MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL

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1 249 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO MUNCIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO UNIDAD DE PLANES Y PROGRAMAS AREA DE RACIONALIZACION MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL UNIDAD DE LOGISTICA

2 250 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO I. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Gerencia de Administración General que relacionados con los procedimientos de otras Gerencias van a permitir cumplir la finalidad y objetivos de la Institución. Se ha buscado desarrollar esta sistematización lo más simple posible, de tal forma que regulen y optimicen el desarrollo de las diversas funciones que competen a la UNIDAD DE LOGISTICA que ante una acción planteada por los trabajadores y por la Alta Dirección de la Municipalidad los pasos para desarrollarla, sean lo suficientemente claros y directos que permitan una conclusión rápida. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo. II. DATOS GENERALES A. NATURALEZA Y FINALIDAD Es un documento de gestión que de manera sencilla y sistemática describe a un conjunto de procedimientos que concatenados entre sí y enmarcados en la normatividad legal y administrativa vigente, se realizan en forma secuencial o simultánea y permiten a la Unidad de Logística cumplir los objetivos de la entidad. B. OBJETIVOS Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son: Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma compendiada permitiendo que su aplicación sea de manera eficiente y práctica. Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y direccionar su ejecución. Lograr establecer todos los procedimientos de la Unidad, que permita que los resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes. Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que correspondan, incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución.

3 251 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO C. BASE LEGAL El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente: Decreto Supremo PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N Decreto Supremo EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG y N CG Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios Unidad de Almacén Toma de Inventario Físico Baja de Bienes en activo fijo Mantenimiento de bienes de activo fijo Acceso, uso y custodia de bienes Control sobre vehículos oficiales del estado Protección de bienes de activo fijo Integridad y valores éticos Responsabilidad Contrataciones y adquisiciones de Bienes, Servicios y Obras. D. CONTENIDO Y ALCANCE Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la Unidad de Logística. E. APROBACION DEL MANUAL Este Manual ha sido aprobado mediante Resolución de Alcaldía N F. REVISION Y ACTUALIZACION Para la Revisión, Modificación y/o Actualización del presente manual, se debe desarrollar la siguiente mecánica: Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliación y/o derivación de funciones o reestructuración orgánica, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su, serán quienes propongan la modificación y/o actualización del manual. De existir una modificación interna del procedimiento en cualquier dependencia, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su, realizará la modificación y/o actualización del manual a propuesta de dicha dependencia orgánica. La Gerencia de Planeamiento a través de la preparara el documento correspondiente determinando si es modificación o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios.

4 252 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento a través de la. G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo: Símbolo Significado Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo. Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida Información de apoyo: Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad (datos para realizarla ) Decisión/ Bifurcación: Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no, abierto o cerrado... Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos. Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso. Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente. Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal. Conector de página: Representa un enlace o conexión de una página a otra. III. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS La parte descriptiva del procedimiento se efectuara enmarcada dentro del esquema aprobado por la Municipalidad de Ilo.

5 253 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones con el Estado OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones con el Estado con periocidad anual, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Logística establecidas. NORMAS DE OPERACIÓN Decreto Supremo PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N Decreto Supremo EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG y N CG RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite determinar necesidades de bienes y servicios de cada una de las dependencias orgánicas de la Municipalidad Provincial de Ilo. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Plan Operativo Aprobado. 2.- Aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) INSTRUCCIONES Este procedimiento se ejecutará dentro los treinta (30) días naturales aprobado el presupuesto institucional de acuerdo a Ley. ALCANCE Todas las Gerencias, Oficinas y/o Órganos Desconcentrados de la Municipalidad Provincial de Ilo.

6 254 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE LOGISTICA HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES CON EL ESTADO Responsable N Actividad Gerente de Administración General Dispone mediante Memorándum la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones a la Unidad de Logística Formato o documento Memorandum Cantidad de Copias Original y copia Tiempo Secretaria de Gerencia de Administración Remite el Memorándum a la Unidad de Logística Recibe el memorándum y coloca en despacho de Jefatura Jefe de Unidad de Logística Solicita mediante documento dirigido a las Gerencias y/o Oficinas y/o Unidades determinen sus necesidades de Bienes y Servicios Entrega documento a las Gerencias y/o Oficinas y/o Divisiones 3 hrs. Gerencias y/o Oficinas y/o Unidades Usuarias Posteriormente Remiten mediante documento a la Unidad de Logística el Cuadro de Necesidades el cual contiene los requerimientos de bienes, servicios y obras en función a sus metas Informe y/o memorando de Cuadro de Necesidades Original 5 dias variable Recepciona el Cuadro de Necesidades, registra y entrega a Técnico Responsable del PAAC. Técnico Consolida los cuadros de necesidades de todas las dependidas de la MPI Coordina con la Gerencia de Planeamiento, sobre montos presupuestales topes tanto para la adquisición de Bienes como para la Contratación de Servicios, y efectúa los reajustes que sean necesarios. 1 dia 1 dia

