DIRECCIÓN FINANZAS EMPRESARIALES EQUIPO ABASTECIMIENTO XM SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS 355

Transcripción

1 DIRECCIÓN FINANZAS EMPRESARIALES EQUIPO ABASTECIMIENTO XM SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS 355 SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE SOPORTE EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE OFERTAS INFORME DE EVALUACIÓN Medellín, Mayo de 2010

2 TABLA DE CONTENIDO 1. ANTECEDENTES FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO LEGISLACIÓN PERÍODO DE APERTURA Y CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS OFERTAS RECIBIDAS METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS Aspectos legales Análisis jurídico de las Ofertas Análisis de los requisitos de participación Análisis de los requisitos de Calidad Técnica Calidad Comercial Condiciones de los precios Correcciones aritméticas Descuentos ofrecidos Desviaciones, ajustes y penalizaciones Alternativas Orden de elegibilidad RECOMENDACIÓN... 7

3 Informe de Evaluación 3 1. ANTECEDENTES Mediante Solicitud de Pedido , XM Compañía de Expertos en Mercados S.A. E.S.P. adelantó el proceso de contratación para la Implementación de un sistema de información que soporte el proceso de Administración de Ofertas que hace parte de los procesos de XM como administrador del Sistema de Intercambios Comerciales, por encargo de la misma, conforme al presente documento, de la Dirección Transacciones del Mercado. Con base en esta solicitud se creó el proceso de compras SAP FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO Los pagos asociados al Contrato que resulte de este proceso de adquisición, serán financiados con recursos propios de XM S.A. E.S.P. 3. LEGISLACIÓN Las normas legales aplicables para este proceso son las establecidas en el documento de Solicitud Pública de Ofertas No. 355, el Acuerdo 01 compilado de septiembre 29 de 2005 y el Acuerdo 015 de 2009 expedido por la Junta Directiva de XM S.A. E.S.P. y las propias de los negocios entre particulares en la República de Colombia. 4. PERÍODO DE APERTURA Y CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El día 1 de Marzo de 2010, se inició el proceso de Solicitud Pública de Ofertas 355, con fecha límite de entrega de las Ofertas hasta el 19 de Marzo de La Solicitud Pública de Ofertas se publico en el diario La República. Mediante Adendos 1, 2, 3, 4 y 5 se dió respuesta a inquietud de los oferentes y se amplió el plazo para la entrega de ofertas hasta el 26 de Marzo de OFERTAS RECIBIDAS Cumpliendo con el plazo de entrega requerido en la Solicitud Pública de Ofertas, se recibió ofertas de los siguientes proveedores: - MVM INGENIERÍA DE SOFTWARE S.A - TREBOL SOFTWARE S.A 6. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS El proceso de evaluación y análisis de las Ofertas recibidas, se realizó en las siguientes etapas:

4 Informe de Evaluación Aspectos legales Análisis jurídico de las Ofertas Mediante comunicado del 23 de Abril de 2010 emitido por la Secretaría General y Asuntos Regulatorios de XM, esta conceptúa: - MVM INGENIERÍA DE SOFTWARE S.A. Cumple con la información legal requerida con la siguiente observación: La oferta está condicionada jurídicamente al envío de la Carta de Presentación formulario A.1 suscrito no solo por el representante legal, sino también avalada por un ingeniero inscrito y adjuntar copia de su tarjeta profesional en la respectiva rama de la ingeniería; de conformidad con el numeral , ya que el objeto de la solicitud de oferta 355 implica el desarrollo de las actividades catalogadas como ejercicio de la ingeniería en el territorio nacional. Por lo anterior, La oferta está condicionada a la recepción de los documentos subsanables sugeridos en la observación. MVM INGENIERÍA DE SOFTWARE S.A. presentó dentro del término señalado, los documentos solicitados por XM. Estos fueron revisados por la Secretaria General y Asuntos Regulatorios de XM, quien en comunicado del 4 de Mayo del 2010, da su aprobación a la oferta presentada por el proveedor. La oferta de MVM INGENIERÍA DE SOFTWARE S.A. es jurídicamente viable. - TREBOL SOFTWARE S.A Cumple con la información legal requerida con la siguiente observación: La oferta está condicionada jurídicamente a la entrega del proveedor de los siguientes documentos: - Carta de Presentación formulario A.1 suscrito no solo por el representante legal, sino también avalada por un ingeniero inscrito y adjuntar copia de su tarjeta profesional en la respectiva rama de la ingeniería; de conformidad con el numeral , ya que el objeto de la solicitud de oferta 355 implica el desarrollo de las actividades catalogadas como ejercicio de la ingeniería en el territorio nacional. - Certificación del compromiso irrevocable por parte de la compañía de seguros, de expedir la garantía de cumplimiento en caso de que el oferente resulte favorecido en el proceso 355, de conformidad con el numeral de la solicitud pública de ofertas.

