Jefatura de Departamento YDJ, Librero (1). Zafiro II 8 piso, Área Jefatura de Departamento YDJ, Librero (2). Zafiro II 8 piso, Área Jefatura de Departamento JGAM, Librero (1). 6

7 10.3 Auditorías Evaluación del Presupuesto ejercido en los Capítulos 1000 Servicios Personales ; 2000 Materiales y Suministros y 3000 Servicios Generales. Mayo 2013 Octubre Expedientes Zafiro II 8 piso, Área Jefatura de Departamento JGAM, Librero (2). 7

8 Área de identificación Fecha de elaboración: 31 de octubre de 2013 Órgano Responsable: Nombre del responsable y cargo: Lic. Jesús Villaseñor Lanuza, Director de Investigación y Responsabilidades Administrativas Domicilio: Periférico Sur No. 4124, Col. Ex Hacienda de Anzaldo, Del. Álvaro Obregón, C.P Teléfono: IP Correo electrónico: jesus.villasenorl@ife.org.mx Área generadora: Dirección de Investigación y Responsabilidades Administrativas Sección: 10 Expedientes de 2 Archivos y credenza del procedimientos Departamento de Responsabilidades administrativos en contra de Oficinas Centrales, 8vo piso Procedimientos Administrativos Expedientes de servidores públicos Torre Zafiro I; Archivo de la oficina adscritos a oficinas de la Dir. de Investigación y centrales del Instituto. Responsabilidades Administrativas Declaraciones Patrimoniales Expedientes de declaraciones patrimoniales de los servidores públicos de mandos superiores, medios y homólogos a estos. Expedientes de revisión de la evolución de la situación patrimonial de los servidores públicos de ,713 Expedientes ,221 Expedientes Caja fuerte de la Dir. de Investigación y Respon. Admivas., 3er piso Torre Zafiro II; Archivo de Resguardo de Declaraciones, 3 libreros y 5 anaqueles del Depto. de Situación Patrimonial y Actos de Entrega-Recepción, 8vo piso Torre Zafiro II. Archivo externo, anaquel 4, entrepaños 1 al 4 del Depto. de Situación Patrimonial y Actos de Entrega-Recepción, 8vo piso Torre 8

9 10.16 Actas de Entrega - Recepción mandos superiores, medios y homólogos a estos. Expedientes que incluyen las actas de entregarecepción ,541 Expedientes Zafiro II. Archivo externo, anaqueles 1 al 3, entrepaños del 1 al 6 de cada uno, del Depto. de Situación Patrimonial y Actos de Entrega-Recepción, 8vo Piso Torre Zafiro II. 9

10 Área de identificación Fecha de elaboración: 31 de octubre de 2013 Órgano Responsable: Dirección Jurídica Procesal y Consultiva de la Nombre del responsable y cargo: Lic. Emilio Francisco Sánchez Ríos Domicilio: Periférico Sur 4124, Col. Ex-hacienda de Anzaldo, C.P , Del. Álvaro Obregón Teléfono: Correo electrónico: emilio.sanchez@ife.org.mx Área generadora: Dirección Jurídica Procesal y Consultiva Sección: 1. Legislación 1.10 Instrumentos Jurídicos (Acuerdos) Documentación relativa a los Nivel 4, Archivero 3 de la Consensuales (convenios, acuerdos, bases, convenios, circulares y bases de colaboración, demás disposiciones administrativas de la acuerdos, etc.) Expedientes y Consultiva de la Sección: 2. Asuntos Jurídicos 2.2 Programas y Proyectos (Programa Anual de Trabajo) Documentación Nivel 1, Archivero 3 de la en Materia Jurídica relativa a la elaboración del PAT, correspondiente a las actividades realizadas en la Dirección Jurídica Procesal y Consultiva Expedientes y Consultiva de la y a la elaboración del Manual de Organización 2.6 Asistencia, Consulta y Asesorías de Perfiles y Procedimientos. (Atención de Consultas) Documentación relativa a la emisión de opiniones a las consultas y asesorías realizadas por las diversas áreas del Instituto Expedientes Nivel 3, Archivero 3 de la y Consultiva de la 10