7 255 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Jefe de la Unidad de Logística Secretaria de G. Administración Gerente de Administración Secretaria de Gerencia de Administración Gerencia de Asesoría Jurídica Formula el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones para el periodo, utilizando el Formato Plan Anual de Adquisición y Contratación del CONSUCODE. Mediante Informe, eleva la propuesta de Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, a la Jefatura de la Unidad. Recibe el Informe y la Propuesta. Aprueba la Propuesta de Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Eleva la propuesta y el Informe de Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, a la Gerencia de Administración General. Entrega el Informe y la propuesta Recibe el Informe y la propuesta de Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, y coloca en despacho del Gerente. Revisa y emite opinión favorable o desfavorable a la propuesta. Si es desfavorable Visa la propuesta y el Informe y remite la propuesta a la Jefatura de la Unidad de Logística para un nuevo análisis y propuesta. Si es favorable Ordena se remita propuesta aprobada y Proyecto de Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica Recibe y remite propuesta aprobada y Proyecto de Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica Recepciona el Proyecto de Resolución junto a la propuesta Visa la Resolución 15 dias 1 dia 1 día 30 min

8 256 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Secretaría General y RR.PP. Secretaria de Alcaldía Alcalde Secretaria de Alcaldía Secretaría General y RR.PP. Secretaria de Gerencia de Administración Gerente de Administración General Secretaria de Gerencia de Administración Jefe de Unidad de Logística Técnico Remite la Resolución junto al PAA a Secretaría General y RR.PP. Recepciona el Proyecto de Resolución junto con la propuesta Firma la Resolución de Aprobación Recepciona Resolución junto con el PAA y coloca en despacho de Alcaldía Firma la Resolución de Aprobación Recibe Resolución aprobada y remite a Secretaría General Remite la Resolución de aprobación adjuntando el PAAC a la G. de Administración. Recibe la Resolución de aprobación y el PAAC. Deriva la Resolución de aprobación y el PAAC. Entrega la Resolución de aprobación y el PAAC a la Jefatura de la Unidad de Logística para los trámites correspondientes. Recibe la Resolución de aprobación y PAAC. Dispone la publicación del PAAC en el SEACE al Técnico Responsable Publica en el SEACE el PAAC. FIN DEL PROCEDIMIENTO 1 día Plazo máx. 5 días

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10 258 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Requerimiento de Bienes y Servicios OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento de requerimiento de contratación y/o adquisición, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas NORMAS DE OPERACIÓN Decreto Supremo PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG y N CG RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la atención oportuna de los requerimientos de contratación y/o adquisición de acuerdo a necesidad de la Municipalidad Provincial de Ilo. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones ALCANCE Todas las Gerencias, Oficinas y/o Órganos Desconcentrados de la Municipalidad Provincial de Ilo.

11 259 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE LOGISTICA HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : REQUERIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS Responsable N Actividad Dependencia Usuaria 1 Emite el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios, haciendo constar el tipo de bien o servicio requerido, las especificaciones técnicas y las cantidades requeridas, firmando en el recuadro correspondiente. Formato o documento Requerimiento de Bienes y Servicios Cantidad de Copias Original y 3 copias Tiempo variable 2 Deriva el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios, para Autorización del Superior Inmediato. Secretaria de Dependencia Usuaria Superior Gerente y/o Jefe Superior Secretaria de Dependencia Usuaria Superior Secretaria de G. de Planeamiento Técnico de Presupuesto Secretaria de G. de Planeamiento 3 Recibe el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. 4 Firma Autorización en el recuadro correspondiente. 5 Remite el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios a la Gerencia de Planeamiento. 6 Recibe el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios y entrega al Técnico de Presupuesto 7 Verifica saldo presupuestal Si existe Aprueba el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios, y firma la Autorización en el recuadro correspondiente. Si no existe Devuelve el Formato al solicitante indicando que efectúe la acción que corresponda. 8 Remite el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios a la Gerencia de Administración General.

