1C L E G I S L A C I Ó N

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1 GUIA SIMPLE DE ARCHIVO IDENTIFICACIÓN Entidad: Administración Portuaria Integral de Altamira, S. A. de C. V. Área de Procedencia del Archivo: Administración Portuaria Integral de Altamira, S. A. de C. V. Nombre del Responsable y Cargo: C.P. Berenice Romero Compean, Responsable del Archivo de Concentración. Domicilio: Calle Río Tamesí Km Lado Sur, Col. Puerto Industrial, Altamira, Tamps. C.P Teléfono: Ext Correo electrónico: bromero@puertoaltamira.com.mx FUNCIONES COMUNES 1C L E G I S L A C I Ó N Gerencia de Comercialización Edificio Antiguo de A. P. I. Leyes Códigos Decretos SERIE Reglamentos Internos y Externos de dependencias y entidades de la APF Acuerdos Generales Instrumentos Jurídicos Consensuales Información relativa a la normatividad que regula a la entidad, normatividad Federal, Estatal y Municipal, en su actuación como entidad paraestatal. Comprende la normatividad que regula a la entidad, Federal, Estatal y Municipal, en su actuación como entidad paraestatal. Disposiciones presidenciales y expropiatorios que regulan a la entidad Información normativa que regula las diversas actividades de la entidad. Acuerdos de la entidad con diversas entidades federales y municipales. Documentación Relativa a convenios concertados entre la entidad y los municipios. Diario Oficial de la Federación Normatividad expedida en el Diario

2 Normas Oficiales Mexicanas Oficial que regula a la entidad. Normas regulan de seguridad. 2C ASUNTOS JURÍDICOS Gerencia Jurídica Edificio Antiguo de A. P. I. SERIE Disposiciones Jurídicas en la Materia Registro y Certificación de firmas acreditadas ante la dependencia Actualizaciones y representaciones en materia legal Estudios, dictámenes e informes Juicios contra la dependencia Juicios de la dependencia Notificaciones Inconformidades y Peticiones Delitos y Fallas 3C DESCRIPCION Boletines expedidos por el Tribunal Superior de Justicia. Documentación relativa a documentos certificados. Documentos oficiales protocolizados y revisiones jurídicas Documentación de Informes elaborados para juzgados. Comprende toda la documentación derivada de asuntos contenciosos, juicios laborales, agrarios, mercantiles y administrativos. Comprende toda la documentación derivada de juicios laborales y administrativos. Requerimientos y exhortos Quejas e inconformidades de contratistas. Denuncias o querellas y averiguaciones previas. PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

3 Gerencias: Operaciones, Jurídico, Finanzas, Planeación y Desarrollo Comercialización Edificio Antiguo de A. P. I. Programas Operativos Anuales Disposiciones en materia de organización Disposiciones en materia de presupuestación Programas y proyectos en materia de presupuesto Evaluación y control del ejercicio presupuestal Documentación relativa al programa anual de trabajo. Actas del Consejo de Administración. Presupuesto, Modificación y estructura orgánica. Programas de ahorro y seguimiento. Documentación presupuestal y control del presupuesto ejercido. 4C RECURSOS HUMANOS Gerencias: Operaciones, Jurídico, Finanzas, Ingeniería, Comercialización Edificio Antiguo de A. P. I. Convenios de terminación laboral, Disposiciones en materia de recursos constancias de percepciones y humanos retenciones a empleados. Programas y proyectos en materia de recursos humanos Programas y presupuesto de recursos humanos. Expediente único de personal Documentación personal y laboral. Nómina de pago de personal Documentación administrativa que

4 Identificación y acreditación de personal Control de asistencia Estímulos y recompensas Evaluaciones y promociones Filiaciones al IMSS Control de Prestaciones en materia económica Jubilaciones y pensiones Servicios sociales, culturales, de seguridad e higiene en el trabajo Capacitación continua y desarrollo profesional de personal de áreas administrativas Censo de personal Expedición de constancias y credenciales Servicio profesional de carrera ampara la nómina, incidencias y auxiliares contables. Relación del personal de la entidad con gafetes de identificación personal y usuarios de los servicios. Documentación relativa a avisos de comisión, vacaciones y listas de asistencia del personal de la entidad. Documentos relativos al pago de estímulos al personal de la entidad. Documentación derivada de evaluaciones de competencias de desempeño, folleteria de promociones, avisos organizacionales. Documentación relativa al pago de obligaciones de seguridad social, como son: liquidaciones de cuotas obrero patronales, declaración de la prima de riesgo. Documentación generada del cumplimiento de obligaciones patronales. Pensiones Alimenticias de empleados Documentación derivada de análisis al servicio de comedor. Programa de capacitación y evaluación de cursos. Información relativa al personal de la entidad. Documentación generada por constancias del personal. Documentación de prestadores de servicios profesionales. 5C RECURSOS FINANCIEROS Finanzas Edificio Antiguo de A. P. I.

