INSTRUCTIVO PARA REGISTRO ELECTRÓNICO DE RESPALDOS MÉDICOS

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA REGISTRO ELECTRÓNICO DE RESPALDOS MÉDICOS Noviembre

2 Santiago, 13 de noviembre de 2012 Estimados/as Usuarios/as: Se les informa que a contar de hoy, se encuentra disponible una nueva materia en SIAPER Registro Electrónico denominada Respaldos Médicos, que permitirá registrar documentos que justifiquen ausencias médicas y que no corresponden a licencias médicas, sino que a ÓRDENES DE REPOSO emitidas por las siguientes instituciones: Mutual de seguridad Asociación Chilena de Seguridad Instituto de seguridad del Trabajo Hospital Militar de Santiago Hospital Militar del Norte Hospital DIPRECA Hospital de Carabineros Hospital Naval Hospital Clínico Gral. Dr. Raúl Yazigi Centros de salud CAPREDENA Para ello, el (la) Usuario(a) deberá seguir los pasos que a continuación se detallan. 2

3 ÍNDICE RESPALDOS MÉDICOS... 4 PROCESO 1.1. INGRESAR RESPALDO MÉDICO... 4 PROCESO 1.2. INFORMAR RESPALDO MÉDICO PROCESO 2.1. CREAR ACTO ADMINISTRATIVO PROCESO 2.2. ASOCIAR RESPALDOS MÉDICOS INFORMADOS AL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LOS APRUEBA PROCESO 2.3. ENVIAR A REGISTRO EL ACTO ADMINISTRATIVO APROBATORIO

4 RESPALDOS MÉDICOS El registro electrónico de un Respaldo Médico, se compone de dos procesos: PROCESO 1 : Ingresar e Informar los Respaldos Médicos Ingresar al sistema el respaldo médico emitido por el profesional competente Informar respaldo médico a Contraloría General de la República. PROCESO 2 : Crear Acto Administrativo y Asociarle Respaldos Médicos 2.1. Crear Resolución Exenta o Decreto Exento que aprueba respaldos Asociar Respaldos Médicos Informados a la Resolución Exenta o Decreto Exento que los aprueba Enviar a Registro el Acto Administrativo (Resolución Exenta o Decreto exento) aprobatorio. PROCESO 1.1. INGRESAR RESPALDO MÉDICO Para registrar el Respaldo Médico, el usuario deberá realizar los siguientes pasos: Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Ilustración 1 4

5 Paso 1 El primer paso es seleccionar la pestaña Servicio. Se desplegarán tres menús: Adm.Funcionario, Carga Masiva y. Paso 2 Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú. Se desplegarán cuatro submenús: Crear Documentos, Bandeja de Documentos, Bandeja de Certificados de Registro y Administrar Licencias Médicas. Paso 3 Dentro del Menú, debe hacer clic sobre el submenú Administrar Licencias Médicas. Paso 4 Luego, dentro del submenú Administrar Licencias Médicas, debe hacer clic sobre la opción Ingreso Nueva Licencia. Desplegándose la siguiente pantalla (ver Ilustración 1): Paso 5 Paso 6 Ilustración 2 Paso 5 El Usuario deberá ingresar el Run del funcionario que se quiere ingresar. Paso 6 Una vez ingresado el Run, deberá presionar el botón. El sistema mostrará los datos personales del Run ingresado: Nombre, Apellido Paterno y Apellido Materno. Una vez completados los 6 pasos anteriores, el sistema muestra el listado de Licencias y Respaldos Médicos pertenecientes al funcionario encontrado en la búsqueda, este listado corresponde a todas las licencias y respaldos médicos que el funcionario tiene ingresadas en el sistema. Además, se desplegarán los botones:,, e, tal como se muestra en la Ilustración 3. 5