12 260 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Secretaria de G. de Administración General 9 Recibe el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios Gerente de Administración General 10 Verifica visados anteriores. 3 min 11 Verifica que el Pedido se encuentre enmarcado dentro del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. 12 Visa el formato. 3 min Secretaria de G. de Administración General 13 Distribuye el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios, de la siguiente manera: Original: Unidad de Logística Copia: G. de Planeamiento. Copia: Solicitante. 14 Recibe el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios y entrega al Jefe. Requerimiento de Bienes y Servicios Original Jefe de la Unidad de Logística 15 Verifica que los datos y los visados sobre el Formato sean los correctos. 16 Si el requerimiento es por un Bien dispone se ejecute el procedimiento de adquisición que corresponda, remitiendo el original del formato Requerimiento de Bienes y Servicios al Técnico Responsable de la adquisición Requerimiento de Bienes y Servicios Original 19 Si el requerimiento es por un servicio dispone se ejecute el procedimiento de contratación que corresponda, remitiendo el original del formato Requerimiento de Bienes y Servicios al Técnico Responsable de la contratación 20 Entrega el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios de acuerdo a la decisión del Jefatura de Logística al Técnico Responsable Requerimiento de Bienes y Servicios Original FIN DEL PROCEDIMIENTO

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14 262 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Adquisición de Bienes por Adjudicación de Menor Cuantía OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para la adquisición de bienes por adjudicación de menor cuantía, en la Municipalidad Provincial de Ilo de acuerdo a Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. NORMAS DE OPERACIÓN Decreto Supremo PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N Decreto Supremo PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N Decreto Supremo EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG y N CG RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar adquisiciones de bienes por adjudicación de menor cuantía de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios ALCANCE Unidad de Logística y Dependencia Usuaria.

15 263 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE LOGISTICA HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ADQUISICION DE BIENES POR ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA Responsable N Actividad Técnico Administrativo I 1 Recibe el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. Formato o documento Requerimiento de Bienes y Servicios Cantidad de Copias Original Tiempo 2 Si el monto de la adquisición es > 1 UIT y < 13.4 UIT Dispone que el Técnico Responsable efectúe la preparación del expediente de compra, remitiendo el formato Requerimiento de Bienes y Servicios Técnico 3 Apertura Expediente de Compra, asignando numeración al Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. 4 Realiza invitación a uno o más proveedores, según corresponda, para las cotizaciones respectivas, preparando el formato Solicitud de Cotización. Solicitud de Cotización Original y copia 1 5 Obtiene los visados del Jefe de la Unidad de Logística 6 Escoge del Registro de Proveedores, a quien o a quienes se le(s) enviara el Formato Solicitud de Cotización. 1 7 Recoge la (s) propuesta (s), incluida (s) en el Formato Solicitud de Cotización, y alcanza por lo menos 3 proformas el Jefe. variable Jefe de la Unidad de Logística 8 Elabora el Cuadro Comparativo de Cotizaciones. 9 En acto privado se procederá a otorgar la Buena Pro a la Cuadro Comparativo de Cotizaciones Original variable

16 264 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO propuesta ganadora, dando a conocer los resultados a través del Cuadro Comparativo y visando con su firma. Cuando solamente se ha invitado a un proveedor La evaluación favorable de la propuesta presentada es suficiente Jefe de la Unidad de Logística 10 Dispone al Técnico Responsable prepare el Formato Orden de Compra con proveído. Técnico Contable 11 Prepara e imprime la Orden de Compra en el SAG Orden de Compra Original y 3 copias Original: U. Tesorería Copia: U. Logística Copia : U. Contabilidad Copia: U. Presupuesto 12 Adjunta documentación sustentatoria y hace firmar al Jefe de la Unidad de logística 13 Ingresa en el SIAF la Orden de Compra en su etapa de compromiso 14 Entrega al Técnico Responsable, la Orden de Compra para que efectúe la acción de adquisición Proveedor 15 Recibe la Orden de Compra y entrega el bien, factura y guía de remisión al Responsable de Almacén Técnico Administrativo II 16 Coordina con Proveedor para entrega del bien ejecutando procedimiento Distribución de Bienes FIN DEL PROCEDIMIENTO Nota.- El Valor Referencial para la Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicación de Menor Cuantía debe concordarse con lo señalado en el T.U.O. de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones con el Estado y su Reglamento.

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18 266 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Contratación de Servicios de por Adjudicación de Menor Cuantía OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para la contratación de Locación de Servicios o Servicios No Personales por adjudicación de menor cuantía, en La Municipalidad Provincial de Ilo de acuerdo a la Ley de reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. NORMAS DE OPERACIÓN Decreto Supremo PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N Decreto Supremo PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N Decreto Supremo EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG y N CG RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación de Menor Cuantía de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, cuando se trate de servicios generales, exceptuando la consultoría de Obras. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios ALCANCE Unidad de Logística, Gerencia de Administración General, Dependencia Usuaria.

