BASES DE LA CONVOCATORIA PARA LA PARTICIPACIÓN DE ENTIDADES DENTRO DEL PABELLÓN DE TURESPAÑA EN LA FERIA VAKANTIEBEURS 2016

Transcripción

1 BASES DE LA CONVOCATORIA PARA LA PARTICIPACIÓN DE ENTIDADES DENTRO DEL PABELLÓN DE TURESPAÑA EN LA FERIA VAKANTIEBEURS 2016 TURESPAÑA convoca a las instituciones turísticas a participar en su Pabellón en la Feria Vakantiebeurs 2016, que se celebrará en Utrecht, del 12 al 17 de enero de 2016, en el Recinto Ferial Jaarbeurs de Utrecht. A. CONDICIONES DE PARTICIPACION El plazo límite para la recepción de solicitudes es el 25 de septiembre de Cada solicitud debe presentarse en el impreso adjunto, incluyendo firma, fecha y sello. Cada solicitud deberá acompañarse de una copia del Código de Identificación Fiscal (CIF) de la empresa a cuyo nombre se emitirá la factura correspondiente. Las solicitudes de asistencia deben dirigirse por correo electrónico a: mariajose.anton@tourspain.es o lahaya@tourspain.es Si no recibe una respuesta/confirmación de recepción del mismo, póngase en contacto con la OET de La Haya (María José Antón, mariajose.anton@tourspain.es, Telf.: ). La adjudicación de los módulos dentro del Pabellón de TURESPAÑA se realizará siguiendo el orden de recepción de las solicitudes. En el caso de que el número total de módulos solicitados fuera superior al previsto, se mantendrán en lista de espera las restantes solicitudes por si se produjera alguna cancelación, en cuyo caso la OET lo comunicará a los interesados. La cuota de participación es de por mostrador, incluido IVA, dando derecho además de al uso del mostrador al uso de las zonas comunes del pabellón español y a las demás prestaciones a que se hace referencia en el punto C siguiente. Este coste está fijado por Turespaña con el objetivo de repercutir los gastos generados por la correspondiente participación de cada módulo. La cuota de participación será un porcentaje del coste efectivo global de ese espacio. Cada año se procederá a la revisión de dicho porcentaje ajustándolo a la tasa de cobertura decidida por Turespaña para esas ferias en cada una de sus ediciones B. LIQUIDACION DE LA CUOTA DE PARTICIPACION Pasado el plazo de 15 días desde la confirmación por escrito a través de la OET de la adjudicación de los espacios, TURESPAÑA procederá a enviar la correspondiente factura, que deberá ser abonada en los 30 días siguientes a su recepción. TURESPAÑA se reserva el derecho de no aceptar las Solicitudes de asistencia de empresas que tengan pendiente el pago de alguna factura por su participación en ferias anteriores. 1

2 Los participantes a los que se les haya concedido un espacio en el Pabellón de TURESPAÑA podrán renunciar a los mismos, enviando una comunicación a la Oficina Española de Turismo en La Haya, con las siguientes implicaciones económicas: si la solicitud de renuncia se recibe hasta 15 días después de la recepción de la confirmación de espacio por parte de Turespaña no se tendrá que abonar la cuota de participación. si la solicitud de renuncia se recibe hasta con dos meses de antelación a la fecha de la feria, tendrá que abonar el 50% de la cuota de participación. - a partir del 12 de noviembre de 2016 (dos meses antes de la Feria) cualquier renuncia implicará el abono del 100% del importe total. C. ORGANIZACION DEL PABELLON TURESPAÑA y la OET de La Haya se harán cargo de los siguientes servicios: 1. Contratación del espacio en la feria. 2. Construcción y decoración del Pabellón. TURESPAÑA, se hace cargo de todo el proyecto de decoración de éste, no aceptándose en ningún caso en las zonas comunes o en los módulos adjudicados a los participantes, rótulos o elementos decorativos de ninguna clase ajenos al proyecto original 3. Acreditación e inclusión de los participantes en el catálogo de participantes. 4. Mantenimiento del Pabellón de TURESPAÑA en todos aquellos aspectos necesarios para su correcto funcionamiento (vigilancia, electricidad, etc.) Los participantes por su parte deberán cumplir los siguientes requisitos LAS ENTIDADES PARTICIPANTES por su parte deberán cumplir los siguientes requisitos: 1 Enviar correctamente la Solicitud de asistencia a la dirección indicada en la convocatoria antes de la fecha límite de recepción. No se admitirán aquellas solicitudes que no incluyan todos los datos solicitados. 2 Facilitar el nombre de la persona de contacto (responsable en la feria) a la que la OET puede dirigirse durante todo el proceso abierto hasta la finalización de la feria. 3 Comunicar en tiempo y forma, a través de la persona de contacto correspondiente, cualquier hecho sobrevenido que pueda tener repercusión en el proceso de adjudicación de espacios, tales como cambios de dirección de la empresa u organismo, etc. 4 Aceptar el número de mostradores adjudicados a cada participante. 5 Los paneles situados detrás de cada mostrador llevarán una gráfica con el nombre de su entidad, su logotipo y en su caso imágenes. Antes del 27 de noviembre de 2015 (45 días antes del inicio de la Feria) cada participante deberá remitir: 2

