INDICE. Manual de Gerentes para autorizar Gastos de Viaje. 1. Introducción. 2. Ligas y rutas para ingresar al portal

Transcripción

1 Manual de Gerentes para autorizar Gastos de Viaje INDICE 1. Introducción 2. Ligas y rutas para ingresar al portal 3. Ingreso al sistema de liquidación de viáticos 4. Seguimiento de controles 5. Revisión de controles por Gerente 6. Información de consulta en los controles 7. Revisión de facturas y/o comprobantes para autorizar o rechazar 8. Regresar control a colaborador por rechazo de factura(s) y/o comprobante(s) 9. Envío de control a ELP 10. Consulta de historial

2 1. Introducción Con la finalidad de que la liquidación de Gastos de Viaje sea más fácil y rápida, así como eliminar el uso de papel, se implementó un nuevo sistema para liquidar Gastos de Viaje. En este documento se detalla el proceso para que los Gerentes que tienen a su cargo personal que viaja, realicen la revisión y autorización o rechazo de los controles de gastos de viaje. La liquidación se realizará a través de un portal de intranet o internet en donde el colaborador podrán subir archivos XML de facturas del año en curso e imágenes JPG para ciertos rubros. Es importante leer la Decisión 56 de Gastos de Viaje para que las liquidaciones se realicen considerando los criterios que se establecen en dicha decisión. 2. Acceso al portal de Gastos de Viaje Podrás ingresar por dos vías: 1. Portal INTRANET: 2. Portal INTERNET: Es muy importante que para el correcto funcionamiento de este sistema se utilice el navegador FIREFOX. INTRANET: Al ingresar por el portal de intranet se debe teclear el número de colaborador y posteriormente poner la huella. INTERNET: Al ingresar por el portal de internet se debe teclear el número de colaborador y clave de acceso la cual será los dos últimos dígitos del año y mes de nacimiento (Ejemplo: 05 de Octubre de 1985: la clave seria "8510").

3 Una vez ingresado aparecerá la siguiente pantalla y debe seleccionarse el ícono "personal". NOTA: Es importante aclarar que la revisión de gastos de viaje sólo se podrá realizar por Intranet, es decir, ingresando con huella. El acceso por internet es sólo para liquidar o consultar solicitudes de gastos de viaje. 3. Ingresar al sistema de liquidación de viáticos. Una vez que se ha ingresado por Intranet o Internet debe seleccionar la opción Gastos de Viaje (es nueva en el menú).

4 4. Seguimiento de Controles Todos los colaboradores tendrán acceso a este portal, cada quien con las opciones de acuerdo a su perfil. Los diferentes perfiles son: Normal o Viajero Gerente ELP, Encargada Local de Personal GPE, Gerente de Personal Gastos de Viaje Auditoría El menú Consulta de Controles estará disponible para todos los perfiles. El menú Seguimiento de estará disponible para gerentes, Personal, Gastos de viaje y auditoría. A cada quien se le reflejará según el puesto y centro que tenga.

5 5. Revisión de controles por Gerente. El primer filtro de revisión en el proceso de liquidación de Gastos de Viaje lo realiza el gerente del colaborador. Contará con acceso a la opción Gerente del menú Seguimiento de. Para que se despliegue el detalle de controles, deberá seleccionar un estatus, ciudad o centro o bien teclear el número de colaborador o número de control y después hacer clic en consultar. Al buscar por ciudad o centro, al Gerente se le muestran sólo las ciudades o centros donde tiene personal a cargo. Al consultar por el filtro Colaborador o número de Control, el sistema sólo mostrará la información si el colaborador depende del Gerente o si el control es de un colaborador que depende del Gerente.

6 Si el Gerente consulta a un colaborador que no depende de el, le mostrará el siguiente mensaje: Si el Gerente consulta un control de un colaborador que no depende de el, le mostrará el siguiente mensaje: Los estatus que podrá revisar son: Pendiente Colaborador: Muestra los controles que tienen sus colaboradores pendientes de liquidar. Pendientes Gerente: Muestra los controles que el colaborador envió a Gerente para su autorización y están pendientes para que él los envíe a ELP una vez que los autorice. El Gerente no preliquida por lo que se recomienda que los revise rápido para que se envíen a ELP oportunamente en caso de ser autorizados. Estos controles pueden ser visualizados por Colaborador, ELP y Gastos de Viaje a manera de consulta. Pendientes ELP: son los controles que el Gerente envió a la ELP. Estos controles deben ser revisados por ELP para autorizar las facturas y preliquidar el control o bien, rechazar facturas y regresar el control al colaborador. Estos controles pueden ser visualizados por Colaborador, Gerente y Gastos de Viaje a manera de consulta. Pendiente Gastos de Viaje: Son controles que ELP autorizó y se envió a Gastos de Viaje para su revisión. Estos controles están preliquidados, pero en caso de que Gastos de Viaje rechace se despreliquidan. Estos controles pueden ser visualizados por Colaborador, Gerente y ELP a manera de consulta. Rechazo GTE: Son controles que fueron rechazados por Gerente y que el colaborador debe

7 dar seguimiento en su consulta de controles rechazados. Estos no pueden ser revisados pero se pueden ver a manera de consulta. Rechazo ELP: Son controles que fueron rechazados por la ELP por lo tanto deben estar en la consulta de controles rechazados del colaborador. Estos no pueden ser revisados pero se pueden ver a manera de consulta. Rechazo Gastos de Viaje: Son controles que fueron rechazados por Gastos de Viaje por lo tanto deben estar en la consulta de controles rechazados del colaborador. Estos no pueden ser revisados pero se pueden ver a manera de consulta. Una vez realizada la consulta el sistema despliega el listado de controles con la siguiente información: Estatus (área en la que está pendiente el control), Número de control, Colaborador (número y nombre), y fecha en que el colaborador envió el control a revisión). El usuario puede abrir el control para revisarlo haciendo doble clic en el renglón del control que quiera revisar.

