MANUAL DE CONFIGURACION DEL CORREO ELECTRÓNICO. Versión 1.0

Transcripción

1 MANUAL DE CONFIGURACION DEL CORREO ELECTRÓNICO Versión 1.0 Enero de 2009

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. CONFIGURACIÓN DE OUTLOOK 1.1. Conceptos 1.2. Configuración de SMTP (envío) y POP3 (recepción) 2. USO DE WEBMAIL 2.1. Cómo acceder al correo vía Web (Office Outlook Web Access OWA) 2.2. Calendario 2.3 Agenda Compartida ANEXO. 1 RESUMEN EJECUTIVO DE CONFIGURACIÓN DEL CORREO ELECTRONICO

3 INTRODUCCIÓN Este documento describe la configuración y uso del servicio de correo electrónico provisto a la Superintendencia de Notariado y Registro SNR, en desarrollo del Las formas de acceso al servicio de correo electrónico provisto a la SNR son: - Outlook: Se puede utilizar Outlook (o un programa estándar de cliente de correo) únicamente desde las oficinas de la SNR, debido al control configurado en el servicio de correo. - Webmail: Se puede hacer uso de Webmail desde cualquier red conectada en Internet. En los siguientes capítulos se indicará la forma de configurar Outlook Express en un computador con sistema operativo Windows, el uso de las facilidades de correo de Outlook Express, el acceso a Webmail, el uso de sus facilidades y el reenvío de mensajes del servicio de correo anterior al nuevo servicio.

4 1.1 Conceptos 1. CONFIGURACIÓN DE OUTLOOK EXPRESS Cuando se accede al servicio de correo desde las oficinas de la SNR haciendo uso de un computador (cliente) con el programa de correo Outlook Express, es necesario configurar los siguientes aspectos, relacionados con el envío y recepción de los mensajes. - SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): Es un protocolo estándar para envío de correo. Se debe definir la ubicación de un equipo servidor SMTP. Este servidor está en smtp.supernotariado.gov.co IP: Los mensajes generados por los clientes se envían inicialmente a este servidor, el cual se encarga del envío a los destinatarios de cada mensaje. - POP3 (Post Office Protocol 3): Es un protocolo para transferencia de mensajes entre un servidor y los clientes. La ubicación del equipo servidor POP3 es también smtp.supernotariado.gov.co. Los mensajes recibidos se guardan en el computador del cliente. A continuación se muestra el procedimiento de configuración en un equipo con sistema operativo Windows XP y Outlook Express Configuración de SMTP (envío) y POP3 (recepción) Desde la barra de herramientas de Outlook Express, se hace clic en Herramientas (Tools):

5 Se escoge la opción cuentas ( Accounts) la cual despliega la siguiente pantalla Se escoge la opción Agregar (Add a new account )

6 Se coloca el nombre del Usuario el cual será el nombre que se mostrará cuando se reciban o envíen mensajes de esta cuenta, para efectos de este ejemplo usaremos Lida Salazar Moreno y se da clic en siguiente

7 Luego de lo anterior se procede a llenar el campo con el Nombre de la cuenta de correo para este ejemplo debe ser lida.salazar@supernotariado.gov.co como muestra la siguiente imagen: Luego aparece la pantalla para configurar el servidor de correo entrante y de correo saliente En el servidor de correo entrante se coloca: pop.supernotariado.gov.co ó la IP: En el servidor de correo saliente se coloca: smtp.supernotariado.gov.co ó la IP: En la siguiente imagen se ve parámetros. cómo deben quedar configurados estos

8 Luego de digitar los campos se hace clic en siguiente y aparece una pantalla en donde se coloca el nombre del usuario en este caso es lida.salazar y se coloca la respectiva contraseña. Esto se ve en la siguiente pantalla Si la información ingresa es correcta se da clic en FINALIZAR,

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10 2. USO DE WEBMAIL 2.1. Cómo acceder al correo vía Web (Office Outlook Web Access OWA) El acceso a Webmail se hace desde un browser estándar, por ejemplo Internet Explorer. Para ingresar a Internet Explorer se escoge la opción Inicio, ubicada en el menú de la barra inferior de la pantalla. Se selecciona la opción Todos los programas y se obtiene una lista de los programas ejecutables. Se selecciona el programa Internet Explorer y se hace clic. En Internet Explorer se escribe en el campo la siguiente URL La página inicial de acceso a Web mail aparecerá así:

11 Se le da clic en vaya a este sitio web (no recomendado) y aparece la siguiente pantalla.

12 Para iniciar la sesión se debe ingresar el nombre de usuario y la contraseña asignadas. El nombre de usuario es la dirección de correo electrónico. Para el caso práctico de esta guía, el nombre de usuario será pruebacal1@supernotariado.gov.co Una vez se ha digitado la información solicitada en la ventana que se muestra en la figura anterior, si la información es correcta aparecerá en pantalla la ventana de acceso al buzón de entrada de correo, como se muestra a continuación.