5 Disposiciones en materia de recursos financieros, contabilidad gubernamental Ingresos Libros contables Registros y control de pólizas de egresos Registros y control de pólizas de ingresos Pólizas de diario Conciliaciones Estados Financieros Auxiliares de cuentas Estado del ejercicio del presupuesto Fondo rotativo Declaraciones y pagos de impuestos Documentación relativa al presupuesto, cuenta pública, dictamen financiero y fiscal, catalogo contable. Documentación derivada de las facturas expedidas y soportes. Documentación contable y financiera que soporta los estados financieros. Documentación contable y financiera que soporta los estados financieros. Documentación contable y financiera que soporta los estados financieros. Documentación contable y financiera que soporta los estados financieros. Documentación contable y financiera que soporta los estados financieros. Documentación relativa a los estados financieros, resultado de las operaciones realizadas por la entidad. Registros de las operaciones realizadas por la entidad. Documentación que comprueba el ejercicio del presupuesto. Documentación derivada del resguardo de caja chica. Documentos relativos al cumplimiento de obligaciones fiscales. 6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA Gerencias: Finanzas, Jurídico, Ingeniería, Operaciones y Comercialización Edificio Antiguo de A. P. I.

6 Disposiciones en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento. Licitaciones Adquisiciones Contratos Seguros y Fianzas Registros de proveedores y contratistas Inventario físico y control de bienes muebles Inventario físico de bienes muebles Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles Comités y subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios Comité de Bienes Muebles Comité de Obra Pública Comisiones consultivas mixtas de abastecimiento Documentación relativa a la normatividad aplicable a obra pública. Documentos derivados de procesos de licitación pública nacional e internacional e invitación a cuando menos tres personas. Documentación relativa a las órdenes de compra, de servicios y requisiciones para la compra de bienes y servicios. Documentos derivados de operaciones formalizadas por adquisición de bienes y servicios. Documentación relativa a las pólizas de seguros y fianzas de los bienes muebles e inmuebles. Documentos relativos a currículum de proveedores. Documentos que contienen la comprueban la propiedad de bienes muebles como son, facturas de adquisición de activos, pago de derechos vehiculares. Documentación relativa a resguardos de bienes muebles y actas de inventarios físicos. Documentos relacionados con las entradas y salidas de bienes del almacén. Documentación derivada de la sesión del comité y subcomités, como son actas, acuerdos.y documentación diversa. Documentación relacionada con las sesiones del comité, actas, acuerdos y documentación diversa. Documentación relacionada con las sesiones del comité, actas, acuerdos y documentación diversa. Documentación relacionada con las sesiones del comité, actas, acuerdos y documentación diversa.

7 7C SERVICIOS GENERALES Finanzas, y Jurídico Edificio Antiguo de A. P. I. Servicios básicos Mantenimiento Conservación e Instalación de equipo de cómputo Control de Parque Vehicular Vales de combustible Documentación relativa al pago de servicios diversos como son agua, luz teléfono, etc. Documentación derivada de registros del mantenimiento y compra de bienes informáticos. Bitácoras de mantenimientos de vehículos oficiales Documentación relacionada al consumo de combustible de vehículos oficiales. 8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN Dirección General y Gerencias de: Finanzas, Jurídico, Planeación y Desarrollo, Ingeniería, Operaciones y Comercialización Edificio Antiguo de A. P. I.

8 Normatividad Tecnológica Desarrollo de redes de comunicación de datos y voz Disposiciones en materia de servicios de información Programas y proyectos en materia de servicios de información servicios de correspondencia servicios de bibliotecas Instrumentos de consulta Servicios y productos en internet e intranet Información relacionada con el sistema Compranet. Información sobre la ubicación del cableado de las oficinas de la entidad. Licencias de Software de cómputo. Programas de Sistema integral de información. Correspondencia recibida y emitida por la entidad. Revistas y manuales. Directorios telefónicos. Página Web y sistemas diversos 9C COMUNICACIÓN SOCIAL Gerencia de Comercialización Edificio Antiguo de A. P. I. Disposiciones en materia de comunicación social y relaciones públicas Programas y productos de comunicación social Materia multimedia Inserciones en anuncios, periódicos y revistas Agencias periodísticas de noticias, reporteros, articulistas, cadenas televisivas y otros medios de comunicación social Actos y eventos oficiales Registros de audiencias públicas Documentos de comunicación social. Libros, publicaciones, programas de comunicación social. Videos del puerto y medios internacionales. Folleteria y publicaciones diversas. Notas periodísticas o informativas. Eventos y exposiciones sobre la difusión del puerto. Presentaciones sobre el desarrollo del

