DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del Documento. Actualización del procedimiento

Transcripción

1 de 6 HISTORIAL DE CAMBIOS No. VERSION 1 DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del Documento Actualización del procedimiento MOTIVO DEL CAMBIO FECHA N/A Se actualiza el procedimiento por cambios en la modalidad de préstamo de salas

2 de 6 1. OBJETIVO Contar con el procedimiento que permita establecer los pasos a seguir para asignar y/o alquilar los espacios físicos de la Universidad (auditorios, salas, sede social, canchas deportivas) tanto para la comunidad universitaria como para usuarios externos.. ALCANCE Este procedimiento aplica para el préstamo y/o alquiler del auditorio, sede social y/o salas a entes externos o a la comunidad universitaria de la Universidad de la Amazonia e inicia con la solicitud y finaliza con la utilización del espacio solicitado 3. DEFINICIONES 3.1 Espacios Físicos: Es la realización de las gestiones encaminadas a la distribución adecuada de los espacios físicos de la Universidad de la Amazonia.

3 de 6 4. DESCRIPCION No. 8.1 PASOS A REALIZAR Solicitar el espacio físico 8. Verificar la Actividad DESCRIPCIÓN Si es un usuario interno se hace la respectiva solicitud a Vicerrectoría Administrativa, ya sea por medio de un oficio dirigido a esta dependencia o por medio de un correo electrónico. Si es un usuario externo se realiza la solicitud por medio de un oficio dirigido a la Vicerrectoría Administrativa. Revisar y verificar la clase de actividad que se desarrollará; en caso que la actividad no se pueda realizar dentro de las instalaciones de la Universidad se negará el servicio y archivará la solicitud, de lo contrario se remite al responsable del préstamo. Autorizar la realización de la actividad e informar al interesado sobre el valor a cancelar cuando se trata de alquiler a ente externo. Los valores de alquileres para usuarios externos están reglamentados por el Acuerdo 0XX de 01 del Consejo Superior. RESPONSABLE Vicerrectoría Administrativa 8.3 Autorizar realización Si la solicitud es del Auditorio verificar disponibilidad y autorizar préstamo. Vicerrector Administrativo Si es un escenario deportivo remitir a Bienestar Universitario, para la autorización y asignación. Si es una sala de conferencias remitir a Vice Académica para su verificación de disponibilidad y autorización. Realizar el pago del valor asignado por medio de una consignación a la cuenta bancaria que autorice Pagaduría 8.4 Efectuar Pago del Alquiler Entregar en Pagaduría copia de la consignación como constancia de haber efectuado el pago y poder así incluir la solicitud dentro de la programación de los espacios físicos. 8.5 Realizar Remisión de Solicitud Remitir al responsable de cada área o espacio físico, el oficio de la solicitud para la confirmación de la reserva. 8.6 Reservar el espacio físico Realizar la reserva del espacio físico solicitado. Responsable de cada área física

4 de Elaborar Inventario al Elaborar un inventario de los bienes y los equipos de los espacios físicos indicando el estado de los mismos, e incluyendo la aceptación de quien recibe. Responsable de cada área física 8.8 Disfrute del Espacio Solicitado Se utiliza el espacio solicitado durante el día y la hora autorizada. 8.8 Recibir el Inventario Posteriormente, reciben los bienes confrontando su estado y cantidad de los mismos, firmando el recibo si es satisfactorio o dejando las apreciaciones y el reclamo pertinente cuando haya lugar (Todo en presencia del usuario). Esta actividad es responsabilidad del vigilante de turno o del responsable del área física. Responsable de cada área física

5 de 6 5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA EL PRESTAMO O ALQUILER DE ESPACIOS FISICOS DE LA USUARIO VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE CADA ÁREA FÍSICA INICIO Solicitar el espacio físico Verificar la Actividad Autorizar realización Efectuar Pago del Alquiler Realizar Remisión de Solicitud Reservar el espacio físico Elaborar Inventario al Disfrute del Espacio Solicitado Recibir el Inventario FIN

6 de 6 6. ANEXOS N/A 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA OD-A-GD-04 Norma básica para la creación y elaboración de documentos del sistema integrado de gestión de calidad. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Wilder Meneses Nombre: Wilder Meneses Nombre: Patricia Pinilla Gómez Gómez Patiño. Cargo: Profesional Cargo: Profesional Cargo: Jefe de Planeación Universitario Universitario Fecha: Fecha: Fecha: