Las búsquedas de documentos del CEDER La Serena son ahora mucho más rápidas con Athento

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María Josefa Ortiz Rico
hace 8 años
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1 Las búsquedas de documentos del CEDER La Serena son ahora mucho más rápidas con Athento Septiembre de 2012 By Yerbabuena Software

2 El reto... La entidad juega un papel fundamental para la región, ya Reducir los tiempos de búsqueda de registros y que es el organismo encargado de la gestión de los fon- asegurar la sostenibilidad de un sistema con más de dos FEADER de la Unión Europea dentro del programa documentos y en constante crecimiento. de Desarrollo Rural de Extremadura El CEDER La Serena lleva ya más de 20 años con la tarea de El Consorcio Centro de Desarrollo Rural (CEDER) "La distribuir progreso en la comarca gracias a estos Fondos Serena" agrupa a los ayuntamientos y agentes econó- Estructurales de la U.E. micos y sociales de 19 municipios de la comarca de La Serena en la provincia de Badajoz (Extremadura, Los documentos son vitales en la actividad diaria del CE- España). Su objetivo es contribuir al avance de la región y DER La Serena, por lo que ya en 2009 identificaron la la coordinación de los diversos agentes que participan en necesidad de usar un sistema de gestión documental. Eli- el desarrollo social, económico, cultural y medioambiental gieron Alfresco en su versión Community. de la comarca. La correspondencia es uno de los tipos de documentación más crítica para el consorcio, pues dentro de ella se encuentran documentos tan importantes como las comunicaciones de concesiones de ayudas financiadas por Fondos Europeos. Por ello, cuando el CEDER envía o recibe una carta u otro documento debe llevar a cabo un minucioso proceso de registro. Dicho proceso consiste en sellar el documento y registrarlo con algunos datos como número identificativo, fecha de salida, destinatario y asunto. Una vez llevado a cabo este proceso, la correspondencia se digitaliza y se almacena en el gestor. Desde la fundación del CEDER La Serena, en el año 1992, se gestionan cada año entre y ofi- Estructura del CEDER "La Serena" cios de remisión, con su correspondiente documentación adjunta. Más de documentos, con un carácter crítico y que necesitan ser manejados con absoluta En la actualidad esta entidad da cobertura a una pobla- seguridad y ser recuperados en cualquier momento. ción de extremeños y coordina la acción conjunta de sindicatos, asociaciones, ayuntamientos y organiza- Tras dos años en funcionamiento y debido al volumen ciones sectoriales de empresarios en materia de desarro- de documentos y a ciertas deficiencias en el módulo desa- llo rural. rrollado, el sistema colapsó. 2

3 A causa de la lentitud del sistema, los empleados comenzaron a dejar de usar el gestor. Para la gestión de la correspondencia se empleó el módulo Athento Mail Manager que contiene un tipo de documento correspondencia con sus metadatos especiales e incorpora una adaptación del formulario de búsqueda avanzada a ese tipo documental. Ante esta situación, el CEDER presentó a concurso su El funcionamiento del sistema es muy sencillo. La gestión documental. Buscaban un sistema más potente y correspondencia de entrada o salida de la entidad se un módulo de correspondencia mucho más sólido, inte- escanea y se almacena provisionalmente desde el grado de manera natural con el gestor y que no entorpe- escáner en un Hot Folder o carpeta monitorizada. Esta ciera su funcionamiento. Y encontraron Athento... carpeta es visitada por Athento cada segundo, de manera que los nuevos documentos escaneados son subidos al gestor documental de manera inmediata. En el gestor Athento, la solución... Se migraron 30GB de documentos a Athento Cloud documental, los nuevos documentos son añadidos a una carpeta llamada Sin Catalogar con el tipo documental correspondencia. Company. El correo pasó a ser gestionado con un módulo de Athento y el CEDER se mudó a la nube. La migración de los documentos se realizó mediante el módulo de Athento, CMIS Document Migration, que permite mover documentos entre repositorios que implementen el estándar CMIS (Sharepoint 2010, Alfresco 3.2, OpenText 10, IBM FileNet P8, Documentum 6.7, etc.), respetando una estructura de carpetas determinada y equivalencias de tipos documentales y metadatos. La migración de los documentos Estructura del Sistema mantuvo la misma estructura organizativa con la que ya trabajaban en la entidad Los metadatos de un documento tipo correspondencia son varios, entre ellos, podemos destacar el tipo (si es un documento de entrada o de salida), la fecha de registro, Los nuevos documentos se almacenaron en Athento un número identificativo, y el destinatario. Cloud Company (idm 1.3), un sistema de gestión Un trabajador del CEDER se encarga de catalogar la documental inteligente que se caracteriza por su alto nueva documentación. Para ello, sólo tiene que indicar si grado de interoperabilidad y por la incorporación de el documento es de entrada o salida mediante un campo funcionalidad avanzada de gestión de contenidos de selección y, de forma automática, Athento le asigna un empresariales ECM. número correlativo y lo cataloga dentro de una carpeta de 3

