Las cuentas de naturaleza débito son las que trabajan para producir y las cuentas de naturaleza crédito son las que consumen el trabajo.

Transcripción

1 La Cuenta La cuenta es como una persona, con capacidad de dar y recibir, por consiguiente, todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y muestra la diferencia en el saldo. Las operaciones comerciales se relacionan con una cuenta en particular, las que presentan movimiento débito y movimiento crédito y como resultado el saldo que implica: Disponibilidad (caja general, bancos, fondos). Inversiones a corto plazo (títulos, acciones, cuotas, partes de interés social). Valores a recaudar (clientes, ingresos por cobrar). Materias primas (inventarios de materias, materiales). Mercancías (Productos no elaborados por la empresa). Valores con capacidad de ser realizable (inventarios). Valores capitalizados en activos (propiedades, planta y equipo, maquinaria, muebles y enseres, etc.). Contribuciones al Estado (impuestos, gravámenes y tasas, nacionales o municipales). Obligaciones laborales (sueldos, prestaciones sociales, aportes patronales, parafiscales). Obligaciones por pagar (proveedores de bienes y servicios). Cuentas por pagar (gastos a terceros). Deudas con instituciones financieras (Obligaciones financieras). Valor a reembolsar o restituir a sus dueños (patrimonio). Beneficios por distribuir (utilidades del ejercicio, acumuladas, dividendos o participaciones). Superávit por realizar (valoración económica de activos pendiente de realizar en el momento de la enajenación). (Fierro, 2011)

2 Las cuentas se pueden interpretar como una serie de cajoncitos con nombres propios, donde se guarda y se saca los valores comunes a él, para mostrar al final un saldo y elaborar el balance, el cual actúa y acumula transacciones para el nuevo periodo. Clasificación de las cuentas Según su naturaleza: > Naturaleza débito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con los registros que se hagan al débito y disminuyen con registros al crédito, su saldo siempre representa derechos y bienes controlados por la empresa. Naturaleza crédito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con registros que se hacen en el crédito y disminuye con registros al débito, su saldo representa las obligaciones que tiene la empresa surgida de unos sucesos pasados. (Fierro, 2011) Las cuentas de naturaleza débito son las que trabajan para producir y las cuentas de naturaleza crédito son las que consumen el trabajo. Según los estados financieros Las cuentas que contienen los estados financiero, balance general y estado de resultados, se clasifican en cuentas reales, nominales y cuentas de orden. Cuentas reales o de balance: son las cuentas con las cuales se prepara el balance general y corresponden a las clases: 1. Activo, 2. Pasivo y 3. Patrimonio. > Activo: son derechos y bienes que controla el ente económico al servicio de la actividad, tanto en capital de trabajo operativo, como bienes de capital e inversiones, diferidas todas ellas aumentan su saldo con los registros en el débito y disminuyen su saldo con registros en el crédito.

3 ARTÍCULO 35: un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros. (Decreto 2649, 1993) Por ejemplo: - Caja. - Bancos. - Deudores. - Inversiones. - Inventarios. > Pasivo: son las obligaciones contraídas por el ente económico con terceras personas, porque han facilitado el financiamiento y han permitido desarrollar sus operaciones e inversiones, ellas aumentan sus saldos con registros en el crédito y disminuye con registros en el débito, su saldo siempre será de naturaleza crédito. "Un pasivo es una obligación presente en la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos." (Fundación IASC, 2009) Por ejemplo: - Obligaciones financieras. - Proveedores. - Impuestos por pagar. - Cuentas por pagar. > Patrimonio: son los aportes llevados por los dueños al fondo común de la empresa para desarrollar la actividad comercial que se denomina capital social, que luego se alimentan con parte de los beneficios que se acumulan durante la vida del negocio y se llaman reservas, utilidades acumuladas; y otras se distribuyen en calidad de dividendos o participaciones por pagar en acciones, cuotas o partes de interés social. Estas cuentas aumentan con registros en el crédito y disminuyen con registros en el débito, su saldo siempre será de naturaleza crédito.