19 267 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE LOGISTICA HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DE SERVICIOS POR ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA Responsable N Actividad Técnico Administrativo I 1 Recibe el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. Formato o documento Requerimiento de Bienes y Servicios Cantidad de Copias Original Tiempo Si el monto de la adjudicación es > 1 UIT y < 6 UIT Dispone que el Técnico Responsable efectúe la preparación del expediente de contratación, remitiendo el formato Requerimiento de Bienes y Servicios Técnico 2 Apertura Expediente de Contratación, asignando numeración al Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. 3 Realiza invitación a uno o más proveedores de servicios de acuerdo a las bases (Términos de Referencia). 4 Recoge la (s) propuesta (s), de servicios 1 Variable Jefe de la Unidad de Logística y Representante de la Dependencia Solicitante Jefe de la Unidad de Logística 5 Evaluarán las propuestas 6 Adjudicación de la Buena Pro variable 7 Decide de acuerdo a la periocidad del servicio Si el servicio es por única vez Dispone que el Técnico Responsable emita la Orden de Servicio que corresponda Si el servicio es por varios meses Coordina con el Técnico SNP para que formule el Contrato de Locación de Servicios

20 268 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Técnico 8 Elabora el Contrato de Locación de Servicios y hace visar: Contrato de Locación de Servicios 3 originales Jefe de U. Logística Gerente de Adm. General Gerente de Planeamiento Gerencia de Asesoría Legal Gerente Municipal Alcalde, quien suscribe el contrato Solicitante del Servicio 9 Se convoca a Contratista a que suscriba el contrato 10 Una vez visado y firmado el Contrato en su totalidad, el original es entregado a Secretaría General y las copias se distribuyen 1 hr. 11 Recibe copia del contrato y lo incorpora al expediente Técnico Contable 12 Prepara e imprime la Orden de Servicio en el SAG Orden de Servicio Original y 3 copias Original: U. Tesorería Copia: U. Logística Copia : U. Contabilidad Copia: U. Presupuesto 13 Adjunta documentación sustentatoria y hace firmar al Jefe de la Unidad de logística 14 Ingresa en el SIAF la Orden de Servicio en su etapa de compromiso 15 Incorpora la Orden de Servicio en el expediente hasta que la Dependencia usuaria emita informe de conformidad del servicio Contratista 16 Ejecuta el servicio variable Gerente y/o Jefe de Dependencia Solicitante 17 Una vez culminado el Servicio, emite Informe detallando el servicio adjuntando la factura, dirigido a la Dependencia usuaria 18 Una vez culminada el servicio, emite un Informe de Conformidad, adjuntando el Informe y Recibo por Horarios y/o factura del Contratista, dirigido a la G. de Administración General Informe de Servicios Informe de Conformidad Original Original y copia 30 min

21 269 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Secretaria de G. de Administración General Gerente de Administración General Secretaria de G. de Administración General Jefe de Unidad de Logística Técnico 19 Recepciona el Informe de conformidad con la documentación adjunta 20 Otorga su Visto Bueno al Informe de Conformidad 21 Remite el Informe de Conformidad, el Informe y Recibo Por Honorarios y/o factura del Contratista adjuntos a la Unidad de Logística 22 Recibe el Informe de Conformidad, con la documentación adjunta y coloca en despacho de Jefatura 23 Deriva los informes adjuntos y el Recibo y/o Factura 24 Remite al Técnico Responsable 25 Recibe el Informe de Conformidad, con el Informe y el Recibo y/o Factura del Contratista y lo incorpora al expediente 26 Remite Expediente para pago a la Unidad de Tesorería Giro de Comprobantes de Pago y Cheques. FIN DEL PROCEDIMIENTO Nota.- El Valor Referencial para la Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicación de Menor Cuantía debe concordarse con lo señalado en el T.U.O. de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones con el Estado y su Reglamento.

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23 271 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Contratación de Obras y Consultoría de Obras por Adjudicación de Menor Cuantía OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para la Contratación de Obras y Consultoría de Obras por Adjudicación de Menor Cuantía, en la Municipalidad provincial de Ilo de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado NORMAS DE OPERACIÓN Decreto Supremo PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG y N CG RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Contratación de Obras y Consultora de Obras por Adjudicación o de Menor Cuantía de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, cuando se trate de servicios para consultoría de obras: estudios, diseños e inspecciones de obras. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios 3.- Aprobación de Expedientes Técnicos ALCANCE Unidad de Logística y Gerencia de Inversiones e Infraestructura.