4 acuerdo con el año de su recepción o envío. Este usuario sistema. también tiene la posibilidad de notificar a otros usuarios la entrada de un nuevo documento durante el proceso de Athento idm es un sistema diseñado para manejar catalogación. grandes volúmenes de datos, prueba de ello es que entidades como el BBVA gestionan con él más de 7 Los contenidos de todos los documentos subidos al gestor millones de registros anuales. Esto es una importante son indexados por el OCR de Athento, de manera que en garantía para una institución como el CEDER "La Serena" el futuro puedan ser encontrados por palabras que se que sabe que el tamaño de sus datos continuará incluyen en el texto del documento. Esto se traduce en creciendo a un ritmo constante. mayor precisión a la hora de buscar un documento. Pero en materia de búsqueda, este no ha sido el único valor Pero por supuesto, el mayor valor para el CEDER está en añadido. Además, el módulo Mail Manager les ofrece la velocidad de acceso a los registros con que ahora formularios de búsqueda avanzada especiales para el tipo cuentan. Con el nuevo sistema, el tiempo de espera documental de correspondencia y los resultados de accediendo a 3 segundos y medio. Los documentos dichas búsquedas pueden ser exportados como hojas de además, se acceden desde una interfaz más amigable, lo cálculo (excel) o archivos CSV. que hace que los trabajadores usen ahora el gestor todos los días. Otra de las características importantes del nuevo sistema es su Digital Mail Room o Athento Popmail, que captura documentos adjuntos en correos electrónicos y los almacena automáticamente en el gestor. Ahora tardan sólo 3 segundos y medio encontrando un documento y usan el gestor a diario Athento Cloud Company ofrece al CEDER La Serena otras funcionalidades destacadas como: acceso vía móviles, edición on-line de documentos mediante su integración con Google Docs, soporte para firma digital, autoetiquetado automático de documentos y workflows. El gestor del consorcio se encuentra en la nube (cloud); lo que permite al CEDER olvidarse de tareas como mantenimiento del hardware o actualizaciones del software. Esto no sólo significa comodidad, sino también un ahorro de costes importante. Equipo Humano CEDER "La Serena" El resultado... Ahorros significativos en tiempos y costes gracias a búsquedas más rápidas. Además, la tranquilidad de seguir creciendo sin disminuir el rendimiento del 4 Actualmente utilizamos la aplicación no sólo para la gestión de la correspondencia. Consideramos que esta herramienta podría ser de gran utilidad para Grupos de

5 Desarrollo Rural, empresas, Administraciones Locales y cualquier tipo de entidad en un ámbito rural como el nuestro Manuel Fernández Trinidad Director Gerente CEDER "La Serena" Datos Clave Beneficios: Búsquedas más rápidas, comodidad, mayor uso del sistema. Payback: 1 año Documentos actuales: Sistema Origen: Alfresco Community Sistema Destino: Athento Cloud Company Modalidad: Software as a Service 5

6 Capturas pantallas de la aplicación Interfaz de Athento Gestor documental 6

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