4 Es la participación residual en los activos de una entidad una vez deducidos todos sus pasivos." (Fundación IASC, 2009) Cuentas nominales o de resultado: acumulan las operaciones realizadas durante un ciclo contable y están relacionadas con las clases: 4 Ingresos, 5 Gastos, 6 Compras y 7 Costos de producción u operación. Nominales de ingreso: recogen los ingresos por ventas o prestación de servicios y se disminuyen con las devoluciones o anulación de los contratos. Hacen parte los grupos 41 Operacionales, 42 No operacionales y estas a su vez tienen múltiples conceptos. Nominales de gasto: son todos los gastos de administración y de distribución y venta, necesarios en la producción de la renta. Hacen parte los grupos 5 Operacionales de administración, 52 Operacionales de ventas, 53 No operacionales, 54 Impuesto de renta y complementarios y 59 Ganancias y pérdidas. (Fierro, 2011) > Nominales de costo: son los costos de la mercancía vencida, no fabricada por la empresa y tratándose de empresas de fabricación, está compuesta por los costos de producción y venta. Hacen parte los grupos 61 Costo de venta y prestación de servicios, cuando se maneja el sistema de inventario permanente y la 62 Compras cuando se maneja el sistema de inventario periódico. > Costos de producción u operación: cuando la empresa es manufacturera, debe utilizar cuentas apropiadas para la producción, antes de llevar los productos a los inventarios, los que a su vez en el momento de la venta contribuyen en costos de la mercancía vendida y fabricada por la empresa. Hacen parte los grupos 71 Materia prima, 72 Mano de obra directa, 73 Costos indirectos y 74 Contratos de servicios. Cuentas de orden: recoge los hechos económicos que no comprometen directamente la estructura financiera del balance o del estado de resultados y se clasifican en las clases de cuentas, 8 Cuentas de orden deudoras y 9 Cuentas de orden acreedoras. (Fierro, 2011)

5 De orden deudora: son hechos o circunstancias que generan derechos que pueden afectar la estructura financiera, también se incluyen registros de control interno de activos, información general o control de futuras situaciones, así como las diferencias en las conciliaciones tributarias. Son de naturaleza débito. > De orden acreedora: son compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones que pueden llegar a afectar la estructura financiera, se incluyen los registros de control interno de pasivos y patrimonio, como también las diferencias en conciliaciones tributarias entre los pasivos y patrimonio con las declaraciones de renta. Son de naturaleza débito y aumentan su saldo con los siguientes grupos 91 Responsabilidades contingentes, 92 Acreedoras fiscales, 93 Acreedoras de control, y son de naturaleza crédito, 94 Responsabilidades contingentes por el contrario, 95 Acreedoras fiscales por el contra y 96 Acreedoras de control por el contra. La característica principal de las cuentas de orden es que son cruzadas, quiere decir que no se combinan con ninguna otra cuenta real o nominal que conforme se crean y cancelan cruzando sus saldos cuando han cumplido su objetivo. Método de la cuenta T Existe la forma gráfica de presentar las cuentas en forma de T, utilizada por el aprendiz que se inicia en estas labores, la que se puede interpretar desde el punto de vista de la persona que observa: En la parte superior se identifica el nombre de la cuenta mayor o de balance, la cuenta nominal o de ingresos, egresos, etc.; en la parte izquierda de la persona que observa se registra o escriben los movimientos débitos (valores que recibe) y en la parte derecha los movimientos créditos (valores que entrega), para saldar o calcular el saldo de la cuenta se traza una línea inferior y se suman los movimientos, los que no son iguales; enseguida se coloca el saldo por diferencia entre los dos movimientos, por ejemplo, si los movimientos débitos son superiores a los créditos la diferencia se coloca al crédito para mostrar finalmente sumas iguales, caso contrario si los movimientos créditos son superiores a los débitos la diferencia se coloca al débito para obtener sumas iguales, como se puede observar a continuación:

6 Izquierda Débitos con efectos contrarios según la naturaleza de la cuenta: De naturaleza débito su saldo aumenta. De naturaleza crédito su saldo disminuye. Activos Gastos Costos Pasivos Patrimonio Ingresos Método de la cuenta T Cabeza: nombre de la cuenta Aumentan Aumentan Aumentan Disminuyen Disminuyen Disminuyen Derecha Créditos con efecto contrarios según la naturaleza de la cuenta: De naturaleza débito su saldo disminuye. De naturaleza crédito su saldo aumenta. Pasivos Patrimonio Ingresos Activos Gastos Costos Aumentan Aumentan Aumentan Disminuyen Disminuyen Disminuyen Suma de movimiento débito Saldo Suma de movimiento crédito Saldo de de la cuenta crédito la cuenta crédito Sumas iguales Dinámica de la cuenta T: para mostrar el proceso contable en forma didáctica algunos autores recurren a la cuenta T, para reemplazar la codificación del soporte en forma de reporte; no solamente con el nombre de la cuenta y el registro débito y crédito, sin embargo, para nadie es un secreto que este proceso no se usa en la elaboración de la contabilidad manual, las cuales son reemplazadas en la práctica por el registro diario que sirve a su vez para la elaboración del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares respectivos en vía de extinción, por la presencia de los computadores que realizan ese trabajo. (Fierro, 2011) a) Método de la partida doble La partida doble es considerado el método matemático de la contabilidad, esta teoría expone que en toda transacción intervienen mínimo: la cuenta que recibe y otra cuenta