24 272 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE LOGISTICA HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DE OBRAS Y CONSULTORIA DE OBRAS POR ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA Responsable N Actividad Técnico Administrativo I 1 Recibe el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. Formato o documento Requerimiento de Bienes y Servicios Cantidad de Copias Original Tiempo 2 Si el monto de la contratación de la obra es > 1 UIT y < 34 UIT Dispone que el Técnico Responsable efectúe la contratación, remitiendo el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios y el Expediente Técnico Requerimiento de Bienes y Servicios y Expediente Técnico Técnico Comité Especial Permanente 3 Apertura Expediente de Contratación, asignando numeración al Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. 4 Remite Expediente de Contratación al Jefe de Unidad de Logística 5 Recibe el Expediente de Contratación y con conocimiento del Jefe de Unidad entrega al Comité Especial Permanente 6 Elabora las bases y las hace aprobar mediante Resolución de Alcaldía 7 Las bases son publicadas en el SEACE 8 Convoca al proceso, recepcionando tres (03) propuestas como mínimo. 9 Presentación de consultas, absolución de integración de las bases 10 Presentación de propuestas 11 Evalúa propuesta 12 Elaboran cuadros comparativos de propuestas 1 día Plazo máx. 6 días

25 273 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO 13 Adjudican la Buena Pro Técnico 14 Notifican a los Proveedores a través del SEACE y/o por correo electrónico si lo hubiera. 15 Recibe Expediente de Adjudicación 16 Elabora el Contrato de Locación de Servicios y hace visar: Jefe de U. Logística Gerente de Adm. General Gerente de Planeamiento Gerencia de Asesoría Legal Gerente Municipal Alcalde, quien suscribe el contrato Solicitante del Servicio Contrato de Locación de Servicios Día siguiente Buena Pro 3 originales 17 Se convoca a Contratista a que suscriba el contrato 18 Una vez visado y firmado el Contrato en su totalidad, el original es entregado a Secretaría General y las copias se distribuyen 1 hr. 19 Recibe copia del contrato y lo incorpora al expediente Técnico Contable 20 Prepara e imprime la Orden de Servicio en el SAG Orden de Servicio Original y 3 copias Original: U. Tesorería Copia: U. Logística Copia : U. Contabilidad Copia: U. Presupuesto 21 Adjunta documentación sustentatoria y hace firmar al Jefe de la Unidad de logística 22 Ingresa en el SIAF la Orden de Servicio en su etapa de compromiso 23 Incorpora la Orden de Servicio en el expediente hasta que la Dependencia usuaria emita informe de conformidad del servicio Contratista 24 Ejecuta la obra contratada Según lo establec. 25 Culminada la obra, emite Informe detallando el servicio adjuntando la factura, dirigido a la Dependencia usuaria Informe de Contratista Original variable Secretaria de G. de Administración General 26 Recibe el Informe del Contratista y la factura, una

26 274 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Gerente de Administración General Comité de Recepción y Conformidad vez culminada la obra. 27 Remite el Informe al Comité de recepción y Conformidad 28 Dispone que la factura se quede en documentos pendientes hasta que se reciba el Informe del Comité de Recepción y Conformidad 29 Recibe el Informe 30 Inspecciona la obra variable 31 Levantan Acta de Recepción Preliminar señalando las observaciones si existieran y dando un plazo para su levantamiento. Acta de Recepción Preliminar Original y copia 30 min 32 Posteriormente verifican en el terreno que se hayan levantado observaciones variable 33 Levanta Acta de Recepción Final, otorgando la conformidad de la obra. 34 Remite el Acta de Recepción Final a la Gerencia de Administración General Acta de Recepción Final Original y copia Secretaria de G. de Administración General Gerente de Administración General Secretaria de G. de Administración General Jefe de Unidad de Logística Técnico 35 Recibe Acta de recepción Final de la obra. 36 Dispone se remita Acta de Recepción Final junto a la factura a la Unidad de Logística 37 Remite Acta de Recepción Final junto a la factura a la Unidad de Logística 38 Recibe el Acta y la Factura y lo coloca en despacho de Jefe de Unidad 39 Deriva el original del Acta y la factura al Técnico responsable 40 Deriva copia del Acta al Área de Control Patrimonial 41 Remite al Técnico responsable y Área de Control Patrimonial 42 Recibe el original del Acta y Factura, incorpora al Expediente 43 Remite Expediente para pago a la Unidad de Tesorería Giro de Comprobantes de Pago y Cheques. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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28 276 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa Selectiva OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para la Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa Selectiva, en la Municipalidad provincial de Ilo de acuerdo a la Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. NORMAS DE OPERACIÓN Decreto Supremo PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N Decreto Supremo EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG y N CG RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa sin Publicación de Convocatoria de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios ALCANCE Unidad de Logística