9 Invitaciones y felicitaciones puerto. Invitaciones a empresas y a la comunidad portuaria de eventos realizados por la entidad. 11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS Gerencia de Finanzas, Planeación y Desarrollo Edificio Antiguo de A. P. I. Disposiciones en materia de políticas Programas y proyectos de información y evaluación Planes Nacionales Informe de Gobierno Indicadores de desempeño, calidad y productividad Manuales y políticas de la entidad. Documentación relativa a diversos informes y programas. Programa Sectorial de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes. Sumario del Gobierno del Estado. Guía de participación para la obtención del premio INTRAGOB. 12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN Gerencia de Finanzas Edificio Antiguo de A. P. I. Programas y Proyectos en materia de Documentación originada por encuestas

10 transparencia y combate a la corrupción Comité de información Solicitudes de acceso a la información Portal de transparencia Instituto Federal de Acceso a la Información 13C de transparencia y reportes. Reglamento y actas del comité de información. Solicitudes recibidas del SIS, derivado de la Ley de Transparencia y Acceso a la información gubernamental. Página Web de la entidad. Documentos relacionados con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Gubernamental. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD AMBIENTAL Gerencia de Finanzas, y Operaciones Edificio Antiguo de A. P. I. Normas de calidad ISO 9001 e ISO Manual de Calidad Procedimientos Programas Ambientales Marco Legal ambiental Reportes de Control de Documentos Reportes de Control de Calidad Reportes de la Revisión por la Dirección Reportes de Acciones Correctivas y Normatividad ambientas e ISO 9001, evaluaciones y seguimiento. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Programas de manejo de aspectos ambientales. Comité gerencial del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Documentos Obsoletos del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Registro del Sistema de Gestión de la Calidad. Documentos derivados de la revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Solicitudes de acciones preventivas y

11 preventivas Reportes de de productos no conformes Reportes de auditoria de calidad y ambiental Reportes de satisfacción del cliente Desempeño de los procesos Reportes de capacitación y competencias correctivas del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Reportes del Sistema de Gestión de la Calidad. Reportes del resultado de auditorias del Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental. Encuestas de calidad a proveedores para evaluación de los servicios prestados. Reportes de desempeño de ambientas e indicadores. Exámenes de competencia y capacitación del Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental. FUNCIONES SUSTANTIVAS 1S COMERCIALIZACIÓN Gerencia Jurídica, Operaciones, Planeación y Desarrollo, y Comercialización Edificio Antiguo de A. P. I. Disposiciones en la materia de comercialización Programas, proyectos y estudios Cesión Parcial de Derechos Prestadores de servicios portuarios Terrenos Manuales de consulta de comercio exterior. Documentos derivados de programas de vinculación con la ciudadanía, anuarios estadísticos. Contratos celebrados con diversas empresas. Contratos celebrados con diversas empresas y personas físicas. Contratos de compraventa y arrendamiento.

12 Órganos colegiados 2S OPERACIONES Comité técnico de desarrollo subcomité de planeación portuaria. Gerencia de Operaciones, Jurídico y Comercialización Edificio Antiguo de A. P. I. Disposiciones en materia de operaciones Programas, proyectos y estudios Supervisión de Operaciones portuarias Seguridad y protección portuaria Servicios portuarios Estadística Portuaria Órganos Colegiados Reglas de operación del puerto. Proyectos del plan de emergencia, programa de seguridad y Plan de protección de la instalación portuaria. Documentación relativa al atraque, desatraque y fondeo de buques. Documentos de control y ubicación de equipos contraincendio, manuales de procedimientos de protección. Reportes de Báscula. Documentación de estadística de carga, movimiento global del puerto, actas de reuniones de programación de buques. Comité de operaciones. INGENIERÍA 3S Gerencia de Ingeniería Edificio Antiguo de A. P. I.

13 Disposiciones en materia de ingeniería Programas, proyectos y estudios Obra pública portuaria Órganos Colegiados Contratos y convenios celebrados en materia de obra pública. Proyectos realizados sobre la infraestructura del puerto. Bitácoras de supervisión de obras de mantenimiento. Comité de obra pública y servicios relacionados con la misma.

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