8 6. Información de consulta en los controles. Al abrir el control podrán ver la misma información que ve el viajero cuando ingresa al sistema para subir las facturas además de una serie de comentarios realizados por elp o gastos de viaje al momento de capturar y autorizar la solicitud respectivamente, comentarios sobre compra de boletos de avión y comentarios que el viajero haya anotado al momento de realizar su liquidación. También podrá anotar sus propias observaciones al momento de liquidar, para esto tendrá las siguientes pestañas: Colaborador/Viajero : Información correspondiente a los viajeros y su centro. Datos Generales : Información referente a viaje realizado. Gastos Autorizados : Información de la solicitud del gasto original y complementos en caso de existir.

9 Gastos Comprobados : Importes por tipo de gasto y sus totales de lo autorizado al control del viajero, en esta parte también se muestran los importes de los comprobantes que el viajero agrega a su control, así como las devoluciones de dinero realizadas en tienda. Pueden cambiar y revisar la pestaña que deseen pero por default aparecerá la pestaña de Gastos Comprobados. Comentarios Solicitud. El Gerente podrá visualizar los comentarios u observaciones que capturó la elp cuando ingresó la solicitud de viáticos al sistema. Comentarios liquidación. El Gerente podrá visualizar los comentarios que registren respecto a boletos de avión o bien los comentarios que haya realizado el colaborador, además tendrá opción a anotar sus propios comentarios u observaciones para que estas sean vistas por ELP, Gastos de Viaje y Auditoría.

10 En la parte inferior de cualquiera de las pestañas se muestran los comprobantes que el viajero subió al control. 7. Revisión de Facturas y/o Comprobantes para autorizar o rechazar. El Gerente podrá visualizar todas las facturas o comprobantes que su colaborador haya subido como comprobación al control y tendrá opción de revisar cada uno de ellos a detalle, si así lo desea, haciendo doble clic en el renglón de la factura o comprobante a revisar. El Gerente puede decidir si revisa a detalle todos los comprobantes, si revisa sólo algunos o si no revisa ninguno. Para revisar un comprobante se hace doble clic en el registro deseado o se hace clic en el icono una vez que se haya seleccionado la factura o comprobante a revisar. El sistema mostrará la visualización del xml o la imagen correspondiente al registro seleccionado.

11 En la visualización del xml se podrá distinguir el domicilio de expedición de la factura, además del domicilio fiscal. En la parte inferior se muestran los botones para Autorizar o Rechazar el comprobante. Al autorizar una factura o comprobante se muestra una ventana de confirmación y queda marcado como autorizado con el icono en color verde. Los comprobantes que no estén revisados siguen apareciendo con estatus en blanco. En caso de Rechazar el comprobante, el sistema carga la siguiente pantalla donde se solicita indicar el motivo de rechazo. El Gerente deberá seleccionar el motivo de rechazo del listado, en caso de elegir la opción otros aparecerá un recuadro donde se debe especificar el motivo por el cual se cancela la factura, después hacer clic en grabar. Posteriormente se muestra una ventana confirmando que la factura se ha rechazado y ésta se mostrará con una X en color rojo para diferenciar los comprobantes rechazados de los demás. En caso de hacer clic en Cancelar el sistema regresa a la pantalla de visualización del comprobante.

12 Si desea consultar el motivo de rechazo de una factura o comprobante, puede hacerse seleccionando el renglón a revisar, el cual debe estar marcado con la X en color rojo, se hace clic en el icono y el sistema mostrará la siguiente pantalla: 8. Regresar control a Colaborador por rechazo de factura(s). En caso de tener al menos una factura rechazada, el control debe regresarse al colaborador para su corrección o bien devolución de efectivo. En la parte inferior derecha de la pantalla el Gerente tendrá la opción de regresar el control al colaborador. Aunque es recomendable que el Gerente revise todas las facturas y/o comprobantes de sus colaboradores, no será necesario que todas estén marcadas como rechazada o autorizada para regresarlo a colaborador o enviarlo a ELP. Si Gerente rechaza una factura o comprobante, el colaborador podrá ver cual es el archivo rechazado y el motivo de rechazo.

13 El colaborador debe corregir o bien eliminar la factura y realizar la devolución de efectivo para volver a enviar el control a revisión con su Gerente. Una vez que el Gerente reciba nuevamente el control, aplicaría el mismo proceso mencionado en el punto Revisión de facturas y/o comprobantes para autorizar o rechazar. 9. Envio de control a ELP Una vez que el gerente revise que la liquidación de su colaborador es de acuerdo a la decisión 56 Gastos de Viaje, deberá enviar el control electrónicamente a ELP haciendo clic en la opción Enviar a ELP la cual se encuentra ubicada en la parte inferior derecha en color azul.

14 10. Consulta de Historial Al liquidarse o cargarse un control, éste sólo podrá ser consultado en la opción Historial GTE. Aquí podrá visualizar los controles liquidados y cargados de sus colaboradores por centro, colaborador, número de control o fecha. Los controles mostrados en esta opción podrán consultarse seleccionando y haciendo doble clic en el. Si un control no está liquidado o cargado no aparecerá en el historial, debe ser consultado en seguimiento de Gerente para revisar su estatus.