6 a b c P a s o 7 Ilustración 3 a En caso de que el Usuario requiera modificar una licencia o un respaldo médico ya ingresado al sistema, deberá seleccionarlo con el botón izquierdo:, en el documento que corresponda, y luego presionar el botón. b En caso de que el Usuario requiera eliminar una licencia o un respaldo médico ya ingresado al sistema, deberá seleccionarlo con el botón izquierdo:, en el documento que corresponda, y luego presionar el botón. c El botón permite al Usuario ingresar sólo licencias médicas. En el caso de los Respaldos Médicos, se debe seguir el Paso 7. Paso 7 El Usuario deberá presionar el botón siguiente mensaje:, desplegándose el Donde el Usuario deberá presionar el botón. 6

7 d Paso 8 Paso 9 e Ilustración 4 d Esta sección aparecen los datos personales del funcionario asociado al Respaldo Médico que se está registrando. Respaldo Médico Paso 8 En esta sección el sistema despliega el formulario a completar por el Usuario. A continuación se detallan cada uno de los campos a completar: * Número de Documento de Respaldo : Campo obligatorio. Se podrá completar de dos formas: 1. Si el documento que el Usuario tiene a la vista posee un N correlativo propio, se deberá digitar manualmente por el Usuario. 2. En caso de que el documento no posea número, entonces el Usuario deberá presionar el botón permitiendo que Siaper asigne un número automático, el que será correlativo por Servicio. *Fecha de Emisión : Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha (dd/mm/aaaa), o elegir fecha de calendario adjunto. 7

8 Paso 8 * Institución que otorga el documento : Campo obligatorio. El Usuario deberá seleccionar una de las siguientes opciones: Mutual de seguridad Asociación Chilena de Seguridad Instituto de seguridad del Trabajo Hospital Militar de Santiago Hospital Militar del Norte Hospital DIPRECA Hospital de Carabineros Hospital Naval Hospital Clínico Gral. Dr. Raúl Yazigi Centros de salud CAPREDENA *Fecha Inicio Reposo: Campo obligatorio. Se debe digitar la fecha (dd/mm/aaaa), o elegir fecha de calendario adjunto. *Número de Días de Respaldo *Fecha Término Reposo *Tipo Licencia Médicas FFAA : Campo obligatorio. El Usuario deberá indicar el número de días de reposo que se le otorga al interesado. : Campo automático. Se rellenará con la información indicada en el campo anterior. : Campo obligatorio. El Usuario deberá seleccionar una de las siguientes opciones: Enfermedad común o lesión Medicina preventiva Licencia Maternal pre y post natal Enfermedad grave hijo menor de 1 año Accidente en acto de servicio Enfermedad profesional Patología del embarazo No aplica Características del Reposo : Campo Opcional. El Usuario deberá ingresar la alternativa correspondiente a la característica del reposo. El sistema mostrará el siguiente listado: Reposo laboral parcial Reposo laboral total 8

9 Paso 8 Lugar de reposo : Campo Opcional. El Usuario deberá ingresar la alternativa correspondiente al lugar donde se realizará el reposo. El sistema mostrará el siguiente listado: Hospital Otro domicilio Su domicilio Unidad Comentarios : Campo Opcional. Permite ingresar algún comentario. e Si el Usuario desea cancelar el ingreso del caso (todo el formulario), debe hacer clic en el botón. Paso 9 Para finalizar el ingreso del formulario de Respaldos Médicos, el Usuario debe presionar el botón. Completados los 9 pasos anteriores, al Usuario se le desplegará nuevamente la pantalla con la lista de Licencias Médicas y Respaldos Médicos. 9

10 PROCESO 1.2. INFORMAR RESPALDO MÉDICO Paso 10 El primer paso es seleccionar la pestaña Servicio. Se desplegarán tres menús: Adm.Funcionario, Carga Masiva y. Paso 11 Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú. Se desplegarán cuatro submenús: Crear Documentos, Bandeja de Documentos, Bandeja de Certificados de Registro y Administrar Licencias Médicas. Paso 12 Luego, dentro del Menú, debe hacer clic sobre el submenú Administrar Licencias Médicas, Se desplegarán 3 submenús: Ingreso Nueva Licencia, Asociar Licencias Médicas y Asociar Respaldo Médico. Paso 13 Dentro del submenú Administrar Licencias Médicas, debe hacer clic sobre el submenú Asociar Respaldo Médico. Al ingresar a este menú, el sistema derivará al usuario a la siguiente pantalla: Paso 14 P a s o 16 Paso 15 h f g Paso 17 Ilustración 5 Paso 14 Si en la sección Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado no aparecen los respaldos médicos que el Usuario requiere informar, o el listado es demasiado extenso para revisarlos uno a uno, podrá buscar en el sistema los respaldos médicos de sus funcionarios que hayan sido previamente ingresados a Siaper. Las opciones son buscarlos por Run, nombre y/o apellidos. 10

