CASO PRÁCTICO Nº Monitoreo y Ajuste de la Carga de Trabajo de los Recursos. - Control del Proyecto usando el Valor Ganado.

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1 CASO PRÁCTICO Nº OBJETIVO El desarrollo del Caso Práctico Nº 07 busca lograr los siguientes objetivos en el participante: - Realizar el Monitoreo y Ajuste de la Carga de Trabajo de los Recursos. - Controlar el Proyecto usando el Valor Ganado. 2. TEMAS A DESARROLLAR El Caso Práctico Nº 07 desarrolla los siguientes temas: - Monitoreo y Ajuste de la Carga de Trabajo de los Recursos. - Control del Proyecto usando el Valor Ganado. Nota Antes de iniciar el desarrollo de Caso Práctico Nº 07, recordamos revisar la configuración del MS Project 2010 de su equipo, para ello utilice el documento de Guía de Configuración del MS Project 2010 del curso. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

2 3. DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO Para desarrollar el Caso Práctico de la Unidad 07 utilice el archivo MS Project - CP07.mpp. Primero revisamos nuestro archivo MS Project, para verificar que se tiene la misma información. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 2

3 FIGURA 1: Vista del Diagrama de Gantt Ahora revisamos el estado del proyecto mediante la Información del proyecto, para así verificar los datos macro del proyecto (duración, trabajo y costo), el resultado debe ser similar al que se muestra en la Figura 2. FIGURA 2: Información del proyecto MONITOREO Y AJUSTE DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS Ahora haremos el monitoreo del cronograma del proyecto, en base a la carga de trabajo de los recursos. Revisión de los totales del Trabajo General Hay dos formas de revisar los totales del trabajo general: 1. Forma 1: Vamos al Menú Proyecto, nos ubicamos en el grupo Propiedades elegimos la opción Información del Proyecto, y en la ventana emergente elegimos el botón Estadísticas, así obtenemos el siguiente resultado: The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 3

4 FIGURA 3: Revisando los Totales del Trabajo General 2. Forma 2: Vamos al Menú Formato y en el grupo Mostrar u ocultar seleccionar la opción Tarea de resumen del proyecto, como se observa en la Figura 4. FIGURA 4: Mostrar Tarea resumen del proyecto El resultado se mostrará en la parte superior del cronograma, como se observa en la siguiente imagen: FIGURA 5: Tarea resumen del proyecto Revisión de las Variaciones de Trabajo Ahora revisaremos las variaciones del trabajo, para ello necesitamos visualizar la tabla Trabajo de la siguiente manera: The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 4

5 1. Verificar que estemos en el Diagrama de Gantt. Ubicarnos en la parte superior izquierda de la tabla y hacer clic derecho, en el menú emergente seleccionar la opción Trabajo. Como se observa en la Figura 6. FIGURA 6: Visualizar Tabla Trabajo 2. De esta forma podremos visualizar la Tabla de Trabajo: FIGURA 7: Tabla Trabajo En esta tabla podemos visualizar los campos trabajo, previsto, variación, real, restante y % trabajo completado. En el campo variación podemos identificar que la variación del proyecto en cuanto al trabajo solo ha sido de 7 horas hasta el momento. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 5

6 Revisión del Trabajo Sobrepresupuestado Para visualizar las tareas con trabajo Sobrepresupuestado hacemos los siguientes pasos: 1. Verificar que nos ubicamos en el Diagrama de Gantt o alguna vista de tareas. 2. Ubicarnos en la pestaña Vista, en el grupo Datos, y clic en el botón de Filtros, seleccionar la opción Más filtros, en la nueva ventana buscar la opción Trabajo sobrepresupuestado, y clic en Aplicar, como se observa en la Figura 7. FIGURA 8: Tabla Trabajo 3. El resultado Final del Trabajo Sobrepresupuestado de las tareas será el siguiente: FIGURA 9: Tabla Sobrepresupuestado de las Tareas The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 6

7 Para visualizar los recursos con trabajo Sobrepresupuestado hacemos los siguientes pasos: 1. Verificar que nos ubicamos en la Hoja de Recursos o alguna vista de recursos. 2. Ubicarnos en la pestaña Vista, en el grupo Datos, y clic en el botón de Filtros, seleccionar la opción Más filtros, en la nueva ventana buscar la opción Trabajo sobrepresupuestado, y clic en Aplicar, como se observa en la Figura 10. FIGURA 10: Tabla Trabajo 3. El resultado Final del Trabajo Sobrepresupuestado de los recursos será el siguiente: FIGURA 11: Tabla Sobrepresupuestado de los Recursos Revisión de la Sobreasignación de los Recursos Hay tres formas de identificar los recursos sobreasignados en el proyecto: - Mediante la Hoja de Recursos. - Mediante la Vista Uso de Recursos. - Mediante la Gráfica de Recursos. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 7

