SIIGO WINDOWS. Elaboración de Documentos que Afectan Activos Fijos. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Elaboración de Documentos que Afectan Activos Fijos Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación DOCUMENTO TIPO I - REQUISION 2. Qué es una Requisición de Activos Fijos? 3. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Requisición de Activos Fijos? 4. Cuál es la Ruta para Elaborar una Requisición de Activos Fijos? 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Requisición de Activos Fijos? DOCUMENTO TIPO M - ORDEN DE COMPRA DE ACTIVOS FIJOS 6. Qué es una Orden de Compra de Activos Fijos? 7. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Orden de Compra de Activos Fijos? 8. Cuál es la Ruta para Elaborar una Orden de Compra de Activos Fijos? 9. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Orden de Compra de Activos Fijos? DOCUMENTO TIPO P - FACTURA DE COMPRA DE ACTIVOS FIJOS 10. Qué es una Factura de Compra de Activos Fijos? 11. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Factura de Compra de Activos Fijos? 12. Cuál es la Ruta para Elaborar Facturas de Compra de Activos Fijos? 13. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Compra de Activos Fijos?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que aclara el proceso de elaboración de los documentos Requisición (Documento Tipo I), Orden de Compra (Documento Tipo M) y Factura de Compra (Documento Tipo P); en los cuales queda registrado el movimiento generado que afecta a los activos fijos.

4 ELABORACION DE DOCUMENTOS QUE AFECTAN ACTIVOS FIJOS DOCUMENTO TIPO - I REQUISICIÓN Qué es una Requisaron de Activos Fijos? Este es un documento que se puede catalogar como extracontable, no registra ningún movimiento contable solo es de control y puede ser utilizado por todas las Áreas o Departamentos de la organización para realizar la solicitud de compra de los diferentes activos o bienes materiales que se necesitan en la empresa. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Requisición? Para elaborar una Requisición en SIIGO, se debe tener en cuenta: El documento Tipo I debe estar previamente definido por el modulo de Contabilidad Saber cuál es el Tipo de Requisición a utilizar de las definidas en el programa (Ej. I 1 / I 2). Se deben tener definidos los Grupos o Tablas de Activos Fijos, al igual que cada uno de los activos que maneja la organización Cuál es la Ruta para Elaborar una Requisición? La ruta para elaborar Requisiciones es: Activos Fijos Procesos Solicitud Interna Elaboración de la Requisición

5 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Requisición? Al momento de elaborar una Requisición el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de documento a elaborar: DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingreso al programa, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o con el icono permite consultarlos.

6 Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla. Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). En caso que el área que realice la solicitud tenga los datos del proveedor puede asignar este Nit, caso contrario se recomienda asignar el Nit de la empresa Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación y asignando algunos datos principales. F Entrega: El sistema toma la fecha con la que se ingreso al programa y puede ser modificada por la posible fecha en que el Proveedor haga entrega del Activo Fijo. Vendedor: El sistema trae por defecto el código del vendedor que se asocio en la apertura de terceros, de igual forma se puede cambiar siempre y cuando el vendedor este creado. Se puede realizar la búsqueda con el icono tecla de función F2 (búsqueda alfabética). o con la Este es un dato informativo

7 DATOS DE TRANSACCIONES: Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o concepto de requisición digitado Grupo Activo: Se debe digitar el código del activo fijo, para esto el sistema permite consultar los que están creados con ícono función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica) o con las teclas de El programa trae por default cantidad 1, si se necesita requerir varios activos fijos del mismo tipo, se tendrá que digitar cuantas veces se desee ese activo, por ejemplo si son 5 computadores se digitara 5 veces el código del activo fijo, generando una secuencia por cada activo Valor Unitario y Valor Total: Esta información se digita al momento de realizar la orden de compra debido a que hasta este momento no se conocen los respectivos valores. Descripción: El sistema trae el nombre digitado en la creación de grupos de Activos fijos, de igual forma esta descripción puede ser modificada

8 CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS ACTIVOS FIJOS QUE SE VAN A REGISTRAR EN LA REQUISICION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA siguiente ventana:. El programa presentara la Confirmando sí el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la Requisición si en la parametrizacion del documento se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento.

