Manual de Usuario Portal Comprobaciones

Transcripción

1 Manual de Usuario Portal Comprobaciones Autor: Iván Orlando Fierro Ramos Fecha Actualización: 10/03/2016 Página 1 de 37

2 Contenido MANUAL PORTAL DE COMPROBACIONES... 4 Descripción de iconos... 4 REGISTRARSE EN EL PORTAL:... 6 INGRESO AL PORTAL... 7 TIPO DE USUARIO INTERNO... 8 MODULO CONSULTA:... 8 MODULO SUBIR DOCUMENTOS Subir Documentos (XML, PDF): Subir Certificados: MODULO DE COMPROBACIONES FACTURAS DE EXTRANJEROS/DOCUMENTOS NO DEDUCIBLES: PRESUPUESTOS DE GASTO: Crear o Consultar Presupuestos de Gastos: Presentar presupuesto de Gastos: Pre-visualizar Presupuesto: Autorizar Presupuesto de Gastos: Rechazar Presupuesto de Gastos: Historial: COMPROBACIONES DE GASTOS: Ver comprobaciones: Comprobación de Documentos: Editar Comprobaciones: Presentar Comprobación: Ver o Editar Comentario de Comprobación: Ver resultado de validaciones de la comprobación: Ver log de eventos de la comprobación: Eliminar o rechazar comprobación: Generar Liquidación de Gastos: Historico de Comprobaciones: REPORTES: Reporte de Comprobaciones: Reporte Presupuesto vs. Comprobación: Página 2 de 37

3 PERFIL Editar nuestro Perfil: AYUDA Cambiar Contraseña y Acerca De: CERRAR LA SESIÓN RECUPERAR CONTRASEÑA Página 3 de 37

4 MANUAL PORTAL DE COMPROBACIONES Descripción de iconos Icono Acción Documento Rechazado Documento Valido o Autorizar Comprobación Indica que alguna tarea se está ejecutando, deberá esperar a que este desaparezca lo cual indicara que termino la ejecución Abrir el calendario y seleccionar una fecha Documento Cancelado o cancelar documento Descargar documento en PDF Descargar documento en XML Descargar PDF estándar Asignarse Documento Documento ya Asignado El documento presenta advertencias Eliminar documento, comprobación, presupuesto Documento no disponible Ver detalle de validaciones Preview Desplegar registro Agregar nuevo registro Editar registro Página 4 de 37

5 Eliminar registro Presentada por el usuario Autorizado por el Jefe Inmediato Actualizar Captcha Hace la búsqueda Preview Impresión de detalle de comprobación Ver o editar comentario de comprobación Ver log de comprobación Ver log de eventos de la comprobación Presentar comprobación Ver presupuesto de gasto Página 5 de 37

6 REGISTRARSE EN EL PORTAL: Para ingresar al Portal deberá registrarse primero, ingresando a la opción "Registrarse". Ingrese sus datos y escriba el código de seguridad para proceder con el registro, a continuación de clic en Registrar. Al finalizar le aparecerá la leyenda Usuario dado de alta satisfactoriamente. Página 6 de 37

7 Al registrarse le deberá de llegar un correo de confirmación de , el cual deberá de confirmar dando clic a la liga que se le envió en el cuerpo del mensaje. La liga lo que hace es enviarlo al portal, pre-activar su cuenta e indicarle que podrá ingresar después de que el administrador del sistema lo active. Su cuenta de usuario ha sido pre-activada. Por favor espere a que el administrador le dé el permiso de acceso al Portal. Se le notificara vía correo cuando esté autorizado su acceso. Ingrese con su usuario y contraseña. INGRESO AL PORTAL Página 7 de 37

8 El usuario Interno se compone por el siguiente menú. TIPO DE USUARIO INTERNO MODULO CONSULTA: Por default se muestra el módulo de consulta al ingresar al Portal, el cual se compone con una búsqueda de documentos recibidos. Utilice los filtros y de clic en el icono Buscar, se desplegaran los registros de los documentos. Si se selecciona el icono de ver detalle se abrirá la siguiente pantalla: Página 8 de 37

9 Aquí se enlistan todas las validaciones del documento recibido, si se selecciona el icono Desplegar que se encuentra en la primera columna, se desplegara por cada validación un registro con su respectivo estatus. Si seguimos y seleccionamos el icono Desplegar uno de ellos. por cada evento, veremos el comentario de validación por cada Página 9 de 37

10 Subir Documentos (XML, PDF): MODULO SUBIR DOCUMENTOS Puede subir sus documentos directamente desde el Portal (Alternativa a enviarlos por correo), para ello seleccione el modulo Subir Documentos, en la nueva ventana de clic en Adjuntar para desplegar los campos, puede desplegar tantos como desee dando clic en Adjuntar repetidamente. Seleccione los archivos a subir correspondientes con la extensión indicada en el encabezado (PDF, XML) y la sucursal a donde se enviara el documento. Página 10 de 37

11 Realice los mismos pasaos para seleccionar su XML (Recuerde que el XML y PDF deben de tener el mismo nombre), al finalizar de clic en el botón Subir El sistema le notificara con el siguiente mensaje: En este punto el documento será validado por nuestro sistema de validación de CFDI S RecibeCFD, el cual le enviara los resultados de las validaciones al correo electrónico con el que se dio de alta. Ejemplo: Página 11 de 37

12 Subir Certificados: Para subir un certificado de clic en el icono de la carpeta para abrir el explorador de documentos, busque su certificado y de clic en Abrir. Por ultimo de clic en el icono Cargar para subir su Certificado, si todo esta correcto el sistema le notificara con el mensaje El Certificado se ha cargado correctamente. Página 12 de 37

13 MODULO DE COMPROBACIONES Ingrese al menú Comprobaciones y seleccione el modulo correspondiente. FACTURAS DE EXTRANJEROS/DOCUMENTOS NO DEDUCIBLES: Ingrese al módulo Captura, en la nueva ventana capture los datos de su Documento. Página 13 de 37

14 Para adjuntar un documento de clic en el icono Adjuntar, se abrira el explorador de archivos de windows, busque su documento, seleccionelo y a continuación de clic en abrir. Al finalizar de clic en Guardar. Al terminar el proceso saldra una ventana indicando que se ingresaron los datos correctamente, de clic en Aceptar. Nota: El documento se asignara automaticamente al usuario que lo creo. Página 14 de 37

15 PRESUPUESTOS DE GASTO: Crear o Consultar Presupuestos de Gastos: Seleccione el modulo Crear/Consultar. Ingrese los parámetros de búsqueda y de clic en el icono Buscar que aún estén en proceso.. Se desplegaran los presupuestos de gastos Estatus: Una palomita significa presentada por el usuario y dos palomitas autorizada por el jefe inmediato. Para crear un presupuesto de gasto de clic en el icono Agregar. En la nueva ventana capture la información correspondiente y al finalizar de clic en Guardar. Página 15 de 37

16 Nota: El campo Monto autorizado esta deshabilitado para los demás usuarios y solo el Jefe Inmediato del usuario o Administrador puede capturar esta información. Aparecerá una ventana notificando que los datos se guardaron correctamente de clic en ok. Si ya no necesita crear otro presupuesto de gastos cierre la ventana. Presentar presupuesto de Gastos: Una vez creado el presupuesto deberá presentarlo, para ello seleccione el presupuesto indicado y seguido de clic en el icono Presentar Presupuesto de Gasto. Página 16 de 37

17 Aparecerá una advertencia del sistema, si está seguro de que los datos son correctos y desea presentar el Presupuesto de clic en Ok. Un correo será enviado al Administrador o Jefe inmediato avisando que tiene un presupuesto pendiente por autorizar. Pre-visualizar Presupuesto: Si lo requiere puede ver una vista previa de su presupuesto antes de presentarlo, para ello seleccione el presupuesto deseado y seguido de clic en el icono Preview internet., se abrirá la vista previa en otra pestaña de su navegador de Página 17 de 37