11 Paso 15 Una vez ingresado el campo de búsqueda, deberá presionar el botón. El sistema mostrará los respaldos médicos relativos al campo de búsqueda ingresado, y que aún no hayan sido enviados a registro mediante un acto administrativo, en la sección Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado. Paso 16 Luego, dentro de la sección Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado, el Usuario deberá seleccionar en el botón el (los) Respaldo (s) que desee informar. Paso 17 El Usuario debe hacer clic en el botón siguiente Mensaje de página web:, desplegándose el Finalmente, el Usuario debe hacer clic en el botón. A partir de este momento, el(los) Respaldo(s) Médico(s) se encontrará(n) informado(s) a Contraloría General. f En la columna Estado Respaldo Médico, se nominará INFORMADA a los respaldos médicos que se hayan informado a Contraloría General, siguiendo los 17 pasos anteriores. Por otra parte, se nominará EN PROYECTO a las respaldos médicos que aún no han sido informados a Contraloría General, por lo que aún son editables. g En la columna Editar/Completar, cuando los respaldos médicos estén aún en estado EN PROYECTO, estará disponible el botón, mediante el cual se podrá editar haciendo clic sobre él. h Para conocer más detalles sobre los datos ingresados anteriormente en el respaldo médico, el Usuario debe hacer clic sobre el respectivo Número Respaldo Médico, el que contiene un link hacia el documento original. 11

12 PROCESO 2.1. CREAR ACTO ADMINISTRATIVO Una vez que el Servicio ha emitido el acto administrativo correspondiente, en que apruebe el(los) respaldo(s) médico(s), y este se encuentre totalmente validado (con número de folio, fecha, firma de la autoridad correspondiente y las visaciones que, según sea el caso, correspondan), entonces el Usuario deberá proceder con el Proceso 2.1, Crear el Acto Administrativo, que se detalla a continuación. Para crear un documento en Siaper, el Usuario deberá realizar los siguientes pasos: Paso 1 Paso 2 Paso 3 Ilustración 6 Paso 1 El primer paso es seleccionar la pestaña Servicio. Se desplegarán tres menús: Adm.Funcionario, Carga Masiva y. Paso 2 Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú. Se desplegarán cuatro submenús: Crear Documentos, Bandeja de Documentos, Bandeja de Certificados de Registro y Administrar Licencias Médicas. Paso 3 Luego, dentro del Menú, debe hacer clic sobre el submenú Crear Documento, se desplegará la pantalla Borrador del Documento (ver Ilustración 6). 12

13 a Paso 4 Ilustración 7 a Datos del Encabezado: Esta sección contiene los datos que identifican el documento que el Servicio desea enviar a Registro. Paso 4 Al seleccionar el menú desplegable del campo Tipo Documento, permitirá ver el listado de alternativas para actos administrativos a registrar, según indique el acto administrativo que se tenga a la vista para registrar (ver Ilustración 7). Paso 5 Ilustración 8 Paso 5 Seleccionar una de las opciones que despliega el campo Tipo de Documento, según el documento que el Usuario tiene a la vista (ver Ilustración 8). Los tipos de documentos posibles de registrar electrónicamente son: Decreto Exento Información de Personal (aplica sólo para ingresar Calificaciones ) Resolución Exenta 13