8 Sobreasignación de Recursos en la Hoja de Recursos La Hoja de Recursos es una forma rápida de identificar que recursos están sobreasignados en el proyecto, los cuales se mostrarán de color rojo. Es necesario que se muestren todos los recursos (quitar cualquier filtro si es que esta activado), y se puede trabajar con cualquier tabla. Para visualizar la Hoja de Recursos ir a la pestaña Tarea, clic en el botón de Diagrama de Gantt, y seleccionar la opción Hoja de Recursos, seleccionar la tabla Entrada. En nuestro caso podemos ver que no tenemos recursos sobreasignados, como se observa en la Figura 12. FIGURA 12: Hoja de Recursos Sobreasignación de Recursos en la Vista Uso de Recursos La Vista de Uso de Recursos nos muestra las tareas que están asignadas a cada recurso. La información detallada de esta vista nos facilitará la toma de decisiones para manejar las sobreasignaciones con mayor criterio. En muchos casos el MS Project identificar un recurso como sobreasignado por el simple hecho que está realizando dos actividades en un día (aun si estas no sobrepasen las horas asignadas al recurso) o también identifica sobreasignaciones de minutos, las cuales son sobreasignación que no impactan realmente al proyecto y pueden dejarse como tal en el cronograma, pues demandaría más esfuerzo el dejar que se visualicen. Para visualizar la Vista Uso de Recursos ir a la pestaña Tarea, clic en el botón de Diagrama de Gantt, y seleccionar la opción Uso de Recursos, en nuestro caso podemos ver que no tenemos recursos sobreasignados, como se observa en la Figura 13. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 8

9 FIGURA 13: Vista Uso de Recursos Sobreasignación de Recursos en la Gráfica de Recursos La Gráfica de Recursos es una forma sencilla de visualizar los recursos sobreasignados, se visualizará una gráfica por cada recurso. La gráfica presenta barras verticales de color azul (cuando el recurso no excede su capacidad máxima) y rojo (cuando el recurso excede su capacidad máxima, es decir esta sobreasignado). Para visualizar la Gráfica de Recursos ir a la pestaña Tarea, clic en el botón de Diagrama de Gantt, y seleccionar la opción Gráfica de Recursos, en nuestro caso podemos ver que si tenemos un recurso sobreasignado, como se observa en la Figura 14. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 9

10 FIGURA 14: Gráfico de Recursos Podemos observar que tenemos una sobreasignación con el recurso Asistente, según la Gráfica de Recursos. Si visualizamos la gráfica de recursos a nivel de días, identificaremos que los días que generan la sobreasignación son el 13 y 27 de febrero y el 12 de marzo, sin embargo si revisamos los mismos días en la Vista Uso de Recursos no visualizaremos tal sobreasignación, lo que si veremos es que el recursos Asistente está participando en dos actividades esos días. Algunas veces el MS Project identifica a un recurso como sobreasignado cuando realiza más de una tarea. Por eso recomendamos revisar las sobreasignaciones en la Vista Uso de Recursos, pues al tener más detalle podremos identificar si la sobreasignación es algo que debe resolverse o no. CONTROL DEL PROYECTO USANDO EL VALOR GANADO Ahora controlaremos el estado del proyecto a través de indicadores de gestión como son el valor ganado, el costo real y el valor planeado, entre otros. Recordemos que el Valor Ganado se maneja en el Project como Valor Acumulado. Para visualizar el valor acumulado del proyecto hacemos los siguientes pasos: 1. Verificar que nos ubicamos en el Diagrama de Gantt o cualquier vista de tareas. 2. En la parte superior izquierda de la tabla actual hacemos clic derecho, y en el menú emergente seleccionar la opción Más tablas, y en la nueva ventana buscar la opción Valor Acumulado, y clic en Aplicar. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 10

11 FIGURA 15: Gráfico de Recursos 3. Así podremos visualizar el Valor Acumulado de las Tareas del Proyecto. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 11

12 FIGURA 16: Valor Acumulado SEGUIMIENTO DEL PROGRESO EN EL CRONOGRAMA El seguimiento del progreso del cronograma se hace de acuerdo a los periodos de seguimientos que se ha establecido en el proyecto, los cuales pueden ser semanales, quincenales, mensuales, etc. Seguimiento de las Tareas Resumen Para actualizar las tareas resumen, se debe actualizar la información de las tareas que están incluidas dentro de la tarea resumen, con los siguientes pasos: 1. Ubicarnos en la Vista Gantt de Seguimiento, y en la Tabla Seguimiento. 2. La información que se recomienda actualizar es el % completado, la duración real, el costo real y el trabajo real. FIGURA 17: Columnas de la Tabla Seguimiento 3. Ahora filtramos las tareas de la semana 11, cuyo periodo comprende del 11 al 17 de marzo del 2012, y ponemos como fecha de estado el 17 de marzo. El resultado de las tareas filtradas será similar a la Figura 18. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 12