9 Adicional se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos. Por último el programa me permite imprimir el documento Original y las copias que se parametrizaron en la Definición del Documento. El documento puede ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel, este ultimo siempre y cuando se elabore el template de documentos.

10 DOCUMENTO TIPO M - ORDEN DE COMPRA DE ACTIVOS FIJOS Qué es una Orden de Compra de Activos Fijos? Una Orden de Compra es un documento extracontable y tienen efecto solo a nivel administrativo, cuando hablamos específicamente del documento Tipo M hacemos referencia al documento que utiliza la empresa solicitando a un proveedor un (os) activo(s) fijo(s). Este documento puede tener o no cruce con la requisición que aplica solo en el Modulo de Activos Fijos Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Orden de Compra de Activos Fijos? Para elaborar una Orden de Compra de Activos Fijos en SIIGO, se debe tener en cuenta: El documento Tipo M debe estar previamente definido por el modulo de Contabilidad Saber cuál es el Tipo de Orden de Compra de Activos Fijos a utilizar de las definidas en el programa (Ej. M 1 / M 2). Tener claridad si el documento maneja o no cruce con la Requisición (Documento Tipo I) Cuál es la Ruta para Elaborar una Orden de Compra de Activos Fijos? La ruta para elaborar una Orden de Compra de Activos Fijos es: Activos Fijos Procesos Orden de Compra Elaboración Orden de Compra

11 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Orden de Compra de Activos Fijos? Al momento de elaborar una Orden de Compra de Activos Fijos el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de documento a elaborar: 1. ORDEN DE COMPRA CRUZA CON REQUISICION: Este proceso solo aplica cuando se tiene el modulo de Activos Fijos y en la definición del documento Orden de Compra (Tipo M) se marco que cruza con la Requisición A continuación el sistema habilita la siguiente ventana:

12 DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Orden de Compra (Tipo M) se selecciono el campo cruza con Requisición. En esta pantalla se debe indicar cuál es la requisición que cruzara con la orden de compra; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo I (Requisiciones) que no han sido cruzados. Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema trae en la Orden de Compra todos los datos digitados en la Requisición, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario.

13 2. ORDEN DE COMPRA SIN CRUCE: DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingreso al programa, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o con el icono permite consultarlos. Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla. F Entrega: El sistema toma la fecha con la que se ingreso al programa y puede ser modificada por la posible fecha en que el Proveedor haga entrega del Activo Fijo. Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación y asignando algunos datos principales.

14 Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Vendedor: El sistema trae por defecto el código del vendedor que se asocio en la apertura de terceros, de igual forma se puede cambiar siempre y cuando el vendedor este creado. Se puede realizar la búsqueda con el icono tecla de función F2 (búsqueda alfabética). o con la F. De Pago: En este campo se debe digitar el tipo de negociación que se pacta con el Proveedor Ej. Contado, Crédito 30 días. Datos Adicionales del Proveedor: El sistema presenta automáticamente estos datos, los cuales son definidos en la creación del tercero

15 DATOS DE TRANSACCIONES Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado Grupo Activo: Se debe digitar el grupo del activo fijo, para esto el sistema permite consultar los activos que están creados con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), F4 (Referencia de fábrica). Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del grupo de activos fijos y permite realizar modificaciones

16 Cantidad: El programa trae por default cantidad 1, si se necesita requerir varios activos fijos del mismo concepto, se tendrá que digitar cuantas veces se desee ese activo, por ejemplo si son 5 computadores se digitara 5 veces el concepto del activo fijo, generando una secuencia por cada activo. Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del Activo. % Desc: Permite colocarle un porcentaje de descuento, solo si se parametrizo el campo en la definición del documento. Valor Total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del Activo.

17 DESCUENTOS: La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición del documento está marcada como retención el sistema trae en forma automática el porcentaje de retención. Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres primeras filas. Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema. Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de Descuentos. CARGOS: La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el producto es gravado y en su creación se asigno porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje. Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas filas.

18 Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema. Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Cargos. CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS ACTIVOS QUE SE DESEAN INCLUIR EN LA ORDEN DE COMPRA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA siguiente ventana:. El programa presentara la El sistema mostrara los valores totales de los descuentos y cargos calculados, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter.

19 Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la orden de compra si en la parametrización del documento se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento. En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento.

20 El documento SOLO puede ser enviado a vista preliminar o impresora. DOCUMENTO TIPO P - FACTURA DE COMPRA DE ACTIVOS FIJOS Qué es una Factura de Compra de Activos Fijos? Una Factura de Compra de Activos Fijos es un documento contable por medio del cual se registra la adquisición de los diferentes activos fijos que compre la empresa, es decir realiza la causación de toda transacción comercial. Este documento permite realizar el cruce con una orden de compra de activos fijos previamente elaborada. Siempre que en la parametrización de la compra se haya marcado este cruce. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Factura de Compra? Para elaborar una Factura de Compra de Activos Fijos en SIIGO se debe siempre conocer en forma clara la siguiente información: El Tipo de Compra a utilizar de las definidas en el programa (Ej. P 1 / P 2). Conocer la fecha correspondiente a la elaboración de la compra. Saber el Nit o C.C del tercero (proveedor) al cual se le va a comprar. Saber que centro y subcentro de costo afectara la transacción. Identificar el activo fijo a afectar. Confirmar con el tercero (proveedor) la forma de pago.

21 Si la forma de pago es crédito, determinar la fecha o fechas de vencimiento de la compra y el valor a pagar en cada vencimiento. Cuál es la Ruta para Elaborar Facturas de Compra? La ruta para elaborar Facturas de Compra es: Documentos Documentos Registro de Compra Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Compra? Al momento de elaborar una Factura de Compra el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Compra a elaborar: 1. FACTURA DE COMPRA CRUZA CON ORDEN DE COMPRA (DOCUMENTO TIPO M): Este proceso solo aplica cuando se tiene el modulo de Activos Fijos y en la definición del documento Compra (Tipo P) se marco que cruce con la Orden de Compra de Activos

22 Al momento de ingresar a elaborar el documento compra se habilita la siguiente ventana: A continuación el sistema habilita la siguiente ventana: Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Factura de Compra se selecciono el campo cruza con orden de compra Activos Fijos. En esta pantalla se debe indicar cuál es la orden de compra activos fijos, que cruzara con la Factura de compra; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo M (Orden de Compra Activos Fijos) que no han sido cruzados.

23 Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema trae en la Factura de Compra todos los datos digitados en la orden de compra Activos Fijos, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. 2. FACTURA DE COMPRA SIN CRUCE: DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingreso al programa, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento.

24 Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración de la Factura de Venta, solamente digitando el número de identificación y asignando algunos datos principales. Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Fra No: En el primer recuadro es para incluir algún prefijo que tenga la factura del respectivo proveedor, en el segundo recuadro se incluirá el número de la respectiva factura que ha sido emitida por el proveedor. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o con el icono permite consultarlos. Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla. Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual se encuentra emitida la respectiva factura de compra por parte de el proveedor. Esta fecha tiene incidencia sobre los informes del Módulo de Cuentas por pagar, ya que al generar el Estado de Cuenta del Proveedor, el sistema presentará la obligación a pagar con este número.

25 DATOS DE TRANSACCIONES: Compras de Activos Fijos: Teniendo el Modulo de Activos Fijos y manejando o sin manejar el cruce de documentos con la orden de compra documento tipo M; o de igual forma sin tener el modulo de activos fijos, la compra siempre se debe hacer por cuenta contable.

