EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P. CONDICIONES DE RFQ

Transcripción

1 EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P. CONDICIONES DE RFQ SERVICIOS PROFESIONALES DE CONSULTORÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN, GESTIÓN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS E INTANGIBLES, ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO DE ALTAS Y BAJAS DE LAS CONSTRUCCIONES EN CURSO, MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS E INTANGIBLES, VERIFICACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN QUE GARANTICE EL ADECUADO REGISTRO CONTABLE BAJO NORMAS NACIONALES E INTERNACIONALES BOGOTÁ D.C, ENERO DE

2 ADVERTENCIA: Los presentes requerimientos de solicitud de cotización no constituyen una oferta mercantil para ninguna de las partes y no genera obligación comercial en la etapa precontractual o contractual en cualquiera de sus instancias; adicionalmente, en desarrollo de la lealtad y ética comercial, solicitamos y nos comprometemos a que la información entregada por nosotros y suministrada por cada uno de los interesados se mantenga en estricta confidencialidad. ETB si lo considera pertinente podrá realizar una reunión con los interesados con el propósito de aclarar y discutir los aspectos, los tiempos y los lineamientos del desarrollo del presente RFQ, por lo que solicita a los interesados en participar enviar un a la cuenta de correo alejandra.gomezc@etb.com.co describiendo el nombre de la empresa, nombre del contacto, correo electrónico, número de teléfono fijo y celular. Durante el estudio de los RFQ, ETB se reserva el derecho de solicitar a los interesados una presentación, en la cual se aclaren los diferentes aspectos presentados en la propuesta. CALENDARIO DE EVENTOS A continuación se establecen las fechas de los eventos más relevantes en relación con los presentes RFQ Publicación RFI/RFQ Fecha 23/Enero/2017 Última fecha para recepción preguntas proveedores Fecha 25/Enero/2017 Última fecha para aclaración de Preguntas ETB Fecha 27/Enero/2017 Última fecha para la recepción de las propuestas Fecha 30/Enero/2017 ACLARACIONES O MODIFICACIONES AL PRESENTE ESTUDIO DE MERCADO Podrá requerirse aclaraciones o modificaciones respecto del contenido de este documento, mediante solicitud escrita dirigida a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, a la cuenta de correo electrónico alejandra.gomezc@etb.com.co, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha de publicación de los términos de referencia en la página Web LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta de los interesados debe presentarse el 30/Enero/2017, vía correo electrónico a la dirección alejandra.gomezc@etb.com.co.por favor adjuntar el certificado de cámara y comercio de la empresa. La cotización económica desea enviarse en formato Excel y que permita copiar la información. POR FAVOR NO MODIFICAR LAS DESCRIPCIONES DE LOS ÌTEMS A COTIZAR NI ADICIONAR OTROS ÌTEMS. 2

3 1. OBJETO La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P., está interesada en recibir información de precios por parte de los potenciales proveedores para Servicios profesionales de consultoría para la administración, gestión y control de los activos fijos e intangibles, actualización del inventario de altas y bajas de las construcciones en curso, movimientos de activos fijos e intangibles, verificación y control de calidad de la información que garantice el adecuado registro contable bajo normas nacionales e internacionales. 2. ALCANCE DEL SERVICIO El servicio consiste en brindar el asesoramiento y consultoría necesaria para la administración y el control de los activos fijos e intangibles, actualización del inventario de altas y bajas de las construcciones en curso, movimientos de activos fijos e intangibles, verificación y control de calidad de la información contable de los activos fijos e intangibles de la Empresa bajo normas internacionales y locales desde la adquisición del activo hasta la baja del mismo en el sistema contable SAP por el período contable del año ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN EL OBJETO DEL SERVICIO. Los servicios solicitados son: 3.1 CONTROL DE ACTIVOS FIJOS, ACTUALIZACION DEL INVENTARIO DE ALTAS Y BAJAS DE LAS CONSTRUCCIONES EN CURSO Y CONTROL DE CALIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE Actualización de altas y bajas: Asesorar contable y técnicamente el proceso para realizar y actualizar las altas y bajas construcciones en curso generadas durante periodo contable de EL OFERENTE debe considerar en su precio que ETB desea que se realice la recepción y revisión de las bajas que se generen durante el periodo, realice el respectivo análisis y seguimiento, y cumpliendo con los procedimientos establecidos por ETB, realice el reporte para que se realice el registro contable correspondiente Verificación y Control de calidad de la información contable ETB espera que el OFERENTE incluya en los precios la realización y la verificación del cumplimiento de las actividades y el control de calidad de la información contable que se genere en los siguientes procesos del área de activos fijos: Proceso de depreciación- AFAB en las diferentes áreas de valoración Recalculo de valores en las diferentes áreas de valoración Movimiento por clases de activos fijos Cierre de activos Contabilización periódica ASKB Apertura del ejercicio 3

