Archivos y Ley de transparencia y acceso a la información. Secretaría de Gobernación Archivo General del Estado de Puebla

Transcripción

1 Archivos y Ley de transparencia y acceso a la información Secretaría de Gobernación Archivo General del Estado de Puebla

2 Ley de transparencia y acceso a la información pública Publicada en el Periódico oficial el 16 de agosto de Tiene 56 artículos más 7 transitorios. En el artículo segundo transitorio se establecen las fechas de entrada en vigor: la primera el 17 de febrero de 2005, la segunda el 17 de febrero de 2006.

3 Artículo 12.- Para los efectos de esta Ley se considera información reservada: Fracción IV.- La generada por la realización de un trámite administrativo hasta la finalización del mismo. Artículo 51.- Los titulares de los Sujetos obligados deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos y deberán poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación de la información pública, así como la organización del archivo, pudiéndose coordinar con otros Sujetos obligados

4 Artículo 54.- Independientemente de lo dispuesto por la Ley de responsabilidades de los servidores públicos del estado de Puebla y demás disposiciones en la materia, los Servidores públicos incurrirán en responsabilidad administrativa por incumplimiento de los preceptos de esta Ley en los casos siguientes: Fracción I.- Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente en contravención a las disposiciones de esta Ley y demás ordenamientos aplicables, información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión.

5 Grandes bloques de la Ley Transparencia Poner a disposición del público información Subir a la red 11 conceptos de información a que se refiere el art. 9 de la ley Acceso a la información Entregar la información específica que se solicite Organizar la información Clasificar la información Reservada Confidencial Aplicar mecanismos ágiles

6 Instituciones relacionadas con la transparencia Comisión para el acceso a la información pública Órgano auxiliar del Poder ejecutivo del estado con autonomía de gestión, operación y decisión Fiscalía anticorrupción Dependencia de la SEDECAP (Secretaría de desarrollo, evaluación y control de la administración pública) Consejo ciudadano por la legalidad y la transparencia

7 Implementación de la ley SEDECAP Coordinación general de transparencia Secretaría de Gobernación Coordinación de análisis consultivo Archivo general del estado de Puebla Unidades administrativas de acceso a la información (UDAPI, UDA) En cada uno de los sujetos obligados 18 dependencias 63 entidades Sin recursos Asesoría del Archivo General de la Nación

8 Fundamento legal del Archivo General del Estado Es una dependencia de la Secretaría de Gobernación que se encuentra facultada para normar y brindar asesoría en materia de administración documental,, para las distintas Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado, de los Ayuntamientos y en su caso, de los particulares. (Fracción VII, Artículo 34, Cap. XXIV, del Reglamento interior de la SEGOB del 27/04/05).

9 Participar en la formulación de los programas de capacitación y de desarrollo del personal de los archivos de trámite, concentración e históricos de los tres niveles de Gobierno. (Fracción VIII, Artículo 34, Cap. XXIV, del Reglamento interior de la SEGOB del 27/04/05).

10 Problemática: Las Las Dependencias y entidades de la Administración pública, en el mayor de los casos, no cuentan con archivos organizados.

11 Objetivo general Organización elemental y estandarizada de los archivos del Poder Ejecutivo, para dar respuesta a la Ley de transparencia y acceso a la información pública del estado de Puebla.

12 Líneas de acción: 1. Diagnóstico del estado de Conservación y volumen de la documentación. 2. Elaboración de los Cuadros de clasificación archivística. 3. Elaboración de la Guía simple de archivos. 4. Clasificación de Series documentales en Reservadas y confidenciales

13 1. Diagnóstico Objetivo: Conocer la magnitud de la problemática documental en cada una de las dependencias y entidades, para jerarquizar las líneas de acción encaminadas a la creación del Sistema institucional de archivo.

14 Foto 1

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16 Acciones: Entrega de Formato de Diagnóstico y explicación del mismo a las Unidades Administrativas de Acceso a la Información por Dependencia con todas sus Entidades, en reunión de trabajo. En septiembre en 11 sesiones se capacitó aproximadamente a 500 personas TEMÁTICA: Ley de transparencia y acceso a la información pública del estado de Puebla y los archivos. Conceptos básicos de archivo. Explicación del llenado del formato de Diagnóstico.

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18 METROS LINEALES HOSPITAL DEL NIÑO POBLANO INSTITUTO PARA LA ASISTENCIA PUBLICA DEL ESTADO DE PUEBLA SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO DE PUEBLA Total: 2304 ml

19 UBICACIÓN DE LOS ARCHIVOS PLANTA BAJA, OFICINA 15 PLANTA ALTA, OFICINA 21 PLANTA ALTA, BODEGA 1 PLANTA ALTA, BAÑO 2 OFICINA NO EXISTE 1 1 DISPERSO 4 BODEGA 7 BAÑO? Secretaría de Gobernación

20 2. Cuadro de clasificación archivística Estrategia: Reuniones de trabajo con las Unidades administrativas de acceso para elaborar la primera propuesta de CCA. En reunión de trabajo con las Unidades administrativas se afina la propuesta anterior. Mes de octubre

21 2. Cuadro de clasificación archivística Funciones comunes Funciones específicas Organigrama, Ley orgánica, reglamento interior y manuales de organización Fondo Sección Serie Expediente

22 3. Guía simple de archivos Objetivo: Dar cumplimiento al Art. 51 de la Ley de transparencia y acceso a la información pública del estado de Puebla A trabajarse en noviembre por series documentales

23 4. Acuerdos de clasificación de la Información reservada y confidencial El titular del Sector, auxiliado por: Directivos de Entidades Jurídico UDAPI (Unidad de desarrollo administrativo, planeación e informática) Unidad administrativa de acceso a la información SEGOB (Secretaría de Gobernación) SEDECAP (Secretaría de desarrollo, evaluación, y control de la administración pública) Elaborarán el acuerdo de Clasificación de la información reservada y confidencial.

24 F I N

25 Glosario Administración de Documentos Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. Regresar

26 Glosario Archivo de Trámite: Conjunto de documentos activos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Archivo de Concentración: Conjunto de documentos semiactivos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final. Archivo Histórico: Conjunto de documentos inactivos, organizados, conservados, administrados y descritos para divulgar la memoria documental institucional. Regresar

27 Glosario Cuadro de clasificación archivística: instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. Regresar

28 Glosario Guía simple de archivo: esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Regresar

29 Glosario Serie: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. Regresar

30 Glosario Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general (o función) y que versan sobre una materia o asunto específico. Regresar

31 Glosario Fondo: conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica. Regresar

32 Glosario Sección: cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Regresar

33 Glosario Funciones adjetivas: atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la administración pública. Regresar

34 Glosario Funciones sustantivas: atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que hacen la diferencia entre sus similares. Regresar

35 Glosario Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades. Regresar

36 Glosario Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. Regresar