18 Autorizar Presupuestos de Gasto: Ingrese al módulo Comprobaciones y seguido de la opción Autorizar. Seleccione el registro y a continuación de clic en el icono Autorizar presupuesto de gasto. En la nueva ventana de clic en Autorizar. Nota: El flujo de Autorización para los usuarios Internos es el siguiente: El usuario Presenta el presupuesto de gasto, el jefe inmediato solo lo Autoriza y por último el Administrador Captura el monto y da la Autorización final, para posteriormente realizar la liquidación. El flujo de Autorizacion para los usuarios tipo Vendedor es el siguiente: El usuario Vendedor Presenta el presupuesto de gasto, pasa directamente al Administrador para que capture el monto y Autorice el presupuesto de gasto, para posteriormente realizar la liquidación. Página 18 de 37

19 Rechazar Presupuesto de Gastos: Seleccione el registro y de clic en el icono Rechazar presupuesto de gasto. Si está seguro de rechazar el presupuesto confirme la petición, a continuación ingrese el motivo de Rechazo y de clic en OK, el sistema le notificara que el presupuesto fue rechazado correctamente. Página 19 de 37

20 Nota: El sistema le notificara al usuario vía correo electronico, y veremos nuestro presupuesto con estatus de rechazado. Página 20 de 37

21 Historial: Podrá ver una lista de todos sus presupuestos autorizados, para ello seleccione un rango de fecha y de clic en el icono buscar para desplegar la información. Desde aquí puede ver un Preview de su Presupuesto, para ello seleccione un Registro y de clic en el icono Preview. Nota: La vista de presupuesto se abrirá en otra pestaña o ventana de su navegador. Página 21 de 37

22 COMPROBACIONES DE GASTOS: Ingrese al menú Comprobaciones y seleccione el modulo correspondiente. Ver comprobaciones: Seleccione el modulo Comprobar, en la nueva ventana ingrese los parámetros de búsqueda y de clic en el icono Buscar para desplegar las comprobaciones que aún están en proceso. Nota: Una palomita Presentado por el usuario pero pendiente de autorizar por jefe inmediato, Dos palomitas Autorizado por Jefe Inmediato pero pendiente de liquidar. Aquí se agrupan las comprobaciones generadas por número de comprobación (prefijo de usuario + numero consecutivo) donde podrá consultar todos los documentos que están referenciados dando clic al icono muestra en la siguiente pantalla. como se Página 22 de 37

23 Comprobación de Documentos: Para comprobar un documento de clic en el icono que se encuentra en la parte inferior. Al dar clic en este, se abrirá una ventana donde tendrá que seleccionar el tipo de comprobación. Seguido de clic en Continuar para desplegar las Facturas pendientes por Comprobar. Página 23 de 37

24 Seleccione el presupuesto de gastos indicado y capture los campos Concepto, Objetivo y Resultado (Campos requeridos). Página 24 de 37

25 Seleccione los documentos que desee comprobar activando la casilla de lado izquierdo y llenando los respectivos campos. Si se selecciona subcuenta de hotel y selecciona el calendario tendrá que ingresar la fecha de entrada al hotel y la fecha de salida, para así calcular el monto por día y validarlo contra las políticas dadas de alta. Por último de clic en el icono Agregar documentos. de la parte inferior del Tabla para que corran las validaciones de los Página 25 de 37

26 El sistema le pedirá confirmar los cambios, seleccione Ok para aceptar el movimiento. Seguido aparecerán los resultados de las validaciones. Usted puede guardar la comprobacion independientemente de el resultado de las validaciones. Después podra editar o presentar la comprobación, esta última opción solo funcionara si pasaron todas las validaciones. Por último Seleccione Ok y cierre el resultado de las validaciones. Página 26 de 37

27 Editar Comprobaciones: La edición de una comprobación es algo parecido al hacer una nueva comprobación, la diferencia entre uno y otro es que al editar, ya no se pedirá el tipo de comprobación y la categoría, ya que entra directamente al listado de documentos pendientes de comprobar y se agregan los documentos de la comprobación a editar. Página 27 de 37

28 Presentar Comprobación: Seleccione el icono para presentar o autorizar la comprobacion. Esto depende del modulo donde se encuentre, si esta en el modulo Autorizar funciona como autorizar, sí está en el modulo Comprobar funciona para presentar la comprobacion al jefe inmediato, para que posteriormente este la autorice. Al presentar la comprobación cambiara el estatus a Presentado por el usuario, en este punto solo falta esperar que su jefe inmediato lo Autorice, cuando eso suceda el estatus cambiara nuevamente a Autorizado por Jefe Inmediato. Página 28 de 37