4 Cierre del ejercicio Creación, liquidación y control de elementos PEP Recálculo de amortizaciones AFAR Reintegro, análisis y contabilización de elementos devolutivos Elaboración del Inventario de devolutivos Movimiento de Inventarios y activos en bodega Construcciones en Curso Inventario y control contable de licencias y Software Movimiento de bodegas Análisis, cálculo y registro del deterioro de alta estacionalidad Activación contratos Valorizaciones Reasignables Baja de activos Creación de responsabilidades y reposiciones Análisis, revisiones y reclasificaciones de las cuentas bajo su control Conciliaciones de PP&E, Intangibles y bienes en bodega bajo Niif y Colgaap Elaboración y análisis de Informes y anexos Movimientos por segmentos Revisión y ajuste de Informes ETB espera que el OFERENTE incluya en los precios que debe realizar las propuestas y los ajustes necesarios sobre la información consignada en los siguientes informes generados por el área de activos fijos: Reportes solicitados por el área de Impuestos, tales como: la información de banda ancha, el movimiento mensual de todos los activos fijos y otros activos de la empresa, excluyendo las clases de construcciones en curso y software en curso, el informe de compras de los activos reales productivos. Detalle de activos de fin de año, listar por patrimonio con flag de valor contable. Listar con clave de amortización, vida útil en años y meses, fecha de inicio de amortización o compra. (esta información debe cruzar con los estados financieros) Los informes de movimientos mensuales por patrimonio, solicitados por la revisoría fiscal o entes de control. Informe de los bienes valorizados indicando la ubicación física, solicitado por el área de Seguros. Anexos, presentaciones y variaciones requeridas por la Gerencia de Contabilidad y el área de activos fijos. Las notas a los estados financieros El presupuesto anual de depreciación y amortización. Informe de inmovilizados de elementos devolutivos y la capitalización bursátil enviada al equipo de soporte logístico. Los reportes y requerimientos relacionados con normas internacionales de información financiera. Los demás informes requeridos por la Empresa 4

5 3.1.4 Otras actividades inherentes: Verificar la activación de bienes, de tal manera que con base a los estándares establecidos en la NIC 16 y 32 se contabilice de manera adecuada y detallada los diferentes rubros involucrados en el proceso de adquisición de activos fijos. Realizar la actualización de los inventarios y movimientos de activos fijos bajo normas internacionales vigentes en Colombia, actualización de altas de construcciones en curso y bajas generadas durante el periodo comprendido entre el 1º de enero al 31 de diciembre de Entregar la información recolectada, en las estructuras que permitan la actualización de los inmovilizados en el aplicativo SAP. Recepción de las bajas que se generen durante el periodo, realizará el respectivo análisis y seguimiento, y cumpliendo con los procedimientos establecidos realizará el reporte correspondiente para que desde el área de activos fijos se realice el registro contable. Capacitar a las áreas Técnicas acordadas previamente con la Dirección de Contabilidad e Impuestos, relacionada con el adecuado uso de los diferentes procedimientos creados para reportar los movimientos de activos fijos según sea su clasificación (altas por instalaciones, altas por traslado, bajas por perdida, robo, obsolescencia, etc, bajas por traslado); de esta manera ETB podrá conocer la ubicación de cada uno de sus activos fijos y hacer eficiente su control y lanzar un piloto que permita implementar que los movimientos como traslados y bajas se realicen desde el área fuente. Elaborar y entregar los reportes y requerimientos relacionados con normas internacionales de información financiera. PUNTOS GENERALES ETB espera que EL OFERENTE tenga en cuenta dentro de su precio los equipos de cómputo, de comunicaciones e impresoras portátiles necesarios para prestar el servicio. 4. CONDICIONES ESPECÍFICAS DEL OFERENTE 4.1 Organización y personal El oferente debe disponer de personal calificado en la prestación de cada uno de los servicios, respecto del cual no se constituye vínculo laboral alguno con ETB S.A. ESP. Deberá contar con personal suficiente para el cumplimiento de las labores a las que se haya comprometido e inclusive para atender situaciones críticas o de emergencia. 5