13 En la figura anterior se pueden ver varios elementos de navegación que permiten tener acceso a diferentes servicios de correo. A continuación se describen estos elementos. En primera instancia se tiene el panel de la parte izquierda que contiene lo siguiente:

14 Con el uso de los elementos de este panel, se tiene acceso a las siguientes funcionalidades: - Correo: en esta pestaña se encuentran las opciones de ir a Calendario (calendar), Contactos (contacts), papelera (deleted ítems), bandeja de Entrada (Inbox), Correo no deseado (Junk ), Notas (Notes), Bandeja de Salida (Outbox), elementos enviados (Sent Items), Tareas (Task) y carpetas de Busqueda. - Entre estos elementos se destacan - Bandeja de entrada: Es la carpeta que se accede cuando se ingresa a la aplicación. Es ésta carpeta la que contiene los mensajes nuevos de correo que llegan al destinatario. - Enviado: En esta carpeta se guardan los mensajes que han sido enviados a través de la interface web.

15 - Papelera: Cuando se borra un mensaje de cualquier carpeta, OWA guarda esos mensajes en esta papelera con el propósito de ofrecer al usuario la posibilidad de recuperarlos en un tiempo prudencial. - Borradores: Es la carpeta donde se pueden guardar los mensajes que aún no se quieren enviar. - En los paneles central y derecho se puede encontrar la siguiente información. Aparece en el panel central el listado de correos recibidos ordenados por fecha, y en la parte derecha aparece el detalle del correo en si mostrando tanto la fecha de recibo, el remitente y el asunto del correo. El correo también cuenta con las opciones de Calendario, Tareas y documentos que trabajan de la misma forma en que trabajan las herramientas de Microsoft Outlook en este correo Calendario El tema de calendario compartido se puede ver en el OWA a través del link calendario. Ahí se pueden agendar los asistentes de la misma organización a la

16 reunión. 2.3 Agenda Compartida El tema de agenda compartida consiste en que cuando se redacta un correo se puede seleccionar los miembros aprovisionados de la organización en el directorio activo.

17 ANEXO. 1 RESUMEN EJECUTIVO DE CONFIGURACIÓN DEL CORREO ELECTRONICO 1. Configuración Local. 1. Dar clic en Inicio, luego escoger programas y dar clic en Outlook Express. 2. Ir a la opción Herramientas, luego Se escoge la opción cuentas ( Accounts). 3. Se escoge la opción Agregar (Add a new account ) 4. Se coloca el nombre del Usuario el cual será el nombre que se mostrará cuando se reciban o envíen mensajes de esta cuenta. 5. Luego de lo anterior se procede a llenar el campo con el Nombre de la cuenta de correo para este ejemplo debe ser nombre.apellido@supernotariado.gov.co. 6. Luego aparece la pantalla para configurar el servidor de correo entrante y de correo saliente y se debe colocar lo siguiente: En el servidor de correo entrante se coloca: pop.supernotariado.gov.co ó en su defecto la IP En el servidor de correo saliente se coloca: smtp.supernotariado.gov.co ó en su defecto la IP Si la información ingresa es correcta se da clic en FINALIZAR. 2. Acceso vía Web (Office Outlook Web Access OWA) 1. El acceso a Webmail se hace desde un browser estándar, por ejemplo Internet Explorer. Para ingresar a Internet Explorer se escoge la opción Inicio, ubicada en el menú de la barra inferior de la pantalla. Se selecciona la opción Todos los programas y se obtiene una lista de los programas ejecutables. Se selecciona el programa Internet Explorer y se hace clic. 2. En Internet Explorer se escribe en el campo la siguiente URL La página inicial de acceso a OWA. 3. Se le da clic en vaya a este sitio web (no recomendado) y aparece la pantalla de ingreso donde pide usuario y contraseña. 4. Para iniciar la sesión se debe ingresar el nombre de usuario y la contraseña asignadas. El nombre de usuario es la dirección de correo electrónico así nombre.apellido@supernotariado.gov.co. 5. La clave es la que se envió por desde el día 27 de enero. Nota: cualquier inconveniente por favor comunicarse en Bogotá al (571) Ext. 210 ó 216