PROCEDIMIENTO DE CICLO DE VIDA ESTUDIANTIL 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABILIDAD

Transcripción

1 PÁGINA: 1 de 6 1. OBJETIVO Identificar y describir detalladamente todas las actividades involucradas en el ciclo de vida del estudiante de la Universidad, desde que ingresa hasta que logra obtener la calidad de egresado. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a conocer todas las características que hacen parte del ciclo de vida estudiantil, la cual involucra inscripción, selección, admisión, matricula financiera, matricula académica, expedición de certificados de notas y de estudios, deserción, presentación de pruebas de estado y graduación en la Universidad. 3. RESPONSABILIDAD 3.1. CONSEJO ACADÉMICO: Es el órgano de gobierno colegiado e integrado por las autoridades académicas de una Universidad donde se estudia y aprueba las políticas académicas relacionadas con la Universidad, estudiantes y docentes CONSEJO DE FACULTAD: Es el órgano de gobierno colegiado e integrado por las autoridades académicas de la Facultad donde se estudian y aprueban las políticas académicas relacionadas con la Facultad RECTOR: Representante legal de la Institución y es el responsable de gestionar y ordenar internamente los recursos de la Universidad para garantizar las condiciones de calidad el servicio educativo prestado VICERRECTOR DE DOCENCIA: Es la autoridad académica encargada de dar cumplimiento a la política académica establecida en la Universidad JEFE DEPARTAMENTO DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADEMICO: Persona encargada de liderar todas las actividades relacionadas con el ciclo de vida del estudiante desde su inscripción hasta su graduación y garantizar los estándares de calidad de las actividades intermedias DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMISIONES UNIVERSIDAD NACIONAL: Es el ente encargado de diseñar, aplicar y evaluar las pruebas escritas de selección de estudiantes a todos los aspirantes de la Universidad PROFESIONAL UNIVERSITARIO DEL DEPARTAMENTO DE ADMISIONES: Es la persona encargada de liderar las actividades que facilitan el ciclo de vida del estudiante en la Universidad en las actividades financieras, académicas, servicio al cliente y graduación TÉCNICO ADMINISTRATIVO: Es la persona encargada de operacionalizar todas las actividades necesarias para facilitar el ciclo de vida estudiantil en los aspectos financieros, académicos, servicio al cliente y graduación. Revisado por: Ángel Britton Howard Cargo: Representante de la Dirección Firma: Fecha: Aprobado por: Fernando Cabarcas Charris Cargo: Vicerrector de Docencia Firma: Fecha:

2 PÁGINA: 2 de PERSONAL DE APOYO: Son las personas encargadas de apoyar las actividades de archivística, atención al público, apoyo a la docencia entre otras, en las facultades o dependencias adscritas ESTUDIANTE: Es la razón de ser de la Universidad, es el insumo que ingresa a la Institución con la expectativa de recibir un servicio educativo de calidad y obtener al final un título universitario. 4. GLOSARIO Para facilitar la comprensión del presente documento se definen los siguientes términos: ACADEMUSOFT: Es el Sistema de Información que gestiona todas los procesos académicos de la Universidad, el cual tiene acceso preferencial para estudiantes, docentes y administrativos. ADMISIÓN: Es la actividad que se ejecuta cuando el estudiante cumple con todos los documentos y requisitos solicitados por el Departamento Registro Académico. AL@NIA: Es el Sistema de atención de solicitudes implementado por el Departamento para gestionar de forma eficiente todas las solicitudes realizadas por los estudiantes. ECAES: Son los exámenes realizados por el ICFES con el fin de evaluar la calidad académica de los estudiantes que egresan de una institución de educación superior. GRADUACIÓN: Es la actividad por medio de la cual una institución de educación superior reconoce un título universitario previo cumplimiento de todos los requisitos exigidos para otorgar tal reconocimiento. INSCRIPCIÓN: Es la actividad mediante el cual la Universidad da a conocer su oferta académica y el aspirante manifiesta su interés de ingresar a un programa académico de la Universidad a través de la cancelación de unos derechos y del registro de sus datos personales y académicos en el Sistema de la Universidad MATRÍCULA ACADÉMICA: Es la actividad mediante el cual se establece la relación entre el estudiante y la universidad a través de la inscripción de las asignaturas que el estudiante cursará para poder avanzar en el plan de estudios para el cual fue admitido en la Institución. MATRÍCULA FINANCIERA: Es el valor cancelado por los estudiantes a cambio de la prestación del servicio educativo con una vigencia de un período académico (16 semanas).