7 que entrega para una operación sencilla, pero pueden suceder operaciones múltiples donde sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que entregan (se acreditan), como si fuera una balanza. De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los valores entregados (créditos) y se fortalece el método de la partida doble. Por consiguiente, cada transacción tendrá un doble registro como mínimo, uno a la cuenta del activo o egresos y otro a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma simple o múltiple. El saldo de cada cuenta después de haber acumulado todas las transacciones de un periodo, sirve para elaborar los estados financieros como resultado final de una contabilidad financiera donde se guarda el equilibrio de la partida doble. b) Método de la ecuación contable A partir del método de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la ecuación contable, que presenta los activos en equilibrio con la suma de los pasivos y el patrimonio: Activos = Pasivo + Patrimonio Esta ecuación también puede confeccionarse de otras formas a partir de la primera ecuación: Activos + Costos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos Activos = Pasivos + Patrimonio + (Ingreso - Costos - gastos) Activos - Pasivos = Patrimonio + (Ingresos - costos - gastos) (Fierro, 2011) Para practicar la ecuación contable, se debe buscar toda clase de transacción para identificar que cuentas reciben los derechos o bienes de capital o que cuentas entregan dichos bienes o derechos, para mostrar en forma permanente el equilibrio de la ecuación que contribuye a el objeto de ser la contabilidad y de los estados financieros del balance general y el estado de resultados. c) Ajustes contables Por demasiado cuidado que se tenga en el registro de las operaciones, así esté sistematizada la contabilidad, el carácter humano del operador en uno y otro sistema hace que se omitan registros que se requieren del consecuente ajuste de las

8 operaciones, por esta razón y antes de emitir estados financieros se debe consultar las normas básicas y técnicas consagradas en el decreto reglamentario 2649 de 1993 para reconocer hechos con posterioridad a la fecha de corte, antes de la emisión de los estados financieros. Ajustes: los ajustes a las operaciones son de tres tipos: Hechos económicos no reconocidos. > Errores involuntarios que son objeto de recomendaciones de auditoría. > Ajustes a los pasivos en moneda extranjera y en unidades UVR. Algunos ejemplos de hechos no reconocidos pueden ser las mercancías recibidas con orden de remisión y que en el momento no se conoce la factura, gastos por transporte de carga sin conocimiento de factura de transporte, nómina de empleados al igual que las prestaciones sociales sin causar. Los errores involuntarios pueden ser cambios en el valor del soporte, error en la codificación y por último los errores en el cálculo de la depreciación, amortización y agotamiento. Cierre: el cierre contable es el procedimiento que se ejecuta antes de divulgar cualquier estado financiero, cancelando las cuentas nominales de ingresos y egresos operacionales, de ingresos y egresos no operacionales, para mostrar el resultado neto del ejercicio en la parte pertinente del patrimonio, como única cuenta Utilidades del ejercicio o Pérdidas del ejercicio, que se obtienen del estado de resultados. El cierre contable o cierre del ejercicio está previsto hacerlo mensualmente, cuando los estados financieros son intermedios o anualmente cuando solamente se presentan al finalizar el ejercicio contable, cuando el sistema es manual, en cambio cuando es por computador no requiere este proceso para emitir un estado financiero, porque simula el cierre contable y determina utilidad o pérdidas. (Fierro, 2011)

9 d) Ejercicio de aplicación 1. Consignación o depósito en entidades financieras De acuerdo con los principios de auditoría, el dinero que recibe la empresa debe consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de ahorro. Al efectuarse pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco valor, que se cancelan por caja menor. Consignación en el Banco de América por $ Se consigna en el Banco, código El dinero sale de la caja de la empresa, código Bancos: Cuenta del Activo, al consignar Aumenta = Débito. Caja: Cuenta de Activo, al retirar dinero Disminuye = Crédito Bancos Caja Compra de mercancía Compra de mercancía al contado por $ , valor cancelado con cheque del Banco de América. Código Cuenta Haber 6205 De mercancía Bancos

10 3. Venta de mercancía al contado Venta de mercancía al contado por valor de $ Caja Comercio al por mayor y al por menor Venta de mercancías a crédito Venta de mercancías a crédito por $ Código Cuenta Haber 1305 Clientes Comercio al por mayor y al por menor (Universidad del Quindío, s.f.) 5. Compra a crédito de activos diferentes de mercancía Compra a crédito muebles para la oficina por valor de $ Equipo de oficina Bancos Préstamos recibidos por la empresa La empresa obtiene un préstamo del Banco de América por $ y lo consigna en la cuenta corriente Bancos Bancos Nacionales (pagares)

11 6. Abono de clientes Un cliente abonó $ a la deuda por la venta de mercancías a crédito y giró un cheque a favor de la empresa Caja Clientes Se abona a un proveedor La empresa gira cheque por $ a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancía Nacionales Bancos Gastos La empresa gira un cheque por $ por concepto de arrendamiento de oficina por un mes Arrendamientos Bancos Gastos pagados por anticipado La empresa gira un cheque por valor de $ correspondientes a tres meses de honorarios anticipados Gastos pagados por anticipado Bancos

12 10. Ingresos La empresa recibe consignación por $ por concepto de arriendo del parqueadero Bancos Arrendamientos