3 - Las imágenes a reproducir de acuerdo con las especificaciones que se indiquen posteriormente. El logotipo de la entidad, en archivo separado, también a tamaño real. En ambos casos se solicitan archivos con extensiones tif, psd o pdf. En ningún caso Turespaña podrá recurrir a utilizar imágenes o logotipos utilizados en ferias pasadas, pero se reserva el derecho a colocar en el espacio destinado a este efecto la identificación que considere más conveniente para los intereses de su Pabellón si el participante no remite la información requerida en tiempo. La información relativa a la gráfica/logotipo debe remitirse por wetransfer.com o por cualquier otro medio electrónico. 6 Atender y custodiar en todo momento el o los mostradores adjudicados. 7 Abonar, contra factura emitida por TURESPAÑA, la cuota de inscripción. 3

4 8 Transporte del material promocional al recinto ferial de Jaarbeurs, sede de la Vakantiebeurs TURESPAÑA no se hace responsable del transporte del material de promoción necesario para su trabajo tanto de la entidad o empresa participantes en el pabellón de Turespaña. Rogamos se pongan en contacto con la empresa que los organizadores de la Vakantiebeurs 2016 han seleccionado para cubrir servicios de transportista de material de promoción al recinto ferial. Jaarbeurs Utrecht CEVA Showfreight Vantiebeurs 2016 T.a.v. nombre del expositor y persona de contacto Número de Hal y de stand del expositor Gebouw 37 - Deur 120 van Zijstweg 3521 CA Utrecht Tel.: D. COORDINACION. La coordinación de esta Feria Vakantiebeurs 2016 corresponde a la Oficina Española de Turismo en La Haya. Para cualquier cuestión relacionada con esta convocatoria pueden dirigirse la persona de contacto en la OET (María José Antón, mariajose.anton@tourspain.es o lahaya@tourspain.es Telf.: ). En La Haya, a 15 de septiembre de 2016 Ana Román Riechmann Consejera de Turismo de La Haya 4

5 SOLICITUD DE ASISTENCIA OET de La Haya Feria Vakantiebeurs 2016, 12 al 17 de enero de 2016 FECHA: DATOS COMERCIALES NOMBRE DE LA ENTIDAD: DIRECCION: CODIGO POSTAL-CIUDAD-PROVINCIA: TEL.: (34) FAX. : (34) PAGINA WEB: RESPONSABLE EN LA FERIA: IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD (nombre con el que quiere que se identifique a la Entidad en la Feria, ya traducido si lo desea en otro idioma): DATOS PARA LA FACTURACIÓN NOMBRE DE LA ENTIDAD A LA QUE SE FACTURA: C.I.F : Se ruega adjunten fotocopia. DIRECCION: CODIGO POSTAL-CIUDAD-PROVINCIA: MOSTRADORES SOLICITADOS CUOTA TOTAL A PAGAR: Datos del responsable del pago de la factura: Firma: Sello de la Entidad a la que se factura: Nombre: Cargo dentro de la Entidad a la que se factura: La Entidad tiene la sede de su actividad en territorio de las Islas Canarias?.SI...NO El envío de la presente solicitud presupone la aceptación por parte de esta Entidad de las condiciones establecidas por Turespaña en las Convocatoria de la Feria consignada en esta solicitud. 5