3 PÁGINA: 3 de 6 PERÍODO ACADÉMICO: Es el lapso de tiempo en el cual se desarrollan las actividades académicas de la Universidad, normalmente se tienen establecidos 16 semanas para cada uno de ellos. REINTEGRO: Es el proceso que debe realizar el estudiante cuando por razones personales o académicas tuvo que suspender los estudios al menos en un período académico. SELECCIÓN: Es el mecanismo establecido por la Universidad donde se establecen los criterios que escogerán del personal inscrito los estudiantes que cumplen en alto grado con los estándares solicitados. SOLICITUDES: Son los diferentes requerimientos que realizan los estudiantes ante el Departamento y demás estamentos con relación a las situaciones académicas que se pueden presentar en el desarrollo del ciclo de vida del estudiante. SPADIES: Sistema de Prevención y Análisis de la Deserción en las Instituciones de Educación Superior. Es una herramienta informática que permite hacer seguimiento al problema de la deserción en la educación superior, es decir, a los estudiantes que abandonan sus estudios superiores. 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones y seguirse los siguientes lineamientos: a) EFICIENCIA: Es la correcto desempeño de las actividades que hacen parte del ciclo de vida del estudiante enmarcadas en la planificación, ejecución y control, además de solucionar acertadamente las solicitudes académicas realizadas. b) EFICACIA: Es realizar las actividades que hacen parte del ciclo de vida del estudiante de forma oportuna para evitar traumatismos en el desarrollo de las actividades subsecuentes. Al igual que solucionar en el menor tiempo posible las solicitudes académicas realizadas. c) ÉTICA: Garantizar el cumplimiento de la normatividad institucional para los procesos académicos. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTOS/ No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS 1 Definir los cupos que se van a Consejo Académico Resolución Académica

4 PÁGINA: 4 de ofrecer para cada período académico Ofertar los programas académicos que cuentan con registro calificado para la inscripción de los aspirantes. Seleccionar mediante examen de admisión y pruebas específicas, a los mejores aspirantes inscritos Registrar en el sistema de información académico los admitidos por primera vez 5 Liquidar matrícula financiera 6 Atender solicitudes 7 Realizar matrícula académica 8 9 Participar en actividades de docencia, culturales, deportivas, investigativas, de asociación, extensión y personal de apoyo. Participar en órganos de gobierno a nivel Institucional. 10 Registrar calificaciones. Dirección Nacional de Admisiones Universidad Nacional / / Coordinaciones de los Programas que requieren pruebas específicas de selección. / Jefe de la Oficina de Informática, Decanos, Vicerrectores, Consejos Superior, Académicos y facultades Registro Académico/Estudiante Estudiante Estudiante Docentes y Jefe del Departamento de Admisiones y Registro Académico Publicidad en diferentes medios de comunicación Publicación en la página web del listado de admitidos Sistematización en el Sistema de Información Académico de los admitidos. Volante financiero liquidado para cada período académico Solicitudes de estudiantes realizados por comunicación verbal, escritas o electrónica. Registros de las asignaturas matriculadas por cada uno de los estudiantes de la Universidad. Actos administrativos, registros escritos, fílmico, fotográficos, digitales. Actos Administrativos Registros de las calificaciones ingresadas por los docentes en los períodos habilitados por el calendario académico. Registro de las calificaciones ingresadas por el funcionario de

5 PÁGINA: 5 de 6 11 Definir estados académicos Realizar Seguimiento a la deserción Realizar Pruebas de Estado ECAES Verificar el cumplimiento de requisitos de grado. 15 Graduar Estudiante admisiones por fuera de las fechas habilitadas por el calendario académico Estados académicos de los estudiantes de acuerdo a su rendimiento académico y a lo estipulado en el reglamento estudiantil. Reportes generados por el sistema SPADIES después de haber ingresado la información de las variables críticas Resultado de la prueba. Listado de estudiantes a graduar. Libro de Registros 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Acuerdo Superior N 010 de agosto 3 de 1989 Estatu to estudiantil. Calendario Académico Instructivo de Admisión Instructivo de Matricula Académica Instructivo de Matricula Financiera Instructivo de registro de calificaciones Instructivo de Solicitudes Instructivo de Graduación Instructivo de Pruebas ECAES Instructivo de Seguimiento a la Deserción Instructivo de Estados Académicos 8. REGISTROS 1. Resolución Académica de Cupos por período académico 2. Publicidad en medios impresos, digitales y radiales por período académico

6 PÁGINA: 6 de 6 3. Publicación de admitidos en el portal web por período académico. 4. Sistematización de admitidos en Academusoft por período académico. 5. Numero de matriculas financieras liquidadas por programa por período académico. 6. Número de estudiantes matriculados por programa por período académico. 7. Número de solicitudes académicas realizadas. 8. Informe de desempeño de ECAES por período académico. 9. Listado de estudiantes a graduar. 10. Libro de registro de graduados. 9. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Octubre 31 de Abril 5 de 2010 Lina Barros J. Juan Carlos Farelo Ing. Dieter Suárez Polo Ing. Cristian Solano Payares Sandra Liliana Delgado Gómez VERSIÓN ORIGINAL Unificación de diversos procedimientos al interior de la misma dependencia con la finalidad de comprender de manera sistémica como se forma y se le agrega valor nuestro principal cliente. Actualización de registros y documentos de referencia