29 Ver o Editar Comentario de Comprobación: Seleccione Registro y seguido de clic en el icono comentario a la comprobacion., lo cual desplegara una ventana para que pueda agregar un Ver resultado de validaciones de la comprobación: Seleccione el Registro y seguido de clic en el icono para ver el resultado de validaciones de la comprobación. Página 29 de 37

30 Ver log de eventos de la comprobación: Seleccione el icono para ver el log de eventos de la comprobacion. Aquí podra ver el historial de eventos que ha tenido la comprobacion como son los eventos de Autorizacion, Rechazo, Presentacion, entre otras. Eliminar o rechazar comprobación: Seleccione el icono para eliminar o rechazar una comprobación. Esto dependera del modulo donde se encuentre, sí es el modulo Comprobar funciona para eliminar, en caso de que sea el modulo Autorizar o Liquidación, funciona como rechazo. Si es un rechazo, se debera de agregar el motivo por el cual se rechaza. Página 30 de 37

31 Eliminar: Rechazar: Generar Liquidación de Gastos: Ingrese al modulo de liquidación de gastos, seleccione la comprobacion y de clic al icono Generar liquidacion de gastos, se desplegara una ventana donde podra capturar los datos como el iva, ish u otro monto adicional por documento comprobado. Página 31 de 37

32 Cuando haya terminado de capturar los datos, de clic en el boton Generar Liquidacion que aparece en la parte inferior de los registros para que la comprobación quede cerrada. Cuando se genere la liquidación de gastos se mostrara un preview de impresión, si se cierra podrá verla en el modulo Historico de Comprobaciones. Página 32 de 37

33 Historico de Comprobaciones: En este modulo como su nombre lo dice, es donde se encuentran todas las comprobaciones ya cerradas, es decir las que ya tienen su liquidación de gastos. Aquí podra ver la liquidacion de gastos, ver el reporte de eventos, el log de validaciones, el comentario,el preview de impresión de la comprobación y la generación de la poliza. Generar Poliza: Para generar la póliza, seleccione la comprobación y de clic en el icono que se muestra en la imagen. Página 33 de 37

34 El sistema le preguntara si desea exportar la póliza Se descargara un archivo de Excel. REPORTES: Reporte de Comprobaciones: Seleccione su usuario y haga uso de los filtros disponibles si lo requiere, al finalizar de clic en el icono Buscar. Se descargara un archivo de Excel. Nota: Solo el Administrador puede ver y realizar Reportes de otros usuarios. Página 34 de 37

35 Reporte Presupuesto vs. Comprobación: Seleccione su usuario y haga uso de los filtros disponibles si lo requiere, al finalizar de clic en el icono Buscar. Se descargara un archivo de Excel. PERFIL Editar nuestro Perfil: Si desea modificar el Perfil de su usuario, seleccione la opción Perfil del menú principal, se abrirá el formulario correspondiente, realice las modificaciones requeridas y al finalizar de clic en el botón Guardar. Nota: RFC, Razón Social y Usuario NO son editables. Página 35 de 37

36 AYUDA Cambiar Contraseña y Acerca De: Para cambiar la contraseña puede hacerlo desde el menú perfil o bien puede hacerlo seleccionando el icono Cambiar Contraseña del menú Ayuda. En el formulario indique la contraseña anterior y la nueva contraseña, al finalizar de clic en Guardar, el sistema le mostrara el mensaje: Contraseña modificada satisfactoriamente. Para ver información del proveedor del sistema seleccione la opción Acerca De del menú ayuda. CERRAR LA SESIÓN Seleccione la opción Salir del menú principal. Página 36 de 37

37 RECUPERAR CONTRASEÑA Seleccione la opción Olvidó su contraseña? de la ventana de Login. En la nueva ventana Ingrese el usuario y correo con el que se dio de alta. En caso de que no recuerde su correo con el que se dio de alta se requerirá que contacte al administrador del sistema para que le proporcione su nueva contraseña. Cuando seleccione el botón de enviar y todo haya funcionado correctamente, se le enviara un correo con su nueva contraseña. Se recomienda que la cambie inmediatamente después de que pueda ingresar ya al sistema. Página 37 de 37