29 277 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE LOGISTICA HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ADQUISICION DE BIENES POR ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA Responsable N Actividad Técnico Administrativo I 1 Recibe el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. Formato o documento Requerimiento de Bienes y Servicios Cantidad de Copias Original Tiempo 2 Si el monto de la adjudicación es >=13.4 UIT y <= 67 UIT Dispone que el Técnico Responsable efectúe la preparación del expediente de compra, remitiendo el formato Requerimiento de Bienes y Servicios Técnico Comité Especial Permanente 3 Apertura Expediente de Compra, asignando numeración al Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. 4 Remite Expediente de Compra al Jefe de Unidad de Logística 5 Recibe el Expediente de Compra y con conocimiento del Jefe de Unidad entrega al Presidente del Comité Especial Permanente 6 Elabora los términos de referencia o lineamiento que constituyen las Bases y las hace aprobar por R.A. 1 día Convoca al proceso por invitación como mínimo a 03 postores Las bases estarán a disposición de los postores en forma gratuita. Recibe las propuestas del proveedor en sobre cerrado Evalúa las propuestas Elabora los cuadros comparativos de las propuestas Plazo Max. 10 días 1 hr. variable

30 278 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Adjudicar la Buena Pro. Efectúa la notificación de la Buena Pro a los postores. Jefe de Unidad de Logística 14 Deriva el expediente de adjudicación, al Técnico Responsable de compras, para la adquisición correspondiente 15 Entrega el Expediente al Técnico Responsable Técnico 16 Recibe el expediente de adjudicación Técnico Contable 17 Dispone al Técnico Responsable de la adquisición emita la Orden de Compra 18 Prepara e imprime la Orden de Compra en el SAG Orden de Compra Original y 3 copias Original: U. Tesorería Copia: U. Logística Copia : U. Contabilidad Copia: U. Presupuesto 19 Adjunta documentación sustentatoria y hace firmar al Jefe de la Unidad de logística 20 Ingresa en el SIAF la Orden de Compra en su etapa de compromiso 21 Entrega al Técnico Responsable, la Orden de Compra para que efectúe la acción de adquisición Proveedor 22 Recibe la Orden de Compra y entrega el bien, factura y guía de remisión al Responsable de Almacén Técnico Administrativo II 23 Coordina con Proveedor para entrega del bien ejecutando procedimiento Distribución de Bienes FIN DEL PROCEDIMIENTO

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32 280 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa Pública OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para la Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa Pública, en la Municipalidad Provincial de Ilo de acuerdo a la Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. NORMAS DE OPERACIÓN Decreto Supremo PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG y N CG RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios ALCANCE Unidad de Logística

33 281 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE LOGISTICA HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ADQUISICION DE BIENES POR ADJUDICACION DIRECTA PUBLICA Responsable N Actividad Técnico Administrativo I 1 Recibe el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. Formato o documento Requerimiento de Bienes y Servicios Cantidad de Copias Original Tiempo 2 Si el monto de la adjudicación es > 67 UIT y < 134 UIT Dispone que el Técnico Responsable efectúe la preparación del expediente de compra, remitiendo el formato Requerimiento de Bienes y Servicios Técnico Comité Especial Permanente 3 Apertura Expediente de Compra, asignando numeración al Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. 4 Remite Expediente de Compra al Jefe de Unidad de Logística 5 Recibe el Expediente de Compra y con conocimiento del Jefe de Unidad entrega al Presidente del Comité Especial Permanente 6 Elabora los términos de referencia o lineamiento que constituyen las Bases y las hace aprobar mediante R.A. 1 día Realiza la convocatoria y la publica de bases en el SEACE de CONSUCODE. Realiza la presentación y absolución de consultas, formulación y absolución de observaciones e integración de las mismas a través del SEACE Recibe las propuestas del proveedor en sobre cerrado Plazo Max. 10 días Plazo max. 3 días

34 282 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Evalúa las propuestas Elabora los cuadros comparativos de las propuestas Adjudicar la Buena Pro. Notificar a los proveedores la buena pro a través del SEACE y/o correo electrónico si lo hubiera. 1 hr variable Jefe de Unidad de Logística 14 Deriva el expediente de adjudicación, al Técnico Responsable de compras, para la adquisición correspondiente 15 Entrega el Expediente al Técnico Responsable Técnico Contable 16 Prepara e imprime la Orden de Compra en el SAG Orden de Compra Original y 3 copias Original: U. Tesorería Copia: U. Logística Copia : U. Contabilidad Copia: U. Presupuesto 17 Adjunta documentación sustentatoria y hace firmar al Jefe de la Unidad de logística 18 Ingresa en el SIAF la Orden de Compra en su etapa de compromiso 19 Entrega al Técnico Responsable, la Orden de Compra para que efectúe la acción de adquisición Proveedor 20 Recibe la Orden de Compra y entrega el bien, factura y guía de remisión al Responsable de Almacén Técnico Administrativo II 21 Coordina con Proveedor para entrega del bien ejecutando procedimiento Distribución de Bienes FIN DEL PROCEDIMIENTO Nota.- El Valor Referencial para las Licitaciones Públicas, Concursos Público y Adjudicación Directa se sujeta a lo dispuesto por las Leyes Anuales del Presupuesto del Sector Público.

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36 284 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Selectiva OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Sin Publicación de Convocatoria, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas. NORMAS DE OPERACIÓN Decreto Supremo PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N Decreto Supremo PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N Decreto Supremo EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG y N CG RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Sin Publicación de Convocatoria de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios ALCANCE Unidad de Logística

37 285 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE LOGISTICA HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DE SERVICIOS POR ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA Responsable N Actividad Técnico Administrativo I 1 Recibe el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. Formato o documento Requerimiento de Bienes y Servicios Cantidad de Copias Original Tiempo 2 Si el monto de la adjudicación es >= 6 UIT y <= 30 UIT Dispone que el Técnico Responsable efectúe la preparación del expediente de contratación, remitiendo el formato Requerimiento de Bienes y Servicios Técnico Comité Especial Permanente 3 Apertura Expediente de Contratación, asignando numeración al Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. 4 Remite Expediente de Contratación al Jefe de Unidad de Logística 5 Recibe el Expediente de Contratación y con conocimiento del Jefe de Unidad entrega al Comité Especial Permanente 6 Elabora los términos de referencia o lineamiento que constituyen las Bases y las hace aprobar mediante R.A. 1 día Convoca al proceso por invitación como mínimo a tres (03) proveedores de servicios de acuerdo a las bases (Términos de Referencia). Las bases estarán a disposición de los postores en forma gratuita. Recibe las propuestas de servicios Plazo Max. 10 días

38 286 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Evalúa las propuestas Elabora los cuadros comparativos de las propuestas Adjudicar la Buena Pro en privado. Efectúa la notificación de la Buena Pro a los postores. 2 hrs. variable Jefe de Unidad de Logística Técnico 14 Deriva el expediente de adjudicación, al Técnico Responsable de la contratación para elaboración del contrato 15 Entrega el Expediente al Técnico Responsable 16 Recibe el expediente de adjudicación 17 Elabora el Contrato de Locación de Servicios y hace visar: Jefe de U. Logística Gerente de Adm. General Gerente de Planeamiento Gerencia de Asesoría Legal Gerente Municipal Alcalde, quien suscribe el contrato Solicitante del Servicio 18 Se convoca a Contratista a que suscriba el contrato 19 Una vez visado y firmado el Contrato en su totalidad, el original es entregado a Secretaría General y las copias se distribuyen 20 Recibe copia del contrato y lo incorpora al expediente Contrato de Locación de Servicios 3 originales 1 hr. Técnico Contable 21 Prepara e imprime la Orden de Servicio en el SAG Orden de Servicio Original y 3 copias Original: U. Tesorería Copia: U. Logística Copia : U. Contabilidad Copia: U. Presupuesto 22 Adjunta documentación sustentatoria y hace firmar al Jefe de la Unidad de logística 23 Ingresa en el SIAF la Orden de Servicio en su etapa de compromiso

39 287 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO 24 Incorpora la Orden de Servicio en el expediente hasta que la Dependencia usuaria emita informe de conformidad del servicio Contratista 25 Ejecuta el servicio variable Gerente y/o Jefe de Dependencia Solicitante 26 Una vez culminado el Servicio, emite Informe detallando el servicio adjuntando la factura, dirigido a la Dependencia usuaria 27 Una vez culminada el servicio, emite un Informe de Conformidad, adjuntando el Informe y Recibo por Horarios y/o factura del Contratista, dirigido a la G. de Administración General Informe de Servicios Informe de Conformidad Original Original y copia 30 min Secretaria de G. de Administración General 28 Recepciona el Informe de conformidad con la documentación adjunta Gerente de Administración General Secretaria de G. de Administración General 29 Otorga su Visto Bueno al Informe de Conformidad 30 Remite el Informe de Conformidad, el Informe y Recibo Por Honorarios y/o factura del Contratista adjuntos a la Unidad de Logística Jefe de Unidad de Logística 31 Recibe el Informe de Conformidad, con la documentación adjunta y coloca en despacho de Jefatura 32 Deriva los informes adjuntos y el Recibo y/o Factura 33 Remite al Técnico Responsable Técnico 34 Recibe el Informe de Conformidad, con el Informe y el Recibo y/o Factura del Contratista y lo incorpora al expediente 35 Remite Expediente para pago a la Unidad de Tesorería Giro de Comprobantes de Pago y Cheques. FIN DEL PROCEDIMIENTO Nota.- El Valor Referencial para las Licitaciones Públicas, Concursos Público y Adjudicación Directa se sujeta a lo dispuesto por las Leyes Anuales del Presupuesto del Sector Público.

