Manual de usuario del servidor de faxes IP RFax

Transcripción

1 Manual de usuario del servidor de faxes IP RFax Versión 1.0 Rev. 1(Mayo de 2011)

2 Índice 1 INTRODUCCIÓN CONFIGURACIÓN PREVIA ENVÍO DE FAXES RECEPCIÓN DE FAXES V 1.0 R 1 2/13

3 1 INTRODUCCIÓN El servicio de fax IP que se ha implantado en la JCCM permite enviar y recibir faxes a través de un cliente de correo electrónico o una página Web, con origen y destino cualquier número de fax, tanto interno como externo. Su finalidad principal es reducir en gran medida los costes asociados a la adquisición de equipamiento y mantenimiento de los sistemas convencionales de fax, a la vez que ganar en comodidad y tiempo empleado tanto para el envío como para la recepción de faxes. Se trata de un tipo de solución orientada a sustituir los faxes analógicos tradicionales presentes en la JCCM, aunque su sustitución puede ser gradual, ya que pueden convivir sin problemas ambas soluciones. Entre otras cosas permitirá un ahorro considerable en: Costes de adquisición y mantenimiento de máquinas y otro equipamiento de fax. Costes de papel y tinta. Sólo se imprimen los faxes recibidos y los acuses de recibo si es necesario. Costes de líneas de comunicaciones dedicadas, ya que con el servicio de faxes IP se utiliza la red de datos y telefonía corporativa. Otras ventajas que aportará el uso de esta herramienta son: Integración con el correo electrónico: Un PC o dispositivo móvil con un cliente de correo electrónico (por ejemplo Outlook o Evolution) o incluso, el correo Web de la JCCM, sustituirán a la máquina de fax tradicional. Se pueden adjuntar archivos electrónicos con formatos universales (doc, txt, pdf, jpg, bmp, gif, tif, pps, xls, ) directamente al redactar un fax desde el cliente de correo. No tenemos que imprimirlos previamente, ya que se adjuntan a un correo electrónico. Sólo será necesario escanearlos si únicamente disponemos de la información en formato papel. V 1.0 R 1 3/13

4 Mayor rapidez y comodidad en el envío y recepción de faxes, pues se hace desde el ordenador de trabajo y los documentos extensos se envían rápidamente. Aumento de la privacidad, al recibir el destinatario los faxes directamente en su buzón de correo electrónico. En nuestro caso, esta privacidad será a nivel de lista de distribución: recibirá una copia del fax cada miembro de la lista, por lo que esta privacidad dependerá de la gestión que se haga de la lista de distribución. Las funcionalidades básicas de este sistema son: RECEPCIÓN DE FAXES A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO: Los faxes destinados a una extensión asociada a un usuario se pueden enviar a su dirección de correo electrónico. Se le puede enviar la notificación o el fax completo. V 1.0 R 1 4/13

5 ENVÍO DE FAXES A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO: Se envía un correo electrónico desde cualquier cliente de correo a una dirección que incluye el número del destinatario (p.e @ipfax.jccm.es). La confirmación del envío se recibe en la misma dirección de correo. ARCHIVOS ADJUNTOS: El servidor de faxes admite uno o varios archivos adjuntos por fax. Admite ficheros de los formatos más extendidos, entre otros, DOC, TXT, JPG, BMP, PDF. Para más información véase el capítulo 4 (Envío de faxes). V 1.0 R 1 5/13

6 2 CONFIGURACIÓN PREVIA Puesto que las extensiones de fax se asignarán a servicios o equipos de trabajo, no a personas individuales (salvo excepciones justificadas), debemos utilizar la dirección de correo electrónico de la lista de distribución de correo de nuestro servicio/grupo para el envío de faxes. Asumimos que ya tiene configurada en su cliente de correo electrónico su cuenta de correo electrónico corporativa del tipo usuario@jccm.es Si no es así, realícelo primero. Si tiene alguna duda, consulte con su departamento de Informática-Explotación. Vamos a considerar que el cliente de correo electrónico utilizado es Outlook Para otras versiones del mismo programa, u otros programas, la configuración es similar, variando solamente la ubicación de las opciones en los menús, la manera de llamar a las cosas, etc. En primer lugar necesitamos dar de alta una nueva cuenta de correo electrónico que utilizará como dirección de correo la lista asociada al fax de nuestro servicio/grupo: Ejemplo: fax.provincia.consejeria.servicio@jccm.es Salvo casos excepcionales, es requisito imprescindible estar subscrito a una lista de distribución de correo para poder utilizar el servidor de faxes, ya que es esta dirección la que se utilizará para enviar faxes y en la que se realizarán las entregas de faxes entrantes. Para esto ejecutamos Herramientas Configuración de la cuenta y vamos a la pestaña Correo electrónico. Ahora pulsamos en Los datos para configurar la cuenta son: Tipo de cuenta: POP3 Nombre: Se aconseja poner algo del estilo Envío de faxes. Dirección de correo electrónico: La de la lista de distribución de correo de nuestro Servicio/grupo (Ejemplo: fax.provincia.consejeria.servicio@jccm.es) Servidor de correo entrante: pop3.jclm.es V 1.0 R 1 6/13