5 Informe de Evaluación 5 La oferta está condicionada a la recepción de los documentos subsanables sugeridos en la observación. TREBOL SOFTWARE S.A presentó dentro del término señalado, los documentos solicitados por XM. Estos fueron revisados por la Secretaria General y Asuntos Regulatorios de XM, quien en comunicado del 4 de Mayo del 2010, da su aprobación a la oferta presentada por el proveedor. La oferta de TREBOL SOFTWARE S.A es jurídicamente viable Análisis de los requisitos de participación Para que la oferta sea tenida en cuenta, el Proponente debe presentar los siguientes documentos solicitados como requisitos de participación: Asistencia a reunión aclaratoria Carta de presentación Cuestionario de inhabilidades e incompatibilidades Certificado de existencia y representación legal Formato de información general del proponente Póliza de seriedad de la oferta Pago de aportes a la seguridad social Presentar certificación de Microsoft, o el documento que haga sus veces, cuyo nivel sea Certified Partner o Gold Certified Partner. Estos documentos fueron presentados en su totalidad por las dos firmas oferentes.

6 Informe de Evaluación Análisis de los requisitos de Calidad Técnica En el memorando de evaluación técnica del 5 de Mayo de 2010, información que se anexa a la presente evaluación, se aceptan técnicamente las dos ofertas presentadas, ya que cumplen con las expectativas de XM en lo que se refiere a su alcance, y condiciones generales de la misma. En el siguiente cuadro se detallan los resultados obtenidos. Puntaje Máximo MVM Trebol Entendimiento de la Necesidad 35,00 32,75 31,00 Enfoque 20,00 19,00 16,00 Metodología y Cronograma 10,00 9,00 10,00 Organigrama 5,00 4,75 5,00 Experiencia de la Empresa 15,00 13,50 14,25 Experiencia de la empresa 15,00 13,50 14,25 Profesionales Propuestos 20,00 16,28 12,55 Gerente de Proyecto 4,00 4,00 4,00 Arquitecto 5,00 3,50 0,50 Desarrolladores 5,00 3,58 3,25 Analista de Requisitos 4,00 3,20 3,20 Analista Aseguramiento de la Calidad 2,00 2,00 1, Calidad Comercial Total Evaluación técnica 70,00 62,53 57,80 Consiste en verificar y analizar las condiciones comerciales, realizar las correcciones aritméticas, aplicar los descuentos ofrecidos y calcular el valor total comparable. Puntaje Puntaje Puntaje Máximo MVM Trebol Propuesta Económica 30,00 19,95 28,59 Oferta Total en $ 25,00 14,95 25,00 Costo Unitario Rol Unico 5,00 5,00 3,59 Total Evaluación económica 30,00 19,95 28, Condiciones de los precios El proponente cumple con lo exigido en el numeral Precios de la oferta - Formulario C.2-, del documento de Solicitud Pública de Ofertas Correcciones aritméticas Se realizaron las correcciones aritméticas de las ofertas.

7 Informe de Evaluación Descuentos ofrecidos No se ofrecen descuentos Desviaciones, ajustes y penalizaciones No se presentaron Alternativas No se presentaron Orden de elegibilidad Las Ofertas evaluadas cumplen con los requisitos legales, y una vez finalizadas las verificaciones técnicas y económicas, el orden de elegibilidad es el siguiente: TREBOL SOFTWARE S.A MVM INGENIERÍA DE SOFTWARE S.A En el siguiente cuadro resumen, se presenta el resultado de la Evaluación de ofertas: Puntaje Máximo Trebol MVM Entendimiento de la Necesidad 35,00 31,00 32,75 Experiencia de la Empresa 15,00 14,25 13,50 Profesionales Propuestos 20,00 12,55 16,28 Propuesta Económica 30,00 28,59 19,95 Total Evaluación 15,00 86,39 82,48 7. RECOMENDACIÓN Se recomienda hacer una reunión de ajuste técnico económico con la empresa TREBOL SOFTWARE S.A. (Original firmado) Cualquier información requerida solicitarla al correo electrónico adquisicionesxm@xm.com.co