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41 289 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Publica OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Con Publicación de Convocatoria, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas. NORMAS DE OPERACIÓN Decreto Supremo PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N Decreto Supremo PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N Decreto Supremo EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG y N CG RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Con Publicación de Convocatoria de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios ALCANCE Unidad de Logística

42 290 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE LOGISTICA HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DE SERVICIOS POR ADJUDICACION DIRECTA PUBLICA Responsable N Actividad Técnico Administrativo I 1 Recibe el Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. Formato o documento Requerimiento de Bienes y Servicios Cantidad de Copias Original Tiempo 2 Si el monto de la adjudicación es > 30 UIT y < 60 UIT Dispone que el Técnico Responsable efectúe la preparación del expediente de contratación, remitiendo el formato Requerimiento de Bienes y Servicios Técnico Comité Especial Permanente 3 Apertura Expediente de Contratación, asignando numeración al Formato Requerimiento de Bienes y Servicios. 4 Remite Expediente de Contratación al Jefe de Unidad de Logística 5 Recibe el Expediente de Contratación y con conocimiento del Jefe de Unidad entrega al Comité Especial Permanente 6 Elabora los términos de referencia o lineamiento que constituyen las Bases y hace aprobar mediante R.A. 1 día Realiza la convocatoria y la publica de bases en el SEACE de CONSUCODE. Realiza la presentación y absolución de consultas, formulación y absolución de observaciones e integración de las mismas a través del SEACE Recibe las propuestas del proveedor en sobre cerrado Evalúa las propuestas Plazo Max. 10 días Plazo max. 3 días

43 291 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Elabora los cuadros comparativos de las propuestas Adjudicar la Buena Pro. Notificar a los proveedores la buena pro a través del SEACE y/o correo electrónico si lo hubiera. 1 hr. variable Jefe de Unidad de Logística 14 Deriva el expediente de adjudicación, al Técnico Responsable de contratación para elaboración del contrato. 15 Entrega el Expediente al Técnico Responsable Técnico 16 Recibe el expediente de adjudicación 17 Elabora el Contrato de Locación de Servicios y hace visar: Contrato de Locación de Servicios 3 originales Jefe de U. Logística Gerente de Adm. General Gerente de Planeamiento Gerencia de Asesoría Legal Gerente Municipal Alcalde, quien suscribe el contrato Solicitante del Servicio 18 Se convoca a Contratista a que suscriba el contrato 19 Una vez visado y firmado el Contrato en su totalidad, el original es entregado a Secretaría General y las copias se distribuyen 1 hr. 20 Recibe copia del contrato y lo incorpora al expediente Técnico Contable 21 Prepara e imprime la Orden de Servicio en el SAG Orden de Servicio Original y 3 copias Original: U. Tesorería Copia: U. Logística Copia : U. Contabilidad Copia: U. Presupuesto 22 Adjunta documentación sustentatoria y hace firmar al Jefe de la Unidad de logística 23 Ingresa en el SIAF la Orden de Servicio en su etapa de compromiso 24 Incorpora la Orden de Servicio en el expediente hasta que la Dependencia usuaria emita

44 292 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO informe de conformidad del servicio Contratista 25 Ejecuta el servicio variable Gerente y/o Jefe de Dependencia Solicitante 26 Una vez culminado el Servicio, emite Informe detallando el servicio adjuntando la factura, dirigido a la Dependencia usuaria 27 Una vez culminada el servicio, emite un Informe de Conformidad, adjuntando el Informe y Recibo por Horarios y/o factura del Contratista, dirigido a la G. de Administración General Informe de Servicios Informe de Conformidad Original Original y copia 30 min Secretaria de G. de Administración General 28 Recepciona el Informe de conformidad con la documentación adjunta Gerente de Administración General Secretaria de G. de Administración General 29 Otorga su Visto Bueno al Informe de Conformidad 30 Remite el Informe de Conformidad, el Informe y Recibo Por Honorarios y/o factura del Contratista adjuntos a la Unidad de Logística Jefe de Unidad de Logística 31 Recibe el Informe de Conformidad, con la documentación adjunta y coloca en despacho de Jefatura 32 Deriva los informes adjuntos y el Recibo y/o Factura 33 Remite al Técnico Responsable Técnico 34 Recibe el Informe de Conformidad, con el Informe y el Recibo y/o Factura del Contratista y lo incorpora al expediente 35 Remite Expediente para pago a la Unidad de Tesorería Giro de Comprobantes de Pago y Cheques. FIN DEL PROCEDIMIENTO Nota.- El Valor Referencial para las Licitaciones Públicas, Concursos Público y Adjudicación Directa se sujeta a lo dispuesto por las Leyes Anuales del Presupuesto del Sector Público.