13 FIGURA 18: Tareas de la semana Ahora actualizamos la duración real según la siguiente Figura. FIGURA 19: Tareas de la semana 11 actualizadas De esta forma hemos actualizado las tareas resumen, actualizando en este caso la duración real y el costo real. Seguimiento diario de las Tareas Este método sigue el progreso de un cronograma a nivel de las tareas ingresando valores reales por días (o si desea otro periodo de tiempo). El seguimiento diario o periódico de las tareas es el método más exacto, aunque también consume más tiempo. Para actualizar hacemos los siguientes pasos: 1. Ubicarnos en la Vista Uso de Tareas, y en la Tabla Trabajo. 2. La información que se recomienda actualizar es el costo real y el trabajo real. Para visualizar estos campos hace clic derecho en la tabla derecha verificar que estos campos estén seleccionados, como se observa en la Figura 20. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 13

14 FIGURA 20: Vista Uso de tareas Tabla Trabajo 3. Ahora filtramos las tareas de la semana 12, cuyo periodo comprende del 18 al 24 de marzo del 2012, y ponemos como fecha de estado el 24 de marzo. El resultado de las tareas filtradas será similar a la Figura 21. FIGURA 21: Tareas de la Semana 12 The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 14

15 4. Ahora actualizamos el trabajo real con los datos que se muestran en la Figura 22. FIGURA 22: Tareas de la semana 12 actualizadas Seguimiento diario de los Recursos En este método los recursos son el grupo principal para realizar el seguimiento del progreso del cronograma, y se realizan los siguientes pasos: 1. Ubicarnos en la Vista Uso de Recursos, y en la Tabla Trabajo. 2. La información que se recomienda actualizar es el trabajo real. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 15

16 3. Ahora filtramos las tareas de la semana 13, cuyo periodo comprende del 25 al 29 de marzo del 2012, y ponemos como fecha de estado el 29 de marzo. El resultado de las tareas filtradas será similar a la Figura 23. FIGURA 23: Tareas de la semana Ahora actualizamos el campo trabajo con los datos que se muestran en la Figura 24. FIGURA 24: Tareas de la semana 13 actualizadas GENERACIÓN DE INFORMES DE VALOR GANADO Generación de Informes de Valor Ganado Para generar el Informe de Valor Ganado realizar los siguientes pasos: 1. Desactivar cualquier filtro que tengamos. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 16

17 2. Ubicarnos en la pestaña Proyecto, ir al grupo Informes y hacer clic en el botón de Informes. 3. En la nueva ventana seleccionar la opción de Costos y clic en Seleccionar, como se observa en la Figura 25. FIGURA 25: Emitir Informe de Valor Ganado parte 1 4. En la nueva ventana hacer clic en la opción Valor acumulado, y clic en Seleccionar, como se observa en la Figura 26. FIGURA 26: Emitir Informe de Valor Ganado parte 2 5. Se obtendrá la siguiente vista del Informe de Valor Acumulado de MS Project: The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 17

18 FIGURA 27: Emitir Informe de Valor Ganado Generación de Informe Visual de Valor Acumulado 1. Hacer clic en la pestaña Proyecto, luego en el grupo Informes hacer clic en la opción Informes Visuales. FIGURA 28: Informes Visuales 2. En la nueva ventana hacer clic en la pestaña Todas, luego seleccione Informe de horas extra de Valor acumulado, y clic en el botón Editar plantilla. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 18

19 FIGURA 29: Informes de horas extras de valor acumulado 3. En la nueva ventana, al lado derecho en campos seleccionados agregar los valores AC, VALOR ACUMULADO Y VALOR PLANEADO, finalmente clic en editar plantilla. El resultado que se obtendrá será el siguiente: FIGURA 30: Informes de valor acumulado The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 19

20 4. Si ingresa al libro Uso de Asignación con VA, podrá visualizar los valores que solicito en la gráfica (Valor Planeado, Valor Acumulado y AC). FIGURA 31: Tabla Excel de Valor Acumulado 5. En el panel izquierdo puede desactivar la visualización de cualquiera de los campos. También puede filtrar los resultados por semanas específicas para esto haga clic en la opción Semanal (debajo de hora), aparecerá una ventana, amplíe los resultados del año y trimestre hasta que aparezcan las semanas, como se visualiza en la Figura 32. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 20

21 FIGURA 32: editando el periodo del Informe de Valor Acumulado 6. A modo de ejemplo seleccionaremos solo las semanas 11, 12 y 13, el resultado debe ser similar a la Figura 33 y Figura 34. FIGURA 33: Informe de Valor Acumulado (Semanas 11, 12 y 13) The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 21

22 FIGURA 33: Tabla Excel de Valor Acumulado (Semanas 11, 12 y 13) The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 22