26 Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado. Cuenta: Se debe digitar la cuenta contable del activo fijo asociada al grupo o tabla de activos, para esto el sistema permite consultar las cuentas que están creadas con el ícono F3 (búsqueda numérica). o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Producto, Referencia de Fabrica, Cuenta Contable o Código de Barras.

27 Activo: Al momento de llamar una cuenta contable asociada a una tabla de activos fijos, el sistema solicitara el código del activo a afectar y luego solicita confirmación si es una Compra o Adición/Mejora Compra: Seleccionar este campo cuando se está realizando la compra inicial del activo fijo Mejora: Seleccionar este campo cuando se está contabilizando una mejora a un activo fijo. Centro de costo: Se debe digitar el centro de costo que afectara la contabilización, con la tecla de Función F2 o con los binoculares permite consultarlos. Sub-centro: Se debe digitar el sub-centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o con los binoculares permite consultarlos. Este campo se habilita solo si el Centro de Costos maneja Sub-Centro dependiendo del tipo de SIIGO. Nit: El sistema traerá automáticamente el número, nombre y si se marco la sucursal del proveedor el cual se digito en el encabezado.

28 Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del activo fijo y permite modificarlo para la impresión. Debito/Crédito: Se debe seleccionar la naturaleza de la contabilización Valor: Se debe digitar el valor total del activo fijo adquirido y del cual se está registrando la compra. DESCUENTOS: La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición del documento está marcada como retención el sistema trae en forma automática el porcentaje de retención. Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres primeras filas. Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema.

29 Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de Descuentos. CARGOS: La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el producto es gravado y en su creación se asigno porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje. Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas filas. Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema. Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Cargos.

30 CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODAS LAS CUENTAS CONTABLES Y LOS ACTIVOS FIJOS QUE SE VAN A REGISTRAR EN LA COMPRA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA presentara la siguiente ventana:. El programa Cargos y/o Descuentos totales: El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados secuencia por secuencia y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter. En los cargos totales el porcentaje de IVA siempre estará en cero y la razón es que si se incluyeron cuentas contables a varias tarifas de IVA, el sistema no hace promedios de porcentajes de IVA, pero el valor del IVA si es la sumatorio de los valores de cada ítem del documento. FORMAS DE PAGO O VENCIMIENTOS:

31 Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o cuenta registrada. Tipo: Corresponde al Tipo de Documento que se está elaborando (Ej. P). Comprobante: Corresponde al Numero del Tipo de comprobante que se está elaborando (Ej. P 1 / P 2 / P - 3). Numero: Consecutivo interno que lleva el sistema y no debe ser modificado. El campo Numero el sistema trae la información de manera automática y es editable, pero NO debe ser modificada su información porque esto altera la información en los Informes del Modulo de Proveedores y cruces de información. Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento(s) o cuota(s) en caso de la compra ser cancelada a crédito. Forma de Pago: El sistema trae por defecto el digito asociado en al catalogo del tercero en el campo forma de pago pero esta información puede ser modificada. Con el ícono realizar la consulta. o con las teclas de función F2 y F3 permite Fecha de Vencimiento: El sistema calcula en forma automática esta fecha de acuerdo al número de días asignado en el catalogo de terceros en el campo periodo de pago permite cambiar esta fecha. de igual forma el sistema Valor: El sistema trae por defecto el valor total a pagar de la compra. En caso que la compra sea pagada en cuotas, en este campo se debe colocar el valor a pagar en el primer vencimiento.

32 Por último el sistema pregunta sí el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la Factura de Compra si en la parametrizacion del documento se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento.

33 Adicional se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos. Por último el programa me permite imprimir el documento Original y las copias que se parametrizaron en la Definición del Documento. El documento puede ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel, este ultimo siempre y cuando se elabore el template de documentos. Cuando al elaborar una Factura de Compra (P) y esta cruza con una Orden de Compra (M), se debe tener en cuenta que en su definición se deben tener creados los mismos parámetros en cuanto a cuentas contables en especial las de CARGOS Y DESCUENTOS.