7 Servidor de correo saliente: smtp.jclm.es Nombre de usuario y contraseña: Nuestro usuario y Password LDAP de la Junta, que son los que utilizamos para acceder al Webmail (correo Web). Ejemplo de usuario: aabb02 Pulsar en el botón Más configuraciones y seleccionar: Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada. Finalmente aceptamos y cerramos las ventanas anteriores. Es muy recomendable verificar que la nueva cuenta se ha quedado configurada correctamente, para lo cual nos podemos enviar un correo a nuestra dirección personal. Es importante seleccionar como cuenta por la que se enviará el correo la del servicio, es decir, la que acabamos de configurar: V 1.0 R 1 7/13

8 Puede ser interesante crear una regla en el cliente de correo para mover a una carpeta todos los correos recibidos por el servidor de faxes (faxes recibidos, acuses de recibo, notificaciones de errores, etc.) Todos estos correos vienen remitidos a través de la dirección RightFax Gateway [smtp@ipfax.jccm.es] Si no sabe cómo realizar la configuración comentada en este capítulo o tiene cualquier duda, se la podrá resolver su departamento de Informática-Explotación. V 1.0 R 1 8/13

9 3 ENVÍO DE FAXES El envío de faxes se realiza de forma sencilla a través del correo electrónico. Sólo necesitamos un cliente de correo electrónico (por ejemplo, Outlook) desde el que podamos redactar y enviar un . Los archivos adjuntos soportados por la herramienta son los siguientes: Documentos PDF. Imágenes con formato: BMP, GIF, JPG (extensión JPG o JPEG), TIF (extensión TIF o TIFF). Documentos de Word (extensión doc / docx) hasta versión Presentaciones PowerPoint (extensión ppt / pps / pptx) hasta versión Hojas de cálculo de Excel (extensión xsl / xslx ) hasta versión Documentos de texto plano (extensión txt). Documentos con formato de texto enriquecido (extensión rtf). Documentos de WordPad (extensión wri). Ya estamos en condiciones de enviar un fax. Para ello comenzamos creando un nuevo mensaje de correo electrónico. V 1.0 R 1 9/13

10 La única consideración a tener en cuenta es seguir una serie de reglas al redactar el correo que hemos de cumplir necesariamente para que el servidor de faxes pueda interpretarlo y enviar el fax a su destinatario. Ésta es la forma en la que debemos componer el correo: Utilizar para el envío del correo la cuenta del servicio/grupo (ejemplo: fax.provincia.consejeria.servicio@jccm.es) que recomendamos nombrar como Envío de faxes. En caso contrario, se utilizaría otra cuenta que tengamos configurada y al no tener permisos para el envío del fax se nos devolvería un error y no se enviaría. Tener cuidado con este requisito, ya que es una fuente muy común de errores al enviar faxes. PARA: Se debe usar la notación extensión@ipfax.jccm.es. Pueden indicarse varias direcciones para enviar a más de un destino de fax. Ejemplos de PARA: o A extensión de la JCCM 12345@ipfax.jccm.es o A nº exterior (anteponer 0) @ipfax.jccm.es o Envío a múltiples destinos, separados por ; (punto y coma) como se hace habitualmente con los destinatarios de correo: @ipfax.jccm.es; @ipfax.jccm.es ASUNTO: El campo asunto puede usarse para indicar persona a la que va destinada el envío, asunto del fax. Se trata de texto libre. Ejemplo de ASUNTO: A/A Antonio: Informes OPCIONAL: Si es necesario, adjuntamos uno o varios archivos de entre los tipos soportados por el servidor de faxes, vistos en el inicio de este capítulo. OPCIONAL: Escribimos en el cuerpo del correo lo que necesitemos. Este será el texto que aparecerá al inicio del fax, tras la cabecera. El uso del cuerpo del correo no es incompatible con añadir un archivo adjunto. Para los usuarios finales está disponible una hoja de referencia rápida de envío desde el cliente de correo. V 1.0 R 1 10/13

11 Finalmente, enviamos el correo electrónico, y el fax será cursado por el servidor. Según la carga del servidor y el tamaño del fax, en un tiempo variable entre unos segundos y unos minutos, recibiremos en la cuenta de correo electrónico del servicio/grupo un correo remitido por el servidor (procedente de la dirección smtp@ipfax.jccm.es) que nos informará del estado de entrega de nuestro fax. V 1.0 R 1 11/13

12 4 RECEPCIÓN DE FAXES La recepción de faxes se lleva a cabo mediante la entrega de un correo electrónico en nuestro buzón cada vez que nuestro servicio/grupo reciba un fax. Estos correos irán dirigidos a la lista de distribución de correo de nuestro servicio, por tanto, los recibirán todos los miembros de la lista. El contenido del fax se recibe en un fichero con formato PDF. Para poderlos visualizar necesitaremos tener instalado el programa Adobe Reader o cualquier otro visor de documentos PDF. Un ejemplo de fax recibido mediante correo electrónico: Para visualizar el fax, sólo tenemos que abrir el documento PDF adjunto al correo. También podemos guardar el contenido del fax (documento PDF) haciendo clic con el botón derecho del ratón en el archivo PDF y seleccionando Guardar o Guardar como V 1.0 R 1 12/13

13 Como una vez que hemos recibido el fax, es un correo electrónico en nuestro cliente de correo, también podemos reenviarlo a otra persona de la forma habitual (con la opción Reenviar). V 1.0 R 1 13/13