11 2.6 Asistencia, Consulta y Asesorías 2.6 Asistencia, Consulta y Asesorías (Memorias Participación de la Contraloría en Reformas RIFETAI) Documentación relativa a la participación en las reformas del Reglamento del Instituto en Materia de Transparencia y Acceso a la Información (Asuntos Turnados a Diversas Áreas) Documentación relativa a asuntos turnados a las diversas áreas de la del Instituto Federal Electoral, así como a las diversas áreas del propio Instituto. 2.2 Sección: 10. Control y Auditoría de Actividades Públicas 10.7 Participación en (Órgano Garante de la Transparencia y el Comités Acceso a la Información) Documentación relativa a los asuntos que se tratan en las sesiones del Órgano Garante de la Transparencia y el Acceso a la Información del Instituto del cual el Contralor General 10.7 Participación en Comités 10.7 Participación en Comités forma parte integrante. (Comité de Información) Documentación relativa a la elaboración del Políticas y Programas en Materia de Transparencia y Acceso a la Información, Clasificación de la Información. (Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos del Instituto Federal Electoral) Documentación relativa a los asuntos que se tratan en el Comité Técnico para la Administración de Documentos del Instituto Federal Electoral del cual el Contralor General forma parte Expedientes Expedientes Expedientes Expedientes Expedientes Nivel 3, Archivero 3 de la y Consultivo de la Nivel 1, Archivero 3 de la y Consultivo de la Nivel 5, Archivero 3 de la y Consultivo de la Nivel 2, Archivero 3 de la y Consultivo de la Nivel 5, Archivero 3 de la y Consultivo de la 11

12 10.7 Participación en Comités 10.9 Quejas y denuncias de actividades públicas Procedimientos Administrativos integrante. (Archivo Institucional) Documentación relativa a las actividades de la en materia archivistica Expediente (Solicitudes de Análisis de Responsabilidad e improcedencias) Expedientes que se integran con los antecedentes de robos, extravíos y siniestros de bienes propiedad del Instituto (Procedimientos administrativos) Expedientes de Quejas y Denuncias Administrativas contra Servidores Públicos; Recursos Administrativos; Juicios de Nulidad; Amparos; Inconformidades; Procedimientos de Sanción a Proveedores y/o Contratistas y Procedimientos de Conciliación Expedientes Expedientes 2.2 Sección: 12. Transparencia y Acceso a la Información 12.6 Solicitudes de Acceso a (Solicitud de Acceso a la Información) la Información Expedientes de las solicitudes presentadas por ciudadanos a través de la Unidad de Enlace Expedientes 12.7 Portal de Transparencia (Portal de Transparencia) Documentación que avala el cumplimiento en la actualización de la información publicada en el Portal de Transparencia del Instituto Expediente Nivel 6, Archivero 3 de la y Consultivo de la Archivero 2 de la lo Contencioso y Asuntos Legales de la Contraloría General Archiveros del 1 al 5 de la lo Contencioso y Asuntos Legales y archiveros del 1 al 5 de la y Consultiva, ambas de la Archiveros 3 y 5 de la y Consultivo de la Archivero 3 de la y Consultiva de la 12

13 Área de identificación: Dirección de Evaluación y Normatividad Fecha de elaboración: 06 de noviembre de 2013 Órgano Responsable: Nombre del responsable y cargo: Act. Manuel Alejandro Gómez Bernal Domicilio: Periférico Sur 4124, Col. Ex Hacienda de Anzaldo, Del. Álvaro Obregón, C.P Teléfono: Correo electrónico: manuel.gomez@ife.org.mx Área generadora: Normatividad Sección: 10. Control y Auditoría de Actividades Públicas Zafiro II 8 Piso, Disposiciones en Documentos en materia de desarrollo de en materia de Control y normatividad interna e institucional Expedientes Closet-Archivero color Auditoría. miel en Oficina de Archivo. 13

14 Área de identificación: Dirección de Evaluación y Normatividad Fecha de elaboración: 31 de octubre de Órgano Responsable: Nombre del responsable y cargo: Lic. Fernando Flores Macías Director de Evaluación y Normatividad Domicilio: Periférico Sur No Colonia Exhacienda de Anzaldo Teléfono: IP Correo electrónico: fernando.flores@ife.org.mx Área generadora: Evaluación Sección: 6. Recursos Materiales y Obra Pública 6.12 Asesoría técnica en materia de obra pública. Documentos orientados a la asesoría en la aplicación de la normatividad en materia de adquisiciones y obra pública. Sección: 10. Control y Auditoría de Actividades Públicas Expedientes Zafiro II 8 Piso, en Anaqueles de Aluminio A y B en oficina de Archivo Programas y Proyectos en materia de Control y Auditorías. Programas y Proyectos en materia de control y auditorías Expedientes Zafiro II 8 Piso, en Librero Negro-Oficina de la Subdirección. 14

15 ELABORÓ VALIDÓ Vo.bo C. José Eduardo Galicia García Subcoordinador de Servicios Ing. Lauro López Sánchez Acevedo Coordinador Técnico y de Gestión De la C.P. José Antonio Abascal Farret Subdirector de Análisis y de Gestión Y Responsable del Archivo de Trámite 15