PLAN DE COMUNICACIONES DEL MUNICIPIO DE SAN FRANCISCO DE SALES CUNDINAMARCA

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1 PLAN DE COMUNICACIONES DEL MUNICIPIO DE SAN FRANCISCO DE SALES CUNDINAMARCA Contenido PLAN DE COMUNICACIONES DEL MUNICIPIO DE SAN FRANCISCO-CUNDINAMARCA... 1 Objetivo del proyecto:... 2 Objetivo general:... 2 Objetivos específicos:... 2 Público objetivo interno:... 2 Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna: Contenido y mensaje a transmitir: Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos: Recursos a invertir:... 4 Ejecución de la estrategia de comunicaciones interna:... 5 Calendario y responsables: Comunicación interna entre dependencias:... 6 Público objetivo Externo:... 7 Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna:... 8 Contenido y mensaje a transmitir:... 8 Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos: Recursos a invertir: Ejecución de la estrategia de comunicaciones externa: Calendario y responsables: Evaluación de actividades y alcance:... 11

2 Objetivo del proyecto: Aunar esfuerzos entre la Secretaría de Conectividad del Departamento de Cundinamarca y la Corporación Red Jóvenes Constructores, para la implementación y promoción de la estrategia de Gobierno en Línea en el Departamento de Cundinamarca, según las disposiciones legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el Decreto 2693 de 2012 y el Manual 3.1 de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Objetivo general: Fomentar el uso eficiente de los medios de comunicación de la administración municipal de San Francisco de Sales, para contribuir con la generación de una entidad más transparente y participativa.* Objetivos específicos: 1. Establecer acciones comunicacionales internas que fortalezcan la estrategia a través de medios virtuales así como presenciales. 2. Identificar públicos objetivos y necesidades de información. 3. Fortalecer los canales de información de la entidad. 4. Mejorar la comunicación interna de la entidad mediante actividades estratégicas. Público objetivo interno: Funcionarios de la alcaldía de San Francisco de Sales, aliados estratégicos, asesores de la estrategia de Gobierno en Línea y la Secretaría de Conectividad del Departamento de Cundinamarca.

3 Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna: - Contenido y mensaje a transmitir: Como respuesta a la necesidad de establecer un plan de comunicaciones interno, la alcaldía municipal de San Francisco de Sales, establece los lineamientos suficientes para asegurar la comunicación entre las Dependencias internas, a través del trabajo conjunto con los asesores GEL dispuesto para el municipio. - Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos: La interacción entre los Funcionarios de la alcaldía de San Francisco de Sales, aliados estratégicos, Corporación Red Jóvenes Constructores de Paz, la Secretaría de Conectividad del Departamento de Cundinamarca y los medios de comunicación disponibles para lograr comunicarse de forma efectiva y veraz son los siguientes: Medio/ Canal Aspecto a comunicar Objetivo Encargado Dependencia Público Objeto Periodicidad Fuente información Boletín Informativ o Resultados mensuales del número de visitas en la web. Informar sobre los avances mensual es obtenido s en la página web. Jonathan Nieto Secretario del Despacho Todas las dependen cias. mensuales obiernoenlinea.g ov.co/index.shtm l#1 Información institucional comunicado s, eventos, etc. Crear un canal de informac ión, en donde el flujo de la misma, sea constant e y efectivo. Jonathan Nieto Secretario del Despacho Depende ncia que lo solicite/ todas las dependen cias, etc. Diario *Varía según la información que se envíe.

4 Perifoneo Emisora San Francisco Estéreo Gobierno en línea Emisora San Francisco Online Informar oportuna mente acerca de las actividad es, mediátic as de la administ ración Avances del program a de Crear un canal de comunic ación de doble vía facilitan do, la interacci ón con el ciudadan o Mantene r a la població n virtual informad a Jonathan Nieto Martha Libia Gaitán G Secretario de Oscar Pedraza Velásquez Secretaria de Gobierno Alcaldesa Municipal Secretaria de Web Master La población, del perímetro urbano Toda la población municipa l Comité de en linea Seguidor es del municipi o en las redes sociales diario semanal Mensual Diario Varía según la información que se envíe Resultados programa de Gobernación de cundinamarca Administración municipal - Recursos a invertir: En la comunicación interna los recursos necesarios de inversión son mínimos, ya que se cuenta con los proveídos por la alcaldía municipal, asesores de Gobierno en Línea y los dispuestos por la Secretaría de Conectividad mediante las asesorías

5 técnicas y la página web. Canal o herramienta Recursos Físicos Recursos humanos Boletín Computador, conectividad, impresora, etc. Jonathan Nieto. Secretario de Gobierno. Cartelera Marcadores, impresiones, chinches, impresoras, papel, Jonathan Nieto, secretario de. etc. Página Web Pago por prestación de servicios Oscar Pedraza Velásquez Web Master Radio San francisco Pago por servicios espacios Jonathan Nieto, Secretario Estéreo Redes sociales radiales Pago por prestación de servicios de Oscar Pedraza Velásquez commnity manager Ejecución de la estrategia de comunicaciones interna: - Calendario y responsables: El Delegado territorial o líder GEL, es el encargado de dirigir los procedimientos a cumplir en la implementación, y motivar a los funcionarios a empoderarse de la estrategia de Gobierno en Línea. Nombre del evento, Fecha de realización Objetivo Dependencia encargada actividad o acciones Reunión informativa mensualmente Informar sobre los Secretario del avances del plan de Consejo de mensualmente Revisar los avances Despacho del alcalde de las diferentes secretarias en el proyecto de Integración Fechas especiales Crear vínculos Secretaria de afectivos que mejoren el ambiente laboral, y mejoren el sentido de pertenencia Reuniones con el asesor Según calendario Asesorar a los Secretaria de

6 de en linea miembros del comité de en linea, para implementar la estrategia - Comunicación interna entre dependencias: Actor Mecanismo Frecuencia Alcaldesa Municipal Presencial: - Jefes de de otras dependencias - Reuniones de Consejo de Gobierno No presencial: - Comunicaciones escritas Secretario de Planeación - Comunicaciones escritas Secretario de Gobierno - Comunicaciones escritas Secretaria de Hacienda - Comunicaciones escritas Secretario de recreación, cultura y deporte - Comunicaciones escritas Secretario de Gobierno - Comunicaciones escritas DIARIO DIARIO

7 Enlace familias en acción - Comunicaciones escritas Director local de Salud - Comunicaciones escritas Comisario de Familia - Comunicaciones escritas DIARIO - Evaluación de campañas y alcance: Encargado Jonathan Nieto Jonathan Nieto Asesor de en linea Actividad o compromiso Enviar correo con información Enviar información al Web Master Reuniones con el comité GEL del municipio, retro alimentación permanente Periodicidad Diario Diario Reuniones según calendario, retroalimentación según necesidades Resultados Efectivo. Efectivo, Efectivos Público objetivo Externo: El público objetivo externo del plan de comunicaciones del municipio de San Francisco de Sales son: los Ciudadanos y ciudadanas, empresarios e institucionalidad departamental y nacional.

8 Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna: - Contenido y mensaje a transmitir: Se busca informar al público objetivo externo sobre noticias, oferta institucional, eventos, actividades, resultados de gestión administrativa, datos de interés general y estadísticos. - Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos: Se busca informar a los ciudadanos, empresarios y funcionarios de otras instituciones sobre la gestión institucional y la actualidad municipal, a través de diferentes canales que sean accesibles a las poblaciones y a las instituciones externas. Los medios con los que se cuentan son: Medio/ Canal Aspecto a comunicar Objetivo Encargado Dependencia Público Objeto Periodicidad Fuente información Página web Redes sociales Resultados semanales del número de visitas en la web, noticias, aspectos generales del municipio, rendición de cuentas, eventos, oferta institucional, actividades, Información institucional, comunicado s, eventos, etc. Brindar informac ión general al público objetivo externo, sobre la instituci ón y su gestión. Crear un canal de informac ión, donde el flujo de la misma, sea constant Oscar Pedraza V Oscar Pedraza V Web Master Communi ty Manager Público objetivo externo. Público en general Diaria Diaria Administración municipal *Varía según la información que se envíe.

9 e y efectivo. Radio San Francisco Estéreo Radio San Francisco Online Asistencia presencial Página web. Información institucional Información institucional lo requerido por el interesado Eventos, noticias, edictos encuestas, anuncios, publicidad Comunic ar las diferente s noticias generada s por la administ ración Mantene r informad a a la població n virtual de todos los aconteci mientos de su municipi o Brindar atención personali zada los ciudadan os Informar a quienes buscan informac ión acerca de nuestro municipi o, las diferente s actividad Martha Libia Gaitán González Martha Libia Gaitán González Secretarios y personal de la administració n Oscar Pedraza Alcaldesa Municipal Alcaldesa Municipal Secretario s y personal de la administra ción Web master Publico externo Publico externo Publico externo Publico interno Semanal Semanal Diaria Diaria Administración Administración Secretarias municipal Secretario de Gobierno

10 es que aquí se realizan Redes sociales Acontecimie ntos, eventos interacción, responder dudas inquietudes Mantene r la cercanía de la administ ración con la gente de nuestro municipi o Oscar Pedraza Velásquez Gobierno en linea Publico externo Diario Secretarias y municipal - Recursos a invertir: En la comunicación externa los recursos están sujetos a la disponibilidad del presupuesto y de las actividades que se programan en el calendario. Canal o herramienta Recursos Físicos Recursos humanos Radio Emisora comunitaria Martha Libia Gaitán González, Alcaldesa. Redes sociales Pago por prestación de servicios Oscar Pedraza (Editor y web máster, community manager Ejecución de la estrategia de comunicaciones externa: Calendario y responsables: El Delegado territorial o líder GEL, es el encargado de dirigir los procedimientos a cumplir en la implementación, y motivar a los funcionarios a empoderarse de la estrategia de Gobierno en Línea. Nombre del evento, actividad o acciones Medio o canal Fecha de realización Objetivo Dependencia encargada

11 Cuñas GEL Radio 3 veces al día, a partir del 17 de marzo Publicaciones Redes continua en la red sociales Informar sobre tramites en linea Generar apropiación de la estrategia GEL Secretaría del Secretaría del Evaluación de actividades y alcance: Encargado Secretaría del Secretaría del Actividad o compromiso Cuñas GEL Fecha de realización Publicación en la red continuo 3 veces al día, a partir del 17 de marzo Resultados regular, Efectivo