6 El oferente dispone de autonomía y libertad técnica, administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable por la vinculación del personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que ETB S.A. ESP adquiera responsabilidad alguna. 4.2 El perfil del personal Proceso de asesoría para la actualización de inventario de altas y bajas de las construcciones en curso y control de calidad de la información contable: ETB espera que el líder del equipo sea un profesional en carreras administrativas, contables, económicas o afines, con experiencia en: gerencia de proyectos, cargos contables y financieros, gestión y control de activos fijos con amplio conocimiento en manejo del sistema de información SAP. ETB espera que el personal de apoyo este compuesto por: al menos dos (2) contadores públicos con experiencia en empresas públicas o proyectos en empresas de sector, con conocimientos en el manejo de sistemas de información contable. Al menos un profesional en carreras administrativas, contables, económicas o afines, con experiencia en cargos administrativos y proyectos relacionados con el control y gestión de activos fijos. Al menos un técnico o tecnólogo en programas administrativos, financieros, contables o afines, con conocimientos de contabilidad básica y experiencia en labores como auxiliar y manejo de algún sistema de información contable. Manejo de paquete de office, aplicaciones web. Al menos un técnico o tecnólogo en telecomunicaciones con conocimiento en redes y equipos de telecomunicaciones móviles y fijas. Manejo de paquete office, aplicaciones web y acces 4.3 Conocimientos que deben tener: ETB espera que para el manejo del servicio control de calidad de la información contable se tengan los siguientes conocimientos en los sistemas relacionados a continuación: SMR Supply Relation Management- Administración de relación con proveedores (*) SAP- System Aplication products - Sistema de Información Financiero. (*) 4.4 ETB espera que el INTERESADO incluya en su precio: Seguridad: Garantizar la custodia y conservación adecuada de los documentos entregados por ETB. 6

7 Confidencialidad: ETB espera que EL INTERESADO incluya en su oferta que se compromete a que la información suministrada se almacenará en una base de datos que únicamente será utilizada por personal autorizado de la Dirección de Contabilidad e Impuestos de ETB SA ESP. Confiabilidad: ETB espera que EL INTERESADO pueda cumplir con la normatividad y leyes que imparten las entidades de control y vigilancia que rigen el proceso de activos fijos, inventarios y avalúos. 4.5 Disponibilidad del servicio El oferente debe garantizar disponibilidad permanente para la prestación del servicio. 5. OTROS ASPECTOS Para el desarrollo de las actividades de asesoría y consultoría para el control de activos fijos, actualización del inventario de altas y bajas de las construcciones en curso y control de calidad de la información contable, ETB S.A. ESP asignará cinco (5) equipos de cómputo y cinco (5) licencias SAP a la entidad, para que se realice los registros contables de los activos fijos y hasta cuatro licencias SRM para consulta de la información contractual. Igualmente proporcionará un espacio físico en las instalaciones de ETB SA ESP para cinco (5) usuarios que conformaran el equipo de consultoría. ETB proporcionará el servicio de una (1) impresora. para el desarrollo del trabajo. El contratista proporcionará para el desarrollo de la actualización del inventario y movimientos las pistolas o tabletas que requiera para el desarrollo de ésta actividad. 6. DURACION DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO REQUERIDO ETB espera que EL INTERESADO presente su oferta para un servicio por el término de 12 meses. 7. EXPERIENCIA ETB desea que EL INTERESADO informe su experiencia en servicios similares al objeto de la presente solicitud de información. 8. PRECIOS ETB solicita que los servicios que hacen parte del presente estudio de mercado sean cotizados bajo el sistema de precios fijos, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento. 7

8 9. MONEDA DE COTIZACIÓN Los servicios objeto del presente estudio de mercado deberán cotizarse en pesos colombianos en números enteros, es decir sin incluir decimales. 10. FORMA DE PAGO El servicio de asesoría y consultoría para el control de activos fijos, actualización del inventario de altas y bajas de las construcciones en curso y control de calidad de la información contable bajo normas internacionales, se cancelará en cuotas mensuales iguales contra los entregables que se definan en el contrato a suscribir. Los pagos se efectuarán, a los sesenta (60) días calendario siguientes a la radicación, en el Equipo de Cuentas por Pagar de ETB, de la factura correspondiente, acompañada del acta de recibo a satisfacción de los entregables definidos en cada mes. 8