14 Paso 6 Ilustración 9 Al seleccionar una de las opciones que despliega el campo Tipo de Documento (que para efectos de este ejemplo se seleccionó Resolución Exenta ), se activarán adicionalmente los siguientes campos: El Usuario deberá completar los siguientes campos: Paso 6 * Número Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar el número del acto administrativo que se desea enviar a Registro. Corresponde al número que su Servicio le ha otorgado al acto administrativo. * Fecha de Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar la fecha del documento (dd/mm/aaaa) o seleccionar la misma desde calendario adjunto. Corresponde a la fecha que, junto con el número, su Servicio le ha otorgado al acto administrativo. * Servicio Documento: Este campo será llenado automáticamente por el sistema con el nombre del Servicio al cual pertenece el Usuario que ha ingresado al portal. * Dependencia: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado el nombre de la Dependencia que ha realizado el acto administrativo. Según la información contenida en el campo Servicio Documento, el usuario podrá seleccionar una de las dependencias que ofrece el listado; también podrá ingresar la opción Sin dependencia cuando corresponda. Se entiende por dependencia cada unidad que genera actos administrativos con numeración propia. * Región: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado la Región a la que corresponde la Dependencia. Comuna: Campo opcional. Se debe seleccionar la Comuna, del listado a la cual se encuentra vinculada la Región ingresada anteriormente. 14

15 Una vez completada la sección Datos del Encabezado, el Usuario estará en condiciones de agregar las materias al acto administrativo sometido a Registro, pudiendo ingresar más de una materia por cada acto administrativo. Para ello deberá seguir los siguientes pasos: Paso 7 Ilustración 10 Paso 7 Al seleccionar el menú desplegable del campo Materia de Ingreso, permitirá ver el listado de alternativas para actos administrativos a registrar, según indique el documento que se tenga a la vista para registrar (ver Ilustración 10). P a s o 9 Paso 8 Ilustración 11 Paso 8 Seleccionar la opción Respaldo Licencia Médicas FFAA, dentro de las alternativas que despliega el campo Materias de Ingreso. 15

16 Paso 9 Una vez seleccionada la materia en el listado, se debe presionar el botón De esta manera, la materia de ingreso seleccionada ha quedado incorporada en la columna materia (ver Ilustración 12). Ilustración 12 Una vez agregada la materia al documento, el Usuario no podrá modificar el campo Tipo de Documento. b Paso 10 c Ilustración 13 Paso 10 Una vez agregada la materia, se recomienda presionar el botón, ya que le dará vida electrónica al Acto Administrativo, permitiendo que posteriormente pueda ser visualizado en la Bandeja de Documentos. b En caso de que el Usuario requiera eliminar una materia ya asociada al documento, deberá seleccionarla en el botón izquierdo: (ver Ilustración 13), en la materia que corresponda, y luego presionar el botón. Cabe señalar que una materia podrá eliminarse sólo cuando no contenga casos agregados. Para ello, el Usuario deberá primero borrar los casos ingresados y luego eliminar la materia correspondiente. c En caso de que el Usuario requiera eliminar todo el documento, incluso de la Bandeja de Documentos, deberá presionar el botón. 16

17 PROCESO 2.2. ASOCIAR RESPALDOS MÉDICOS INFORMADOS AL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LOS APRUEBA Paso 1 El primer paso es seleccionar la pestaña Servicio. Se desplegarán tres menús: Adm.Funcionario, Carga Masiva y. Paso 2 Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú. Se desplegarán cuatro submenús: Crear Documentos, Bandeja de Documentos, Bandeja de Certificados de Registro y Administrar Licencias Médicas. Paso 3 Luego, dentro del Menú, debe hacer clic sobre el submenú Administrar Licencias Médicas, Se desplegarán 3 submenús: Ingreso Nueva Licencia, Asociar Licencias Médicas y Asociar Respaldo Médico. Paso 4 Dentro del submenú Administrar Licencias Médicas, debe hacer clic sobre el submenú Asociar Respaldo Médico. Al ingresar a este menú, el sistema derivará al usuario a la siguiente pantalla: Paso 5 a Paso 6 Paso 7 Ilustración 14 17

18 Paso 5 Dentro de la sección Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado, el Usuario deberá seleccionar en el botón el(los) respaldo(s) que desee asociar. Paso 6 Dentro de la sección Seleccione un Documento para Asociar a los Respaldos Médicos Seleccionados, el Usuario deberá seleccionar en el botón el acto administrativo que creó anteriormente en el PROCESO 2.1. Paso 7 Una vez seleccionadas, tanto el(los) Respaldo(s) Médico(s), como el Acto Administrativo, el Usuario deberá presionar el botón. a El usuario podrá acceder más rápido al documento borrador correspondiente en la Sección Búsqueda de Documentos, digitando el número del acto administrativo que desea asociar al Respaldo Médico, y luego presionando el botón. Sólo desaparecerán del listado Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado, los Respaldos Médicos que ya han sido asociados al documento RESOLUCIÓN EXENTA o DECRETO EXENTO. Por su parte, estos últimos se mantendrán en la sección Lista de Documentos, en la medida que no sean enviados a Registro, ya que se podrá seguir asociando respaldos médicos a dicho acto administrativo. Si el Usuario no ha informado el(los) Respaldo(s) Médico(s), el Sistema no permitirá asociarlo al documento, arrojando el siguiente mensaje: 18

19 PROCESO 2.3. ENVIAR A REGISTRO EL ACTO ADMINISTRATIVO APROBATORIO Paso 1 Paso 2 Paso 3 Ilustración 15 Paso 1 El primer paso es seleccionar la pestaña Servicio. Se desplegarán tres menús: Adm.Funcionario, Carga Masiva y. Paso 2 Paso 3 Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú. Se desplegarán cuatro submenús: Crear Documentos, Bandeja de Documentos, Bandeja de Certificados de Registro y Administrar Licencias Médicas. Luego, dentro del Menú, debe hacer clic sobre el submenú Bandeja de Documentos, desplegándose la siguiente pantalla (ver ilustración 15). P a s o 4.1 P a s o 4.2 Paso 5 Ilustración 16 19

20 Paso 4.1 El Usuario tendrá dos alternativas para buscar un documento, la primera es ingresando el número de documento en el campo del mismo nombre, y luego presionando el botón. Paso 4.2 La segunda opción es presionando el botón, permitiendo mostrar al Usuario TODOS los documentos en proceso de creación del Servicio. Paso 5 El Usuario deberá seleccionar el documento y presionar el botón. De esta manera, el sistema podrá arrojar distintos resultados según el acto administrativo a registrar, los cuales podrán ser: Respuesta 1: Operación Exitosa Cuando el documento borrador enviado a Registro cumpla las condiciones de: Contener por lo menos una materia asociada. Haber agregado por lo menos un caso a la materia asociada. No haber sido registrado anteriormente en CGR (esto significa que cada documento debe tener un número y fecha distintos) La respuesta del sistema será exitosa y el documento será correctamente registrado en la base de datos de Contraloría General. Desde el sistema, emergerá una nueva ventana que mostrará el siguiente mensaje: Su documento ha sido Registrado exitosamente. Ilustración 17 Adicionalmente ofrecerá al usuario, a través de un botón, la opción de Ver Certificado de Registro, el cual, de ser accionado, descargará un archivo en formato PDF con el Certificado de Registro correspondiente. 20

21 Ilustración 18 Ilustración 19 El usuario deberá imprimir el certificado, y adjuntarlo al documento original, archivándolo en su servicio, para su posterior control. 21

22 Respuesta 2: Documento ya Registrado en CGR Cuando el documento borrador enviado cumpla las condiciones de: Contener por lo menos una materia asociada. Haber agregado por lo menos un caso a la materia asociada. Pero existe un documento que ya se encuentra registrado en la base de datos de Contraloría General, con igual número y fecha, el sistema mostrará una ventana emergente con el siguiente mensaje: Respuesta 3: Documento sin Casos Cuando el documento borrador enviado cumpla las condiciones de: Contener por lo menos una materia asociada. No haber sido registrado anteriormente en CGR (número y fecha de documento distintos) Sin embargo, exista la condición de NO haber agregado caso alguno al documento borrador que desea ser enviado a Registro, la respuesta del sistema será mostrar al usuario en una ventana emergente con el siguiente mensaje: El sistema ofrecerá al usuario el botón Aceptar el cual, de ser accionado, retornará al usuario a la página de creación de documentos. El sistema no permitirá el envío a registro de un documento que no contenga casos ingresados. 22

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